Rutiner delservice og fullservice

Rutinene beskriver arbeidsdelingen mellom DFØ og kunde. Rutiner og prosesskart oppdateres fortløpende.

Oppdatert |Se de siste endringene

Fullservice eller delservice?

Hvis det ikke står fullservice eller delservice i tittel på rutinen, gjelder den for alle kundene. 

1. Innledning

  • Rutinebeskrivelsene er ment som praktiske verktøy for virksomheten og Direktoratet for økonomistyring (DFØ). Rutinebeskrivelsene er tilpasset arbeidsdelingsmodellene fullservice og delservice. Rutinene er skrevet for å tilfredsstille krav til statlig regnskapsføring og økonomiforvaltning slik de fremkommer i reglement for økonomistyring i staten (reglementet), og bestemmelser om økonomistyring i staten (bestemmelsene).

    Om bruk av rutinene

    Rutinebeskrivelsene skal sikre tilfredsstillende kvalitet i forbindelse med den regnskapsføring og rapportering som virksomheten har ansvaret for. Kontrollarbeidet baseres på et standardisert sett av avstemmingsskjemaer som samles i en avstemmingsmappe for hver periode. Arbeidsdeling og frister vedrørende avstemminger er beskrevet i Rutiner avstemming og Rutine for periodeavslutning.

    Rutinebeskrivelsene bør benyttes som grunnlag for å etablere virksomhetens interne rutinebeskrivelser der det er behov for ytterligere lokale rutiner som omhandler spesielle områder i virksomheten. 

    Rutiner som utføres av DFØ, godkjennes av virksomhetsleder ved underskriving av avtalen med DFØ.

    Spørsmål eller kommentarer som virksomhetene har til innholdet i rutinebeskrivelsene, kan rettes til regnskap@dfo.no.

    Om intern kontroll

    I rutinene er det innarbeidet kontrollhandlinger og arbeidsdeling som skal sikre et forsvarlig nivå på internkontrollen.  Det forutsettes at virksomheten følger de anbefalinger om arbeidsdeling som foreligger og utfører de kontroller som er beskrevet. Enkelte arbeidsoppgaver må alltid utføres av forskjellige personer hos virksomheten. Virksomhetens interne kontroll består både av kontroller som gjennomføres av virksomhet og DFØ. Se for øvrig bestemmelsenes punkt 2.4.

    DFØ skal levere tjenester i henhold til avtalen, men er ikke ansvarlig for virksomhetens interne kontroll og avleggelse av regnskap. Det betinger at virksomheten følger opp mottatte økonomitjenester og sikrer at disse er i henhold til avtale. Som et formelt grunnlag for overlevering av våre tjenester er det utarbeidet en sjekkliste i avstemmingsmappen. Sjekklisten fungerer som en pakkseddel og spesifiserer hvilke tjenester/produkter som overleveres, og der virksomhetens signatur på sjekklisten er en godkjennelse av leveransen. Virksomheten må ha rutiner som sikrer at avvik blir registrert og rapportert internt og at tiltak blir iverksatt for å korrigere forholdet. 

    Internkontroll er et lederansvar, og er en nødvendig forutsetning for god styring. Les mer om etablering, forbedring, og oppfølging av internkontroll i DFØs veileder.

    Om videre fremdrift

    For å kunne forbedre rutinebeskrivelse er DFØ avhengig av å motta kommentarer og forslag til forbedringer fra brukerne. Innspill rettes til innspill-regnskap@dfo.no.

    Gyldig fra 1. februar 2016

2. Anskaffelser

  • Gjennomføre bestilling og sikre at bestillinger ligger innenfor budsjettmessige rammer og foretas i henhold til lov om offentlige anskaffelser

    Utløsende hendelse: Kunden har identifisert et behov og besluttet at varen eller tjenesten skal anskaffes.

    Berører andre rutiner: Attestasjon, godkjenning og kontering

    Framgangsmåte og arbeidsdeling
    Utføres av kunde

    Gjennomføre bestilling

    • Bestillinger skal følge de til enhver tid gjeldende innkjøpsrutiner og  regelverk om anskaffelser. 
    • Når det er oppstått et behov, må det før bestilling foretas, påses at kostnaden ligger innenfor de budsjettmessige rammene, økonomisk forsvarlig og at det foreligger hjemmel for anskaffelsen. Bestilling skal bekreftes av tilsatt som har budsjettdisponeringsmyndighet.
    • Bestillinger kan gjennomføres enten muntlig, skriftlig eller elektronisk fra virksomheten til en leverandør om kjøp av varer og tjenester. Bestillingen  er forpliktende. Bestillingen bør inneholde beskrivelse av varen, kvantum, leveringssted, pris og betalingsbetingelser. Det skal utarbeides et bestillingsdokument hvor formålet er å ha et grunnlag som kan benyttes ved kontroll av fakturaen og av varene og tjenestene som leveres.
    • Der det er inngått rammeavtaler, må det påses at disse blir benyttet.
    • En tilsatt kan gis en fullmakt (skriftlig eller muntlig) til å effektuere selve bestillingen av en vare eller tjeneste, uten at det gis formell budsjettdisponeringsmyndighet. Dette kan eksempelvis være aktuelt i tilfeller der den tilsatte foretar få bestillinger i løpet av året. En slik fullmakt kalles ofte å gi en person en bestillingsrett. Fullmakten kan gjerne ha en begrensning i form av at kjøpet skal gjøres innenfor en angitt beløpsgrense eller gjelde en bestemt type produkt.
    • Dokumentasjon for utøvd budsjettdisponeringsmyndighet kan gjøres på bestillingsdokumentet.

    Referanser til lover og regelverk

    1. Anskaffelsesloven med forskrifter 
    2. Bestemmelser om økonomistyring i staten, punkt 2.5.1, 2.5.2, 5.3.2 og 5.3.2

    Gyldig fra 1. februar 2016

  • Formålet med rutina er å sikre oppfølging av avtalar, eksempelvis utbetaling av tilskot. 

    Utløysande hending: Eit tilskot eller eit beløp i samsvar med kontrakt skal utbetalast frå verksemda.

    Rører ved andre rutiner:

    • Vedlikehald av faste register
    • Bokføring av utbetalingar og remittering
    • Bruk av avtalerekneskap

    Avtalemodulen i Unit4 Business World (Agresso) viser kva som er til rådigheit ved å samanlikne midlar som er brukt og bunde opp mot planlagt forbruk.

    Utførast av Oppgåve - handling
    Verksemd Behandling av søknad om tilskot
    Motteke søknad behandlast ved å anten godkjenne eller avvise.
    Verksemd Utøving av budsjettmyndigheit
    Ein person med budsjettdisponeringsmyndigheit signerer og konterer avtala. Avtala sendast vidare til registrering og bokføring.
    Verksemd Registrering av avtala
    Kontroller konteringa og registrer avtala i avtalemodulen.
    DFØ Bokføring og utbetaling
    Bokfør avtala i hovudbok ut frå tilsendt grunnlag frå verksemda.
    Innan tidspunkt for utbetaling bokførast aktuelt beløp ut frå tilsendt grunnlag frå verksemda.
    Ei avtale kan utbetalast over fleire ratar.
    Utbetalingsbrevet må være signert av person med budsjettdisponeringsmyndigheit.
    DFØ Remittering
    DFØ sender betalingsfil til bank ut frå bestilling frå verksemda.

    Gyldig frå 1. februar 2016

  • Formålet med denne rutinen er å beskrive bruk av avtaleregnskap. Avtaleregnskap gjør det mulig å registrere inn disposisjoner som medfører forbruk av budsjettmidler i fremtidige regnskapsperioder.

    Berører andre rutiner: 2.4 Bruk av forenklet disposisjonsregnskap

    Utføres avTidspunktOppgave - handling 
    DFØVed bruk eller endring av faste begrep.Oppretting og vedlikehold av faste register
    DFØ oppretter og vedlikeholder faste register. Herunder ligger oppsett av parameter, faste begrep, bilagsarter, bilagsserier, konteringsregler og andre faste register som må være på plass ved bruk av avtalemodulen.
    KundeEtter behov Registrering av avtale
    Virksomheten registrerer avtaler etter behov.
    Kunde Ved mottak av avtalefakturaBokføring og oppfølging av avtalefaktura
    Avtalefaktura mottaksregistreres i avtaleregnskapet. Etter at avtalefakturaen har vært gjennom de interne rutiner for attestasjon og godkjenning av budsjettansvarlig skal den bokføres i avtaleregnskapet. Avtalefakturaer følges opp ved at det kjøres spørring på avtalestatus og disposisjonsregnskapet.

    Gyldig fra 1. februar 2016

  • Denne rutinen er et alternativ til bruk av avtaleregnskap, og brukes når enkelt disposisjonsregnskap i Unit4 Business World (Agresso) benyttes.

    Dette regnskapet gir virksomheter mulighet til å holde oversikt over hvilke midler de har til rådighet. Denne funksjonen kan være et alternativ til bruk av avtaleregnskap.

    Framgangsmåte

    Mottaksregistrering av bestillinger - Utføres av kunde ved bestilling 
    For at disposisjonsregnskapet skal ha noen verdi må bilagene både ved føring av bestilling og ved vanlig mottaksregistrering, minimum føres med utgiftskonto. Det er viktig å finne løsninger som sikrer at en har oversikt over hvilke transaksjoner som kun er bestilt og hvilke transaksjoner hvor faktura er mottatt fra leverandøren. Dette kan gjøres på tre måter:

    1. Ved registrering av bestillinger angis bestilt + dagens dato i fakturanummerfeltet.
    2. Ulike bilagsnummerserie for bestilling og mottatte fakturaer.
    3. Dersom man ikke budsjetterer på konto, kan det opprettes en dummy utgiftskonto som benyttes for disse posteringene.

    Oppfølging av bestillinger - Utføres av kunde ved behov 
    Rapporter som inneholder mottaksregistrerte poster kan brukes for å holde oversikten over bestillinger. For eksempel saldotabell BUDREG.

    Gyldig fra 1. februar 2016 

3. Behandling av inngående bilag

  • Hensikten med rutinen er å beskrive attestering og godkjenning av bestillinger og manuelle utbetalinger i henhold til det som er fastsatt i bestemmelsene om økonomistyring i staten punkt 2.5 og 5.3.

    Utløsende hendelse: Kunden skal gjennomføre en bestilling eller manuell utbetaling.  Manuelle utbetalinger er slike som ikke kan følge ordinær rutine for bilagsbehandling. 

    Berører andre rutiner
    3.2 Bokføring av manuelle utbetalinger
    3.3 Rutine for utbetaling av tilskudd

    Generelt om attestasjon, kontering og kontroll: Attestasjonskontrollen skal utføres av en annen person enn den som benytter sin budsjettdisponeringsmyndighet. For transaksjoner som gjelder små beløp kan virksomheten velge å la vedkommende med budsjettdisponeringsmyndighet også utføre attestasjonskontrollen.

    • Den som attesterer bilaget eller utbetalingsgrunnlaget skal kontrollere at grunnlaget er et originalbilag som viser hva utbetalingen gjelder, eventuelt med referanse til hvor slik dokumentasjon finnes. Husk at originalt regnskapsmateriale kan erstattes ved overføring til andre media hvis lagringen møter kravene om at regnskapsmateriale skal oppbevares ordnet og være forsvarlig sikret mot ødeleggelse, tap og endring. 
    • Kontrollere at bilaget/dokumentasjonen er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler.
    • Angi konteringsinformasjon, eventuelt kontrollere at påført konteringsinformasjon er korrekt.
    • Kontrollere at en eventuell utbetaling av et tilskudd er i overensstemmelse med vedtak og at tilskuddsmottaker har sendt inn eventuell dokumentasjon og/eller aksept av vilkår.
    • Datere og signere for utført attestasjon.

    Referanse: bestemmelsene 2.5.2.2

    Utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet

    Ved utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet skal det påses at

    • det er hjemmel for utbetalingen eller bestillingen, og at den er i overensstemmelse med gjeldende regelverk
    • utbetalingen har budsjettmessig dekning
    • disposisjonen er økonomisk forsvarlig

    Dokumentasjonene for utøvd budsjettdisponeringsmyndighet skal være skriftlig på dokumentasjonen, tilskuddsbrev eller lignende.

    Gyldig fra 1. februar 2016

  • Hensikten med rutinen er å beskrive attestering og godkjenning av bestillinger og manuelle utbetalinger i henhold til det som er fastsatt i bestemmelsene om økonomistyring i staten punkt 2.5 og 5.3.

    Utløsende hendelse: Kunden skal gjennomføre en bestilling eller manuell utbetaling.  Manuelle utbetalinger er slike som ikke kan følge ordinær rutine for bilagsbehandling. 

    Berører andre rutiner

    • 3.2 Bokføring av manuelle utbetalinger
    • 3.3 Rutine for utbetaling av tilskudd

    Generelt om attestasjon, kontering og kontroll: Attestasjonskontrollen skal utføres av en annen person enn den som benytter sin budsjettdisponeringsmyndighet. For transaksjoner som gjelder små beløp kan virksomheten velge å la vedkommende med budsjettdisponeringsmyndighet også utføre attestasjonskontrollen.

    Den som attesterer bilaget eller utbetalingsgrunnlaget skal 

    • kontrollere at grunnlaget er et originalbilag som viser hva utbetalingen gjelder, eventuelt med referanse til hvor slik dokumentasjon finnes. Husk at originalt regnskapsmateriale kan erstattes ved overføring til andre media hvis lagringen møter kravene om at regnskapsmateriale skal oppbevares ordnet og være forsvarlig sikret mot ødeleggelse, tap og endring. 
    • kontrollere at bilaget/dokumentasjonen er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler
    • angi konteringsinformasjon, eventuelt kontrollere at påført konteringsinformasjon er korrekt
    • kontrollere at en eventuell utbetaling av et tilskudd er i overensstemmelse med vedtak og at tilskuddsmottaker har sendt inn eventuell dokumentasjon og/eller aksept av vilkår
    • datere og signere for utført attestasjon

    Referanse: bestemmelsene 2.5.2.2

    Utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet
    Ved utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet skal det påses at

    • det er hjemmel for utbetalingen eller bestillingen, og at den er i overensstemmelse med gjeldende regelverk
    • utbetalingen har budsjettmessig dekning
    • disposisjonen er økonomisk forsvarlig

    Dokumentasjonene for utøvd budsjettdisponeringsmyndighet skal være skriftlig på dokumentasjonen, tilskuddsbrev eller lignende.
       
    Send til registrering
    Bilaget sendes på epost til bilag-regnskap@dfo.no for registrering.

    Gyldig fra 1. februar 2016

  • Denne rutinen gjelder tilskudd som registreres manuelt i Unit4 Business World (Agresso) og følger bestemmelsene om økonomistyring i staten kapittel 6.

    Som hovedregel bør tilskuddsutbetalinger håndteres via fakturasystemet. Det utarbeides mal og gjennomføres test for å utforme et tilskuddsbrev som ivaretar krav for elektronisk løsning i samråd med DFØ.

    Leverandørregisteret vedlikeholdes av virksomheten. Husk derfor at den som kontrollerer betalinger ikke skal være samme person som vedlikeholder leverandørregister.

    Utløsende hendelse

    • Registrering av tilskuddsbrev
    • Utbetaling av tilskudd
    • Veiledningsnotat til rundskriv R-102

    Berører andre rutiner

    • Avtaleregnskap
    • Bokføring av manuelle utbetalinger
    • Remitteringsprosessen
    FullserviceDelserviceOppgave - handling
    KundeKundeRegistrering av tilskuddsbrev
    Tilskudd kan registreres i avtaleregnskapet, eller i  en egen leverandørreskontrogruppe.
    Det bør være definert en egen reskontrogruppe for tilsagnsmottakere. Registrering følger for øvrig samme rutine som for leverandører. Det anbefales å benytte en egen bilagsart for tilskudd. Det gjør det enkelt å gjennomføre oppslag på tilskuddsposter adskilt fra øvrige transaksjoner. Oppsett avtales med DFØ.
    KundeKundeRegistrering av tilskudd
    Tilskuddsbrevet attesteres og godkjennes av budsjettansvarlige før det sendes til registrering.
    Dersom avtalemodulen ikke benyttes må virksomheten ha egne rutiner for oppfølging ved delutbetalinger.

    Merk at totalsum også kan deles opp og attesteres samt godkjennes (BDM), med forfallsdato frem i tid. Det foretas da ikke ytterligere saksbehandling.
    KundeKundeRegistrering av utbetaling
    Oversendelse og registrering av godkjente tilskuddsbrev følger de samme rutinene som for registrering av andre manuelle utbetalingsbilag. Se rutine 3.1 og 3.2.
    DFØ
    Kunde
    KundeKontroll av utbetaling
    Generering av betalingsfil følger vanlige rutiner med remitteringsforslag, -bekreftelse, kontroll av mottaksretur og gjennomføring av autorisasjon m.m.
    KundeKundeArkivering
    Tilskuddsbrevene anbefales arkivert på nummer/dato/navn i virksomhetens arkiv.
    KundeKundeOppslag og kontroll
    Utbetalte tilskudd følges opp via konti i hovedboken eller reskontro. Tilskuddsmottaker følges opp ved spørring på reskontro.

    Gyldig fra 1. februar 2016

  • Hensikt med rutinen er å veilede i hvilke tilfeller forfallsdato på faktura kan påvirkes.

    Utløsende hendelse: En kunde ønsker at registrert forfallsdato på faktura endres.

    Utføres avOppgave - handlingReferanse
    DFØForfallsdato settes av fakturasystemet lik den dato som står på faktura. Det framgår av bestemmelsene at alle utbetalinger skal utbetales til rett tid, og at kredittid skal utnyttes.Bestemmelsene 3.7.3.1  og 5.3.
    KundeBe leverandør om særskilt forfallsdato ved behov, for eksempel for å få utgift bokført i riktig budsjettår. Dette må skje før faktura utstedes.Statsbudsjettets hovedprinsipper

    Bevilgningsreglementet
    KundeVed behov for annen forfallsdato må kunden kontakte sin leverandør for å få utstedt kreditnota og ny faktura.Bestemmelsene 5.3.5 og 5.3.6

    Rettledning til økonomiregelverket 

    Gyldig fra 1. juni 2016

4. Utbetalinger

  • Formålet med rutinen er å sikre at utbetalinger blir foretatt riktig og til rett tid, og at kredittid utnyttes.

    Utløsende hendelse: DFØ starter remitteringsrutinen i henhold til avtale.

    Berører andre rutiner

    Rapporter i remitteringsprosessen

    • SU07 Remitteringsforslag
    • SU08 Remitteringsbekreftelse
    • SU11 Betalingsfil innland/utland
    • SU12 Mottaksretur/avregningsretur/forkastet
    • SU09 Bokføring betalingsoppdrag
    • GL18b Bilagsspesifikasjon

    Framgangsmåte og arbeidsdeling

    Utføres avOppgave - handlingReferanse 
    DFØ Forfallsdato for åpne poster bestemmer hvilke av de bokførte transaksjonene som tas med i remitteringsfilen.

    Remitteringsforslag (SU07) og remitteringsbekreftelse (SU08) produseres og oversendes virksomheten til den e-postadressen som er registrert i firmaopplysninger i Unit4 Business World (Agresso).
    KundeKontroll av remitteringsbekreftelse
    Produser rapport XVO02 Kontroll remitterte bilag.

    Hent fram de samme grunnlagene i søk i Contempus.

    Trykk på første faktura - og den skannede fakturaen kommer til syne. Trykk deretter Neste. 

    Dette gjøres bilag for bilag opp i mot remitteringsbekreftelsen.

    Virksomheten kan ut fra en vurdering av risiko og vesentlighet bruke stikkprøvekontroller.
    Husk at den som kontrollerer utbetalinger ikke skal være den samme som den som vedlikeholder leverandørregisteret
    DFØEtter virksomhetens kontrollperiode produseres betalingsfil (SU11) og denne oversendes banken.
    DFØ  Kontroll av mottaksretur
    Når mottaksreturen (SU12) mottas fra bank, leses denne automatisk inn i Unit4 Business World (Agresso). Ved innlesing blir rapporten Mottatt (m) eller Avviksliste (e), automatisk oversendt virksomheten til den e-postadressen som er registrert i firmaopplysninger i Unit4 Business World (Agresso).

