Denne rutinen skal hjelpe våre regnskapskunder å identifisere hvilken regnskapsdokumentasjon fra Unit4 ERP de skal oppbevare, og hvor lenge materialet skal oppbevares.
Under finner du en oversikt over regnskapsmateriale som er oppbevaringspliktig og hvor lenge det skal oppbevares.
Vi har skrevet noen kommentarer til de ulike punktene om hvor regnskapsmaterialet skal oppbevares, samt henvisninger til bestemmelser om økonomistyring i staten.
Med mindre noe annet står spesifisert i rutinen under er det virksomhetene selv som må oppbevare materialet i sine arkiv.
Vær oppmerksom på at oversikten begrenser seg til det som vanligvis er dekkende for statlige virksomheter og slik sett ikke er uttømmende. Merk også at noen oppbevaringspliktige rapporter listes under flere punkter.
- Se rutinene som beskriver arbeidsdelingen mellom DFØ og kundene.
- Se mer om regelverket i statens økonomireglement når det gjelder oppbevaring av regnskapsmateriale.
Årsrapport med årsregnskap
Beskrivelse
Virksomhetens avlagte årsrapport med årsregnskap skal bevares for alltid.
Kommentar
Regnskapsmateriale skal bevares av virksomheten og avleveres til arkivverket, i følge forskrift om offentlige arkiv.
Økonomiregelverket
2.3.3
3.4
4.4.10.1 a)
4.4.10.1 b)
4.4.3 b) siste avsnitt
Virksomhetens saldoliste ved årets slutt
Virksomhetens saldoliste ved årets slutt skal bevares for alltid. En saldoliste er en oppstilling over alle kontoer i regnskapssystemet, der det for hver konto skal vises kontokode og kontonavn og utgående saldo.
Regnskapsdokumentasjon fra Unit4 ERP
- GL09 – råbalanse
Kommentar
Regnskapsmateriale skal bevares av virksomheten og avleveres til arkivverket, i følge forskrift om offentlige arkiv.
Økonomiregelverket
2.3.3
3.4
4.4.10.1 a)
4.4.10.1 b)
4.4.3 b) siste avsnitt
Pliktig regnskapsrapportering
Pliktig regnskapsrapportering skal oppbevares i 10 år. Pliktig regnskapsrapportering omfatter rapporteringen til statsregnskapet (bevilgningsregnskapet og kapitalregnskapet) og annen rapportering fra virksomheten fastsatt i eller med hjemmel i lov (herunder a-meldingen med informasjon om ansettelses- og inntektsforhold med mer, og skattemelding mva).
Regnskapsdokumentasjon fra Unit4 ERP
- S-rapport
- P-rapport
- A-rapport
- likvidrapport
- lønns- og pensjonsoppgave - RF1022 og annen pliktig regnskapsrapportering
Kommentar
Merk at DFØ sender årsoppgaver til den enkelte selvstendig næringsdrivende uten fast forretningssted og opphavsmann til åndsverk for sine regnskapskunder. Det er likevel virksomheten som må oppbevare dette materialet i sitt arkiv.
DFØ legger kopi av årsoppgaver samt XML-fil for innrapportering til Skatteetaten på DFØ Fildel. Virksomheten innrapporterer og håndterer eventuelle endringer/korrigeringer selv.
Økonomiregelverket
3.3.2
3.5
4.4.10.2 a) 5.2.4.4
5.4
Dokumentasjon av balansen (avstemminger) ved årets slutt
Dokumentasjon av balansen ved årets slutt skal oppbevares i 10 år. Dokumentasjonen skal underbygge balansepostenes fullstendighet, realitet og nøyaktighet.
Regnskapsdokumentasjon fra Unit4 ERP
Avstemmingsmappe med rapporter som for eksempel
- CAN01
- CU05/ SU05 - periodisert saldospesifikasjon.
Kommentar
Husk at også kontoutskrifter fra banken (bestemmelsene pkt. 3.7.4), kassaoppgjør (bestemmelsene pkt. 3.7.3.5 og 5.4.6) og dokumentasjon fra verdipapirsentralen (bestemmelsene pkt. 5.4.7) inngår i dokumentasjon av balanseposter.
Økonomiregelverket
4.4.10.2 e)
4.4.6
Avtaler
Oppbevaringskravet er for avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler med mindre betydning.
Virksomheten må også være oppmerksom på at dersom avtalene er grunnlaget for å dokumentere utøvd budsjettdisponeringsmyndighet, så skal de oppbevares i 10 år.
Økonomiregelverket
4.4.10.2 f)
Korrespondanse
Korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning skal oppbevares i 10 år.
Korrespondanse omfatter brev, kopier, elektronisk post og telefaks.
Korrespondansen i tilknytning til inngåelse av en avtale eller bestilling kan inneholde vesentlig tilleggsinformasjon som ikke fremgår av selve dokumentasjonen for den bokførte opplysning. I slike tilfeller kan korrespondansen bli oppbevaringspliktig. Virksomheten må vurdere hva som anses vesentlig i det enkelte tilfelle.
