Hensikten med rutinen er å sikre at avsluttede regnskapsperioder blir sikret mot senere endringer, og at dokumentasjon av balansen og øvrige kontroller blir fulgt opp, samt oppbevart i henhold til reglene.
Definisjoner
- Rapporteringsperiode: Måneden som avsluttes, avstemmes og rapporteres til Statsregnskapet på s-rapport eller likvidrapport.
- Avstemmingsperiode: Måneden etter rapporteringsperioden, måneden der selve avstemmingen utføres og rapportering foretas.
| Ansvarlig | Beskrivelse |
|---|---|
| DFØ | Månedsskifte: Sette aktuell periode Sette aktuell periode i Unit4 ERP første virkedag i måneden. |
| Kunde | Klargjøre avstemming: Sende inn bilag Sende bilag til bokføring til DFØ løpende gjennom måneden. Periodens siste bilag sendes senest 5. virkedag i avstemmingsperioden. Gi samtidig beskjed om at perioden er klar for avstemming. |
| Kunde | Klargjøre avstemming: Bokføre bilag (SRS) og øvrige Bokføre alle SRS-bilag før fristen for pliktig rapportering og senest den 25. i avstemmingsperioden. |
| DFØ | Klargjøre avstemming: Kontrollere bokføring og innlesing Kontrollere at: • Alle bilag er bokført, inkludert: • Alle manuelle bilag er registrert • Alle oversendte bilag er registrert • Alle avregningsreturer og ocr-innbetalinger er lest inn • Alle lønnskjøringer er lest inn • Alle øvrige transaksjoner fra forsystemer er lest inn |
| DFØ | Klargjøre avstemming: Kontrollere kontantregnskap Kontrollere at kontantregnskapet balanserer og at det ikke er feil på genereringen av kontantregnskapet i Unit4 ERP. Feil følges opp og korrigeres i samråd med virksomheten. |
| DFØ | Klargjøre avstemming: Lukke periode Lukke rapporteringsperioden i Unit4 ERP før pliktig rapportering (eksklusive S-rapportering) og senest den 25. i avstemmingsperioden. |
| DFØ / Kunde | Avstemming – felles for avstemmingsmappen og andre avstemminger Avstemmingene utføres i henhold til avstemmingsmappen, dens arbeidsdeling, gjeldende avstemmingsveiledninger, samt lover, forskrifter og god bokføringsskikk. |
| DFØ / Kunde | Avstemming før rapportering: Avstem del A Avstemme del A i avstemmingsmappen. DFØ gir beskjed til virksomheten når del A er utført og s-rapporten er klar for gjennomgang og signering. |
| DFØ | Rapportering: Legge ut S-rapport Lagre s-rapporten på Fildel* for gjennomgang og signering av kunde. Virksomheten må ivareta lagring og oppbevaring av s-rapport og tilhørende dokumentasjon. |
| Kunde | Rapportering: Kontroll og signering av S-rapport Kontrollere s-rapporten før signering. Dette bør minimum omfatte følgende kontroller: • Det rapporteres kun på statskonti som virksomheten har fullmakt til å rapportere på, jf. tildelingsbrev, belastningsfullmakter, rundskriv etc. • Kombinasjoner av statskonto og artskonto som det rapporteres på er logiske jf. standard kontoplan (f.eks. kostnadskonti rapporteres på utgiftskapitler, balansekonti rapporteres på mellomværende etc. • Konti som etter standard kontoplan ikke skal kobles mot statens kontoplan framkommer ikke på s-rapporten (f.eks. kontogruppe 52, NAV-konti på 157-serien og konti brukt for SRS-posteringer). Kontogruppe 52 skal alltid gå i null. • Beløp rapportert som utgifter, inntekter og mellomværende på s-rapporten er rimelige basert på virksomhetens regnskap. Bekreftelse på godkjent s-rapport sendes til DFØ så snart som mulig og senest innen kl. 16.00 dagen før statsregnskapets rapporteringsfrist. Godkjenning av s-rapport kan gjøres på én av følgende måter: • Oversende signert s-rapport per e-post, eller • Bekrefte godkjent s-rapport per e-post. Da må rapportens bestillingsnummer oppgis for å verifisere hvilken rapport som er godkjent. Godkjenningen er en bekreftelse på at s-rapporten er kontrollert og kan sendes til statsregnskapet. Se statsregnskapets tidsfrister. Rapportering skal gjennomføres hver måned. |