    Eventuelle avvik som oppstår i forbindelse med innlesing av mottaksretur (SU12), skal håndteres i henhold til rutine 4.2.  
    Rutine 4.2 
    Kunde  Kontroll før autorisasjon
    De som skal autorisere utbetalinger skal påse at remitteringsbekreftelsen (SU08) er signert og datert for utført kontroll. Kontroller deretter at sum til utbetaling og antall transaksjoner som ligger elektronisk lagret hos banken, samsvarer med sum og antall transaksjoner til utbetaling på remitteringsbekreftelsen (SU08) og mottaksreturen (SU12) (Mottatt/Avviksliste).

    Autorisasjon skal først gjennomføres når disse kontrollene er utført.

     Autorisasjonsansvarlige skal datere og signere remitteringsbekreftelse (SU08) og mottaksretur (SU12) (Mottatt/Avviksliste) for utført autorisering.

     Remitteringsbekreftelse (SU08) og mottaksretur (SU12) (Mottatt/Avviksliste) skal oppbevares systematisk slik som annen regnskapsdokumentasjon i virksomhetens arkiv.  
    Bestemmelsene  3.7.3.3 
    DFØ Mottak av avregningsretur
    Avregningsreturer (SU12) som mottas fra bank leses automatisk inn i Unit4 Business World (Agresso). Bokføring (SU09) foretas fortløpende og  skjer automatisk slik at arbeidskonto i regnskapet til en hver tid er oppdatert, og evt. feil eller mangler blir rettet så fort som mulig.
    Dersom det oppstår avvik ved innlesing i Unit4 Business World (Agresso), skal disse gjennomgås og det skal beskrives hvilke tiltak som må iverksettes.

    Avviksliste med beskrivelse av tiltak sendes virksomheten så snart som mulig
    Kunde 
    Oppbevaring av avregningsretur og bokføringsliste
    Avregningsreturene (SU12) oppbevares sammen med bokføringsliste (GL18b) som ordinære bokføringsbilag i virksomhetens arkiv.

    Dersom det mottas melding fra DFØ om avvik ved avregningsretur (SU12) må nødvendige tiltak iverksettes umiddelbart.


    Kontroll av remitteringsbekreftelse

    • Rapport XVO02 ligger i Unit4 Business World (Agresso) under egne menyer/felles spesialrapporter/kontrollrapporter.
    • Denne rapporten sorteres etter stigende bilagsnummer.
    • Gå inn i Contempus under Søk. Angi intervallet for bilagsnumrene i henhold til XVO02 og velg kategori “avsluttet/bokført”. Trykk deretter Søk. 
    • For kunder som mottaksregistrerer i Contempus må man i tillegg sette inn dato «fra og med» forrige remittering «til og med» datoen dagen før produksjon av remitteringen i feltet "avsluttet dato f.o.m. - t.o.m". Man må da være oppmerksom på at det kan komme med fakturaer som er avsluttet, men som ikke er med på dagens remittering.
    • Gå til kolonnen bilagsnummer og klikk en gang på overskriften “bilagsnr”. Contempus vil da sortere bilagsintervallet stigende.

    Gyldig fra 10. februar 2016

  • Rutinen beskriver håndteringen av korrigeringer som skal gjøres under ulike faser av remitteringsprosessen. Se bestemmelsene om økonomistyring i staten punkt 3.7.

    Rapporter og feillister fra Unit4 Business World (Agresso) gir i enkelte tilfeller liten informasjon om hva som er årsaken til eventuelle feil. Nærmere forklaringer må hentes i nettbanken.

    Utløsende hendelse

    • Det oppstår ulike typer feil underveis i remitteringsprosessen
    • Feil som oppdages etter at remitteringsbekreftelse er produsert (SU08)
    • Feil som oppdages etter at betalingsfil er produsert (SU11)
    • Transaksjoner som er avvist av banken (SU12)
    • Hele betalingsoppdraget avvises av banken (SU12)

    Berører andre rutiner

    • Rutine 4.1 Remitteringsprosedyre
    • Rutine 4.4 Stopp av betalingsoppdrag
    • Rutine 4.5 Håndtering av Sigill-nøkkel
    • Prosesskart for utføre remittering

    Definisjoner

    • Sigillnøkkel – krypterer betalingsfilen
    • SU07 Remitteringsforslag
    • SU08 Remitteringsbekreftelse
    • SU11 Betalingsfil innland/utland
    • SU12 Mottaksretur/avregningsretur/forkastet
    • Ajourhold betalingsoppdrag – viser status på betalingene. 
    Utføres avOppgave - handlingReferanse 
    KundeKorrigering av feil som oppdages etter at remitteringsbekreftelse er produsert
    Dersom det oppdages feil i grunnlag for utbetaling under kontroll av remitteringsbekreftelsen (SU08) kontaktes DFØ (e-post/telefon) som fjerner betalingen fra ajourhold betalingsoppdrag. Feilen rettes og betalingen blir med på neste remittering.
    Kunde Korrigering av feil som oppdages etter at betalingsfil er produsert
    Dersom det oppdages feil etter at betalingsfilen er produsert  må man sende stoppeoppdrag (SU11). Ta kontakt med kundesenter for å få bestilt stoppeoppdrag.

    Når det er mottatt avregningsretur (SU12) på stoppeoppdraget, vil transaksjonen fjernes fra bildet ajourhold betalingsoppdrag. 
    Rutine 4.4 
    DFØKorrigering av transaksjoner som er avvist av banken 
    Dersom avvikslisten ved innlesning av mottaksretur (SU12) viser at enkelttransaksjoner er avvist (transaksjonen har fått status E i Ajourhold betalingsoppdrag), skal feilen korrigeres ved at transaksjonen reverseres i Ajourhold betalingsoppdrag. Bilaget korrigeres eller parkeres inntil feil er identifisert. Avvisninger skyldes oftest feil i KID eller feil kontonummer.
    DFØ  Korrigering av feil når hele betalingsoppdraget avvises av banken
    Dersom avvikslisten ved innlesning av mottaksretur (SU12) viser at hele betalingsoppdraget er avvist, skal DFØ informere virksomheten om dette. Slike avvisninger kan skyldes forhold som for eksempel feil i sigillnøkkel eller feil sekvensnummer på betalingsfilen. Ved sigillbrudd ber DFØ virksomheten aktivere ny sigillnøkkel i bank. DFØ legger i tillegg inn reserve sigilnøkkel i oppsett Unit4 Business World (Agresso) mot betalingsformidler.  

    Ny reservenøkkel skal sendes til bank fra virksomhet eller DFØ (etter avtale). Dersom feilen bare skyldes feil sekvensnummer oppdateres oppsettet med riktig sekvensnummer ut fra det som avtales med bank.

    Feilen korrigeres ved at feilstatus reverseres i Ajourhold betalingsoppdrag. Det produseres nytt remitteringsforslag (SU07), -bekreftelse (SU08) og betalingsoppdrag (SU11).  
    Rutine 4.5 


    Tips
    Det er viktig at det er samsvar mellom sigillnøkkel og sekvensnummer mellom Unit4 Business World (Agresso) og den som banken benytter. Om mulig må det skaffes opplysninger fra banken om årsak til at betalingsfil ble avvist.

    Gyldig fra 22. februar 2016

  • Verksemda har høve til å utføre hasteutbetalingar (til dømes forskot på løn) gjennom Unit4 Business World (Agresso). Utbetaling skal som hovudregel skje gjennom faktura- eller lønssystem. Unntaksvis og med begrensa omfang kan denne rutinen nyttast.

    Utløysande hending: Oversending av hasteoppdrag

    Berører andre rutiner

    • Rutine 4.1 Remitteringsprosedyre
    • Rutine 4.2 Korrigering i ulike faser i remitteringsprosessen

    Definisjonar

    • SU07 Remitteringsforslag
    • SU08 Remitteringsbekreftelse
    • SU11 Betalingsfil
    • SU12 Mottaksretur/avregningsretur
    Utførast av Oppgåve - handling Referanse 
    VerksemdOversending av hasteoppdrag
    Attestert og godkjent bilag bokførast og ei hasteremittering avtalast med DFØ. 
    DFØ  Remitteringsprosedyre for hasteoppdrag
    Ved mottak av bestilling av eit hasteoppdrag produserast det remitteringsforslag (SU07), remitteringsbekreftelse (SU08) og betalingsfil (SU11). Forfallsdato skal vere lik dagens dato.
    Remitteringsbekreftelsen (SU08) sendast automatisk til verksemda via e-post. Mottaksreturen (SU12) lesast automatisk inn i Unit4 Business World (Agresso).
    Mottaksreturen (SU12) (Mottatt/Avviksliste) vert samstundes sendt automatisk til verksemda via e-post  
    Rutine 4.1 
    VerksemdKontroll og autorisasjon
    Vidare handsaming, kontroll, autorisasjon og oppbevaring gjerast i henhold til vanlige rutiner.
    Rutine 4.2 

    Gyldig frå 10. februar 2016

  • Kunde kan stoppe oppdrag som ligger i venteregisteret i banken, se bestemmelsene om økonomistyring i staten punkt 3.7.

    Utløysande hending: Det er feil i betalingsoppdrag.

    Berører andre rutiner

    • Rutine 4.1 Remitteringsprosedyre
    • Rutine 4.2 Korrigering i ulike faser i remitteringsprosessen

    Framgangsmåte og arbeidsdeling

    Registrering og melding om stoppeoppdrag
    Utførast av verksemd 

    Dersom verksemda ynskjer å stoppe ei utbetaling, må DFØ få beskjed om dette snarast råd og seinast innan tidspunkt for effektuering av betaling på forfallsdato.

    Kundesenteret til DFØ må fyrst kontaktast via telefon. Deretter sendast ei bekrefting på stoppeoppdraget via e-post.

    Gyldig frå 10. februar 2016

  • DFØ sigillerer betalingsfilene til banken og har behov for å oppbevare reservenøkkel i tilfelle brot i sigill. Brot kan for eksempel oppstå ved feil i rekkefølge på mottak av fil i bank m.m.

    Utløysande hending: Avvising av betalingsfil

    Berører andre rutiner: Rutine 4.1 Remitteringsprosedyre

    Definisjon på sigillnøkkel: Krypterer betalingsfila

    Utførast avOppgåve - handling
    DFØ Avvising av fil
    DFØ må varsle verksemda når fila vert avvist og reservenøkkel må nyttast.
    DFØ / KundeInnlegging av reservenøkkel
    DFØ tek kontakt med banken for å avklare årsaka til avvising av betalingsfil.

    Samstundes sjekkast det om sekvensnummeret må rettast i Unit4 Business World (Agresso).
    Reservenøkkel leggast inn i Unit4 Business World (Agresso).

    Rutinane i dei ulike bankane for innlegging av ny nøkkel må følgjast:
    Kundar som nyttar DnB: Verksemda må aktivere reservenøkkelen online i nettbanken.

    Kundar som nyttar SpareBank 1 eller Nordea: Verksemda gjev banken beskjed pr telefon om å ta i bruk reservenøkkel. 
    DFØ / KundeEtablering av ny reservenøkkel
    Kundar som nyttar DnB eller Nordea: Fyll ut eit skjema for opprettelse av ny reservenøkkel som sendast til banken.

    Kundar som nyttar Sparebank1: Meld frå til banken sin Kundesupport om behov for ny reservenøkkel. Banken sender ny nøkkel.

    DFØ skal oppbevare kopi av nøkkelen på ein sikker stad.

    Gyldig frå 22. februar 2016

  • Sikre at alle kontante utbetalinger over håndkasse registreres og bokføres på en betryggende måte, samt at kontantbeholdning er betryggende sikret, se bestemmelsene om økonomistyring i staten punkt 3.7.3.5.

    En håndkasse skal kun brukes til dekning av mindre og tilfeldige utgifter. Med mindre annet er godkjent av overordnet departement er kassebeholdningen begrenset oppad til 2 000 kroner.

    Utløsende hendelse: Behov for kontant utbetaling

    FullserviceDelserviceOppgave - handling
    KundeKundeKontante utbetalinger
    Oppgjør for utlegg må registreres løpende i en kassebok som spesifiserer utbetalingene. Utbetalinger fra håndkassen skal dokumenteres med kvitteringer/originale bilag og konteres og attesteres på vanlig måte før oppgjør skjer. Kontantbeholdning skal oppbevares på betryggende måte, og tilgang til midler skal være begrenset.
    KundeKundeKasseoppgjør
    Ved behov skal håndkassen avsluttes og det lages et kasseoppgjør. Kasseoppgjøret skal vise sum utgifter ifølge kassebok, og sammen med håndkassens inngående saldo avstemmes mot mottatte kvitteringer/utgiftsbilag og kontantbeholdning. Kasseoppgjørene skal dateres og signeres, og sammen med underdokumentasjonen oppbevares som vanlige regnskapsbilag. Kasseoppgjørene med originale kassebilag oversendes regnskapsansvarlig for kontroll.
    KundeKundeKontroll før oversendelse til DFØ
    Oppgjørene må dateres og signeres for utført kontroll, samt konteres, attesteres og godkjennes av budsjettansvarlig. Oppgjørene oversendes DFØ sammen med øvrige bilag i bilagsmappen. Eventuell påfylling av håndkassen kan skje med utbetalingskort fra fakturasystemet eller fra Unit4 Business World (Agresso).
    DFØKundeBokføring
    Bokføring gjøres i henhold til kontering.


    Tips

    Gjelder fra 10. februar 2016

5. Behandling av utgående bilag

  • Formålet med rutinen er å sikre at fakturaer som skrives ut, inneholder riktige og tilstrekkelige opplysninger. Dette i henhold til Bestemmelsene om økonomistyring i staten punkt 5.4.1 og 5.4.2.

    Utløsende hendelse: Det foreligger et kravgrunnlag. Et kravgrunnlag kan eksempelvis være; en bestilling, en kontrakt, en kursoversikt osv.

    Berører andre rutiner: Prosess for utgående faktura og 13.1 Krav til oppbevaring.

    Definisjon på faste registre: firmaopplysninger, artikler, artikkelgrupper, priser, enheter, salgsordrer osv..

    Utføres av Oppgave - handling 
    Kunde Endring i kontoplan og faste register sendes til regnskap@dfo.no.
    DFØDFØ oppretter og vedlikeholder faste registre i henhold til bestilling fra virksomheten. Bruk skjema 5 Vedlikehold konto, dimensjoner for å bestille
    Kunde Registrering av kundeopplysninger
    Sjekk at ny kunde ikke er registrert i kunderegisteret fra før, for å unngå dubletter. 

    Ved registrering/endringer må følgende opplysninger registreres i reskontro: Navn, kundegruppe, organisasjonsnummer, kortnavn, ekstern referanse, adresseopplysninger, betalingsbetingelser og eventuelt EHF-relasjon (for elektronisk utsending).
    KundeRegistrering av krav
    Registrer korrekte opplysninger i forhold til kravgrunnlaget i Unit4 Business World (Agresso).

    Når ordren registreres, vil det automatisk bli tildelt ordrenummer. Påfør ordrenummer på kravgrunnlaget. Faktura vil inneholde referanse til kravgrunnlaget når den utstedes.
    Kunde eller DFØ Utskrift av faktura
    Fakturaer produseres i Unit4 Business World (Agresso). Sjekk at antall fakturaer er i samsvar med antall på Innlesning forsystem (GL07). Ved fullserviceavtale kan virksomheten velge at DFØ skriver ut faktura.
    KundeKontroll av fakturering
    Etter vurdering av risiko og vesentlighet kan stikkprøvekontroll erstatte kontroll av det enkelte krav. Det signeres for manuelt utførte kontroll.

    Verifiser fakturaene før utsendelse til fakturamottaker.

    Sjekk at bokført beløp er i samsvar med fakturajournal. Iht. Bestemmelsene pkt. 5.4.2.2 kontrolleres det at fakturajournal, eller tilsvarende, er i samsvar med fastsatte krav og at det er samsvar mellom faktura og kravgrunnlag.   
    KundeUtsendelse og oppbevaring
    Etter utskrift av faktura vil "Innlesning fra forsystem" (GL07) som viser oversikt over fakturaene sendes ut.. Bokføringsliste GL07 skal oppbevares.

     Gjelder fra 8. april 2016

6. Innbetalinger og oppfølging av utestående krav

  • Rutinen skal sikre at innbetalinger vert korrekt oppdatert i rekneskapen. Jamfør Bestemmelsene om økonomistyring i staten punkt 5.4.2.

    Utløysande hending: Det kjem ei OCR-fil frå banken.

    Rører ved andre rutiner: Prosess for innlesing av fil og 5.2 Registrering av ordre og utskrift av faktura

    Definisjonar

    • OCR = Optical Character Recognition (innbetalingsfiler)
    • GL18b = Bilagsspesifikasjon
    • CU08 = Rapport for innlesning av OCR-fil
    • KID = Kundeidentifikasjon

    Framgangsmåte og arbeidsdeling

    Utførast avOppgåve - handling
    DFØ Automatisk innlesning
    OCR-innbetalingsfiler som  vert motteke frå bank lesast fortløpande inn i hovedbok. Dette for at arbeidskonto i rekneskapen og reskontro til ein kvar tid skal vere oppdatert, og for at eventuelle feil eller manglar skal bli retta så snart som råd.

    Bokføringsliste (GL18b) oversendast automatisk til verksemda på e-post for oppbevaring.
    Kunde Kontroll av feilkonto
    Sjekk løpande at beløp ikkje har hamna på feilkonto. Dersom det er tilfelle, benytt kvitteringsliste (CU08) for å finne årsaken. 

    Utarbeid omposteringsbilag og korrigerer transaksjoner som har hamna på feilkonto i hovedbok.

     Gyldig frå 10. mars 2016

  • Rutinen skal sikre riktig behandling av oppgjør for refusjoner og innbetalte krav. I tillegg at ukjente krav identifiseres og behandles på riktig måte i henhold til bestemmelsene om økonomistyring i staten punkt 5.4.2.

    Utløsende hendelse 

    • Kontroll av innbetalingsbilag fra bank
    • Forskuddsinnbetalinger (ukjente innbetalinger)
    • Behandling av "feilinnbetalinger"
    • Kontroll av mottatte bilag
    • Bokføring

    Ansvarlig gjennomfører: Kunde, DFØ og Bank (kontofører)

    Berører andre rutiner: 6.5 Oppfølging av utestående krav

    FullserviceDelserviceOppgave - handlingReferanser
    BankBankKontoutdrag for arbeidskonti og oppgjørskonti oversendes virksomheten.  Kopi av oppgjørskonti sendes på e-post til DFØ.  Bestemmelsene 3.7.1 og 3.7.2 
    Rundskriv R-104
    KundeKundeMottak av kontoutdrag og utarbeidelse av bilag  
    Melding om innbetaling mottas fortløpende fra bank. Foreta søk etter kravgrunnlag i fakturasystem eller reskontro dersom meldingen ikke inneholder tilstrekkelig opplysninger for å kunne identifisere innbetalingen.  Utarbeid bilag på bakgrunn av kontoutdrag for arbeidskonti. Konter innbetalingen og påfør reskontronummer og/eller fakturanummer eller tilsvarende identifikasjon for å lette arbeidet ved bokføring av innbetalingen. Send inn til bokføring. Sjekk at avregningsreturer, OCR-innbetalinger og lønnsutbetalinger er lest inn.  
    Bestemmelsene 3.7.4 
    DFØ
    KundeBokføring av bevegelse på oppgjørskonto i Norges Bank - manuelle innbetalinger
    Posteringene gjøres med utgangspunkt i det utarbeidede bilaget. DFØ setter opp transaksjonstriggere som bokfører endringen mellom arbeids- og oppgjørskonto til hovedbok.  
    Bestemmelsene 4.4.4 og 4.4.5 
    DFØKundeBokføring av bevegelse på oppgjørskonto i Norges Bank – transaksjonstrigger ved filinnlesning
    For elektroniske ut- og innbetalinger i bank setter DFØ opp transaksjonstriggere som bokfører endringen mellom arbeids- og oppgjørskonto til hovedbok. Det vil gjelde filer som genereres ut fra avregning for fakturautbetalinger, OCR-innbetalinger og lønnsutbetalinger. 
    Bestemmelsene 4.3.2 
    DFØKundeUkjente innbetalinger
    Dersom innbetalingen kommer fra en ukjent betaler skal denne bokføres på en interimskonto inntil endelig avklaring.
    Bestemmelsene 4.4.6 
    DFØKundeBehandling av ”feilinnbetalinger”
    Dersom innbetalinger feilaktig mottas på virksomhetens arbeidskonto, skal  innbetalingen føres på interimskonto inntil beløpet tilbakebetales. Beløpet skal reskontroføres (opprett manuell faktura).
    Bestemmelsene 4.4.7 og 5.4.2.4
    Rutiner avstemming D2
    DFØKundeInterimskonto
    Det må foreligge rutiner for regelmessig avstemming av Interimskonto for å sikre at uidentifiserte innbetalinger blir utlignet eller tilbakebetalt. Kontoen(e) skal dekkes av rutiner for obligatoriske avstemminger i avstemmingsmappen.   
    Bestemmelsene 4.4.5-4.4.6
    Rutiner avstemming D2
    DFØKundeAvstemming
    Avstemming av arbeidskonti og oppgjørskonti gjennomføres i samsvar med den veiledningen for bankavstemming som finnes i avstemmingsmappen.
    Bestemmelsene kap. 4 
    Rutiner avstemming A1
    KundeKundeOppbevaring
    I tillegg til de manuelle bilagene for posteringer på oppgjørskonto skal man også oppbevare GL18 - Bokføring betalingsoppdrag for inn og utbetalinger, og for lønnsfiler må det manuelt tas ut GL02 - Bilagsjournal for hver lønnsinnlesning. Bilagsjournalen skal spesifiseres slik at den bare viser triggerposteringene.
    Bestemmelsene 4.4.10
    Rutine 13.1

     Gjelder fra 10. mars 2016

  • Formålet med rutinen er å sikre at all kontantomsetning og øvrige innbetalinger over kasse registreres og bokføres på en betryggende måte, samt at kontantbeholdning er betryggende sikret i henhold til Bestemmelsene om økonomistyring i staten punkt 5.4.6.