Økonomiregelverket
4.4.10.2 g)
Systemdokumentasjon for økonomisystemet
Opprinnelig systemdokumentasjon og endringer skal oppbevares, herunder historiske versjoner, i 10 år.
Kommentar
DFØ oppbevarer dette for DFØs systemer.
Økonomiregelverket
4.4.10.2 i)
4.3.5
Logg av endringer i økonomisystemet
Loggene som omtalt i bestemmelsene pkt. 4.3.6 om blant annet oppdatering av regnskapsdata og endring lagrede data, skal oppbevares i 10 år.
Kommentar
DFØ oppbevarer dette for DFØs systemer.
Økonomiregelverket
4.4.10.2 h)
4.3.6
Kundespesifikasjon
Spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering skal oppbevares i 10 år.
Regnskapsdokumentasjon fra Unit4 ERP
- CU03 –reskontrospesifikasjon
Økonomiregelverket
4.4.10.2 c)
4.4.3
4.3.4
4.3.1
5.4
Leverandørspesifikasjon
Spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering skal oppbevares i 10 år.
Regnskapsdokumentasjon fra Unit4 ERP
- SU03 –reskontrospesifikasjon
Økonomiregelverket
4.4.10.2 c)
4.4.3
4.3.4
4.3.1
5.3
Kontospesifikasjon
Spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering skal oppbevares i 10 år.
Regnskapsdokumentasjon fra Unit4 ERP
- GL01 – hovedbok pr. dimensjon/kontospesifikasjon
- GL02 – bilagsjournal/ bilagsspesifikasjon
- CA05 – hovedbok etter kontantprinsippet
Økonomiregelverket
4.4.10.2 c)
4.4.3
4.3.4
4.3.1
5.3
Bokføringsspesifikasjon
Spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering skal oppbevares i 10 år.
Regnskapsdokumentasjon fra Unit4 ERP
- GL02 - bilagsjournal
Alternativt:
- GL07 – bokføringsspesifikasjon
- GL18b – bokføringsspesifikasjon
- GL35 – bekreftelse reversering
Kommentar
Månedlige uttak av GL02 - bilagsjournal kan erstatte oppbevaring av de løpende spesifikasjonene GL07, GL18b og GL35.
Økonomiregelverket
4.4.10.2 c)
4.4.3
4.3.4
4.3.1
Rapporteringsspesifikasjon
Spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering skal oppbevares i 10 år.
Regnskapsdokumentasjon fra Unit4 ERP
- S-rapport
- P-rapport
- A-rapport
- Likvidrapport
Økonomiregelverket
4.4.10.2 c)
4.4.3
4.3.4
4.3.1
3.5
Spesifikasjon av merverdiavgift - avgiftspliktig omsetning
Spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering skal oppbevares i 10 år.
Regnskapsdokumentasjon fra Unit4 ERP
- GL04 – avgiftsoppgave
Økonomiregelverket
4.4.10.2 c)
4.4.3
4.3.4
4.3.1
5.3
Spesifikasjon av lønnsopplysningspliktige ytelser
Spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering skal oppbevares i 10 år.
Regnskapsdokumentasjon fra Unit4 ERP
- PCP0 - lønnsjournal og terminrapport
Økonomiregelverket
4.4.10.2 c)
4.4.3
4.3.4
4.3.1
5.2
Dokumentasjon som viser hvem som har benyttet sin budsjettdisponeringsmyndighet
Dokumentasjon som viser hvem som har benyttet sin budsjettdisponeringsmyndighet skal oppbevares i 10 år.
Dokumentasjonen kan fremgå av ansettelsesbrev, protokoll for lønnsforhandlinger, bestilling, ordrebekreftelse, faktura, ordre, tilskuddsbrev, en avtale, med mer.
Kommentar
Dokumentasjon som viser hvem som elektronisk har benyttet budsjettdisponeringsmyndigheten i DFØs systemer, oppbevares av DFØ.
Virksomheten oppbevarer selv dokumentasjon av hvem som til enhver tid har budsjettdisponeringsmyndighet, samt dokumentasjon når budsjettdisponeringsmyndigheten er benyttet utenfor DFØs systemer (for eksempel avtaler med mer).
Økonomiregelverket
2.5.2.1
4.3.6
4.4.10.2 d)
5.2.3.1
5.2.3.2
5.3.3
6.3.3
7.3.3
Dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger
Dokumentasjon av bokførte opplysninger gjør det mulig å kontrollere realiteten og nøyaktigheten i regnskapsrapporteringen. Disse skal oppbevares i 10 år.
Dersom dokumentasjonen består av flere dokumenter, for eksempel dersom fakturaen ikke inneholder tilstrekkelige opplysninger om utøvd budsjettdisponeringsmyndighet, vil oppbevaring av tilhørende avtale, bestilling, ordrebekreftelse eller pakkseddel være nødvendig for å kunne kontrollere dette i ettertid.