| DFØ | Rapportering: Innrapportering S-rapport Laste opp s-rapporten i statsregnskapets mottakssystem. Dersom s-rapporten blir avvist av statsregnskapet, må feil korrigeres og ny rapport sendes inn. Dersom feilen må rettes ved endringer i s-rapporten, må den korrigerte s-rapporten godkjennes av virksomheten før den oversendes på nytt. |
| DFØ | Rapportering: A-rapport Hente a-rapporten i statsregnskapets mottakssystem og lagre denne på Fildel*. Rapporten er tilgjengelig i statsregnskapets mottakssystem dagen etter rapporteringsfristen. |
| DFØ / Kunde | Avstemming etter rapportering: Avstem del B-E Avstemme del B-E i avstemmingsmappen innen utgangen av avstemmingsperioden. DFØ gir beskjed til virksomheten når avstemmingene er ferdig og avstemmingsmappen med aktuelle rapporter er lagret på Fildel*. Per 31.12. må del C-E avstemmes før S-rapporten leveres. Avstemming etter rapportering: Avvikende frister Fristen for avstemming av del C-E i avstemmingsmappen for rapporteringsperiode juni er utvidet med en måned til 31. august grunnet ferieavvikling. |
| Kunde | Avslutte regnskapsperioder: Kontrolltiltak for SRS-virksomheter Kontrollere og dokumentere at kontantregnskapet ikke er endret for rapporteringsperioden. Dette bør minst omfatte en kontroll av at saldo i kontantregnskapet er uendret på kontonivå. F.eks. ved sammenligning av s-rapport levert ved innrapporteringen til statsregnskapet mot ny s-rapport ved gjennomgang av avstemminger for perioden. Periodiseringer må ikke bokføres på balansekonti som dekkes av avstemmingsmappens del A-E. |
| Kunde | Gjennomgang av avstemminger: Kontroll og oppfølging Gjennomgang av avstemminger utført av DFØ, vil blant annet innebære: • Kontroll av at alle avstemminger er utført og kvittert ut • Kontroll av at ev. differanser er kommentert og forklart oppfølging av avvik som skal følges opp (faner i avstemmingsmappen med gul eller rød avstemmingskode). Ta kontakt med DFØ dersom det er spørsmål om utfyllingen av avstemmingsmappen. |
| Kunde | Gjennomgang av avstemminger: Avstemmingsoversikt, saldobalanse, faner og vedlegg Bekreftelse på gjennomgang av avstemmingsmappen skal sendes til DFØ innen den 15. i måneden etter avstemmingsperioden. Denne bekreftelsen kan gjøres på en av følgende måter: • Oversendelse av signert avstemmingsoversikt per e-post, eller • Bekrefte godkjent avstemmingsoversikt per e-post Virksomheten bekrefter med dette at den har mottatt og gjennomført en rimelighetsvurdering av avstemmingene. Avvikende frister Fristen for oversendelse av avstemmingsoversikten for rapporteringsperiode juni er satt til 15. september, som følge av utvidet frist for avstemming av del C-E i avstemmingsmappen. |
| DFØ / Kunde | Avslutte regnskapsperioder: Terminere periode Virksomheten gir beskjed til DFØ når årets regnskap er ferdigstilt og periodene kan termineres. Termineringen skal skje senest når pliktig årsregnskap er rapportert og regnskapet er godkjent. |
*Dersom virksomheten ikke har tilgang til fildelingsløsningen, oversendes dokumentasjonen på e-post.
DFØ kan sette andre frister i forbindelse med offentlige helligdager og årsavslutningen, dersom det er nødvendig.