    Berører andre rutiner 

    • 3.2 Manuelle utbetalingsbilag
    • 4.6 Kontante utbetalinger (håndkasse)
    • 6.2 Mottak og bokføring av manuelle innbetalinger
    Utføres avOppgave - handling
    Kunde Kontantinnbetaling
    Betaling av varer og/eller tjenester som selges kontant skal registreres på kasseapparat, eller bankterminal. Betaling skal skje mot kvittering.

    Bankremisser må påføres endossement - stempel for godskrift på virksomhetens arbeidskonto.

    Kontantbeholdning skal oppbevares på betryggende måte, og tilgang til kontanter og andre verdipapirer skal være begrenset.
    KundeKontantinnbetaling av krav
    Ved kontantomsetning skal det gis kvittering til kunden. Kvitteringen kan være i form av utskrift fra et kasseapparat, terminal eller tilsvarende system. Har ikke virksomheten tekniske hjelpemidler som skriver ut en kvittering for kontantomsetningen, kan det brukes forhåndsnummererte kvitteringer i en kvitteringsblokk. En kvitteringsblokk består gjerne av tre deler. En del leveres kunden, en del brukes som grunnlag for registrering i økonomisystemet, og en del beholdes i kvitteringsblokken for dokumentasjon av at ingen kvitteringer er borte. Dersom kunden betaler med bankkort eller kredittkort i en betalingsterminal, er det vanlig at kunden også får kvittering for bruk av betalingsterminalen.

    Ved eventuell feilskrift skal alle tre eksemplarene oppbevares samlet.

    Regnskapsbilaget konteres tilsvarende innbetalinger over bank, men inngår som en del av kontant/kasseoppgjøret.

    Mottatte kontanter/remisser skal daglig innbetales på virksomhetens arbeidskonto.
    Kunde  Kasseoppgjør, bruk av fast kassebeholdning
    Hovedregelen er at kasseoppgjør skal gjøres daglig. Kasseoppgjøret skal vise sum innbetalinger i følge kasseapparat/kassebok, avstemming mot mottatte kontanter, remisser og betalinger via betalingsterminal.
    Kasseoppgjørene skal dateres og signeres, og sammen med underdokumentasjonen behandles som vanlige regnskapsbilag.

    Ved differanser i kasseoppgjøret føres differansen til konto for kassedifferanser i balansen for videre oppfølgning. Uavklarte differanser fremlegges budsjettansvarlig innen 3 måneder for eventuell utgiftsføring. Vesentlige feil skal straks rapporteres til overordnet myndighet
    Kontroll før registrering i hovedbok 
    Før bokføring skal kasseoppgjørene avstemmes, dateres og signeres. Nødvendig kontering skal påføres og godkjennes i henhold til regelverket. 

    Gyldig fra 01.04.2016

  • Beskriver rutine for håndtering av mottatte verdipostforsendelser i henhold til Bestemmelsene om økonomistyring i staten punkt 5.4.7 og 5.4.8.

    Berører andre rutiner: 6.2 Mottak og bokføring av manuelle innbetalingsbilag

    Utføres avOppgave - handling
    KundeMottak av verdipost
    Når det oppdages at post til virksomheten inneholder verdier, skal sendingen åpnes eller behandles i fellesskap av to tilsatte.

    Betalingsmidler i form av sjekker, giroutbetalinger og tilsvarende påføres arbeidskontonummer for godskrift på virksomhetens konto av de tjenestemenn som åpner posten (hvis det ikke er gjort av avsenderen).
    Det er ikke vanlig at tjenestemenn har fullmakter i bank eller post som gjør det mulig å heve betalingsmidler som er kommet inn, i kontanter.
    Registrering av verdipost
    All verdipost skal straks registreres i en verdiprotokoll. Dersom det benyttes løsblad i protokollen skal disse være fortløpende nummerert.

    I verdiprotokollen skal det fylles ut ankomstdato, verdiens art og beløp, avsender og en kort beskrivelse av hva betalingen gjelder og hvem som skal behandle saken videre.

    Verdiprotokollen skal underskrives av begge tjenestemennene og oppbevares på en betryggende måte.
    KundeInnsetting på konto
    En kopi av verdiprotokollen skal følge betalingsmidlene som fortløpende settes inn på virksomhetens bankkonto. Oversendelsesdato skal innføres i verdiprotokollen. Kvittering for at betalingsmidlene er innbetalt på virksomhetens konto heftes til kopien av verdiprotokollen.

    Kvittering for innbetaling eller melding fra banken om mottatt beløp danner grunnlag for bokføring. Det føres en referanse til bokføringsbilag i verdiprotokollen.
    Kunde Regnskapsbilaget bokføres etter samme rutine som andre manuelle innbetalinger.

    Gyldig fra 10. mars 2016

  • Utestående fordringer skal gjennomgås regelmessig i virksomheten for å sikre at “åpne poster” blir fanget opp og purret. Det gjelder for alle typer krav og refusjoner.

    Rutinen skal sikre at utestående fordringer og eventuelle renter ikke blir foreldet, gjennom

    • purring på kravene
    • sikring av krav gjennom utlegg
    • realisering av pant

    Se bestemmelsene om økonomistyring i staten punkt 5.4.2.5 

    Det må undersøkes om det finnes lovhjemmel for innfordringstiltak for kravet. Innkreving må fortsette så lenge det er mulighet for at kravet kan dekkes, helt eller delvis. F.eks. ved at det tas utlegg i formuesgoder eller utleggstrekk i lønn m.m.

    Utløsende hendelse: Krav er ikke betalt innen forfall og det må gjøres en vurdering om det skal purres.

    Berører andre rutiner

    Utføres avOppgave - handling
    KundeUtarbeide interne rutiner for oppfølging av restanser
    Virksomheten må ha etablert systemer og rutiner for oppfølging, purring og sikring av krav. Se bestemmelsene 2.4 og 5.4.1.
    KundeProduser purrefaktura i økonomisystemet etter virksomhetens fastsatte rutiner
    Purrefakturaen skal varsle om eventuelle renter, gebyr og mulig innfordringstiltak ved manglende oppgjør.
    Det må på forhånd være avklart om det finnes lovhjemmel for innfordringstiltak eller inkasso for aktuell type fordring.
    KundeDersom kravet ikke er gjort opp etter purring må det vurderes  om det kan iverksettes ytterligere tiltak mot debitor for å få innfridd kravet.

    Kravet oversendes til innkreving eller inkasso ut fra inngått avtale.
    KundeDersom kravet gjøres opp i forbindelse med igangsatt innfordring utlignes den “åpne posten” i økonomisystemet ved oppgjør.
    KundeDersom  innfordringstiltaket ikke medfører dekning for det utestående beløp, og det etter en grundig vurdering anses som ikke mulig å inndrive kravet, kan innkreving stilles i bero. Se bestemmelsene 5.4.3. Det tas eventuelt også hensyn til kostnaden ved ytterligere innkreving.

    Saken skal kunne tas opp til ny vurdering på et senere tidspunkt. Se bestemmelsene 5.4.3. Dersom sannsynligheten for innfrielse av krav er liten og at det foreligger et forventet tap skal kravet føres ut av reskontro. Det skal dokumenteres hva som er gjort for å få kravet innfridd.

    Virksomheten skal ha oversikt over denne type fordringer da kravet kan gjøres gjeldende for debitor på et senere tidspunkt dersom mulighet for dekning endrer seg. Virksomheten må være oppmerksom på foreldelsesfrist for kravet og avbryte denne ved sannsynlighet for dekning av kravet.
    For krav der det ikke er adgang til å gjennomføre innfordringstiltak må fullmakter til ettergivelse av krav innhentes fra departementet.
    KundeEt skriftlig vedtak hvor kravet er ettergitt eller opphørt (foreldet) følges opp ved å postere kravet ut av reskontro. Beslutning om ettergivelse eller avskrivning skal være tatt av overordnet departement på bakgrunn av samtykke fra Finansdepartementet, se bestemmelsene 5.4.4 og 5.4.5.
    KundeFor fordringer som er gjort opp etter forfall bør det vurderes om det er hjemmel for renteberegning. Varsel om renteberegning må være gitt i forbindelse med utfakturering.

    Tips
    Det er viktig at rutinen følges for å unngå at krav foreldes. Husk det skal foreligge kommentarer til eldre poster i reskontro. God dokumentasjon av tiltak vil være viktig ved vurdering av grunnlag for ytterligere innkrevingstiltak eller ettergivelse av krav.

    Gyldig fra 10. mars 2016

7. Bokføring av hovedbokbilag

  • Hensikten med rutinen er å sikre at endring av tidligere postering er sporbar og dokumentert, med henvisning til opprinnelige posteringer.

    Utløsende hendelse: Det er avdekket feil i regnskapsposter.

    Ansvarlig gjennomfører: Kunde og DFØ

    FullserviceDelserviceOppgave - handling
    DFØDFØFeilpostering fra lønnssystem
    Avgivende forsystem (f.eks. SAP) overfører posteringer til hovedbok i økonomisystemet. Posteringer mot ugyldige dimensjoner i konteringsstreng skal bokføres mot feilkonto da feil som hovedregel skal korrigeres via avgivende forsystem.  

    Bestemmelsene om økonomistyring i staten punkt 4.4.7 
    KundeKundeKontroll av feilpostering i innlesing av data fra SAP DFØ sender feilliste til virksomheten som kontrollerer avvikene og følger disse opp ut fra følgende alternativer:

    1. Virksomheten må sørge for at korrigering av feilkontering i forsystem blir utført. Posteringer mellom feilkonto og aktuelle konti fra forsystem bør korrigeres innen førstkommende lønnskjøring.

    2. Unntaksvis kan virksomheten utarbeide et omposteringsbilag for poster som ikke kan korrigeres i avgivende system.


    Manuelle omposteringer 

    FullserviceDelserviceOppgave - handling
    KundeKundeMal for omposteringsbilag fylles ut, Skjema 6.1. Bilaget tekstes med kryssreferanse til opprinnelig bilag og attesteres
    DFØDFØRegistrering av bilag på aktuell periode.    


    Ompostering på fil 

    FullserviceDelserviceOppgave - handling
    KundeKundeExcelmal med posteringer fylles ut, tekstet med kryssreferanse til opprinnelig bilag. Kunde må utarbeide attestert regnskapsbilag, eksempelvis attestert utskrift av fil eller attestert rapport GL07 bokføringsspesifikasjon.

    Mal for excelerator får du tilsendt ved å ta kontakt med regnskap@dfo.no.
    DFØDFØFilen leses inn i UBW (Agresso) og bokføres på aktuell periode.   


    Digitale bilag 

    FullserviceDelserviceOppgave - handling
    KundeKundeBilaget mottaksregistreres og tekstes med kryssreferanse til opprinnelig bilag. Eventuell underdokumentasjon legges til som vedlegg. Se rutine 9.1 .
    KundeKundeLagring av bilaget starter arbeidsflyt etter innmeldt oppsett. Bilaget må attesteres og godkjennes i UBW (Agresso) innen periodens bilagsfrist før det blir bokført. Bilag som føres på en periode som er stengt vil ikke bli bokført. Kunden må hente opp bilaget i menypunktet «mottaksregistrering av hovedbokstransaksjoner», sette inn ny periode og deretter sende bilaget på ny flyt før det bokføres.  

    Se veiledninger for digitale bilag.
    DFØDFØBilag som er ferdig behandlet innen periodens bilagsfrist vil automatisk bli bokført. 

    Gjelder fra 21. september 2017

  • Formålet med rutinen er å sikre at endring av tidligere postering er sporbar og dokumentert.

    Utløsende hendelse: Det er avdekket feil ved inngående eller utgående faktura.

    Ansvarlig gjennomfører: Kunde og DFØ

    Berører andre rutiner: 5.2 Registrering av ordre og utskrift av faktura

    Framgangsmåte og arbeidsdeling

    FullserviceDelserviceOppgave - handling
    DFØKundeParkering av bilag
    Når virksomheten varsles om feil på reskontro eller oppdager feil under bilagsbehandling og oppfølging, skal bilaget parkeres i påvente av korrigering.
    DFØKundeKorrigeringsbilag
    Utarbeid et korrigeringsbilag på korrekt skjema med angivelse og henvisning til opprinnelig bilag. Bruk skjema 6.1 og 6.2.

    Spesielle forhold knyttet til korreksjon av åpne poster:

    Faktura (leverandør)

    I korreksjonsposteringen må det opprinnelige bilaget (som står som åpen post i reskontroen) utlignes. Kopi av opprinnelig faktura benyttes som regnskapsbilag. 

    Eventuell ny faktura sendes til fakturamottaket. MERK: For å unngå at feilposteringen utbetales parkeres posten midlertidig innen utligning kan gjennomføres.  

    Faktura (kunde) 
    Ved feil produseres kreditnota og eventuell ny faktura utstedes i logistikkmodulen.
    KundeKundeUtligningsbilag
    Utarbeid et utligningsbilagene på korrekt skjema med angivelse og henvisning til opprinnelig bilag. Bruk skjema 6.2.
    DFØKundeBilag posteres i Unit4 Business World (Agresso).

    Gjelder fra 5. april 2016

  • Formålet med rutinen er å sikre at lønnsdata fra SAP blir oppdatert korrekt i kundens firma i Unit4 Business World - Agresso (UBW).

    Utløsende hendelse

    • Overføring av lønnsdata fra SAP til virksomhetens firma i Unit4 Business World - Agresso.
    • Innlesning og bokføring av fil i Unit4 Business World - Agresso
    • Bokføring av lønn
    • Avstemming av innleste lønnsdata
    • Korrigering av feil i lønnsdataene, kodebruk, lønnsberegning etc.

    Ansvarlig gjennomfører: Kunde og DFØ

    Berører andre rutiner: 9.1 Periodeavslutning

    Definisjoner: GL07 Avregningsliste

    Utføres avOppgave - handling
    DFØOverføring av lønnsdata fra SAP til kundens firma i Unit4 Business World (Agresso)
    Filene fra SAP overføres automatisk fra lønnssystemet til UBW. Det produseres i SAP en kontrollfil som inneholder sum debetbeløp og antall transaksjoner på filen. Filen legges ut på Opal_con under aktuelt firma.
    DFØInnlesning og bokføring av fil i Unit4 Business World (Agresso)
    Filene fra SAP leses automatisk inn i Unit4 Business World -  Agresso. Oppdatering skjer automatisk.

    Dersom det er feil/mangler i konteringen kommer det en feilliste og filen blir ikke bokført. 

    DFØ leser deretter inn filen på nytt fra ajourhold forsystemtransaksjoner.  GL07 som dannes ved innlesingen sendes virksomheten til den e-postadressen som er registrert i «firmaopplysninger» i UBW.  GL07 viser også hva som er postert på feilkonto. Dette danner grunnlaget for retting i SAP.
    KundeOmpostering av transaksjoner på feilkonto
    Posteringer på feilkonto skal  rettes i systemet der feilen oppstod.

    Se rutine 7.1, bestemmelsene om økonomistyring i staten punkt 4.4.7 og fane A3 i avstemmingsmappen.

    Tips

    Feil oppstått i SAP skal rettes i SAP. Også feil bruk av begrepsverdier. Det er viktig at virksomheten oppdaterer Unit4 Business World (Agresso) når det tas i bruk en ny begrepsverdi i SAP. Det gjelder også når en stengt begrepsverdi åpnes for videre bruk.

    Ansattnummer blir automatisk overført fra SAP til Unit4 Business World (Agresso).

    Gjelder fra 27. april 2016

8. Import fra forsystem

  • Formålet med rutinen er å beskrive hvordan import fra virksomheters forsystem kan skje.

    Utløsende hendelse: Når en virksomhet tar i bruk forsystem med regelmessig overføring til ett av DFØ sine system.

    Ansvarlig gjennomfører: Kunde og DFØ

    Utføres av Oppgave - handlingReferanse
    KundeProduser og oversend fil fra virksomhetens forsystem (for eksempel saksbehandlersystem) i henhold til avtale. Produser en overføringsliste som kvittering på produksjon av fil fra forsystemet. Oppbevar listen i virksomhetens arkiv.
    DFØDFØ mottar fil fra eksternt system i henhold til avtale.

    Filen blir deretter overført til område for filimport.
    DFØInnlesing av fil
    Filen skal leses inn i henhold til avtalte tidsfrister.

    Kvitteringslisten for innlesing returneres til virksomheten. For eksempel:

    CS15 Rapport ved import av kunder/leverandører.
    GL07 Rapport ved import til hovedbok, leverandør- eller kundereskontro.

    Ved innlesing av salgsordrer kommer det en feilliste LG04 dersom det er feil på fila, for eksempel uoverensstemmelse mot kunderegisteret. Dersom alt er i orden genereres en GL07 bokføringsliste ved utfakturering.
    DFØ / KundeBehandling av eventuell feilliste
    Dersom feilliste blir produsert, blir den forelagt virksomheten som retter feilen i forsystemet og produserer ny fil.
    Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.4.7
    KundeKontroll av kvitteringsliste
    Kvitteringslisten skal kontrolleres mot forsystemet. Den som utfører avstemminger skal signere og datere for utført arbeid på det dokumentasjonsmateriale som oppbevares.

    Avstemminger kan gjøres
    • manuelt ved uttrekk av rapporter fra virksomhetens økonomisystem, og der rapportene avstemmes mot annen dokumentasjon
    • elektronisk ved at opplysninger fra økonomisystemet avstemmes mot opplysninger fra andre systemer

    Eksempel på manuell avstemming: Virksomheten må selv sjekke innhold og antall ved innlesing av ordrer ved å ta ut en spørring på salgsordre. Dersom avstemmingene gjøres elektronisk og oppbevares elektronisk bør det legges til rette for at signering og datering skjer i systemet.
    Rutine 5.2 registrering av salgsordre

    Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.4.5

    Gjelder fra 13. april 2016

9. Periodiske kontroller

Periodeavslutning for bruttobudsjetterte virksomheter

  • Hensikten med rutinen er å sikre at perioden blir avsluttet etter at de nødvendige bilag er bokført i perioden, og at nødvendig dokumentasjon er tatt vare på for ettertiden.

