Hensikten med rutinen er å sikre at retting av feil i regnskapet utføres i henhold til reglene, herunder at bokførte opplysninger er tilstrekkelig dokumentert og at det er gjensidig kontrollspor mellom dokumentasjon av rettingen og opprinnelig dokumentasjon.
Utløsende hendelse
Det avdekkes feil i regnskapsposter.
Lover og regler
Bestemmelsene pkt. 4.4.7
Bokføringslovens § 9, jf. bokføringsforskriftens § 5-12.
Tidligere feil i regnskapet skal rettes ved at feilen reverseres i sin helhet og at transaksjonen eller disposisjonen bokføres på nytt. Reverseringen og ny føring skal inkludere alle kontodimensjoner og behandlingskoder (for eksempel mva-koder). Det er verken tilstrekkelig eller tillatt å bokføre kun endringen (nettoføring). På bilag med flere posteringer er det tilstrekkelig å reversere og korrigere den eller de postene som er feil.
Ved korrigering av tidligere feilføringer skal det utarbeides en dokumentasjon som sikrer at det er lett for tredjepart å forstå hva som var feil i det opprinnelige bilaget og hva som er riktig.
I tillegg til å angi årsaken til rettingen skal det foreligge en gjensidig referanse mellom det opprinnelige bilaget og nytt bilag. I praksis er det godtatt at henvisning til opprinnelig bilag framgår av konteringsteksten. Så fremt det er teknisk mulig skal det framgå av det opprinnelige bilaget at feilen er korrigert i tillegg til henvisning til korrigeringsbilaget. Informasjonen kan framgå i et nytt vedlegg hvis man har digitale bilag det ikke er mulig å tilføye informasjonen på.
Har feilen oppstått i et forsystem skal feilen rettes i dette systemet så sant det er mulig.
Feilposteringer fra lønnssystem
| Grunntjeneste | Delservice | Oppgave - handling |
| DFØ | DFØ | Feilpostering fra lønnssystem
|
| DFØ | Virksomhet | Kontroll av feilpostering i innlesing av data fra forsystem: Virksomheten eller Lønnsdivisjonen sørger for at korrigering i forsystemet blir utført. Korrigering i forsystemet bør skje innen førstkommende lønnskjøring.
Årsaken til feilposteringer og henvisning til opprinnelig bilag må framgå av korrigeringsbilaget. Unntaksvis kan virksomheten utarbeide en dokumentasjon (bilag) som grunnlag for korrigering av poster som ikke kan korrigeres i avgivende system. |
Tilsvarende vil gjelde for andre forsystemer til Unit4 ERP, eksempelvis ulike logistikksystemer.
Manuelle rettinger og omposteringer
| Grunntjeneste | Delservice | Oppgave - handling |
| Virksomhet | Virksomhet | Mal for korrigeringsbilag fylles ut, Skjema 6.1. I tillegg til konteringsinformasjon i utfylt skjema, skal bilaget inneholde informasjon om: I tillegg bør det benyttes en konteringstekst som gir mest mulig informasjon i forbindelse med senere bruk av kontospesifikasjonene, blant annet i forbindelse med analyser og avstemminger. Referanse til opprinnelig bilag bør inkluderes i konteringsteksten. Bilaget attesteres. |
| DFØ/Virksomhet | Virksomhet | Registrering av bilag på aktuell periode. |
| Virksomhet | Virksomhet | Bilagsnummeret på korrigeringsbilaget påføres det opprinnelige bilaget. |
Retting og ompostering på fil
| Grunntjeneste | Delservice | Oppgave - handling |
| Virksomhet | Virksomhet | BIF-mal med posteringer fylles ut, konteringsteksten bør inkludere referanse til opprinnelig bilag. Virksomheten må i tillegg utarbeide attestert regnskapsbilag, eksempelvis attestert utskrift av fil eller attestert rapport GL07 bokføringsspesifikasjon, som blant annet inkluderer årsaken til rettingen og referanse til opprinnelig bilag, jf. info innledningsvis og under Manuelle rettinger og omposteringer. |
| DFØ | DFØ | Filen leses inn i Unit4 ERP og bokføres på aktuell periode. |
| Virksomhet | Virksomhet | Bilagsnummeret på korrigeringsbilaget påføres det opprinnelige bilaget. |
Digitale bilag
| Grunntjeneste | Delservice | Oppgave - handling |
| Virksomhet | Virksomhet | Bilaget mottaksregistreres og tekstes. Konteringsteksten bør inkludere referanse til opprinnelig bilag. Underdokumentasjon legges til som vedlegg. Dokumentasjonen må inneholde referanse til opprinnelig bilag, samt årsaken til rettingen, jf. info innledningsvis og under Manuelle rettinger og omposteringer. |
| Virksomhet | Virksomhet | Bilaget må attesteres og godkjennes i Unit4 ERP innen periodens bilagsfrist, før det blir bokført. Bilag som godkjennes etter at periodekutt er passert, vil bli bokført på gjeldende periode. |
| DFØ | DFØ | Bilag som er ferdig behandlet innen periodens bilagsfrist vil automatisk bli bokført. |
| Virksomhet | Virksomhet | Bilagsnummeret på korrigeringsbilaget påføres det opprinnelige bilaget. |