Hensikten med rutinen er å sikre at avsluttede regnskapsperioder blir sikret mot senere endringer og at dokumentasjon av balansen og øvrige kontroller blir fulgt opp, samt oppbevart i henhold til reglene.
Definisjoner
- Rapporteringsperiode: Måneden som avsluttes, avstemmes og rapporteres til Statsregnskapet på s-rapport eller likvidrapport.
- Avstemmingsperiode: Måneden etter rapporteringsperioden, måneden der selve avstemmingen utføres og rapportering foretas.
Framgangsmåte og arbeidsdeling
| Ansvarlig | Beskrivelse |
|---|---|
| DFØ | Månedsskifte: Sette aktuell periode Sette aktuell periode i Unit4 ERP første virkedag i måneden. |
| Virksomhet | Klargjøre avstemming: Sende inn bilag Sende bilag til bokføring til DFØ løpende gjennom måneden. Periodens bankbilag sendes senest 7. virkedag i avstemmingsperioden. Øvrige bilag skal sendes innen den 20. i avstemmingsperioden. Gi beskjed om at perioden er klar for avstemming når siste bilag er sendt. |
| Virksomhet | Klargjøre avstemming: Bokføre bilag (SRS og øvrige) Bokføre alle bilag før fristen for pliktig rapportering og senest innen den 25. i avstemmingsperioden. |
| DFØ / Virksomhet | Klargjøre avstemming: Kontrollere bokføring og innlesing Kontrollere at alle bilag er bokført, inkludert: • Alle manuelle bilag er registrert • Alle oversendte bilag er registrert • Alle avregningsreturer og ocr-innbetalinger er lest inn • Alle lønnskjøringer er lest inn • Alle øvrige transaksjoner fra forsystemer er lest inn |
| DFØ | Klargjøre avstemming: Lukke periode Lukke rapporteringsperioden i Unit4 ERP den 25. i avstemmingsperioden. |
| DFØ / Virksomhet | Avstemming – felles for avstemmingsmappen og andre avstemminger Avstemmingene utføres i henhold til avstemmingsmappen, dens arbeidsdeling, gjeldende avstemmingsveiledninger, samt lover, forskrifter og god bokføringsskikk. |
| Virksomhet | Avstemming før rapportering: Avstem del A Avstemme del A1 i avstemmingsmappen. Gi beskjed til virksomheten når avstemmingene er utført og likviditetsrapport kan rapporteres. |
| Virksomhet | Rapportering: Innrapportering L-rapport Laste opp likviditetsrapporten i statsregnskapets mottakssystem. Se statsregnskapets tidsfrister her. Rapportering skal gjennomføres hver måned. |
| DFØ / Virksomhet | Avstemming etter rapportering: Avstem del A-E Avstemme del A-E i avstemmingsmappen innen utgangen av avstemmingsperioden. DFØ gir beskjed til virksomheten når avstemmingene er ferdig og avstemmingsmappen med aktuelle rapporter er lagret på Fildel*. Avstemming etter rapportering: Avvikende frister Fristen for avstemming av del C-E i avstemmingsmappen for rapporteringsperiode juni er utvidet med en måned til 31. august grunnet ferieavvikling. |
| Virksomhet | Gjennomgang av avstemminger: Kontroll og oppfølging Gjennomgang av avstemminger utført av DFØ, vil blant annet innebære: • Kontroll av at alle avstemminger er utført og kvittert ut • Kontroll av at ev. differanser er kommentert og forklart • Oppfølging av avvik som skal følges opp (faner i avstemmingsmappen med gul eller rød avstemmingskode). Ta kontakt med DFØ dersom det er spørsmål om utfyllingen av avstemmingsmappen. |
| Virksomhet | Gjennomgang av avstemminger: Avstemmingsoversikt, saldobalanse, faner og vedlegg Bekreftelse på gjennomgang av avstemmingsmappen skal sendes til DFØ innen den 15. i måneden etter avstemmingsperioden. Denne bekreftelsen kan gjøres på en av følgende måter: • Oversendelse av signert avstemmingsoversikt per e-post, eller • Bekrefte godkjent avstemmingsoversikt per e-post Virksomheten bekrefter med dette at den har mottatt og gjennomført en rimelighetsvurdering av avstemmingene. Avvikende frister Fristen for oversendelse av avstemmingsoversikten for rapporteringsperiode juni er satt til 15. september, som følge av utvidet frist for avstemming av del C-E i avstemmingsmappen. |
| DFØ / Virksomhet | Avslutte regnskapsperioder: Terminere periode Virksomheten gir beskjed til DFØ når årets regnskap er ferdigstilt og periodene kan termineres. Termineringen skal senest skje når pliktig årsregnskap er rapportert og regnskapet er godkjent |
*Dersom virksomheten ikke har tilgang til fildelingsløsningen, oversendes dokumentasjonen på e-post.
DFØ kan sette andre frister i forbindelse med offentlige helligdager og årsavslutningen, dersom det er nødvendig.
Gyldig fra 1. juni 2017