    Definisjoner

    • Rapporteringsperiode: Måneden som avsluttes, avstemmes og rapporteres til Statsregnskapet på s-rapport eller likvidrapport. 
    • Avstemmingsperiode: Måneden etter rapporteringsperioden, måneden der selve avstemmingen utføres og rapportering foretas.  

    Framgangsmåte og arbeidsdeling

    HvaUtføres avOppgave - handling
    Månedsskifte DFØMånedsskifte: Sette aktuell periode
    Sette aktuell periode i UBW (Agresso) første virkedag i måneden.
    Klargjøre avstemmingVirksomhet Klargjøre avstemming: Bokføre bilag
    Bokføre alle periodens bilag innen 7. virkedag.

    Gi beskjed til DFØ om at perioden er klar for avstemming når siste bilag er bokført.
    DFØ / VirksomhetKlargjøre avstemming: Kontrollere bokføring og innlesing
    Kontrollere at:
    • alle manuelle bilag er bokført
    • alle oversendte bilag er registrert
    • alle avregningsreturer og ocr-innbetalinger er lest inn
    • alle lønnskjøringer er lest inn
    • alle øvrige transaksjoner fra forsystemer er lest inn
    DFØ Klargjøre avstemming: Kontrollere kontantregnskap
    Kontrollere at kontantregnskapet balanserer og at det ikke er feil på genereringen av kontantregnskapet i UBW (Agresso). Feil følges opp og korrigeres i samråd med kunde.
    DFØKlargjøre avstemming: Lukke periode
    Lukke rapporteringsperioden i UBW (Agresso) ved oppstart av avstemmingen.
    Avstemming før rapportering DFØ / Virksomhet Avstemming før rapportering: Avstem del A
    Avstemme del A i avstemmingsmappen.

    Avstemmingene utføres i henhold til avstemmingsmappen, dens arbeidsdeling og gjeldende avstemmingsveiledninger.

    DFØ gir beskjed til kunde når del A er utført og s-rapporten er klar for gjennomgang og signering. 
    RapporteringDFØ Rapportering: Legge ut S-rapport
    Lagre s-rapporten på opal_con* for gjennomgang og signering av kunde.
    Virksomhet Rapportering: Kontroll og signering av S-rapport
    Kontrollere s-rapporten før signering. Dette bør minimum omfatte følgende kontroller:
    • Det rapporteres kun på statskonti som virksomheten har fullmakt til å rapportere på, jf. tildelingsbrev, belastningsfullmakter, rundskriv etc.
    • Kombinasjoner av statskonto og artskonto som det rapporteres på er logiske jf. standard kontoplan (f.eks. kostnadskonti rapporteres på utgiftskapitler, balansekonti rapporteres på mellomværende etc.
    • Konti som etter standard kontoplan ikke skal kobles mot statens kontoplan fremkommer ikke på s-rapporten (f.eks. kontogruppe 52*, NAV-konti på 157*-serien og konti brukt for SRS-posteringer).
    • Beløp rapportert som utgifter, inntekter og mellomværende på s-rapporten er rimelige basert på virksomhetens regnskap.


    Signere og sende s-rapporten til DFØ så snart som mulig og senest innen kl. 16.00 dagen før statsregnskapets rapporteringsfrist. Signeringen er en bekreftelse på at s-rapporten er kontrollert og kan sendes til statsregnskapet.

    Statsregnskapets tidsfrister kan finnes her. Rapportering skal gjennomføres hver måned.
    DFØ Rapportering: Innrapportering S-rapport
    Laste opp s-rapporten i statsregnskapets mottakssystem.

     Dersom s-rapporten blir avvist av statsregnskapet, må feil korrigeres og ny rapport sendes inn. Dersom feilen må rettes ved endringer i s-rapporten, må den korrigerte s-rapporten godkjennes av kunde før den oversendes på nytt.
    DFØ Rapportering: A-rapport
    Hente a-rapporten i statsregnskapets mottakssystem og lagre denne på opal_con*.

    Rapporten er tilgjengelig i statsregnskapets mottakssystem dagen etter rapporteringsfristen.
    Avstemming etter rapporteringDFØ / Virksomhet Avstemming etter rapportering: Avstem del B-E
    Avstemme del B-E i avstemmingsmappen innen utgangen av avstemmingsperioden. Avstemmingene utføres i henhold til avstemmingsmappen, dens arbeidsdeling og gjeldende avstemmingsveiledninger.

    DFØ gir beskjed til kunde når avstemmingene er ferdig og avstemmingsmappen med aktuelle rapporter er lagret på opal_con*.

    Avstemming etter rapportering: Avvikende frister
    Fristen for avstemming av del C-E i avstemmingsmappen for rapporteringsperiode juni er utvidet med en måned til 31. august grunnet ferieavvikling.
    Avslutte regnskaps-perioder DFØ Avslutte regnskapsperioder: Terminere periode
    Terminere rapporteringsperioden i UBW-Agresso innen utløpet av avstemmingsperioden.   
    Gjennomgang av avstemminger VirksomhetGjennomgang av avstemminger: Rimelighetsvurdering
    Rimelighetsvurdere avstemminger utført av DFØ. En rimelighetsvurdering vil blant annet innebære:
    • kontroll av at alle avstemminger er utført og kvittert ut
    • kontroll av at ev. differanser er kommentert og forklart
    • oppfølging av avvik som skal følges opp (faner i avstemmingsmappen med gul eller rød avstemmingskode).


    Ta kontakt med DFØ dersom det er spørsmål om utfyllingen av avstemmingsmappen.
    Virksomhet Gjennomgang av avstemminger: Avstemmingsoversikt
    Signere og sende avstemmingsoversikten i avstemmingsmappen til DFØ innen den 15. i måneden etter avstemmingsperioden.

    Signeringen er en bekreftelse på at avstemmingene er mottatt og at det er gjennomført en rimelighetsvurdering av avstemmingene. 
    Gjennomgang av avstemminger: Avvikende frister
    Fristen for oversendelse av avstemmingsoversikten for rapporteringsperiode juni er satt til 15. september, som følge av utvidet frist for avstemming av del C-E i avstemmingsmappen.

    * Dersom kunden ikke har tilgang til opal_con, oversendes dokumentasjonen på e-post.

    DFØ kan sette andre frister i forbindelse med offentlige helligdager og årsavslutningen, dersom det er nødvendig.

    Gyldig fra 1. juni 2017

  • Hensikten med rutinen er å sikre at perioden blir avsluttet etter at de nødvendige bilag er bokført i perioden, og at nødvendig dokumentasjon er tatt vare på for ettertiden.

    Definisjoner

    • Rapporteringsperiode: Måneden som avsluttes, avstemmes og rapporteres til Statsregnskapet på s-rapport eller likvidrapport. 
    • Avstemmingsperiode: Måneden etter rapporteringsperioden, måneden der selve avstemmingen utføres og rapportering foretas.  

    Framgangsmåte og arbeidsdeling

    Utføres avOppgave - handling
    DFØMånedsskifte: Sette aktuell periode
    Sette aktuell periode i UBW-Agresso første virkedag i måneden.
    VirksomhetKlargjøre avstemming: Sende inn bilag
    Sende bilag til bokføring til DFØ løpende gjennom måneden. Periodens siste bilag sendes senest 5. virkedag i avstemmingsperioden.

    Gi samtidig beskjed om at perioden er klar for avstemming.   
    DFØKlargjøre avstemming: Kontrollere bokføring og innlesing
    Kontrollere at:
    • alle manuelle bilag er bokført
    • alle oversendte bilag er registrert
    • alle avregningsreturer og ocr-innbetalinger er lest inn
    • alle lønnskjøringer er lest inn
    • alle øvrige transaksjoner fra forsystemer er lest inn
    DFØKlargjøre avstemming: Kontrollere kontantregnskap
    Kontrollere at kontantregnskapet balanserer og at det ikke er feil på genereringen av kontantregnskapet i UBW-Agresso. Feil følges opp og korrigeres i samråd med kunde.  
    DFØKlargjøre avstemming: Lukke periode
    Lukke rapporteringsperioden i UBW-Agresso ved oppstart av avstemmingen.
    DFØAvstemming før rapportering: Avstem del A
    Avstemme del A i avstemmingsmappen.

    Avstemmingene utføres i henhold til avstemmingsmappen, dens arbeidsdeling og gjeldende avstemmingsveiledninger.

    Gi beskjed til kunde når avstemmingene er utført og s-rapporten er klar for gjennomgang og signering.
    DFØRapportering: Legge ut S-rapport
    Lagre s-rapporten på opal_con* for gjennomgang og signering av kunde.   
    VirksomhetRapportering: Kontroll og signering av S-rapport
    Kontrollere s-rapporten før signering. Dette bør minimum omfatte følgende kontroller:
    • Det rapporteres kun på statskonti som virksomheten har fullmakt til å rapportere på, jf. tildelingsbrev, belastningsfullmakter, rundskriv etc.
    • Kombinasjoner av statskonto og artskonto som det rapporteres på er logiske jf. standard kontoplan (f.eks. kostnadskonti rapporteres på utgiftskapitler, balansekonti rapporteres på mellomværende etc.
    • Konti som etter standard kontoplan ikke skal kobles mot statens kontoplan fremkommer ikke på s-rapporten (f.eks. kontogruppe 52*, NAV-konti på 157*-serien og konti brukt for SRS-posteringer).<7li>
    • Beløp rapportert som utgifter, inntekter og mellomværende på s-rapporten er rimelige basert på virksomhetens regnskap.
    Signere og sende s-rapporten til DFØ så snart som mulig og senest innen kl. 16.00 dagen før statsregnskapets rapporteringsfrist. Signeringen er en bekreftelse på at s-rapporten er kontrollert og kan sendes til statsregnskapet.

    Statsregnskapets tidsfrister kan finnes her.

    Rapportering skal gjennomføres hver måned.   
    DFØRapportering: Innrapportering S-rapport
    Laste opp s-rapporten i statsregnskapets mottakssystem.

    Dersom s-rapporten blir avvist av statsregnskapet, må feil korrigeres og ny rapport sendes inn. Dersom feilen må rettes ved endringer i s-rapporten, må den korrigerte s-rapporten godkjennes av kunde før den oversendes på nytt. 
    DFØRapportering: A-rapport
    Hente a-rapporten i statsregnskapets mottakssystem og lagre denne på opal_con*.

    Rapporten er tilgjengelig i statsregnskapets mottakssystem dagen etter rapporteringsfristen.
    DFØ / VirksomhetAvstemming etter rapportering: Avstem del B-E
    Avstemme del B-E i avstemmingsmappen innen utgangen av avstemmingsperioden. Avstemmingene utføres i henhold til avstemmingsmappen, dens arbeidsdeling og gjeldende avstemmingsveiledninger.

    DFØ gir beskjed til kunde når avstemmingene er ferdig og avstemmingsmappen med aktuelle rapporter er lagret på opal_con*.        
    Avstemming etter rapportering: Avvikende frister
    Fristen for avstemming av del C-E i avstemmingsmappen for rapporteringsperiode juni er utvidet med en måned til 31. august grunnet ferieavvikling.
    DFØAvslutte regnskapsperioder: Terminere periode
    Terminere rapporteringsperioden i UBW-Agresso innen utløpet av avstemmingsperioden.   
    VirksomhetGjennomgang av avstemminger: Rimelighetsvurdering
    Rimelighetsvurdere avstemminger utført av DFØ. En rimelighetsvurdering vil blant annet innebære: kontroll av at alle avstemminger er utført og kvittert ut
    • kontroll av at ev. differanser er kommentert og forklart
    • oppfølging av avvik som skal følges opp (faner i avstemmingsmappen med gul eller rød avstemmingskode)
    Ta kontakt med DFØ dersom det er spørsmål om utfyllingen av avstemmingsmappen. 
    VirksomhetGjennomgang av avstemminger: Avstemmingsoversikt
    Signere og sende avstemmingsoversikten i avstemmingsmappen til DFØ innen den 15. i måneden etter avstemmingsperioden.

    Signeringen er en bekreftelse på at avstemmingene er mottatt og at det er gjennomført en rimelighetsvurdering av avstemmingene.   
    Gjennomgang av avstemminger: Avvikende frister
    Fristen for oversendelse av avstemmingsoversikten for rapporteringsperiode juni er satt til 15. september, som følge av utvidet frist for avstemming av del C-E i avstemmingsmappen.

    * Dersom kunden ikke har tilgang til opal_con, oversendes dokumentasjonen på e-post.

    DFØ kan sette andre frister i forbindelse med offentlige helligdager og årsavslutningen, dersom det er nødvendig.

    Gyldig fra 1. juni 2017

  • Hensikten med rutinen er å sikre at perioden blir avsluttet etter at de nødvendige bilag er bokført i perioden, og at nødvendig dokumentasjon er tatt vare på for ettertiden.

    Definisjoner

    • Rapporteringsperiode: Måneden som avsluttes, avstemmes og rapporteres til Statsregnskapet på s-rapport eller likvidrapport. 
    • Avstemmingsperiode: Måneden etter rapporteringsperioden, måneden der selve avstemmingen utføres og rapportering foretas.  
    Utføres avOppgave - handling
    DFØ  Klargjøre avstemming: Sette aktuell periode
    Sette aktuell periode i UBW-Agresso første virkedag i måneden.
    VirksomhetKlargjøre avstemming: Bokføre bilag
    Bokføre alle periodens bilag innen 7. virkedag. Gi beskjed til DFØ om at perioden er klar for avstemming når siste bilag er bokført.   
    VirksomhetKlargjøre avstemming: Bokføre bilag (SRS)
    Bokføre alle SRS-bilag innen den 25. i avstemmingsperioden.   
    DFØ / VirksomhetKlargjøre avstemming: Kontrollere bokføring og innlesing
    Kontrollere at:
    • alle manuelle bilag er bokført
    • alle oversendte bilag er registrert
    • alle avregningsreturer og ocr-innbetalinger er lest inn
    • alle lønnskjøringer er lest inn
    • alle øvrige transaksjoner fra forsystemer er lest inn
    DFØKlargjøre avstemming: Kontrollere kontantregnskap
    Kontrollere at kontantregnskapet balanserer og at det ikke er feil på genereringen av kontantregnskapet i UBW-Agresso. Feil følges opp og korrigeres i samråd med kunde.   
    DFØKlargjøre avstemming: Lukke periode
    Lukke rapporteringsperioden i UBW-Agresso den 25. i avstemmingsperioden.
    DFØ / VirksomhetAvstemming før rapportering: Avstem del A
    Avstemme del A i avstemmingsmappen.

    Avstemmingene utføres i henhold til avstemmingsmappen, dens arbeidsdeling og gjeldende avstemmingsveiledninger.

    DFØ gir beskjed til kunde når del A er utført og s-rapporten er klar for gjennomgang og signering. 
    DFØRapportering: Legge ut S-rapport
    Lagre s-rapporten på opal_con* for gjennomgang og signering av kunde.   
    VirksomhetRapportering: Kontroll og signering av S-rapport
    Kontrollere s-rapporten før signering. Dette bør minimum omfatte følgende kontroller:
    • Det rapporteres kun på statskonti som virksomheten har fullmakt til å rapportere på, jf. tildelingsbrev, belastningsfullmakter, rundskriv etc.
    • Kombinasjoner av statskonto og artskonto som det rapporteres på er logiske jf. standard kontoplan (f.eks. kostnadskonti rapporteres på utgiftskapitler, balansekonti rapporteres på mellomværende etc.
    • Konti som etter standard kontoplan ikke skal kobles mot statens kontoplan fremkommer ikke på s-rapporten (f.eks. kontogruppe 52*, NAV-konti på 157*-serien og konti brukt for SRS-posteringer).
    • Beløp rapportert som utgifter, inntekter og mellomværende på s-rapporten er rimelige basert på virksomhetens regnskap.
    Signere og sende s-rapporten til DFØ så snart som mulig og senest innen kl. 16.00 dagen før statsregnskapets rapporteringsfrist. Signeringen er en bekreftelse på at s-rapporten er kontrollert og kan sendes til statsregnskapet.

    Statsregnskapets tidsfrister kan finnes her.

    Rapportering skal gjennomføres hver måned.   
    DFØRapportering: Innrapportering S-rapport
    Laste opp s-rapporten i statsregnskapets mottakssystem.

    Dersom s-rapporten blir avvist av statsregnskapet, må feil korrigeres og ny rapport sendes inn. Dersom feilen må rettes ved endringer i s-rapporten, må den korrigerte s-rapporten godkjennes av kunde før den oversendes på nytt. 
    DFØRapportering: A-rapport
    Hente a-rapporten i statsregnskapets mottakssystem og lagre denne på opal_con*.

    Rapporten er tilgjengelig i statsregnskapets mottakssystem dagen etter rapporteringsfristen.
    DFØ / VirksomhetAvstemming etter rapportering: Avstem del B-E
    Avstemme del B-E i avstemmingsmappen innen utgangen av avstemmingsperioden. Avstemmingene utføres i henhold til avstemmingsmappen, dens arbeidsdeling og gjeldende avstemmingsveiledninger.

    DFØ gir beskjed til kunde når avstemmingene er ferdig og avstemmingsmappen med aktuelle rapporter er lagret på opal_con*.
    Avstemming etter rapportering: Avvikende frister
    Fristen for avstemming av del C-E i avstemmingsmappen for rapporteringsperiode juni er utvidet med en måned til 31. august grunnet ferieavvikling.
    DFØ / VirksomhetAvslutte regnskapsperioder: Terminere periode
    Kunde gir beskjed til DFØ når rapporteringen er gjort og perioden kan termineres.

    Kunde kan velge å forlenge fristen for terminering av rapporteringsperioder når de fører virksomhetsregnskapet etter SRS. Termineringen skal senest skje når pliktig regnskapsrapportering ut over rapportering til statsregnskapet er foretatt og godkjent, f.eks. etter pålegg fra departementet eller rundskriv (tertialrapportering, halvårsrapportering etc.). Dette bør minimum skje halvårlig.

    NB! Kunde må avvente uttak av kontospesifikasjon (hovedbok) for perioden til perioden er terminert.      
    VirksomhetAvslutte regnskapsperioder: Kontrolltiltak for SRS-virksomheter
    Kontrollere og dokumentere at kontantregnskapet ikke er endret for rapporteringsperioden. Dette bør minst omfatte en kontroll av at saldo i kontantregnskapet er uendret på kontonivå. F.eks. ved sammenligning av s-rapport levert ved innrapporteringen til statsregnskapet mot ny s-rapport ved gjennomgang av avstemminger for perioden.

    Periodiseringer må ikke bokføres på konti som dekkes av ordinær avstemmingsmappe (balansekonti).
    VirksomhetGjennomgang av avstemminger: Rimelighetsvurdering
    Rimelighetsvurdere avstemminger utført av DFØ. En rimelighetsvurdering vil blant annet innebære:
    • kontroll av at alle avstemminger er utført og kvittert ut
    • kontroll av at ev. differanser er kommentert og forklart
    • oppfølging av avvik som skal følges opp (faner i avstemmingsmappen med gul eller rød avstemmingskode).
    Ta kontakt med DFØ dersom det er spørsmål om utfyllingen av avstemmingsmappen.   
    VirksomhetGjennomgang av avstemminger: Avstemmingsoversikt
    Signere og sende avstemmingsoversikten i avstemmingsmappen til DFØ innen den 15. i måneden etter avstemmingsperioden.

    Signeringen er en bekreftelse på at avstemmingene er mottatt og at det er gjennomført en rimelighetsvurdering av avstemmingene.        
    Gjennomgang av avstemminger: Avvikende frister
    Fristen for oversendelse av avstemmingsoversikten for rapporteringsperiode juni er satt til 15. september, som følge av utvidet frist for avstemming av del C-E i avstemmingsmappen.

     * Dersom kunden ikke har tilgang til opal_con, oversendes dokumentasjonen på e-post.

    DFØ kan sette andre frister i forbindelse med offentlige helligdager og årsavslutningen, dersom det er nødvendig.

    Gyldig fra 1. juni 2017

  • Hensikten med rutinen er å sikre at perioden blir avsluttet etter at de nødvendige bilag er bokført i perioden, og at nødvendig dokumentasjon er tatt vare på for ettertiden.

