Hensikten med rutinen er å sikre at avsluttede regnskapsperioder blir sikret mot senere endringer, og at dokumentasjon av balansen og øvrige kontroller blir fulgt opp, samt oppbevart i henhold til reglene.
Definisjoner
- Rapporteringsperiode: Måneden som avsluttes, avstemmes og rapporteres til Statsregnskapet på s-rapport eller likvidrapport.
- Avstemmingsperiode: Måneden etter rapporteringsperioden, måneden der selve avstemmingen utføres og rapportering foretas.
Framgangsmåte og arbeidsdeling
| Ansvarlig | Beskrivelse |
|---|---|
| DFØ | Månedsskifte: Sette aktuell periode Sette aktuell periode i Unit4 ERP første virkedag i måneden. |
| Kunde | Klargjøre avstemming: Bokføre bilag Bokføre alle periodens bilag innen 7. virkedag. Gi beskjed til DFØ om at perioden er klar for avstemming når siste bilag er bokført. |
| Kunde | Klargjøre avstemming: Bokføre bilag (SRS) og øvrige Bokføre alle SRS-bilag før fristen for pliktig innrapportering og senest innen 25. i avstemmingsperioden. |
| DFØ/ Kunde | Klargjøre avstemming: Kontrollere bokføring og innlesing Kontrollere at alle bilag er bokført, inkludert: • Alle manuelle bilag er registrert • Alle oversendte bilag er registrert • Alle avregningsreturer og ocr-innbetalinger er lest inn • Alle lønnskjøringer er lest inn • Alle øvrige transaksjoner fra forsystemer er lest inn |
| DFØ | Klargjøre avstemming: Kontrollere kontantregnskap Kontrollere at kontantregnskapet balanserer og at det ikke er feil på genereringen av kontantregnskapet i Unit4 ERP. Feil følges opp og korrigeres i samråd med virksomheten. |
| DFØ | Klargjøre avstemming: Lukke periode Lukke rapporteringsperioden i Unit4 ERP før pliktig rapportering (eksklusive s-rapportering) og senest den 25. i avstemmingsperioden. |
| DFØ/ Kunde | Avstemming – felles for avstemmingsmappen og andre avstemminger Avstemmingene utføres i henhold til avstemmingsmappen, dens arbeidsdeling, gjeldende avstemmingsveiledninger, samt lover, forskrifter og god bokføringsskikk. |
| DFØ/ Kunde | Avstemming før rapportering: Avstem del A Avstemme del A i avstemmingsmappen. DFØ gir beskjed til virksomheten når del A er utført og s-rapporten er klar for gjennomgang og signering. |
| DFØ | Rapportering: Legge ut S-rapport Lagre s-rapporten på Fildel* for gjennomgang og signering av virksomheten. Virksomheten må ivareta lagring og oppbevaring av s-rapport og tilhørende dokumentasjon. |
| Kunde | Rapportering: Kontroll og signering av S-rapport Kontrollere s-rapporten før signering. Dette bør minimum omfatte følgende kontroller: • Det rapporteres kun på statskonti som virksomheten har fullmakt til å rapportere på, jf. tildelingsbrev, belastningsfullmakter, rundskriv etc. • Kombinasjoner av statskonto og artskonto som det rapporteres på er logiske jf. standard kontoplan (f.eks. kostnadskonti rapporteres på utgiftskapitler, balansekonti rapporteres på mellomværende etc. • Konti som etter standard kontoplan ikke skal kobles mot statens kontoplan framkommer ikke på s-rapporten (f.eks. kontogruppe 52, NAV-konti på 157-serien og konti brukt for SRS-posteringer). Kontogruppe 52 skal alltid gå i null • Beløp rapportert som utgifter, inntekter og mellomværende på s-rapporten er rimelige basert på virksomhetens regnskap. Bekreftelse på godkjent s-rapport sendes til DFØ så snart som mulig og senest innen kl. 16.00 dagen før statsregnskapets rapporteringsfrist. Godkjenning av s-rapport kan gjøres på én av følgende måter: • Oversende signert s-rapport per e-post, eller • Bekrefte godkjent s-rapport per e-post. Da må rapportens bestillingsnummer oppgis for å verifisere hvilken rapport som er godkjent. Godkjenningen er en bekreftelse på at s-rapporten er kontrollert og kan sendes til statsregnskapet. Se statsregnskapets tidsfrister. Rapportering skal gjennomføres hver måned. |
