Hensikten med rutinen er å sikre at avsluttede regnskapsperioder blir sikret mot senere endringer, og at dokumentasjon av balansen og øvrige kontroller blir fulgt opp, samt oppbevart i henhold til reglene.
Definisjoner
- Rapporteringsperiode: Måneden som avsluttes, avstemmes og rapporteres til Statsregnskapet på L-rapport (likvidrapport) og P-rapport.
- Avstemmingsperiode: Måneden etter rapporteringsperioden, måneden der selve avstemmingen utføres og rapportering foretas.
Statsregnskapets rapporteringsfrister finner du her.
Framgangsmåte og arbeidsdeling
| Ansvarlig | Beskrivelse |
|---|---|
| DFØ | Månedsskifte: Sette aktuell periode Sette aktuell periode i Unit4 ERP første virkedag i måneden. |
| Virksomhet | Klargjøre avstemming: Bokføre bilag (bankbilag) Bokføre alle bankbilag innen kl. 16.00 dagen før statsregnskapets rapporteringsfrist for L-rapport. |
| Virksomhet | Klargjøre avstemming: Bokføre bilag (SRS og øvrige) Bilag som gjelder posteringer som listet opp under skal være gjennomført senest to virkedager før rapporteringsfristen for P-rapport. Virksomheten gir beskjed om at del A kan avstemmes. Følgende posteringer må som minimum være gjennomført innen rapportering av P-rapport, ref. Finansdepartementets rundskriv R-11/2017: • Inn- og utbetalinger • Ordinær lønn og feriepenger • Avskriving av anleggsmidler • Vesentlige kostnader som normalt gjelder flere regnskapsperioder (husleie med mer) • Inntekt fra bevilgning Det er ikke krav om at prosjektregnskap skal være à jour ved hver månedsrapportering, men virksomheter som har større prosjekter bør inntektsføre inntekt fra bevilgning og inntekt fra tilskudd og overføringer på et aggregert nivå, slik at resultateffekten for prosjektene samlet blir nær null. Øvrige SRS-posteringer kan gjennomføres frem til den 25. i avstemmingsmåneden. Virksomheten gir beskjed om at øvrige avstemminger kan gjennomføres. |
| DFØ/Virksomhet | Klargjøre avstemming: Kontrollere bokføring og innlesing Kontrollere at alle bilag er bokført, inkludert: • Alle manuelle bilag er registrert • Alle oversendte bilag er registrert • Alle avregningsreturer og ocr-innbetalinger er lest inn • Alle lønnskjøringer er lest inn • Alle øvrige transaksjoner fra forsystemer er lest inn |
| DFØ | Klargjøre avstemming: Lukke periode Lukke rapporteringsperioden i Unit4 ERP den 25. i avstemmingsperioden. |
| DFØ/Virksomhet | Avstemming – felles for avstemmingsmappen og andre avstemminger Avstemmingene utføres i henhold til avstemmingsmappen, dens arbeidsdeling, gjeldende avstemmingsveiledninger, samt lover, forskrifter og god bokføringsskikk. |
| DFØ/Virksomhet | Avstemming før rapportering: Avstem del A Avstemme del A i avstemmingsmappen. Fane A1 skal være avstemt innen rapportering av L-rapport. |
| Virksomhet | Avstemming før rapportering: SRS-avstemminger DFØ anbefaler virksomhetene har gjennomført avstemmingene i avstemmingsmappen SRS innen rapportering av P-rapport for den aktuelle måneden. Følgende avstemmingen bør som minimum være gjennomført for å kontrollere de posteringene som minimum må være gjennomført før rapportering, ref. omtale over: • Avstemming og kontroller vedrørende anleggsmidler: S01, S02, S03, S04 • Avstemming av inntektsført driftsbevilgning: S07 • Kontroll av periodiserte inntekter og kostnader: S11, S12 (Vesentlige kostnader må være periodisert før rapportering, og en foreløpig avstemming av periodiserte kostnader bør være gjennomført). |
| Virksomhet | Rapportering av L-rapport: Oversende grunnlag for rapportering av L-rapport Oversende grunnlag for rapportering av L-rapport til DFØ så snart som mulig og senest innen kl. 16.00 dagen før statsregnskapets rapporteringsfrist for L-rapport. Oversending av grunnlaget er en bekreftelse på at L-rapporten kan rapporteres til statsregnskapet. Grunnlaget må inneholder følgende informasjon om oppgjørskontoene i Norges bank: • Saldo IB • Månedens bevegelse på kontoen • Saldo UB Grunnlaget skal basere seg på avstemte bankkonti i avstemmingsmappens fane A1 Bankavstemming. Bruk skjemaet Grunnlag for rapportering av L-rapport for å sikre at DFØ får den informasjonen som er nødvendig for å rapportere. Du finner skjemaet lengre nede på siden. Rapportering skal gjennomføres hver måned etter statsregnskapets rapporteringsfrister. |