    Definisjoner

    • Rapporteringsperiode: Måneden som avsluttes, avstemmes og rapporteres til Statsregnskapet på s-rapport eller likvidrapport. 
    • Avstemmingsperiode: Måneden etter rapporteringsperioden, måneden der selve avstemmingen utføres og rapportering foretas.  
    Utføres avOppgave - handling
    DFØ  Månedsskifte: Sette aktuell periode
    Sette aktuell periode i UBW-Agresso første virkedag i måneden.
    VirksomhetKlargjøre avstemming: Sende inn bilag
    Sende bilag til bokføring til DFØ løpende gjennom måneden. Periodens siste bilag sendes senest 5. virkedag i avstemmingsperioden.

    Gi samtidig beskjed om at perioden er klar for avstemming.
    VirksomhetKlargjøre avstemming: Bokføre bilag (SRS)
    Bokføre alle SRS-bilag innen den 25. i avstemmingsperioden.   
    DFØKlargjøre avstemming: Kontrollere bokføring og innlesing
    Kontrollere at:
    • alle manuelle bilag er bokført
    • alle oversendte bilag er registrert
    • alle avregningsreturer og ocr-innbetalinger er lest inn
    • alle lønnskjøringer er lest inn
    • alle øvrige transaksjoner fra forsystemer er lest inn
    DFØKlargjøre avstemming: Kontrollere kontantregnskap
    Kontrollere at kontantregnskapet balanserer og at det ikke er feil på genereringen av kontantregnskapet i UBW (Agresso). Feil følges opp og korrigeres i samråd med kunde.   
    DFØKlargjøre avstemming: Lukke periode
    Lukke rapporteringsperioden i UBW-Agresso den 25. i avstemmingsperioden.
    DFØ / VirksomhetAvstemming før rapportering: Avstem del A
    Avstemme del A i avstemmingsmappen.

    Avstemmingene utføres i henhold til avstemmingsmappen, dens arbeidsdeling og gjeldende avstemmingsveiledninger.

    DFØ gir beskjed til kunde når del A er utført og s-rapporten er klar for gjennomgang og signering. 
    DFØRapportering: Legge ut S-rapport
    Lagre s-rapporten på opal_con* for gjennomgang og signering av kunde.   
    VirksomhetRapportering: Kontroll og signering av S-rapport
    Kontrollere s-rapporten før signering. Dette bør minimum omfatte følgende kontroller:
    • Det rapporteres kun på statskonti som virksomheten har fullmakt til å rapportere på, jf. tildelingsbrev, belastningsfullmakter, rundskriv etc.
    • Kombinasjoner av statskonto og artskonto som det rapporteres på er logiske jf. standard kontoplan (f.eks. kostnadskonti rapporteres på utgiftskapitler, balansekonti rapporteres på mellomværende etc.
    • Konti som etter standard kontoplan ikke skal kobles mot statens kontoplan fremkommer ikke på s-rapporten (f.eks. kontogruppe 52*, NAV-konti på 157*-serien og konti brukt for SRS-posteringer).
    • Beløp rapportert som utgifter, inntekter og mellomværende på s-rapporten er rimelige basert på virksomhetens regnskap.
    Signere og sende s-rapporten til DFØ så snart som mulig og senest innen kl. 16.00 dagen før statsregnskapets rapporteringsfrist. Signeringen er en bekreftelse på at s-rapporten er kontrollert og kan sendes til statsregnskapet.

    Statsregnskapets tidsfrister kan finnes her.

    Rapportering skal gjennomføres hver måned.   
    DFØRapportering: Innrapportering S-rapport
    Laste opp s-rapporten i statsregnskapets mottakssystem.

    Dersom s-rapporten blir avvist av statsregnskapet, må feil korrigeres og ny rapport sendes inn. Dersom feilen må rettes ved endringer i s-rapporten, må den korrigerte s-rapporten godkjennes av kunde før den oversendes på nytt. 
    DFØRapportering: A-rapport
    Hente a-rapporten i statsregnskapets mottakssystem og lagre denne på opal_con*.

    Rapporten er tilgjengelig i statsregnskapets mottakssystem dagen etter rapporteringsfristen.
    DFØ / VirksomhetAvstemming etter rapportering: Avstem del B-E
    Avstemme del B-E i avstemmingsmappen innen utgangen av avstemmingsperioden. Avstemmingene utføres i henhold til avstemmingsmappen, dens arbeidsdeling og gjeldende avstemmingsveiledninger.

    DFØ gir beskjed til kunde når avstemmingene er ferdig og avstemmingsmappen med aktuelle rapporter er lagret på opal_con*.
    Avstemming etter rapportering: Avvikende frister
    Fristen for avstemming av del C-E i avstemmingsmappen for rapporteringsperiode juni er utvidet med en måned til 31. august grunnet ferieavvikling.
    DFØ / VirksomhetAvslutte regnskapsperioder: Terminere periode
    Kunde gir beskjed til DFØ når rapporteringen er gjort og perioden kan termineres.

    Kunde kan velge å forlenge fristen for terminering av rapporteringsperioder når de fører virksomhetsregnskapet etter SRS. Termineringen skal senest skje når pliktig regnskapsrapportering ut over rapportering til statsregnskapet er foretatt og godkjent, f.eks. etter pålegg fra departementet eller rundskriv (tertialrapportering, halvårsrapportering etc.). Dette bør minimum skje halvårlig.

    NB! Kunde må avvente uttak av kontospesifikasjon (hovedbok) for perioden til perioden er terminert.      
    VirksomhetAvslutte regnskapsperioder: Kontrolltiltak for SRS-virksomheter
    Kontrollere og dokumentere at kontantregnskapet ikke er endret for rapporteringsperioden. Dette bør minst omfatte en kontroll av at saldo i kontantregnskapet er uendret på kontonivå. F.eks. ved sammenligning av s-rapport levert ved innrapporteringen til statsregnskapet mot ny s-rapport ved gjennomgang av avstemminger for perioden.

    Periodiseringer må ikke bokføres på konti som dekkes av ordinær avstemmingsmappe (balansekonti).
    VirksomhetGjennomgang av avstemminger: Rimelighetsvurdering
    Rimelighetsvurdere avstemminger utført av DFØ. En rimelighetsvurdering vil blant annet innebære:
    • kontroll av at alle avstemminger er utført og kvittert ut
    • kontroll av at ev. differanser er kommentert og forklart
    • oppfølging av avvik som skal følges opp (faner i avstemmingsmappen med gul eller rød avstemmingskode).
    Ta kontakt med DFØ dersom det er spørsmål om utfyllingen av avstemmingsmappen.   
    VirksomhetAvstemmingsoversikt
    Signere og sende avstemmingsoversikten i avstemmingsmappen til DFØ innen den 15. i måneden etter avstemmingsperioden.

    Signeringen er en bekreftelse på at avstemmingene er mottatt og at det er gjennomført en rimelighetsvurdering av avstemmingene.        
    Avvikende frister
    Fristen for oversendelse av avstemmingsoversikten for rapporteringsperiode juni er satt til 15. september, som følge av utvidet frist for avstemming av del C-E i avstemmingsmappen.

    * Dersom kunden ikke har tilgang til opal_con, oversendes dokumentasjonen på e-post.

    DFØ kan sette andre frister i forbindelse med offentlige helligdager og årsavslutningen, dersom det er nødvendig.

    Gyldig fra 1. juni 2017

Periodeavslutning for nettobudsjetterte virksomheter og fond

  • Hensikten med rutinen er å sikre at perioden blir avsluttet etter at de nødvendige bilag er bokført i perioden, og at nødvendig dokumentasjon er tatt vare på for ettertiden.

    Statsregnskapets rapporteringsfrister finner du her. 

    Definisjoner

    • Rapporteringsperiode: Måneden som avsluttes, avstemmes og rapporteres til Statsregnskapet på L-rapport (likvidrapport) og P-rapport.
    • Avstemmingsperiode: Måneden etter rapporteringsperioden, måneden der selve avstemmingen utføres og rapportering foretas.

     Framgangsmåte og arbeidsdeling:

    Ansvarlig

    Beskrivelse

    DFØ

    Månedsskifte: Sette aktuell periode

    Sette aktuell periode i UBW (Agresso) første virkedag i måneden.

    Kunde

    Klargjøre avstemming: Bokføre bilag (bankbilag)

    Bokføre alle bankbilag innen kl. 16 dagen før statsregnskapets rapporteringsfrist for L-rapport.

    Kunde

    Klargjøre avstemming: Bokføre bilag (SRS og øvrige)

    Bilag som gjelder posteringer som listet opp under skal være gjennomført senest to virkedager før rapporteringsfristen for P-rapport. Kunde gir beskjed om at del A kan avstemmes.

    Følgende posteringer må som minimum være gjennomført innen rapportering av P-rapport, ref. Finansdepartementets rundskriv R-11/2017:
    - Inn- og utbetalinger
    - Ordinær lønn og feriepenger
    - Avskriving av anleggsmidler
    - Vesentlige kostnader som normalt gjelder flere regnskapsperioder (husleie m.m.)
    - Inntekt fra bevilgning
    (Det er ikke krav om at prosjektregnskap skal være à jour ved hver månedsrapportering, men virksomheter som har større prosjekter bør inntektsføre inntekt fra bevilgning og inntekt fra tilskudd og overføringer på et aggregert nivå, slik at resultateffekten for prosjektene samlet blir nær null.)

    Øvrige SRS-posteringer kan gjennomføres frem til den 25. i avstemmingsmåneden. Kunde gir beskjed om at øvrige avstemminger kan gjennomføres.

    DFØ/kunde

    Klargjøre avstemming: Kontrollere bokføring og innlesing

    Kontrollere at
    - alle manuelle bilag er bokført
    - alle oversendte bilag er registrert
    - alle avregningsreturer og ocr-innbetalinger er lest inn
    - alle lønnskjøringer er lest inn
    - alle øvrige transaksjoner fra forsystemer er lest inn

    DFØ

    Klargjøre avstemming: Lukke periode

    Lukke rapporteringsperioden i UBW (Agresso) den 25. i avstemmingsperioden.

    DFØ/kunde

    Avstemming før rapportering: Avstem del A

    Avstemme del A i avstemmingsmappen. Fane A1 skal være avstemt innen rapportering av L-rapport.

    Avstemmingen utføres i henhold til avstemmingsmappen, dens arbeidsdeling og gjeldende avstemmingsveiledninger.

    Kunde

    Avstemming før rapportering: SRS-avstemminger

    DFØ anbefaler virksomhetene har gjennomført avstemmingene i avstemmingsmappen SRS innen rapportering av P-rapport for den aktuelle måneden.

    Følgende avstemmingen bør som minimum være gjennomført for å kontrollere de posteringene som minimum må være gjennomført før rapportering, ref. omtale over:

    - Avstemming og kontroller vedrørende anleggsmidler: S01, S02, S03, S04
    - Avstemming av inntektsført driftsbevilgning: S07
    - Kontroll av periodiserte inntekter og kostnader: S11, S12 (Vesentlige kostnader må være periodisert før rapportering, og en foreløpig avstemming av periodiserte kostnader bør være gjennomført.)

    Kunde

    Rapportering av L-rapport: Oversende grunnlag for rapportering av L-rapport

    Oversende grunnlag for rapportering av L-rapport til DFØ så snart som mulig og senest innen kl. 16.00 dagen før statsregnskapets rapporteringsfrist for L-rapport. Oversending av grunnlaget er en bekreftelse på at L-rapporten kan rapporteres til statsregnskapet.

    Grunnlaget må inneholder følgende informasjon om oppgjørskontoene i Norges bank:
    - Saldo IB
    - Månedens bevegelse på kontoen
    - Saldo UB

    Grunnlaget skal basere seg på avstemte bankkonti i avstemmingsmappens fane A1 Bankavstemming.

    Følgende skjema kan benyttes for å sikre at DFØ får den informasjonen som er nødvendige for å kunne rapportere (word).

    Rapportering skal gjennomføres hver måned etter statsregnskapets rapporteringsfrister.

    DFØ

     

    Rapportering av L-rapport: Innrapportering L-rapport

    Rapportere L-rapport i statsregnskapets mottakssystem basert på grunnlaget som er mottatt fra kunden.

    Kvitteringen på innsendt L-rapport fra mottakssystemet lagres på opal_con som dokumentasjon på rapporteringen.

    Dersom L-rapporten blir avvist av statsregnskapet, må feil korrigeres og ny rapport sendes inn.

    Kunde

    Rapportering av P-rapport: Kvalitetssikring av foreløpig P-rapport

    Kunde må kontrollere at minimumsposteringene som er påkrevd før rapportering er gjennomført.

    Kvalitetssikringen av den foreløpige P-rapporten bør minimum omfatte:

    - Kontroll av saldo på kontogruppe 52*, NAV-konti på 157*-serien og konti i 9*-serien som fremkommer under artskonto 280 Avstemmingsdifferanser.
    - Beløpene som fremkommer under eiendeler, statens kapital og gjeld, inntekter, og kostnader er rimelige basert på virksomhetens regnskap.

    For å kvalitetssikre tallene er det mulig å kjøre en foreløpig P-rapport i UBW-Agresso. Rapporten er tilgjengelig i menyen under Økonomi – Hovedbok – Rapporter – P-rapport, se under:

    alt

    NB! Den foreløpige rapporten vil ikke nødvendigvis vil være lik den P-rapporten som faktisk blir rapportert dersom det gjøres ytterligere posteringer på perioden frem til den endelige P-rapporten tas ut. 

    Kunde

    Rapportering av P-rapport: Bekreftelse av at det er klart for rapportering av P-rapport

    Senest kl. 16.00, 2 virkedager før rapporteringsfristen for P-rapport skal kunde gi beskjed til DFØ om at det er klart for rapportering av P-rapport.

    Kunde skal samtidig bekrefte at minimumsposteringene er gjennomført.

    Rapportering skal gjennomføres hver måned etter statsregnskapets rapporteringsfrister.

    DFØ

    Rapportering av P-rapport: Innrapportering P-rapport

    DFØ kjører en endelig P-rapport i UBW (Agresso) som lastes opp i statsregnskapets mottakssystem.

    Dersom P-rapporten blir avvist av statsregnskapet, må feil korrigeres og ny rapport sendes inn.

    Den rapporterte P-rapporten lagres på opal_con i både PDF- og Excelformat som dokumentasjon på rapporteringen.

    DFØ

    Rapportering av P-rapport: A-rapport

    Hente ut a-rapporten (avstemmingsrapporten) i statsregnskapets mottakssystem og lagre denne på opal_con.

    Rapporten er tilgjengelig i statsregnskapets mottakssystem dagen etter rapporteringsfristen.

    DFØ/kunde

    Avstemming etter rapportering: Avstem del B-E

    Avstemme del B-E i avstemmingsmappen innen utgangen av avstemmingsperioden. Avstemmingene utføres i henhold til avstemmingsmappen, dens arbeidsdeling og gjeldende avstemmingsveiledninger.

    DFØ gir beskjed til kunde når avstemmingene er ferdig og avstemmingsmappen med aktuelle rapporter er lagret på opal_con.

     

    Avstemming etter rapportering: Avvikende frister 

    Fristen for avstemming av del B-E i avstemmingsmappen for rapporteringsperiode juni er utvidet med en måned til 31. august grunnet ferieavvikling.

    DFØ/kunde

    Avslutte regnskapsperioder: Terminere periode

    Kunde gir beskjed til DFØ når rapporteringen er gjort og perioden kan termineres.

    Kunde kan velge å forlenge fristen for terminering av rapporteringsperioder når de fører virksomhetsregnskapet etter SRS. Termineringen skal senest skje når pliktig regnskapsrapportering ut over rapportering til statsregnskapet er foretatt og godkjent, f.eks. rapportering etter pålegg fra departementet eller rundskriv (tertialrapportering, halvårsrapportering etc.).

    Dersom kunden ikke har tertialrapportering eller halvårsrapportering bør terminering uansett minimum skje halvårlig.

    NB! Kunde må avvente uttak av kontospesifikasjon (hovedbok) for perioden til perioden er terminert.

    Kunde

    Gjennomgang av avstemminger: Rimelighetsvurdering

    Rimelighetsvurdere avstemminger utført av DFØ. En rimelighetsvurdering vil blant annet innebære:

    - kontroll av at alle avstemminger er utført og kvittert ut
    - kontroll av at ev. differanser er kommentert og forklart
    - oppfølging av avvik som skal følges opp (faner i avstemmingsmappen med gul eller rød avstemmingskode).

    Ta kontakt med DFØ dersom det er spørsmål om utfyllingen av avstemmingsmappen.

    Kunde

    Gjennomgang av avstemminger: Avstemmingsoversikt

    Signere og sende avstemmingsoversikten i avstemmingsmappen til DFØ innen den 15. i måneden etter avstemmingsperioden.

    Signeringen er en bekreftelse på at avstemmingene er mottatt og at det er gjennomført en rimelighetsvurdering av avstemmingene.

     

    Gjennomgang av avstemminger: Avvikende frister

    Fristen for oversendelse av avstemmingsoversikten for rapporteringsperiode juni er satt til 15. september, som følge av utvidet frist for avstemming av del B-E i avstemmingsmappen.

    * Dersom kunden ikke har tilgang til opal_con, oversendes dokumentasjonen på e-post.

    DFØ kan sette andre frister i forbindelse med offentlige helligdager og årsavslutningen, dersom det er nødvendig.

  • Hensikten med rutinen er å sikre at perioden blir avsluttet etter at de nødvendige bilag er bokført i perioden, og at nødvendig dokumentasjon er tatt vare på for ettertiden.

    Statsregnskapets rapporteringsfrister finner du her. 

    Definisjoner:

    • Rapporteringsperiode: Måneden som avsluttes, avstemmes og rapporteres til Statsregnskapet på L-rapport (likvidrapport) og P-rapport.
    • Avstemmingsperiode: Måneden etter rapporteringsperioden, måneden der selve avstemmingen utføres og rapportering foretas.

     Framgangsmåte og arbeidsdeling

    Ansvarlig

    Beskrivelse

    DFØ

    Månedsskifte: Sette aktuell periode

    Sette aktuell periode i UBW (Agresso) første virkedag i måneden.

    Kunde

    Klargjøre avstemming: Sende inn bilag

    Bilag sendes til DFØ for bokføring løpende gjennom måneden.

    - Bankbilag sendes til DFØ for bokføring senest 7. virkedag i avstemmingsperioden. Kunde gir samtidig beskjed om at det er klart for rapportering av L-rapport.

    - Øvrige bilag skal sendes innen den 15. i avstemmingsperioden. Kunden gir beskjed om at perioden er klar for avstemming når siste bilag er sendt. 

    Kunde

    Klargjøre avstemming: Bokføre bilag (SRS)

    Bilag som gjelder posteringer som listet opp under skal være gjennomført senest to virkedager før rapporteringsfristen for P-rapport.

    Følgende posteringer må som minimum være gjennomført innen rapportering av P-rapport, ref. Finansdepartementets rundskriv R-11/2017:

    - Inn- og utbetalinger
    - Ordinær lønn og feriepenger
    - Avskriving av anleggsmidler
    - Vesentlige kostnader som normalt gjelder flere regnskapsperioder (husleie m.m.)
    - Inntekt fra bevilgning
    (Det er ikke krav om at prosjektregnskap skal være à jour ved hver månedsrapportering, men virksomheter som har større prosjekter bør inntektsføre inntekt fra bevilgning og inntekt fra tilskudd og overføringer på et aggregert nivå, slik at resultateffekten for prosjektene samlet blir nær null.)

    Øvrige SRS-posteringer kan gjennomføres frem til den 25. i avstemmingsmåneden.

    DFØ

    Klargjøre avstemming: Kontrollere bokføring og innlesing

    Kontrollere at
    - alle manuelle bilag er bokført
    - alle oversendte bilag er registrert
    - alle avregningsreturer og ocr-innbetalinger er lest inn
    - alle lønnskjøringer er lest inn
    - alle øvrige transaksjoner fra forsystemer er lest inn

    DFØ

    Klargjøre avstemming: Lukke periode

    Lukke rapporteringsperioden i UBW (Agresso)   den 25. i avstemmingsperioden.

    DFØ

    Avstemming før rapportering: Avstem del A

    Avstemme del A i avstemmingsmappen. Fane A1 skal være avstemt innen rapportering av L-rapport.

    Avstemmingen utføres i henhold til avstemmingsmappen, dens arbeidsdeling og gjeldende avstemmingsveiledninger.