Eksempler på hva som inngår i dokumentasjonen:
Eksterne parter:
- inngående faktura
- kontoutskrift fra banken (grunnlag for å bekrefte avregningsretur og konteringsdata)
- avregningsretur fra bank (utbetalinger)
- konteringsdata fra bank (innbetalinger)
Internt:
- utgående faktura
- kravgrunnlag for utgående faktura
Regnskapsdokumentasjon fra Unit4 ERP
- Bilag/grunnlag/fil
- konteringslister
- SU08/XVO02 - remitteringsbekreftelse
- SU12/ FN2701 - mottaks-, avvisnings- og avregningsreturer
- CU08 - kvitteringsliste
- evt. annen konteringsdata fra bank, PCP0 - lønnsjournal og eventuelle egendeklarasjoner
Konteringsdata fra bank:
Innbetalinger som for eksempelCU08 - innlesing OCR og SU12a - avregningsretur som oppbevares sammen med GL18b - bilagsspesifikasjon. Alternativ til GL18b er månedlige uttak av GL02 - bilagsjournal.
Kommentar
DFØ oppbevarer elektronisk dokumentasjon som er lagt inn som vedlegg i våre systemer (for eksempel digitale bilag, e-skjema lønn, vedlegg til reiseregninger).
Økonomiregelverket
4.4.10.2 d)
4.4.5
4.4.7
3.7.3.3
3.7.3.4
3.7.4
3.7.2
3.7.3
Faktura (inngående)
Bestilling, ordre, kontraktsfaktura eller pakkseddel (dersom fakturaen mangler noen opplysninger, som er spesifisert på pakkseddelen). Inngående faktura skal oppbevares i 10 år.
Se nærmere beskrivelse og regelverkshenvisninger under Dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger.
Regnskapsdokumentasjon fra Unit4 ERP
- SU08/XVO02 - remitteringsbekreftelse
- SU12/ FN2701 - mottaks-, avvisnings- og avregningsreturer
Kommentar
DFØ oppbevarer inngående faktura med elektronisk underbilag i DFØs systemer. Virksomheten oppbevarer andre underbilag og annen dokumentasjon.
Faktura (utgående)
Utgående faktura skal oppbevares i 10 år.
Grunnlag for fakturering eller korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning, er her omtalt som underbilag.
Se nærmere beskrivelse og regelverkshenvisninger under Dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger.
Regnskapsdokumentasjon fra Unit4 ERP
- S013 - faktura, eller SO07 -fakturakopi
- CU08 - kvitteringsliste
- GL18b - bilagsspesifikasjon alternativt GL02 - bilagsjournal
Kommentar
DFØ oppbevarer utgående faktura i DFØs systemer, det vil si: Fakturakopi (SO07) kan tas ut i hele oppbevaringsperioden. Virksomheten oppbevarer underbilag og annen dokumentasjon.
Instrukser
Instrukser skal oppbevares i 10 år.
Virksomheten må oppbevare alle instrukser som utarbeides for egen virksomhet. Departementet skal også utarbeide en instruks til virksomheten, men denne skal oppbevares av departementet.
Økonomiregelverket
4.4.10.2 b)
Fortegnelse over regnskapsmateriale som er sikkerhetskopiert
Virksomheten må oppbevare en fortegnelse over regnskapsmateriale som er sikkerhetskopiert, hvor ofte sikkerhetskopiering gjennomføres og hvor originalen og sikkerhetskopien oppbevares. Dette skal oppbevares i 10 år.
Kommentar
DFØ oppbevarer fortegnelse over det som er sikkerhetskopiert i DFØs systemer.
Virksomheten oppbevarer fortegnelse over det som er sikkerhetskopiert i virksomhetens arkiv/systemer.
Økonomiregelverk
4.4.9.3
Fullmakter
Gjelder fullmakter som er gitt personer eller etter stilling. Det kan være fullmakt til å utøve budsjettdisponeringsmyndighet eller til å autorisere betalinger i bank. Fullmakter skal oppbevares i 3,5 år.
Dersom virksomheten har inntekter og det for eksempel er gitt fullmakt for å avbryte en foreldelsesfrist, skal denne oppbevares.
Regnskapsdokumentasjon fra Unit4 ERP
4.4.10.3 a)
2.5
3.7.3.3
5.3
5.4.4
Utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon
Utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som følger varen eller sendes til kjøper på annen måte. Prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift. Dette skal oppbevares i 3,5 år.
Gjelder i all hovedsak virksomheter som yter tjenester eller som selger varer mot vederlag. Forsendelse av varer vil ofte ha en pakkseddel vedlagt.
Virksomheter som krever inn gebyr der gebyret er en del av myndighetsøvelsen, trenger ikke utarbeide pakkseddel eller tilsvarende dokumentasjon. Eksempler på dette er gebyr for førerkort, passgebyr, dokumentavgift med mer.
Regnskapsdokumentasjon fra Unit4 ERP
4.4.10.3 b)
4.4.10.3 c)