6.6 Utbetaling fra kundereskontro

Før remittering

Bankkontonummer må være registrert i kunderegisteret i Unit4 ERP før remittering bestilles. Dersom dette ikke er registrert, kan det føre til forsinkelser ved utbetaling. For de som ikke har tilgang til å registrere bankkontonummer, kontakt vårt kundesenter for å få dette registrert.

Forfallsdato for åpne poster bestemmer hvilke transaksjoner som tas med i remitteringsforslaget Vi anbefaler endring av forfallsdato på kreditnota som skal utbetales til samme dag som bestilt remittering.

Dere sender inn en oversikt over poster dere ønsker remittert til vårt kundesenter ved bruk av skjema 6.3 Utbetalingsanmodning Kunder.

For kunder på grunntjeneste er det viktig at kontonummer til mottaker oppgis i skjema, slik at DFØ kan foreta en kontroll av kontonummer før utbetaling.

Produsere remitteringsforslag

Vi produserer remitteringsforslag og remitteringsbekreftelse. Remitteringsbekreftelsen sendes dere til den e-postadressen som er registrert under formaopplysninger i UBW.

Kontroll av mottaksretur

Når vi får mottaksreturen fra bank, leses denne automatisk inn i UBW. Ved innlesing blir rapporten Mottatt (SU12) eller Avviste betalinger (SU12e), automatisk sendt til den e-postadressen som er registrert under firmaopplysninger i UBW.

Eventuelle avvik som oppstår i forbindelse med innlesing av mottaksretur, skal håndteres i henhold til rutine 4.2.

Unntak fra Rutine 4.2: vi kan ikke produsere stoppeoppdrag når forfallsdato er satt til remitteringsdato eller tidligere, dere må slette betalingen i nettbank.

Kontroll før autorisasjon

Dere skal kontrollere at det er samsvar mellom:

• Sum til utbetaling og antall transaksjoner som ligger elektronisk lagret hos banken
• Sum og antall transaksjoner til utbetaling på remitteringsbekreftelsen
• Sum og antall transaksjoner til utbetaling på mottaksreturen (Mottatt/Avviste betalinger)

Avviste transaksjoner

Dersom dere mottar melding om avviste transaksjoner, må dere sette i gang nødvendige tiltak.

Når dere er ferdig med kontrollene kan autorisasjon utføres.

For informasjon om signering og oppbevaring, se rutine 4.1 om Kontroll før autorisasjon

BØS 3.7.3.3

Rutine 4.2

Rutine 4.1

Mottak av avregningsretur

Avregningsreturer vi mottar fra bank leses automatisk inn i UBW. Bokføring foretas fortløpende og skjer automatisk slik at arbeidskonto i regnskapet til enhver tid er oppdatert.

Eventuelle feil eller mangler retter vi opp så fort som mulig.

Dersom det oppstår avvik ved innlesing i UBW, gjennomgår vi dette.

Oppbevaring av avregningsretur og bokføringsliste

Dere oppbevarer avregningsreturene sammen med bokføringsliste som ordinære bokføringsbilag i deres arkiv. Bilagsjournal kan være et alternativ til bokføringsliste.
Bilagsjournal (GL02) ivaretar bokføringsliste/bilagsspesifikasjon (GL18b), bokføringsspesifikasjon (GL07) og bekreftelse reversering (GL35).

BØS 4.4.10.2

BØS 4.4.3