    Gi beskjed til kunde når avstemmingene er utført.

    Kunde

    Avstemming før rapportering: SRS-avstemminger

    DFØ anbefaler virksomhetene har gjennomført avstemmingene i avstemmingsmappen SRS innen rapportering av P-rapport for den aktuelle måneden.

    Følgende avstemmingen bør som minimum være gjennomført for å kontrollere de posteringene som minimum må være gjennomført før rapportering, ref. omtale over:

    - Avstemming og kontroller vedrørende anleggsmidler: S01, S02, S03, S04
    - Avstemming av inntektsført driftsbevilgning: S07
    - Kontroll av periodiserte inntekter og kostnader: S11, S12 (Vesentlige kostnader må være periodisert før rapportering, og en foreløpig avstemming av periodiserte kostnader bør være gjennomført.)

    DFØ

    Innrapportering L-rapport

    Rapportere L-rapport i statsregnskapets mottakssystem bestående av saldo IB, bevegelse og saldo UB på virksomhetens bankkonto i Norges Bank.

    Rapporteringen baserer seg på avstemte bankkonti i avstemmingsmappens fane A1 Bankavstemming.

    Kvitteringen på innsendt L-rapport fra mottakssystemet lagres på opal_con som dokumentasjon på rapporteringen.

    Dersom L-rapporten blir avvist av statsregnskapet, må feil korrigeres og ny rapport sendes inn.

    Rapportering skal gjennomføres hver måned etter statsregnskapets rapporteringsfrister.

    Kunde

    Rapportering av P-rapport: Kvalitetssikring av foreløpig P-rapport

    Kunde må kontrollere at minimumsposteringene som er påkrevd før rapportering er gjennomført.

    Kvalitetssikringen av den foreløpige P-rapporten bør minimum omfatte:

    - Kontroll av saldo på kontogruppe 52*, NAV-konti på 157*-serien og konti i 9*-serien som fremkommer under artskonto 280 Avstemmingsdifferanser.
    - Beløpene som fremkommer under eiendeler, statens kapital og gjeld, inntekter, og kostnader er rimelige basert på virksomhetens regnskap.

    For å kvalitetssikre tallene er det mulig å kjøre en foreløpig P-rapport i UBW-Agresso. Rapporten er tilgjengelig i menyen under Økonomi – Hovedbok – Rapporter – P-rapport, se under:

    alt

    NB! Den foreløpige rapporten vil ikke nødvendigvis vil være lik den P-rapporten som faktisk blir rapportert dersom det gjøres ytterligere posteringer på perioden frem til den endelige P-rapporten tas ut.

    Kunde

    Rapportering av P-rapport: Bekreftelse av at det er klart for rapportering av P-rapport

    Senest kl. 16.00, 2 virkedager før rapporteringsfristen for P-rapport skal kunde gi beskjed til DFØ om at det er klart for rapportering av P-rapport.

    Kunde skal samtidig bekrefte at minimumsposteringene er gjennomført.

    Rapportering skal gjennomføres hver måned etter statsregnskapets rapporteringsfrister.

    DFØ

    Rapportering av P-rapport: Innrapportering P-rapport

    DFØ kjører en endelig P-rapport i UBW (Agresso) som lastes opp i statsregnskapets mottakssystem.

    Dersom P-rapporten blir avvist av statsregnskapet, må feil korrigeres og ny rapport sendes inn.

    Den rapporterte P-rapporten lagres på opal_con i både PDF- og Excelformat som dokumentasjon på rapporteringen.

    DFØ

    Rapportering av P-rapport: A-rapport

    Hente ut a-rapporten (avstemmingsrapporten) i statsregnskapets mottakssystem og lagre denne på opal_con.

    Rapporten er tilgjengelig i statsregnskapets mottakssystem dagen etter rapporteringsfristen.

    DFØ/kunde

    Avstemming etter rapportering: Avstem del B-E

    Avstemme del B-E i avstemmingsmappen innen utgangen av avstemmingsperioden. Avstemmingene utføres i henhold til avstemmingsmappen, dens arbeidsdeling og gjeldende avstemmingsveiledninger.

    DFØ gir beskjed til kunde når avstemmingene er ferdig og avstemmingsmappen med aktuelle rapporter er lagret på opal_con.

     

    Avstemming etter rapportering: Avvikende frister 

    Fristen for avstemming av del B-E i avstemmingsmappen for rapporteringsperiode juni er utvidet med en måned til 31.august grunnet ferieavvikling. 

    DFØ/kunde

    Avslutte regnskapsperioder: Terminere periode

    Kunde gir beskjed til DFØ når rapporteringen er gjort og perioden kan termineres.

    Kunde kan velge å forlenge fristen for terminering av rapporteringsperioder når de fører virksomhetsregnskapet etter SRS. Termineringen skal senest skje når pliktig regnskapsrapportering ut over rapportering til statsregnskapet er foretatt og godkjent, f.eks. rapportering etter pålegg fra departementet eller rundskriv (tertialrapportering, halvårsrapportering etc.).

    Dersom kunden ikke har tertialrapportering eller halvårsrapportering bør terminering uansett minimum skje halvårlig.

    NB! Kunde må avvente uttak av kontospesifikasjon (hovedbok) for perioden til perioden er terminert.

    Kunde

    Gjennomgang av avstemminger: Rimelighetsvurdering

    Rimelighetsvurdere avstemminger utført av DFØ. En rimelighetsvurdering vil blant annet innebære:
    - kontroll av at alle avstemminger er utført og kvittert ut
    - kontroll av at ev. differanser er kommentert og forklart
    - oppfølging av avvik som skal følges opp (faner i avstemmingsmappen med gul eller rød avstemmingskode).

    Ta kontakt med DFØ dersom det er spørsmål om utfyllingen av avstemmingsmappen.

    Kunde

    Gjennomgang av avstemminger: Avstemmingsoversikt

    Signere og sende avstemmingsoversikten i avstemmingsmappen til DFØ innen den 15. i måneden etter avstemmingsperioden. 

    Signeringen er en bekreftelse på at avstemmingene er mottatt og at det er gjennomført en rimelighetsvurdering av avstemmingene.

     

    Gjennomgang av avstemminger: Avvikende frister

    Fristen for oversendelse av avstemmingsoversikten for rapporteringsperiode juni er satt til 15. september, som følge av utvidet frist for avstemming av del B-E i avstemmingsmappen. 

    * Dersom kunden ikke har tilgang til opal_con, oversendes dokumentasjonen på e-post.

    DFØ kan sette andre frister i forbindelse med offentlige helligdager og årsavslutningen, dersom det er nødvendig.

  • Hensikten med rutinen er å sikre at perioden blir avsluttet etter at de nødvendige bilag er bokført i perioden, og at nødvendig dokumentasjon er tatt vare på for ettertiden.

    Definisjoner

    • Rapporteringsperiode: Måneden som avsluttes, avstemmes og rapporteres til Statsregnskapet på s-rapport eller likvidrapport. 
    • Avstemmingsperiode: Måneden etter rapporteringsperioden, måneden der selve avstemmingen utføres og rapportering foretas.  
    Utføres avOppgave - handling
    DFØ  Månedsskifte: Sette aktuell periode
    Sette aktuell periode i UBW (Agresso) første virkedag i måneden.
    Virksomhet

    Klargjøre avstemming: Bokføre bilag (bankbilag)
    Bokføre alle bankbilag innen månedens rapportering til statsregnskapet

    Virksomhet

    Klargjøre avstemming: Bokføre bilag (SRS og øvrige)
    Bokføre øvrige bilag innen den 25. i avstemmingsperioden, og gi beskjed til DFØ om at perioden er klar for avstemming

    DFØ / VirksomhetKlargjøre avstemming: Kontrollere bokføring og innlesing
    Kontrollere at:
    • alle manuelle bilag er bokført
    • alle oversendte bilag er registrert
    • alle avregningsreturer og ocr-innbetalinger er lest inn
    • alle lønnskjøringer er lest inn
    • alle øvrige transaksjoner fra forsystemer er lest inn
    DFØKlargjøre avstemming: Lukke periode
    Lukke rapporteringsperioden i UBW (Agresso) den 25. i avstemmingsperioden.
    VirksomhetAvstemming før rapportering: Avstem del A
    Avstemme del A i avstemmingsmappen.

    Avstemmingene utføres i henhold til avstemmingsmappen, dens arbeidsdeling og gjeldende avstemmingsveiledninger.
    VirksomhetRapportering: Innrapportering L-rapport
    Laste opp likviditetsrapporten i statsregnskapets mottakssystem.

    Statsregnskapets tidsfrister kan finnes her.

    Rapportering skal gjennomføres hver måned.
    DFØ / VirksomhetAvstemming etter rapportering: Avstem del A-E 
    Avstemme del A-E i avstemmingsmappen innen utgangen av avstemmingsperioden. Avstemmingene utføres i henhold til avstemmingsmappen, dens arbeidsdeling og gjeldende avstemmingsveiledninger.

    DFØ gir beskjed til kunde når avstemmingene er ferdig og avstemmingsmappen med aktuelle rapporter er lagret på opal_con*.
    Avstemming etter rapportering: Avvikende frister
    Fristen for avstemming av del C-E i avstemmingsmappen for rapporteringsperiode juni er utvidet med en måned til 31. august grunnet ferieavvikling.
    DFØ / VirksomhetAvslutte regnskapsperioder: Terminere periode
    Kunde gir beskjed til DFØ når rapporteringen er gjort og perioden kan termineres.

    Kunde kan velge å forlenge fristen for terminering av rapporteringsperioder når de fører virksomhetsregnskapet etter SRS. Termineringen skal senest skje når pliktig regnskapsrapportering ut over rapportering til statsregnskapet er foretatt og godkjent, f.eks. etter pålegg fra departementet eller rundskriv (tertialrapportering, halvårsrapportering etc.). Dette bør minimum skje halvårlig.

    NB! Kunde må avvente uttak av kontospesifikasjon (hovedbok) for perioden til perioden er terminert.      
    VirksomhetGjennomgang av avstemminger: Rimelighetsvurdering
    Rimelighetsvurdere avstemminger utført av DFØ. En rimelighetsvurdering vil blant annet innebære:
    • kontroll av at alle avstemminger er utført og kvittert ut
    • kontroll av at ev. differanser er kommentert og forklart
    • oppfølging av avvik som skal følges opp (faner i avstemmingsmappen med gul eller rød avstemmingskode)
    Ta kontakt med DFØ dersom det er spørsmål om utfyllingen av avstemmingsmappen.   
    VirksomhetGjennomgang av avstemminger: Avstemmingsoversikt
    Signere og sende avstemmingsoversikten i avstemmingsmappen til DFØ innen den 15. i måneden etter avstemmingsperioden.

    Signeringen er en bekreftelse på at avstemmingene er mottatt og at det er gjennomført en rimelighetsvurdering av avstemmingene.        
    Avvikende frister
    Fristen for oversendelse av avstemmingsoversikten for rapporteringsperiode juni er satt til 15. september, som følge av utvidet frist for avstemming av del C-E i avstemmingsmappen.

    * Dersom kunden ikke har tilgang til opal_con, oversendes dokumentasjonen på e-post.

    DFØ kan sette andre frister i forbindelse med offentlige helligdager og årsavslutningen, dersom det er nødvendig.

    Gyldig fra 1. juni 2017

  • Hensikten med rutinen er å sikre at perioden blir avsluttet etter at de nødvendige bilag er bokført i perioden, og at nødvendig dokumentasjon er tatt vare på for ettertiden.

    Definisjoner

    • Rapporteringsperiode: Måneden som avsluttes, avstemmes og rapporteres til Statsregnskapet på s-rapport eller likvidrapport. 
    • Avstemmingsperiode: Måneden etter rapporteringsperioden, måneden der selve avstemmingen utføres og rapportering foretas.  

    Framgangsmåte og arbeidsdeling

    Utføres avOppgave - handling
    DFØ  Månedsskifte: Sette aktuell periode
    Sette aktuell periode i UBW (Agresso) første virkedag i måneden.
    Virksomhet

    Klargjøre avstemming: Sende inn bilag

    Sende bilag til bokføring til DFØ løpende gjennom måneden.

    Periodens bankbilag sendes senest 7. virkedag i avstemmingsperioden.
    Øvrige bilag skal sendes innen den 20. i avstemmingsperioden.

    Gi beskjed om at perioden er klar for avstemming når siste bilag er sendt.

    Virksomhet

    Klargjøre avstemming: Bokføre bilag (SRS og øvrige)

    Bokføre alle SRS-bilag innen den 25. i avstemmingsperioden.

    DFØ / VirksomhetKlargjøre avstemming: Kontrollere bokføring og innlesing
    Kontrollere at:
    • alle manuelle bilag er bokført
    • alle oversendte bilag er registrert
    • alle avregningsreturer og ocr-innbetalinger er lest inn
    • alle lønnskjøringer er lest inn
    • alle øvrige transaksjoner fra forsystemer er lest inn
    DFØKlargjøre avstemming: Lukke periode
    Lukke rapporteringsperioden i UBW (Agresso) den 25. i avstemmingsperioden.
    VirksomhetAvstemming før rapportering: Avstem del A
    Avstemme del A1 i avstemmingsmappen.

    Avstemmingene utføres i henhold til avstemmingsmappen, dens arbeidsdeling og gjeldende avstemmingsveiledninger.

    Gi beskjed til kunde når avstemmingene er utført og likviditetsrapport kan rapporteres.
    VirksomhetRapportering: Innrapportering L-rapport
    Laste opp likviditetsrapporten i statsregnskapets mottakssystem.

    Statsregnskapets tidsfrister kan finnes her. 

    Rapportering skal gjennomføres hver måned.
    DFØ / VirksomhetAvstemming etter rapportering: Avstem del A-E 
    Avstemme del A-E i avstemmingsmappen innen utgangen av avstemmingsperioden. Avstemmingene utføres i henhold til avstemmingsmappen, dens arbeidsdeling og gjeldende avstemmingsveiledninger.

    DFØ gir beskjed til kunde når avstemmingene er ferdig og avstemmingsmappen med aktuelle rapporter er lagret på opal_con*.
    Avstemming etter rapportering: Avvikende frister
    Fristen for avstemming av del C-E i avstemmingsmappen for rapporteringsperiode juni er utvidet med en måned til 31. august grunnet ferieavvikling.
    DFØ / VirksomhetAvslutte regnskapsperioder: Terminere periode
    Kunde gir beskjed til DFØ når rapporteringen er gjort og perioden kan termineres.

    Kunde kan velge å forlenge fristen for terminering av rapporteringsperioder når de fører virksomhetsregnskapet etter SRS. Termineringen skal senest skje når pliktig regnskapsrapportering ut over rapportering til statsregnskapet er foretatt og godkjent, f.eks. etter pålegg fra departementet eller rundskriv (tertialrapportering, halvårsrapportering etc.). Dette bør minimum skje halvårlig.

    NB! Kunde må avvente uttak av kontospesifikasjon (hovedbok) for perioden til perioden er terminert.      
    VirksomhetGjennomgang av avstemminger: Rimelighetsvurdering
    Rimelighetsvurdere avstemminger utført av DFØ. En rimelighetsvurdering vil blant annet innebære:
    • kontroll av at alle avstemminger er utført og kvittert ut
    • kontroll av at ev. differanser er kommentert og forklart
    • oppfølging av avvik som skal følges opp (faner i avstemmingsmappen med gul eller rød avstemmingskode).
    Ta kontakt med DFØ dersom det er spørsmål om utfyllingen av avstemmingsmappen.   
    VirksomhetGjennomgang av avstemminger: Avstemmingsoversikt
    Signere og sende avstemmingsoversikten i avstemmingsmappen til DFØ innen den 15. i måneden etter avstemmingsperioden.

    Signeringen er en bekreftelse på at avstemmingene er mottatt og at det er gjennomført en rimelighetsvurdering av avstemmingene.        
    Avvikende frister
    Fristen for oversendelse av avstemmingsoversikten for rapporteringsperiode juni er satt til 15. september, som følge av utvidet frist for avstemming av del C-E i avstemmingsmappen.

    * Dersom kunden ikke har tilgang til opal_con, oversendes dokumentasjonen på e-post.

    DFØ kan sette andre frister i forbindelse med offentlige helligdager og årsavslutningen, dersom det er nødvendig.

    Gyldig fra 1. juni 2017

Andre periodiske kontroller

  • Hensikt og omfang

    Hensikten med halvårskontrollen er å legge til rette for god kvalitet i regnskapet, ved å

    • kontrollere at kontoplan og begrepsverdier i kontostrengen er gyldige
    • kontrollere at virksomheten fører korrekt på statskonti
    • oppdatere tilganger og fullmakter
    • rydde i leverandør- og kunderegisteret

    Kontrollen er en hjelp til virksomhetenes interne kontroll av regnskapet

    Virksomhetene gjør en dokumentert kontroll av punktene selv. Der det er nødvendig, legger DFØ ut de aktuelle oversiktene på opal_con[1].Opal_con er ikke et lagringsområde, så virksomhetene må laste ned og lagre oversiktene hos seg. Virksomhetene oppbevarer skjemaet for halvårskontroll sammen med relevant underdokumentasjon. Riksrevisjonen kan etterspørre den dokumenterte kontrollen med underdokumentasjonen ved sin revisjon.

    Henvisninger:

    Reglement for økonomistyring i staten § 14 Intern kontroll

    Bestemmelsene kap. 2.5.2.3

    Skjema for halvårskontroller

    Fremgangsmåte og arbeidsdeling (rekkefølge på arbeidet)

    Utføres avOppgave - handlingRapporter
    DFØDFØ legger ut rapporter for halvårskontroll på opal_con.Kontoplan
    Oppsett kontantregnskap
    Oversikt statskonti
    UBW-browser XKR01 og XKR02
    Virksomheten Kontroll av kontoplanen
    Virksomheten kontrollerer kontonavn og om kontoen fremdeles skal ha status N.

    Avvik/endringer meldes til DFØ via skjema på kundesidene.
    Kontoplan 
    VirksomhetenKontroll av oppsett kontantregnskap
    Virksomheten kontrollerer at oppsett kontant har riktige kombinasjoner av dimensjonsverdier og statskonti. Statskonti som ikke er i bruk skal ha status C.

    Avvik/endringer meldes til DFØ via skjema på kundesidene.
    Oppsett kontant og oversikt statskonti
    VirksomhetenKontroll av S-rapport mot kontantregnskapet
    Virksomheten kjører UBW-browser Kontroll av S-rapport mot kontatregnskapet. Her kontrolleres
    • at alle kombinasjoner av statskonto og artskonto er riktige (at kostnadskonti rapporteres på utgiftskapitler, balansekonti rapporteres på mellomværende etc).

    I tillegg bør virksomheten kontrollere om alle tildelte belastningsfullmakter er tatt i bruk. Dette for å redusere behov for omposteringer og sikre god budsjettkontroll mot slutten av året. 
    UBW-browser Kontroll av S-rapport mot kontantregnskap

    alt
    Virksomheten Kontroll av begrepsverdier
    Kun første halvår. 

    Virksomheten gjennomgår begrepene som virksomheten benytter i UBW (for eksempel koststed, formål, prosjekt) og setter begrepsverdiene i status C om de ikke skal benyttes lenger.

    Avvik/endringer meldes til DFØ via skjema på kundesidene.
    Virksomheten Kontroll av tilganger/roller i UBW
    For hver bruker kontrollerer virksomheten:
    • at vedkommende fortsatt skal ha adgang til UBW, i henhold til virksomhetens interne fullmakter
    • at vedkommende er tilknyttet riktig autorisasjonsgruppe/roller.

    Tildelte brukerrettigheter skal være i henhold til tjenstlige behov, dvs. at en ansatt bare skal ha rettigheter i systemet som er forenelig med arbeidsoppgavene vedkommende er ment å utføre.

    Avvik/endringer meldes til DFØ via skjema på kundesidene.
    UBW-browser XKR01 og XKR02 
    VirksomhetenKontroll av hvem som kan bestille tilganger i UBW
    Virksomheten kontrollerer at riktige personer kan bestille tilganger i UBW.