| DFØ | Rapportering: Innrapportering S-rapport Laste opp s-rapporten i statsregnskapets mottakssystem. Dersom s-rapporten blir avvist av statsregnskapet, må feil korrigeres og ny rapport sendes inn. Dersom feilen må rettes ved endringer i s-rapporten, må den korrigerte s-rapporten godkjennes av virksomheten før den oversendes på nytt. |
| DFØ | Rapportering: A-rapport Hente a-rapporten i statsregnskapets mottakssystem og lagre denne på Fildel*. Rapporten er tilgjengelig i statsregnskapets mottakssystem dagen etter rapporteringsfristen. |
| DFØ/ Kunde | Avstemming etter s-rapportering: Avstem del B-E Avstemme del B-E i avstemmingsmappen innen utgangen av avstemmingsperioden. DFØ gir beskjed til virksomheten når avstemmingene er ferdig og avstemmingsmappen med aktuelle rapporter er lagret på Fildel*. Per 31.12. må del C-E avstemmes før S-rapporten leveres. Avstemming etter s-rapportering: Avvikende frister Fristen for avstemming av del C-E i avstemmingsmappen for rapporteringsperiode juni er utvidet med en måned til 31. august grunnet ferieavvikling. |
| Kunde | Avslutte regnskapsperioder: Kontrolltiltak for SRS-virksomheter Kontrollere og dokumentere at kontantregnskapet ikke er endret for rapporteringsperioden. Dette bør minst omfatte en kontroll av at saldo i kontantregnskapet er uendret på kontonivå. F.eks. ved sammenligning av s-rapport levert ved innrapporteringen til statsregnskapet mot ny s-rapport ved gjennomgang av avstemminger for perioden. Periodiseringer må ikke bokføres på konti som dekkes av ordinær avstemmingsmappe (balansekonti). |
| Kunde | Gjennomgang av avstemminger: Kontroll og oppfølging Gjennomgang av avstemminger utført av DFØ, vil blant annet innebære: • Kontroll av at alle avstemminger er utført og kvittert ut • Kontroll av at ev. differanser er kommentert og forklart • Oppfølging av avvik som skal følges opp (faner i avstemmingsmappen med gul eller rød avstemmingskode). Ta kontakt med DFØ dersom det er spørsmål om utfyllingen av avstemmingsmappen. |
| Kunde | Gjennomgang av avstemminger: Avstemmingsoversikt, saldobalanse, faner og vedlegg Bekreftelse på gjennomgang av avstemmingsmappen skal sendes til DFØ innen den 15. i måneden etter avstemmingsperioden. Denne bekreftelsen kan gjøres på en av følgende måter: • Oversendelse av signert avstemmingsoversikt per e-post, eller • Bekrefte godkjent avstemmingsoversikt per e-post Virksomheten bekrefter med dette at den har mottatt og gjennomført en rimelighetsvurdering av avstemmingene. Gjennomgang av avstemminger: Avvikende frister Fristen for oversendelse av avstemmingsoversikten for rapporteringsperiode juni er satt til 15. september, som følge av utvidet frist for avstemming av del C-E i avstemmingsmappen. |
| DFØ/ Kunde | Avslutte regnskapsperioder: Terminere periode Virksomheten gir beskjed til DFØ når årets regnskap er ferdigstilt og periodene kan termineres. Termineringen skal skje senest når pliktig årsregnskap er rapportert og regnskapet er godkjent. |
*Dersom virksomheten ikke har tilgang til fildelingsløsningen, oversendes dokumentasjonen på e-post.
DFØ kan sette andre frister i forbindelse med offentlige helligdager og årsavslutningen, dersom det er nødvendig.