9.2 Halvårskontroll – hjelp til interne kontroller

Hensikten med halvårskontrollen er å legge til rette for god kvalitet i regnskapet, ved å kontrollere at kontoplan og begrepsverdier i kontostrengen er gyldige, kontrollere at virksomheten fører korrekt på statskonti, oppdatere tilganger og fullmakter og rydde i leverandør- og kunderegisteret.

Kontrollen er en hjelp til virksomhetenes interne kontroll av regnskapet.

Virksomhetene gjør en dokumentert kontroll av punktene selv. Der det er nødvendig, legger DFØ ut de aktuelle oversiktene på DFØ Fildel. DFØ Fildel er ikke et lagringsområde, så virksomhetene må laste ned og lagre oversiktene hos seg. Virksomhetene oppbevarer skjemaet for halvårskontroll sammen med relevant underdokumentasjon. Riksrevisjonen kan etterspørre den dokumenterte kontrollen med underdokumentasjonen ved sin revisjon.

Henvisninger

  • Reglement for økonomistyring i staten § 14 Intern kontroll
  • Bestemmelsene kap. 2.5.2.3

Fremgangsmåte og arbeidsdeling (rekkefølge på arbeidet)

Utføres avOppgave - handlingRapporter
DFØDFØ legger ut rapporter for halvårskontroll på DFØ Fildel.Kontoplan
Oppsett kontantregnskap
Oversikt statskonti
Unit4 ERP-browser XKR01 og XKR02
Funksjonsroller
Rapporten «Autorisert bestiller RA»
Åpne poster leverandørreskontro
Åpne poster kundereskontro
 
Virksomheten

Kontroll av kontoplanen
Virksomheten kontrollerer kontonavn og om kontoen fremdeles skal ha status N. 

Vurder å stenge kontoen:

• når kontoen ikke har vært i bruk siste år
• hvis kontoen har få føringer i inneværende år
• hvis beløpet på kontoen er uvesentlig

 

Hvis det er saldoer på kontoer som stenges, bør virksomheten vurdere å ompostere dette.

Avvik/endringer meldes til DFØ via Skjema 5 Vedlikehold konto, dimensjoner og faste registre, som ligger tilgjengelig på DFØs kundesider.

Kontoplan
VirksomhetenKontroll av oppsett kontantregnskap
Virksomheten kontrollerer at oppsett kontant har riktige kombinasjoner av dimensjonsverdier og statskonti. Statskonti som ikke er i bruk skal ha status C.

Avvik/endringer meldes til DFØ via Skjema 5 Vedlikehold konto, dimensjoner og faste registre, som ligger tilgjengelig på DFØs kundesider.
Oppsett kontant og oversikt statskonti
Virksomheten

Kontroll av S-rapport mot kontantregnskapet

Virksomheten kjører browseren Kontroll av S-rapport mot kontantregnskapet i Unit4 ERP. 

Her kontrolleres
• at alle kombinasjoner av statskonto og artskonto er riktige (at kostnadskonti rapporteres på utgiftskapitler, balansekonti rapporteres på mellomværende og så videre).

I tillegg bør virksomheten kontrollere om alle tildelte belastningsfullmakter er tatt i bruk som planlagt. Dette for å redusere behov for omposteringer og sikre god budsjettkontroll. Dette er spesielt viktig mot slutten av året.
Browser Kontroll av S-rapport mot kontantregnskap
VirksomhetenKontroll av begrepsverdier
Kontrollen dokumenteres i skjema kun første halvår, da større endringer vanligvis gjennomføres fra årsskiftet.

Virksomheten gjennomgår begrepene som virksomheten benytter i Unit4 ERP (for eksempel koststed, formål, prosjekt) og setter begrepsverdiene i status C om de ikke skal benyttes lenger.

Avvik/endringer meldes til DFØ via Skjema 5 Vedlikehold konto, dimensjoner og faste registre, som ligger tilgjengelig på DFØs kundesider.
 
Virksomheten

Kontroll av tilganger/roller i Unit4 ERP
For hver bruker kontrollerer virksomheten
• at vedkommende fortsatt skal ha adgang til Unit4 ERP, i henhold til virksomhetens interne fullmakter
• at vedkommende er tilknyttet riktig autorisasjonsgruppe/roller. Tildelte brukerrettigheter skal være i henhold til tjenstlige behov, det vil si at en ansatt bare skal ha rettigheter i systemet som er forenelig med arbeidsoppgavene vedkommende er ment å utføre.
 