    Virksomheten må vurdere og dokumentere at retten til å bestille tilgang er hensiktsmessig begrenset.
    Virksomhetens egen oversikt 
    VirksomhetenKontroll av fullmaktsark og fullmakter i fakturasystem

    Virksomheter som bruker Contempus: 
    For hver bruker som står oppført på fullmaktsarket kontrollerer virksomheten:
    • at vedkommende fortsatt skal ha adgang til Contempus, i henhold til virksomhetens interne fullmakter
    • at tildelte brukerrettigheter er i henhold til tjenstlige behov, dvs. at en ansatt bare skal ha rettigheter i systemet som er forenelig med arbeidsoppgavene vedkommende er ment å utføre

    Ved endringer leser virksomheten inn korrigert fullmaktsark  i Contempus.

    Virksomheter som bruker Basware: 
    Virksomheten kontrollerer både fullmaktsark og rapport IP08 i Basware. For hver bruker kontrollerer virksomheten:
    • at vedkommende fortsatt skal ha adgang til Basware, i henhold til virksomhetens interne fullmakter
    • at tildelte brukerrettigheter er i henhold til tjenstlige behov, dvs. at en ansatt bare skal ha rettigheter i systemet som er forenelig med arbeidsoppgavene vedkommende er ment å utføre.

    Endringer i Basware meldes til DFØ via skjema på kundesidene.
    Contempus: Virksomhetens eget fullmaktsark

    Basware: Virksomhetens eget fullmaktsark og rapport IP08 i Basware.
    (Under «Rapporter», velg spørring IP08 og virksomhet og trykk «søk». Virksomheter som ønsker detaljer som beløpsgrenser og prosjekttilknytning kan også ta ut rapport IP10.) 
    VirksomhetenKontroll av budsjettdisponeringsmyndighet
    Virksomheten kontrollerer at rett person har budsjettdisponeringsmyndighet.
     Virksomhetens egen oversikt
    Etter avtaleKontroll av leverandør- og kunderegister
    Kun andre halvår. 
    DFØ anbefaler at leverandører og kunder som har vært uten aktivitet de siste 720 dager blir satt med status C (sperret). Virksomheten sender mail til regnskap@dfo.no med bekreftelse om at disse kan sperres (det vil være mulig å ta bort sperringen igjen ved senere behov).
    Virksomheten Oppbevaring
    Virksomheten oppbevarer skjema for halvårskontroller sammen med relevant underdokumentasjon. Riksrevisjonen kan etterspørre den dokumenterte kontrollen (skjemaet og underdokumnetasjonen) ved sin revisjon. 

    Opal_con er ikke et lagringsområde, så virksomhetene må laste ned og lagre oversiktene hos seg.

    Gyldig fra 2. november 2018

  • Utløsende hendelse: Det er avdekket feil eller manglende posteringer i regnskapet som har innvirkning på rapporteringen til statsregnskapet for forrige regnskapsår, etter at årets siste S-rapport er sendt inn.

    Kun aktuelt for bruttobudsjetterte virksomheter.

    FullserviceDelserviceOppgave - handling
    VirksomhetVirksomhetGi beskjed om behov for korreksjon i regnskapet etter siste rapportering til statsregnskapet

    Feil eller manglende posteringer med vesentlig beløp som påvirker rapportering på artskonto eller statskonto må korrigeres i foreløpig bevilgningsregnskap. Dette innebærer også en postering i periode 13 i virksomhetens regnskap for at kontantregnskapet i UBW (Agresso) skal tilsvare virksomhetens postering i statsregnskapet.

    Virksomheten må umiddelbart gi beskjed til DFØ at det er behov for posteringer i periode 13 i regnskapet slik at arbeidet med årsavslutningen settes på vent.
    VirksomhetVirksomhetSende omposteringsbilag til fagdepartement for godkjenning

    Virksomhet sender omposteringsbilag til aktuelt fagdepartement i god tid før statsregnskapets frist for korreksjoner i foreløpig bevilgningsregnskap.

    For regnskapsåret 2018 er fristen 8. februar 2019.

    Det er utarbeidet eget skjema for omposteringer i foreløpig bevilgningsregnskap, se årsregnskapet i staten, deloverskrift «Foreløpig regnskap, frist for bekreftelse/omposteringer».

    Se også rundskriv R-8/2018 fra Finansdepartementet.  
    FagdepartementFagdepartementGodkjenne omposteringer i foreløpig bevilgningsregnskap

    Fagdepartement godkjenner omposteringer og sender dem til statsregnskapet på e-post statsregnskap@dfo.no innen fristen.
    VirksomhetVirksomhetUtarbeide omposteringsbilag for virksomhetens regnskap

    Først når fagdepartementet har godkjent omposteringen kan det registreres et bilag i virksomhetens regnskap.

    Virksomheten utarbeidet et bilag tilpasset konteringen i regnskapssystemet for omposteringen i foreløpig bevilgningsregnskap. Bilaget må minimum inkludere hovedbokskonto, kappost og beløp.

    Virksomheten gir beskjed til DFØ på e-post bilag-regnskap@dfo.no om at periode 13 må opprettes. Fullservicekunder sender samtidig over bilaget for bokføring.
    DFØDFØKlargjøre for postering i periode 13

    DFØ oppretter periode 13 i regnskapssystemet og åpner perioden for posteringer.
    DFØ Virksomhet Bokføre bilag i periode 13

    Bilaget registreres i periode 13 i regnskapssystemet. Bilaget skal registreres med en bilagsart med kontanteffekt.

    Delservicekunder gir beskjed om at bilaget er bokført og at kontantregnskapet kan genereres.
    DFØ DFØ Generere kontantregnskap og kontrollere/avstemme posteringer

    DFØ legger inn nødvendige endringer i Oppsett kontantregnskap og genererer kontantregnskapet for periode 13.

    DFØ kontrollerer at forskjellen mellom akkumulert S-rapport pr. periode 12 og pr. periode 13 tilsvarer de posteringene som er gjort i periode 13.

    Kontrollen dokumenteres på S-rapporten for periode 13 i form av kontrollberegninger. Bilaget med posteringene i periode 13 vedlegges. Kontrollene kvitteres ut med dato og initialer.

    DFØ terminerer periode 13 i UBW (Agresso.)
    DFØ DFØ Ta ut rapporter for periode 13

    DFØ tar ut følgende rapporter som legges på opal_con:
    • CAN06 S-rapport for periode 13
    • CAN06 S-rapport for periode 00-13
    • CAN01 Avstemming kontantregnskap mot hovedbok for periode 00-13
    • AG08 Brukte bilagsnummer for periode 00-13
    • GL09 Råbalanse for periode 13
    • GL01 Hovedbok for dimensjon for periode 13
    • GL02 Bilagsjournal for periode 13
    • CA05 Hovedbok etter kontantprinsipp for periode 13

    Dersom virksomheten ikke har tilgang til opal_con, sendes rapportene på e-post.
    Virksomhet Virksomhet Dokumentasjon av posteringer og konsekvenser for årsregnskap

    Virksomheten må utarbeide den dokumentasjon av posteringene i periode 13 som anses nødvendig som del av dokumentasjonen av årsregnskapet. 

     Årsregnskapsrapporten i UBW (Agresso) må tas ut for periode 13 slik at de siste posteringene reflekteres i bevilgnings- og artskontrapporten.

  • Hensikt og omfang: Denne rutinen skal sikre korrekt gjennomføring av årsavslutningen og overføring til nytt regnskapsår i UBW (Agresso) for en bruttobudsjettert virksomhet som fører regnskapet i henhold til kontantprinsippet og standard kontoplan. 

    Denne rutinen omhandler: Gjennomføre en årsavslutning med overføring av balansen til nytt år

    Utløsende hendelse: Når ordinære periodeavslutningsaktiviteter for desember måned er gjennomført.

    Berører andre rutiner: Rutine 9.1 og 9.2

    FullserviceDelserviceOppgave - handling
    Virksomhet / DFØVirksomhet / DFØGjennomfør en ordinær periodeavslutning
    Foreta en ordinær periodeavslutning med rapportering til statsregnskapet (rutine 9.1 og 9.2), med følgende tillegg:

    Periodisering av NAV-refusjoner: De virksomhetene som registrerer NAV-refusjoner via SAP, må periodisere desember-inntektene manuelt. Innbetalingene fra NAV som gjelder K27 for desember blir innbetalt via DZ-fil i slutten av desember. Inntektsføringen av disse fra SAP vil først skje ved kjøring av hovedlønn januar neste år. Vi må derfor periodisere disse inntektene manuelt  i desember og tilbakeføre tilsvarende i januar. Ordinær bilagsart for omposteringer benyttes (med kontanteffekt).  

    Desember: K: 5800/5810, D: 1574
    Januar: D: 5800/5810, K:1574
    DFØVirksomhet* Årsavslutningsposteringer i periode 12   
    Posteringer for tilskuddsforvaltning, innkrevingsvirksomhet og årsresultat må foretas i periode 12, jf. Veiledningsnotat til standard kontoplan. Alle bilag føres med bilagsart M * (uten kontanteffekt).

    Dersom virksomheten har ført posteringer i periode 13 på bakgrunn av omposteringer i statsregnskapet, må årsavslutningsposteringene også skje i periode 13.

    Utarbeide og godkjenne posteringsbilag for tilskuddsforvaltning
    Etter veiledningsnotat til standard kontoplan skal tilskuddsforvaltning presenteres etter kontantprinsippet. På kontogruppe 85 og 87 må det foretas en tilbakeføring av differansen mellom virksomhets- og kontantregnskapet. Dersom saldo i virksomhetsregnskapet på kontrogruppe 85 og 87 er høyere enn i kontantregnskapet foretas posteringen f.eks. slik:

    1. D: 2407 Motkonto lev.gjeld tilskuddsforvaltning
    K: 851-855 og 870-878 Tilskudd (ikke avregnet for året)


    Ved eventuell bruk av kontogruppe 25 istedenfor 24 for tilskuddsforvaltning må denne gå i null ved regnskapsavleggelsen. For å finne differansen mellom internregnskapet og kontantregnskapet kan rapporten CAN01 brukes. Tilskuddsforvaltning skal vises som en resultatnøytral gjennomstrømmingspost og saldo overføres til konto 1998.

    2. D: 1998 Tilskuddsforvaltning (motpost konto 859 og 879)
    K: 859/879 Motpost til konto 85/87

    Utarbeide og godkjenne posteringsbilag for innkrevingsvirksomhet
    Innkrevingsvirksomhet i kontogruppe 82 – 84 skal presenteres etter kontantprinsippet, som for tilskuddsforvaltning. Differanse mellom virksomhets- og kontantregnskapet skal føres slik:

    1. D: 821-825, 830-831 og 840-848 Overføringer (ikke avregnet for året)
    K: 1509 Motkonto fordringer


    Ved eventuell bruk av kontogruppe 151 for innkrevingsvirksomhet må motposten føres på kontogruppe 152. Innkrevingsvirksomhet skal vises som en resultatnøytral gjennomstrømmingspost og saldo skal overføres til konto 1997.

    2. D: 829/839/849 Motkonto til 82/83/84
    K: 1997 Innkrevingsvirksomhet (Motpost konto 829/839/849)

    Gjennomfør årsavslutningspostering
    Virksomheter som fører virksomhetsregnskapet i henhold til kontantprinsippet skal etter Standard kontoplan foreta en årsavslutningspostering for periodens resultat. Nettosummen av alle inntekter og utgifter i kontoklasse 3 til 7 og 80 og 81 i virksomhetsregnskapet bokføres på konto 8950 Avregning med statskassen, med motpost i balansen på konto 1999 Avregning – resultat av periodens aktiviteter. Summen i kontospesifikasjon på resultatkonti, inklusiv årsavslutningsposteringen, skal være null. Sum eiendeler skal være lik sum virksomhetskapital og gjeld.

    Veiledning til standard kontoplan (kontant)
    DFØVirksomhetOverføring av utgående balanse til nytt år
    Kontroller at alle avstemminger er foretatt. 
    Før overføring av utgående balanse til nytt år skal følgende posteringer gjøres i periode 14. Alle bilag føres med bilagsart M * (uten kontanteffekt).

    Kontantmellomværende
    Ta ut S-rapport for siste innrapportering til Statsregnskapet for året. Utgående saldo på konto 1980 akkumulert pr. periode 14 skal tilsvare kontantmellomværende på S-rapporten. Bokfør endring i kontantmellomværende for året på konto 1980 Avregning mellomværende med statskassen – Kontantrelatert med motpost på konto 1990 Avregning mellomværende med statskassen – andre tidsavgrensningsposter (IB) slik at saldo på 1980 stemmer.

    Oppgjørskonti Norges Bank
    Overfør saldo på oppgjørskontiene 1939 og 1949 til konto 1990 Avregning med statskassen andre tidsavgrensningsposter (IB).

    Arbeidsgiveravgift, gruppelivsforsikring og nettoføringsordning for mva.
    Overfør saldo på konto 1985 Gruppelivsforsikring, 1986 Arbeidsgiveravgift og 1987 Nettoføringsordning for mva til konto 1990 Avregning med statskassen andre tidsavgrensningsposter (IB) .

    Periodisert mellomværende 
    Overfør saldo på konto 1997, 1998 og 1999 til konto 1990 Avregning med statskassen andre tidsavgrensningsposter (IB)

    Veiledning til standard kontoplan (kontant)
    DFØDFØForeta trigging av balanse til nytt år
    Sett opp triggere for overføring av utgående balanse til nytt regnskapsår.  Kjør testkjøring av overføring av utgående balanse i hovedbok og i kontantregnskapet til nytt år og kontroller resultatet før endelig bokføring.

    Se brukerhåndboken Årsavslutning for detaljert beskrivelse av gjennomføringen.
    Virksomhet VirksomhetKontroll av overføring til nytt år
    Inngående balanse kontrolleres av virksomheten.   

    Se * i teksten over. Ta kontakt med oss ved behov for bistand her. 

11. Budsjett

Planlegger

  • Denne rutinene skal sikre at Planlegger blir satt opp korrekt for nytt budsjettår. Rutinen gjelder for oppsett nytt budsjettår og ikke ved innføring av Planlegger i virksomheten.

    Utløsende hendelse: Virksomheten starter budsjettprosessen og sender bestilling til Direktoratet for økonomistyring (DFØ) på skjema 8 Klargjøre ny budsjettversjon.

    Ansvarlige gjennomførere: Kunde og DFØ

    Utføres avOppgave - handling
    KundeBestilling
    Virksomheten må avklare hvilke(n) versjon(er) som skal opprettes. Det må også tas stilling til om transaksjoner og faste registre skal kopieres fra tidligere versjon. Dette fylles inn i skjema 8 Klargjøre ny budsjettversjon, og sendes til DFØ. Dersom det er ønskelig med endring i faste registre må dette spesifiseres i bestilling.
    DFØKlargjøre for nytt budsjettår i Planlegger:
    • opprette perioder
    • opprette tidsrammer/tidsrammekoblinger
    • opprette budsjettversjon(er)
    • opprette/kopiere faste registre som periodiseringer (kan gjøres av virksomhet), autoposteringer, transaksjonsregler og priser
    • eventuelt justere oppsett for transaksjonsregistrering
    DFØInformere
    Virksomheten informeres om at Planlegger er klargjort for nytt budsjettår i henhold til bestilling.
    KundeKontrollere
    Virksomheten kontrollerer at Planlegger er klargjort for nytt budsjettår i henhold til bestilling, og gir tilbakemelding til DFØ om at kontroll er utført.

  • Denne rutinen beskriver registrering av budsjettransaksjoner i Planlegger, herunder registrering av lønnsbudsjett på et aggregert nivå. For detaljert lønnsbudsjettering se egen rutine 11.4.

    Budsjettransaksjoner kan 

    • registreres direkte i Planlegger via et registreringsbilde
    • leses inn av DFØ via Excel-maler som er utfylt av kunden

    Utløsende hendelse: Virksomheten er kommet så langt i budsjettprosessen at de ønsker å registrere budsjettransaksjoner inn i økonomisystemet.

    Ansvarlige gjennomførere: Kunde og DFØ

    Utføres avOppgave - handling
    KundeAlternativ 1: registrere budsjettransaksjoner direkte i Planlegger
    Virksomheten registrerer budsjettransaksjoner i registreringsbildet under ønsket oppsett for transaksjonsregistrering.

    Kontroll av registrerte budsjettransaksjoner gjøres ved bruk av «Spørring transaksjoner» i menyen.

    Alternativ 2: registrere budsjettransaksjoner i Excel
    Virksomheten registrerer budsjettransaksjoner i Excel-regneark (standard mal).
    KundeOversende budsjett
    Virksomheten oversender budsjettransaksjoner på Excel-regneark til DFØ.
    DFØRegistrere budsjett
    DFØ leser inn virksomhetens budsjettransaksjoner i Planlegger via Excelerator.
    DFØInformere
    Virksomheten informeres om at budsjettransaksjoner er lest inn i Planlegger.
    KundeKontrollere
    Virksomheten kontrollerer, ved hjelp av “Spørring transaksjoner”, at budsjettransaksjoner er lest inn i Planlegger, og sender tilbakemelding til DFØ om at kontroll er utført.

  • Denne rutinen skal sikre at revidert budsjettversjon i Planlegger blir satt opp korrekt i henhold til virksomhetens behov.

    Utløsende hendelse: Virksomheten ønsker å revidere opprinnelig budsjett. Bestilling av ny budsjettversjon sendes til Direktoratet for økonomistyring (DFØ) i Skjema 8 - Klargjøre ny budsjettversjon.

    Ansvarlige gjennomførere: Kunde og DFØ

    Berører andre rutiner

    • D11.5 Versjonshåndtering budsjettkolonner i saldotabell
    Utføres avOppgave - handling
    KundeBestilling
    Virksomheten sender bestilling DFØ når de ønsker at revidert budsjettversjon skal opprettes i Planlegger. Virksomheten må også ha tatt stilling til om de ønsker at faste registre og budsjettransaksjoner skal kopieres fra opprinnelig budsjettversjon til revidert budsjettversjon. Dersom det er ønskelig med endring på faste registre må dette spesifiseres i bestilling.
    DFØOpprette revidert budsjettversjon i Planlegger
    • Opprette ny versjon i Planlegger
    • Eventuelt kopiere budsjettransaksjoner og faste registre fra opprinnelig budsjettversjon til revidert budsjettversjon
    • Eventuelt endre på transaksjonstype ved overføring til saldotabell
    Dersom kunden har bedt om endring av autoposteringer må rapport «Oppdatering autopostering» kjøres.
    DFØInformere
    Virksomheten informeres om at revidert budsjettversjon i Planlegger er klargjort i henhold til bestilling.
    KundeKontrollere
    Virksomheten kontrollerer at revidert budsjettversjon er opprettet i Planlegger i henhold til bestilling, og gir tilbakemelding til DFØ om at kontroll er utført. Virksomheten kan dersom det er ønskelig be om at opprinnelig budsjettversjon stenges for redigering (kun lesetilgang).

  • Denne rutinen gjelder for lønnsbudsjettering – detaljert løsning, og skal sikre at lønnsbudsjettet blir korrekt registrert i Planlegger.

    Utløsende hendelse: Virksomheten ønsker å registrere lønnsbudsjett på detaljert nivå i Planlegger. 

    Budsjettransaksjoner kan registreres på to måter:

    • De kan registreres direkte i Planlegger via et registreringsbilde.
    • DFØ kan lese inn grunnlag for lønnsbudsjettering fra SAP til Planlegger. Dette gjøres i utgangspunktet kun ved oppstart av nytt budsjettår.

    Ansvarlige gjennomførere: Kunde og DFØ

    Utføres av

    Oppgave - handling

    Kunde

    Alternativ 1: Registrere budsjettransaksjoner direkte i Planlegger
    Virksomheten registrerer lønnsbudsjett per ansatt i registreringsbildet under oppsett for detaljert lønnsbudsjettering.

    Kontroll av registrerte budsjettransaksjoner gjøres ved bruk av «Spørring transaksjoner» i menyen.

    Alternativ 2: Bestille grunnlagsdata fra SAP

    Virksomheten sender bestilling til DFØ på innlesing av grunnlag for lønnsbudsjettering fra SAP til Planlegger.

    Uttrekket fra SAP inkluderer informasjon som ansattnummer, årslønn, stillingsprosent, andre faste tillegg, arbeidsgiveravgiftssats og konteringsdimensjoner.

