Arbeidsdeling og prosesser for delservice og grunntjeneste

Rutinebeskrivelsene er ment som praktiske verktøy for virksomheten og Direktoratet for økonomistyring (DFØ). Rutinebeskrivelsene er tilpasset arbeidsdelingsmodellene grunntjeneste og delservice. Rutinene er skrevet for å tilfredsstille krav til statlig regnskapsføring og økonomiforvaltning slik de fremkommer i reglement for økonomistyring i staten (reglementet), og bestemmelser om økonomistyring i staten (bestemmelsene).

Om bruk av rutinene

Rutinebeskrivelsene skal sikre tilfredsstillende kvalitet i forbindelse med den regnskapsføring og rapportering som virksomheten har ansvaret for. Kontrollarbeidet baseres på et standardisert sett av avstemmingsskjemaer som samles i en avstemmingsmappe for hver periode. Arbeidsdeling og frister vedrørende avstemminger er beskrevet i Rutiner avstemming og Rutine for periodeavslutning.

Rutinebeskrivelsene bør benyttes som grunnlag for å etablere virksomhetens interne rutinebeskrivelser der det er behov for ytterligere lokale rutiner som omhandler spesielle områder i virksomheten. 

Rutiner som utføres av DFØ, godkjennes av virksomhetsleder ved underskriving av avtalen med DFØ.

Spørsmål eller kommentarer som virksomhetene har til innholdet i rutinebeskrivelsene, kan rettes til regnskap@dfo.no.

Om intern kontroll

I rutinene er det innarbeidet kontrollhandlinger og arbeidsdeling som skal sikre et forsvarlig nivå på internkontrollen.  Det forutsettes at virksomheten følger de anbefalinger om arbeidsdeling som foreligger og utfører de kontroller som er beskrevet. Enkelte arbeidsoppgaver må alltid utføres av forskjellige personer hos virksomheten. Virksomhetens interne kontroll består både av kontroller som gjennomføres av virksomhet og DFØ. Se for øvrig bestemmelsenes punkt 2.4.

DFØ skal levere tjenester i henhold til avtalen, men er ikke ansvarlig for virksomhetens interne kontroll og avleggelse av regnskap. Det betinger at virksomheten følger opp mottatte økonomitjenester og sikrer at disse er i henhold til avtale. Som et formelt grunnlag for overlevering av våre tjenester er det utarbeidet en sjekkliste i avstemmingsmappen. Sjekklisten fungerer som en pakkseddel og spesifiserer hvilke tjenester/produkter som overleveres, og der virksomhetens signatur på sjekklisten er en godkjennelse av leveransen. Virksomheten må ha rutiner som sikrer at avvik blir registrert og rapportert internt og at tiltak blir iverksatt for å korrigere forholdet. 

Internkontroll er et lederansvar, og er en nødvendig forutsetning for god styring. Les mer om etablering, forbedring, og oppfølging av internkontroll i DFØs veileder.

Om videre fremdrift

For å kunne forbedre rutinebeskrivelse er DFØ avhengig av å motta kommentarer og forslag til forbedringer fra brukerne. Innspill rettes til innspill-regnskap@dfo.no.

Gyldig fra 1. februar 2016