Dersom enkelte i virksomheten har rollene BKUNREG eller BLEVREG i kombinasjon med rollene BBOKFOR eller BINNBET bør virksomheten vurdere om det fortsatt er behov for at samme person har disse tilgangene. 

For de som bruker Tilgangsportalen og funksjonsroller, gjelder dette kombinasjon av rollene RD Kundeoppretter eller RD Leverandøroppretter i kombinasjon med RD Bokføring/RD Betalingsoppfølger.
 

Avvik/endringer meldes til DFØ via bestillingsskjema på kundesidene.

Unit4 ERP-browser XKR01 og XKR02 

 

Funksjonsroller for de som bruker Tilgangsportalen.

Virksomheten/DFØKontroll av tilganger til autorisering i bank
Virksomheten kontrollerer at rett person har tilgang til autorisering i bank.

Virksomheter som har delegert autorisering i bank til DFØ, sender oversikten over tilganger til DFØ og ber om en bekreftelse på at dette er riktig (oversikten skal kun inneholde DFØ-ansatte som har tilgang).
Virksomhetens egen oversikt
Virksomheten

Kontroll av godkjenner og attestant for hovedbokbilag i Unit4 ERP

Dette punktet gjelder for virksomheter som bruker digitale bilag, det vil si arbeidsflyt på hovedbokbilag i Unit4 ERP.
 

Virksomheten kontrollerer at:
• riktige attestanter og godkjennere er registrert og har aktiv bruker i Unit4 ERP.
 

Hvis virksomheten bruker roller (WHBATT og/eller WHBGOD / funksjonsroller Attestant regnskap og/eller Godkjenner regnskap) i arbeidsflyten, kan dere sjekke at riktige personer har rollene under punktet Kontroll av tilganger i Unit4 ERP.
 

For virksomheter som bruker fullmaktsmatrisen i Unit4 ERP til å utlede BDM/godkjennere, se eget kontrollpunkt. 

 
Virksomheten

Kontroll av fullmakter
Virksomheten tar ut rapporten Fullmakter (PDF) og kontrollerer at:
• alle personer som skal ha fullmakter, og kun disse, står oppført i rapporten
• personene har riktige fullmakter
 

Endringer i fullmaktsmatrisen gjøres av virksomheten selv.


 

Unit4 ERP: Rapporten Fullmakter (PDF) under menypunktet Fullmaktsmatrise i Unit4 ERP web. Rapporten kjøres med tegnet * i feltene for Begrep og Begrepsverdi.
VirksomhetenKontroll av budsjettdisponeringsmyndighet
Virksomheten kontrollerer at rett person har budsjettdisponeringsmyndighet.
Virksomhetens egen oversikt
Virksomheten

Kontroll av leverandør- og kunderegister
DFØ har ikke lagt opp til en detaljkontroll for å stenge enkeltkunder og enkeltleverandører, men anbefaler på generelt grunnlag at kunder og leverandører som ikke har vært i bruk de siste 720 dager settes i status C (stenges).
 

Virksomheten sender e-post til regnskap@dfo.no med bekreftelse om at leverandører/kunder uten aktivitet kan stenges. Rapporten kjøres med det antall dager dere ønsker (720 er et forslag for å unngå å stenge kunder/leverandører på årlig basis).
 

Dersom dere ønsker at vi benytter færre dager enn 720, er det fullt mulig.
 

 
Virksomheten

Kontroll av leverandør- og kundereskontro

Se over åpne poster for leverandørreskontro og vurder følgende: 
• skal kreditnota tilbakebetales eller motregnes
• skal parkerte faktura behandles
 

For kundereskontro: 
Forfalte poster som er parkerte eller som ikke er oppdatert med purre/inkassokode, bør gjennomgås for en vurdering av videre behandling.  
 

Åpne poster leverandørreskontro

Åpne poster kundereskontro
 
VirksomhetenOppbevaring
Virksomheten oppbevarer skjema for halvårskontroller sammen med relevant underdokumentasjon. Riksrevisjonen kan etterspørre den dokumenterte kontrollen (skjemaet og underdokumentasjonen) ved sin revisjon.

DFØ Fildel er ikke et lagringsområde, så virksomhetene må laste ned og lagre oversiktene hos seg.
 
Skjemaer for regnskap
Oppdatert: 24. juni 2024

Fant du det du lette etter?

Nei

Det beklager vi!

Tilbakemeldingen din er anonym og vil ikke bli besvart. Vi bruker den til å forbedre nettsidene. Hvis du vil ha svar fra oss, ta kontakt på telefon, e-post eller kundesenter på nett.