Hensikten med halvårskontrollen er å legge til rette for god kvalitet i regnskapet, ved å kontrollere at kontoplan og begrepsverdier i kontostrengen er gyldige, kontrollere at virksomheten fører korrekt på statskonti, oppdatere tilganger og fullmakter og rydde i leverandør- og kunderegisteret.
Kontrollen er en hjelp til virksomhetenes interne kontroll av regnskapet.
Virksomhetene gjør en dokumentert kontroll av punktene selv. Der det er nødvendig, legger DFØ ut de aktuelle oversiktene på DFØ Fildel. DFØ Fildel er ikke et lagringsområde, så virksomhetene må laste ned og lagre oversiktene hos seg. Virksomhetene oppbevarer skjemaet for halvårskontroll sammen med relevant underdokumentasjon. Riksrevisjonen kan etterspørre den dokumenterte kontrollen med underdokumentasjonen ved sin revisjon.
Henvisninger
- Reglement for økonomistyring i staten § 14 Intern kontroll
- Bestemmelsene kap. 2.5.2.3
Fremgangsmåte og arbeidsdeling (rekkefølge på arbeidet)
| Utføres av | Oppgave - handling | Rapporter |
|---|---|---|
| DFØ | DFØ legger ut rapporter for halvårskontroll på DFØ Fildel. | Kontoplan Oppsett kontantregnskap Oversikt statskonti Unit4 ERP-browser XKR01 og XKR02 Funksjonsroller Rapporten «Autorisert bestiller RA» Åpne poster leverandørreskontro Åpne poster kundereskontro |
| Kunde | Kontroll av kontoplanen • når kontoen ikke har vært i bruk siste år
Hvis det er saldoer på kontoer som stenges, bør virksomheten vurdere å ompostere dette. | Kontoplan |
| Kunde | Kontroll av oppsett kontantregnskap Virksomheten kontrollerer at oppsett kontant har riktige kombinasjoner av dimensjonsverdier og statskonti. Statskonti som ikke er i bruk skal ha status C. Avvik/endringer meldes til DFØ via Skjema 5 Vedlikehold konto, dimensjoner og faste registre, som ligger tilgjengelig på DFØs kundesider. | Oppsett kontant og oversikt statskonti |
| Kunde | Kontroll av S-rapport mot kontantregnskapet Virksomheten kjører browseren Kontroll av S-rapport mot kontantregnskapet i Unit4 ERP. Her kontrolleres • at alle kombinasjoner av statskonto og artskonto er riktige (at kostnadskonti rapporteres på utgiftskapitler, balansekonti rapporteres på mellomværende og så videre). I tillegg bør virksomheten kontrollere om alle tildelte belastningsfullmakter er tatt i bruk som planlagt. Dette for å redusere behov for omposteringer og sikre god budsjettkontroll. Dette er spesielt viktig mot slutten av året. | Browser Kontroll av S-rapport mot kontantregnskap |
| Kunde | Kontroll av begrepsverdier Kontrollen dokumenteres i skjema kun første halvår, da større endringer vanligvis gjennomføres fra årsskiftet. Virksomheten gjennomgår begrepene som virksomheten benytter i Unit4 ERP (for eksempel koststed, formål, prosjekt) og setter begrepsverdiene i status C om de ikke skal benyttes lenger. Avvik/endringer meldes til DFØ via Skjema 5 Vedlikehold konto, dimensjoner og faste registre, som ligger tilgjengelig på DFØs kundesider. | |
| Kunde | Kontroll av tilganger/roller i Unit4 ERP Dersom enkelte i virksomheten har rollene BKUNREG eller BLEVREG i kombinasjon med rollene BBOKFOR eller BINNBET bør virksomheten vurdere om det fortsatt er behov for at samme person har disse tilgangene. Avvik/endringer meldes til DFØ via bestillingsskjema på kundesidene. | Unit4 ERP-browser XKR01 og XKR02
Funksjonsroller for de som bruker Tilgangsportalen. |
| Kunde/DFØ | Kontroll av tilganger til autorisering i bank Virksomheten kontrollerer at rett person har tilgang til autorisering i bank. Virksomheter som har delegert autorisering i bank til DFØ, sender oversikten over tilganger til DFØ og ber om en bekreftelse på at dette er riktig (oversikten skal kun inneholde DFØ-ansatte som har tilgang). | Virksomhetens egen oversikt |
| Kunde | Kontroll av godkjenner og attestant for hovedbokbilag i Unit4 ERP Dette punktet gjelder for virksomheter som bruker digitale bilag, det vil si arbeidsflyt på hovedbokbilag i Unit4 ERP. Virksomheten kontrollerer at: Hvis virksomheten bruker roller (WHBATT og/eller WHBGOD / funksjonsroller Attestant regnskap og/eller Godkjenner regnskap) i arbeidsflyten, kan dere sjekke at riktige personer har rollene under punktet Kontroll av tilganger i Unit4 ERP. For virksomheter som bruker fullmaktsmatrisen i Unit4 ERP til å utlede BDM/godkjennere, se eget kontrollpunkt. | |
| Kunde | Kontroll av fullmakter Endringer i fullmaktsmatrisen gjøres av virksomheten selv.
| Unit4 ERP: Rapporten Fullmakter (PDF) under menypunktet Fullmaktsmatrise i Unit4 ERP web. Rapporten kjøres med tegnet * i feltene for Begrep og Begrepsverdi. |
| Kunde | Kontroll av budsjettdisponeringsmyndighet Virksomheten kontrollerer at rett person har budsjettdisponeringsmyndighet. | Virksomhetens egen oversikt |
| Kunde | Kontroll av leverandør- og kunderegister Virksomheten sender e-post til regnskap@dfo.no med bekreftelse om at leverandører/kunder uten aktivitet kan stenges. Rapporten kjøres med det antall dager dere ønsker (720 er et forslag for å unngå å stenge kunder/leverandører på årlig basis). Dersom dere ønsker at vi benytter færre dager enn 720, er det fullt mulig. | |
| Kunde | Kontroll av leverandør- og kundereskontro Se over åpne poster for leverandørreskontro og vurder følgende: For kundereskontro: | Åpne poster leverandørreskontro Åpne poster kundereskontro |
| Kunde | Oppbevaring Virksomheten oppbevarer skjema for halvårskontroller sammen med relevant underdokumentasjon. Riksrevisjonen kan etterspørre den dokumenterte kontrollen (skjemaet og underdokumentasjonen) ved sin revisjon. DFØ Fildel er ikke et lagringsområde, så virksomhetene må laste ned og lagre oversiktene hos seg. |