7.1 Rutine for retting og ompostering i hovedbok

Feilpostering fra lønnssystem
Avgivende forsystem (f.eks. SAP) overfører posteringer til hovedbok i Unit4 ERP. Som hovedregel skal feil rettes i avgivende system, men her er det noen unntak som f.eks. feil grunnet ulik bilagsdato i samme fil eller stengte ansattnummer.

Lønnsfilene bokføres av DFØ, feil bokføres på feilkonto 280*. 
 

Kontroll av feilpostering i innlesing av data fra SAP: DFØ sender feilliste til virksomheten eller Lønndivisjonen som kontrollerer avvikene og følger disse opp ut fra følgende alternativer:
•    Grunntjenester hos Lønnsdivisjonen: Filen sendes til  Lønnsdivisjonen i DFØ
•    Basis hos Lønnsdivisjonen: Filen sendes til kunde
 

Virksomheten eller Lønnsdivisjonen må sørge for at korrigering i forsystemet blir utført. Posteringer mellom feilkonto og aktuelle konti fra forsystem bør korrigeres innen førstkommende lønnskjøring. Årsaken til feilposteringer og henvisning til opprinnelig bilag må framgå av korrigeringsbilaget.
 

Unntaksvis kan virksomheten utarbeide en dokumentasjon (bilag) som grunnlag for korrigering av poster som ikke kan korrigeres i avgivende system.
 

Mal for omposteringsbilag fylles ut, Skjema 6.1. I tillegg til konteringsinformasjon i utfylt skjema skal bilaget inneholde informasjon om:
-    årsaken til rettingen
-    referanse til opprinnelig bilag, dvs. bilagsnummeret.

Begrunnelsen for rettingen må ha nok informasjon til at tredjepart kan forstå hva som opprinnelig var feil og dermed hvorfor det må foretas retting og hva som er riktig bokføring.
 

I tillegg bør det benyttes en konteringstekst som gir mest mulig informasjon i forbindelse med senere bruk av kontospesifikasjonene, bl.a. i forbindelse med analyser og avstemminger. Referanse til opprinnelig bilag bør inkluderes i konteringsteksten.
 

Bilaget attesteres.

BIF-mal med posteringer fylles ut, konteringsteksten bør inkludere referanse til opprinnelig bilag.
 

Virksomheten må i tillegg utarbeide attestert regnskapsbilag, eksempelvis attestert utskrift av fil eller attestert rapport GL07 bokføringsspesifikasjon som bl.a. inkludere årsaken til rettingen og referanse til opprinnelig bilag, jf. info innledningsvis og under Manuelle rettinger og omposteringer.

Mal for BIF-fil får du tilsendt ved å ta kontakt med regnskap@dfo.no.

Bilaget mottaksregistreres og tekstes. Konteringsteksten bør inkludere referanse til opprinnelig bilag. Underdokumentasjon legges til som vedlegg.
 

Dokumentasjonen må inneholde referanse til opprinnelig bilag, samt årsaken til rettingen, jf. info innledningsvis og under Manuelle rettinger og omposteringer.

Bilaget må attesteres og godkjennes i Unit4 ERP innen periodens bilagsfrist, før det blir bokført.
 

Bilag som godkjennes etter at periodekutt er passert, vil bli bokført på gjeldende periode. 

Se veiledninger for digitale bilag.