| DFØ | Rapportering av L-rapport: Innrapportering L-rapport Rapportere L-rapport i statsregnskapets mottakssystem basert på grunnlaget som er mottatt fra virksomheten. Kvitteringen på innsendt L-rapport fra mottakssystemet lagres på Fildel* som dokumentasjon på rapporteringen. Dersom L-rapporten blir avvist av statsregnskapet, må feil korrigeres og ny rapport sendes inn. |
| Virksomhet | Rapportering av P-rapport: Kvalitetssikring av foreløpig P-rapport Virksomheten må kontrollere at minimumsposteringene som er påkrevd før rapportering er gjennomført. Kvalitetssikringen av den foreløpige P-rapporten bør minimum omfatte: • Kontroll av saldo på kontogruppe 52*, NAV-konti på 157-serien og konti i 9*-serien som fremkommer under artskonto 280 Avstemmingsdifferanser. Kontogruppe 52 og 9 skal alltid gå i null. • Beløpene som framkommer under eiendeler, statens kapital og gjeld, inntekter og kostnader, er rimelige basert på virksomhetens regnskap. For å kvalitetssikre tallene er det mulig å kjøre en foreløpig P-rapport i Unit4 ERP. Rapporten er tilgjengelig i menyen under Økonomi – Hovedbok – Rapporter – P-rapport. NB! Den foreløpige rapporten vil ikke nødvendigvis vil være lik den P-rapporten som faktisk blir rapportert dersom det gjøres ytterligere posteringer på perioden frem til den endelige P-rapporten tas ut. |
| Virksomhet | Rapportering av P-rapport: Bekreftelse av at det er klart for rapportering av P-rapport Senest kl. 16.00, 2 virkedager før rapporteringsfristen for P-rapport, skal virksomheten gi beskjed til DFØ om at det er klart for rapportering av P-rapport. Virksomheten skal samtidig bekrefte at minimumsposteringene er gjennomført. Rapportering skal gjennomføres hver måned etter statsregnskapets rapporteringsfrister. |
| DFØ | Rapportering av P-rapport: Innrapportering P-rapport DFØ kjører en endelig P-rapport i Unit4 ERP som lastes opp i statsregnskapets mottakssystem. Dersom P-rapporten blir avvist av statsregnskapet, må feil korrigeres og ny rapport sendes inn. Den rapporterte P-rapporten lagres på Fildel* i både PDF- og Excelformat som dokumentasjon på rapporteringen. |
| DFØ | Rapportering av P-rapport: A-rapport Hente ut A-rapporten (avstemmingsrapporten) i statsregnskapets mottakssystem og lagre denne på Fildel*. Rapporten er tilgjengelig i statsregnskapets mottakssystem dagen etter rapporteringsfristen. |
| DFØ/Virksomhet | Avstemming etter rapportering: Avstem del B-E Avstemme del B-E i avstemmingsmappen innen utgangen av avstemmingsperioden. Avstemmingene utføres i henhold til avstemmingsmappen, dens arbeidsdeling og gjeldende avstemmingsveiledninger. DFØ gir beskjed til virksomheten når avstemmingene er ferdig og avstemmingsmappen med aktuelle rapporter er lagret på Fildel*. Per 31.12. må del B-E avstemmes før P-rapporten leveres. Avstemming etter rapportering: Avvikende frister Fristen for avstemming av del B-E i avstemmingsmappen for rapporteringsperiode juni er utvidet med en måned til 31. august grunnet ferieavvikling. |
| Virksomhet | Gjennomgang av avstemminger: Kontroll og oppfølging Gjennomgang av avstemminger utført av DFØ, vil blant annet innebære: • Kontroll av at alle avstemminger er utført og kvittert ut • Kontroll av at ev. differanser er kommentert og forklart • Oppfølging av avvik som skal følges opp (faner i avstemmingsmappen med gul eller rød avstemmingskode). Ta kontakt med DFØ dersom det er spørsmål om utfyllingen av avstemmingsmappen. |
| Virksomhet | Gjennomgang av avstemminger: Avstemmingsoversikt, saldobalanse, fander og vedlegg Bekreftelse på gjennomgang av avstemmingsmappen skal sendes til DFØ innen den 15. i måneden etter avstemmingsperioden. Denne bekreftelsen kan gjøres på en av følgende måter: • Oversendelse av signert avstemmingsoversikt per e-post, eller • Bekrefte godkjent avstemmingsoversikt per e-post Virksomheten bekrefter med dette at den har mottatt og gjennomført en rimelighetsvurdering av avstemmingene. Gjennomgang av avstemminger: Avvikende frister Fristen for oversendelse av avstemmingsoversikten for rapporteringsperiode juni er satt til 15. september, som følge av utvidet frist for avstemming av del C-E i avstemmingsmappen. |
| DFØ/Virksomhet | Avslutte regnskapsperioder: Terminere periode Virksomheten gir beskjed til DFØ når årets regnskap er ferdigstilt og periodene kan termineres. Termineringen skal senest skje når pliktig årsregnskap er rapportert og regnskapet er godkjent. |
* Dersom virksomheten ikke har tilgang til fildelingsløsningen, oversendes dokumentasjonen på e-post.
DFØ kan sette andre frister i forbindelse med offentlige helligdager og årsavslutningen, dersom det er nødvendig.