    DFØ

    Hente ut grunnlagsdata fra SAP
    DFØ henter grunnlagsdata for lønnsbudsjettransaksjoner ut fra SAP i henhold til virksomhetens bestilling.

    DFØ

    Lage lønnsbudsjettgrunnlag i Planlegger
    DFØ leser lønnstransaksjoner fra SAP inn i Planlegger ved hjelp av Excelerator.

    DFØ

    Informere
    Virksomheten informeres om at lønnsbudsjett er lest inn i Planlegger.

    Kunde

    Kontrollere
    Virksomheten kontrollerer ved hjelp av “Spørring transaksjoner” at lønnsbudsjett er lest inn i Planlegger, og gir tilbakemelding til DFØ om at kontroll er utført.

    Kunde

    Komplettere lønnsbudsjett
    Virksomheten kompletterer og korrigerer lønnsbudsjettet i eget transaksjonsoppsett for lønn i Planlegger.

  • Denne rutinen gjelder for virksomheter som benytter en eller flere budsjettkolonner i saldotabell (eksempelvis opprinnelig budsjett og revidert budsjett). Rutinen skal sikre at budsjettversjoner har riktig transaksjonstype.

    Utløsende hendelse: Virksomheten bestiller ny budsjettversjon.

    Ansvarlige gjennomførere: Kunde og DFØ

    Berører andre rutiner: 11.3 Budsjettrevisjon

    Utføres av

    Oppgave - handling

    DFØ

    For å synliggjøre budsjettdata i saldotabeller må de knyttes mot en transaksjonstype. Transaksjonstyper kan variere ut i fra virksomhetens føringsprinsipp og oppsett i Planlegger.

    Ved bestilling av budsjettversjon vil versjoner knyttes opp mot ønsket/standard transaksjonstype. (Noen virksomheter ønsker ikke at budsjettversjonen blir knyttet opp til saldotabellen og synliggjort for brukerne umiddelbart etter opprettelse av ny versjon. Da varsler virksomheten på et senere tidspunkt at vi kan synliggjøre budsjettallene i saldotabellen.)

    Oversikt over standard bruk av transaksjonstyper i Planlegger
    Oversikt over standard bruk av transaksjonstyper i Planlegger

    DFØ

    Informere
    Virksomheten informeres om at opprettelse av ny versjon er gjennomført, og at budsjettdata kan kontrolleres i saldotabell.

    Kunde

    Kontrollere
    Virksomheten gir tilbakemelding til DFØ om at kontroll er utført.

Hovedbok

  • Denne rutinen gjelder både for registrering av budsjett, og registering av endringer i budsjett. Rutinen skal sikre at budsjettallene blir korrekt registrert.

    Utløsende hendelse: Virksomhetens budsjettall er fastsatt, og de ønsker å registrere budsjettransaksjoner inn i økonomisystemet.

    Ansvarlig: Kunde

    Utføres avOppgave - handling
    KundeRegistrere budsjettransaksjoner i hovedbok

    I budsjettet fremgår det det hvilke konti og beløp som skal registreres. Budsjettet må minimum være fordelt på konto (dimensjon 0). I tillegg kan budsjettet fordeles på en eller flere av de andre dimensjonene i kontostrengen.
    Budsjettet bør periodiseres. Dersom fordelingsnøkkel ikke oppgis, periodiseres budsjettet med likt beløp på alle
    perioder (12). 

    Opprinnelig budsjett registreres som budsjett og kopieres deretter til revidert budsjett. Budsjettendringer registreres som revidert budsjett. Budsjettransaksjoner registreres som beskrevet i brukerhåndboka kapittel 15

    KundeOverføre til saldotabell
    Etter registrering av budsjettransaksjonene overføres dette til saldotabell (BUDREG eller en annen avtalt saldotabell). Dette gjøres som beskrevet i brukerhåndboka kapittel 15.
    KundeUtskrift av saldotabell
    Det tas ut en utskrift fra saldotabellen som viser hva som er registrert inn iøkonomisystemet. Det påses at utskriften er i samsvar med registreringsgrunnlaget.

    Gyldig fra 1. mars 2012

  • Denne rutinen gjelder både for registrering av budsjett, og registering av endringer i budsjett. Rutinen skal sikre at budsjettallene blir korrekt registrert. 

    Utløsende hendelse: Virksomhetens budsjettall er fastsatt, og de ønsker å registrere budsjettransaksjoner inn i økonomisystemet.

    Ansvarlige gjennomførere: Kunde og DFØ

    Utføres avOppgave - handling
    KundeOversende budsjett
    Virksomheten oversender budsjettransaksjoner på Excel-regneark pr. e-post eller på papir pr. post til DFØ. For oppsett og format på Excel-regneark vises det til brukerhåndboka kapittel 15. Dersom budsjettransaksjonene leveres på papir, påføres dato og signatur.

    I budsjettet fremgår det det hvilke konti og beløp som skal registreres. Budsjettet må minimum være fordelt på konto (dimensjon 0). I tillegg kan budsjettet fordeles på en eller flere av de andre dimensjonene i kontostrengen. Budsjettet bør periodiseres. Dersom fordelingsnøkkel ikke oppgis, periodiseres budsjettet med likt beløp på alle perioder (12).
    DFØMotta og registrere budsjett
    Kundebehandler i DFØ mottar og påser at tilstrekkelige opplysninger er gitt. Opprinnelig budsjett registreres som budsjett og kopieres deretter til revidert budsjett. Budsjettendringer registreres som revidert budsjett. Budsjettransaksjoner registreres som beskrevet i brukerhåndboka kapittel 15.
    DFØOverføre til saldotabell
    Etter registrering av budsjettransaksjonene overføres dette til saldotabell (BUDREG eller en annen avtalt saldotabell). Dette gjøres som beskrevet i brukerhåndboka kapittel 15.
    DFØUtskrift av saldotabell
    Det tas ut en utskrift fra saldotabell som viser hva som er registrert inn i økonomisystemet. Det påses at utskriften er i samsvar med registreringsgrunnlaget. Utskriften underskrives, dateres og sendes til virksomheten sammen med registreringsgrunnlaget.
    KundeMotta og kontrollere
    Når utskrift fra saldotabell mottas fra DFØ, kontrolleres denne mot registreringsgrunnlaget. Disse underskrives, dateres og oppbevares.

    Gyldig fra 1. mars 2012

12. Endring av brukeropplysninger

  • Rutinen beskriver framgangsmåte for å bestille tilgang i Unit4 Business World (Agresso) eller Basware.

    Utløsende hendelse: Virksomheten har bruk for ny eller endrede tilganger i UBW (Agresso) eller Basware.

    Utføres av Oppgave - handling
    KundeSkriftlig melding til DFØ
    Fyll ut aktuell fane i skjemaet «Bestille tilganger» i henhold til virksomhetens behov og send skjemaet til regnskap@dfo.no eller Kundesenter på nett.

    For virksomheter med flere firma må firmakode bestillingen gjelder oppgis i e-posten.

    Se nærmere beskrivelser av rollene i Unit4 Business World – Agresso under «Rollebeskrivelse»
    DFØ Oppretter roller i henhold til bestilling, og sender ut påloggingsinformasjon.

    NB! Brukerident og passord blir ikke oppgitt i samme e-post.


    Referanse
    Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.2.2, 4.3.5 og 4.3.6

    Tips
    Når en person slutter eller skal være fraværende i en lengre periode, må tilgangsrettigheter til Unit4 Business World (Agresso) slettes endelig eller midlertidig.

    Når en person endrer arbeidsoppgaver slik at vedkommende skal ha adgang til å gjøre andre ting i systemet enn tidligere, må brukeropplysninger endres.

    Gyldig fra 8. april 2016

  • Formålet med rutinen er å gjenopprette brukeren sin tilgang til systemet dersom brukeren har glemt sitt passord.

    Utløsende hendelse: Brukeren i Unit4 Business World (Agresso) eller Basware har glemt passordet sitt eller passordet er gått ut fordi tidsfristen for endring er utløpt.

    Unit4 Business World (Agresso) og Basware er satt opp slik at alle brukere må skifte passord innen 120 dager etter forrige skifte.

    Utføres av   Oppgave - handling
    KundeSkriftlig melding til DFØ
    Dersom en bruker har glemt passordet eller passordet er utløpt fordi brukeren har glemt å endre det innen tidsfristen, må det tas kontakt med DFØ.

    Det må oppgis følgende opplysninger til regnskap@dfo.no:
    • Hvilket system det gjelder
    • Firmakode
    • Fullstendig navn på brukeren
    • Påloggingsident
    DFØEndring av brukeropplysninger
    Alle passordhenvendelser til DFØ skal sendes til kundesenteret. Passord sendes til bruker via e-post og bør/skal endres av bruker ved førstegangs pålogging.

    NB! Brukernavn og passord blir ikke oppgitt i samme e-post.

    Gyldig fra 8. april 2016

14. NAV-refusjon

  • Hensikt er å korrigere regnskapet slik at mottatt refusjon fra NAV, K27, er korrekt bokført i aktuell avstemmingsperiode.

    Utløsende hendelse: Feil i forbindelse med innlesing av K27 i SAP. Beløp ført til feilkonto. Avdekkes ved avstemming refusjoner fra NAV

    Ansvarlige gjennomførere: Kunde og DFØ Lønnsavdeling

    Definisjon på oppgjørsrapport fra NAV (K27): kvitteringsliste fra NAV, viser utbetalt refusjon aktuell måned.

    Framgangsmåte og arbeidsdeling

    • Virksomhet gir beskjed til DFØ lønn* om differanse og hva dette avviket består av via Kundesenter på nett. 
    • DFØ lønn* og virksomheten avtaler eventuelle korreksjoner i SAP.
    • For å spesifisere hvilke beløp og personer differansen består av: Ta ut spørring fra UBW (Agresso) som viser hva som er inntektsført i den aktuelle måneden, spesifisert per ansatt.  Sammenlign sum per ansatt i UBW (Agresso) med sum per person på tilhørende K27.
    • Differansen føres kredit konto for refusjoner fra NAV med koststed, kapittel/post og ansattnummer. Eventuelt kan en samlesum på et koststed og dummy ansattnummer benyttes. Interimskonto NAV debiteres.
    • Bilaget må tilbakeføres i samme periode som korreksjonen fra SAP er overført til UBW (Agresso).
    • Eventuelle beløp som havner på feilkonto, må korrigeres.

    * DFØs lønnsavdeling utfører korrigeringer i SAP for fullservicekunder lønn. Basiskunder og delservicekunder lønn korrigerer i SAP selv.

    Gyldig fra 1. januar 2016

  • Hensikt er å korrigere regnskapet slik at mottatt refusjon fra NAV, jfr K27, er korrekt bokført i aktuell avstemmingsperiode.

    Utløsende hendelse: Feil i forbindelse med innlesing av K27 i SAP. Beløp ført til feilkonto. Avdekkes ved avstemming refusjoner fra NAV

    Ansvarlige gjennomførere: Kunde og DFØ

    Definisjon på oppgjørsrapport fra NAV (K27): kvitteringsliste fra NAV, viser utbetalt refusjon aktuell måned.

    Framgangsmåte og arbeidsdeling

    • DFØ regnskap gir beskjed til DFØ lønn* om differanse og hva dette avviket består av. 
    • Medarbeiderne på lønn og regnskap avtaler eventuelle korreksjoner i SAP.
    • For å spesifisere hvilke beløp og personer differansen består av: Ta ut spørring fra UBW (Agresso) som viser hva som er inntektsført i den aktuelle måneden, spesifisert per ansatt. Sammenlign sum pr. ansatt i UBW (Agresso) med sum per person på tilhørende K27.
    • Differansen føres kredit konto for refusjoner fra NAV med koststed, kapittel/post og ansattnummer. Eventuelt kan en samlesum  på et koststed og dummy ansattnummer benyttes. Interimskonto NAV debiteres.
    • Bilaget må tilbakeføres i samme periode som korreksjonen fra SAP er overført til UBW (Agresso).
    • Eventuelle beløp som havner på feilkonto, må korrigeres.

    * DFØs lønnsavdeling utfører korrigeringer i SAP for fullservicekunder lønn. Basis og delservicekunder lønn korrigerer i SAP selv.

    Gyldig fra 1. januar 2016

  • Hensikten er å korrigere regnskapet når cremulfil ikke er mottatt og banken dermed ikke stemmer. 

    Utløsende hendelse: Innbetalinger fra NAV er kommet i banken, men cremulfil ikke mottatt. Oppdages ofte først ved avstemming av bank og avstemming av NAV-refusjoner. Dersom innbetalingen bokføres i SAP i påfølgende avstemmingsmåned, må manuell postering foretas i UBW. Avdekkes ved avstemming refusjoner fra NAV.

    Ansvarlige gjennomførere: Kunde og DFØs lønnsavdeling

    Definisjoner: Cremulfil er en fil fra bank med betalingsinformasjon.

    Framgangsmåte og arbeidsdeling

    • Virksomhet gir beskjed til DFØ lønn om manglende bankfil (cremul) via Kundesenter på nett. Legg ved kopi av kontoutskrift eller info om bankkontonr, bank, innbetalingsdato og innbetalingsbeløp.
    • Ved manuell korreksjon i UBW (Agresso), vil interimskonto NAV bli kreditert og arbeidskonto bank (NAV-konto) debitert.

    Virksomhet tilbakefører bilaget i UBW (Agresso) når korrigering blir kjørt i SAP.

    Gyldig fra 1. januar 2016

  • Hensikten er å korrigere regnskapet når cremulfil ikke er mottatt og banken dermed ikke stemmer. 

    Utløsende hendelse: Innbetalinger fra NAV er kommet i banken, men cremulfil ikke mottatt. Oppdages ofte først ved avstemming av bank og avstemming av NAV- refusjoner. Dersom innbetalingen bokføres i SAP i påfølgende avstemmingsmåned, må manuell postering foretas i UBW (Agresso). Avdekkes ved avstemming refusjoner fra NAV.

    Ansvarlige gjennomførere: Kunde og DFØ

    Definisjon på cremulfil: en fil fra bank med betalingsinformasjon

    Framgangsmåte og arbeidsdeling

    • DFØ regnskap gir beskjed til DFØ lønn om manglende bankfil (cremul). Legg ved kopi av kontoutskrift eller info om bankkontonr, bank, innbetalingsdato og innbetalingsbeløp.
    • Ved manuell korreksjon i UBW (Agresso), vil interimskonto NAV bli kreditert og arbeidskonto bank (NAV-konto) debitert.
    • Bilaget må tilbakeføres i UBW (Agresso) når korrigering blir kjørt i SAP.

    Gyldig fra 1. januar 2016

  • Hensikten er å korrigere regnskapet når sum på oppgjørsrapport fra NAV (K27) ikke samsvarer med innbetalinger for perioden. 

    Utløsende hendelse: Debitor NAV avviker fra sum gjennomgangskontoer NAV. Avdekkes ved avstemming refusjoner fra NAV.

    Ansvarlige gjennomførere: Kunde og DFØs lønnsavdeling

    Definisjoner 

    • Oppgjørsrapport fra NAV (K27): kvitteringsliste fra NAV, viser utbetalt refusjon aktuell måned. 
    • Negativ delsum: Virksomhet har tidligere fått utbetalt for mye refusjon fra et NAV.

    Fremgangsmåte og arbeidsdeling

    • Virksomhet gir beskjed til DFØ lønn om at det er en negativ delsum fra ett eller flere NAV-kontor på K27 via Kundesenter på nett.  
    • DFØ lønn og virksomheten avtaler korreksjoner i SAP, debet debitor NAV, kredit interimskonto NAV.
    • Kunde sørger for at krav fra NAV om tilbakebetaling av refusjon, debiteres interimskonto NAV fra UBW (Agresso).

    Gyldig fra 1. januar 2016

  • Hensikten er å korrigere regnskapet når sum på oppgjørsrapport fra NAV (K27) ikke samsvarer med innbetalinger for perioden. 

    Utløsende hendelse: Debitor NAV avviker fra sum gjennomgangskontoer NAV. Avdekkes ved avstemming refusjoner fra NAV.

    Ansvarlige gjennomførere: Kunde og DFØ

    Definisjoner

    • Oppgjørsrapport fra NAV (K27): kvitteringsliste fra NAV, viser utbetalt refusjon aktuell måned. 
    • Negativ delsum: Virksomhet har tidligere fått utbetalt for mye refusjon fra et NAV.

    Fremgangsmåte og arbeidsdeling

    • DFØ regnskap gir beskjed til DFØ lønn om at det er en negativ delsum fra ett eller flere NAV-kontor på K27.  
    • Medarbeiderne på lønn og regnskap avtaler korreksjoner i SAP, debet debitor NAV, kredit interimskonto NAV.
    • DFØ sørger for at krav fra NAV om tilbakebetaling av refusjon, debiteres interimskonto NAV fra UBW (Agresso).

    Gyldig fra 1. januar 2016

  • Hensikt er å korrigere debitor NAV og inntektsføre mottatte refusjoner som ikke inngår i refusjonsløsningen* (f.eks. arbeidsmarkedstilskudd m.v). 

    Utløsende hendelse: Mottatt bankfil (cremul) med innbetalinger som ikke inngår i refusjonsløsningen*. Debitor NAV avviker fra sum gjennomgangskontoer NAV. Avdekkes ved avstemming refusjoner fra NAV.

    Ansvarlige gjennomførere: Kunde og DFØs lønnsavdeling

    Definisjoner

    • * Refusjonsløsningen dekker sykepenger, omsorgspenger, pleie-/opplæringspenger, reisetilskudd, svangerskapspenger, foreldrepenger og feriepenger av disse.
    • Cremulfil er en fil fra bank med betalingsinformasjon.

    Fremgangsmåte og arbeidsdeling

    • Virksomhet gir beskjed til DFØ lønn om innbetalinger som ikke gjelder refusjonsløsningen via Kundesenter på nett.
    • DFØ lønn fører disse beløpene debet fordring NAV og kredit interimskonto.
    • Virksomheten lager bilag for riktig inntektsføring av innbetalt beløp fra NAV som føres i UBW (Agresso)
  • Hensikt er å korrigere debitor NAV og inntektsføre mottatte refusjoner som ikke inngår i refusjonsløsningen* (f.eks. arbeidsmarkedstilskudd m.v). 

    Utløsende hendelse: Mottatt bankfil (cremul) med innbetalinger som ikke inngår i refusjonsløsningen*. Debitor NAV avviker fra sum gjennomgangskontoer NAV. Avdekkes ved avstemming refusjoner fra NAV. 

    Ansvarlige gjennomførere: Kunde og DFØ

    Definisjoner

    • *Refusjonsløsningen dekker sykepenger, omsorgspenger, pleie-/opplæringspenger, reisetilskudd, svangerskapspenger, foreldrepenger og feriepenger av disse.
    • Cremulfil er en fil fra bank med betalingsinformasjon

    Fremgangsmåte og arbeidsdeling

    • DFØ regnskap gir beskjed til DFØ lønn om innbetalinger som ikke gjelder refusjonsløsningen.
    • DFØ lønn fører disse beløpene debet fordring NAV og kredit interimskonto.
    • Virksomheten lager bilag for riktig inntektsføring av innbetalt beløp fra NAV som føres i UBW.

    Gyldig fra 1. januar 2016

  • Hensikten er å sørge for at refusjoner inntektsføres i innbetalingsmåned.

    Utløsende hendelse: K27/K37 ikke lest inn innen hovedlønnskjøring for aktuell avstemmingsmåned. Avdekkes ved avstemming refusjoner fra NAV.

    Ansvarlige gjennomførere: Kunde og DFØs lønnsavdeling.

    Definisjon på oppgjørsrapport fra NAV (K27): kvitteringsliste fra NAV, viser utbetalt refusjon aktuell måned. 

    Fremgangsmåte og arbeidsdeling

    • Virksomhet gir beskjed til DFØ lønn* om differanse og hva dette avviket består av via Kundesenter på nett.
    • DFØ lønn* og virksomheten avtaler eventuelle korreksjoner i SAP.
    • Med utgangspunkt i K27 føres et bilag kredit konto for refusjoner fra NAV med koststed, kapittel/post og ansattnummer. Eventuelt kan en samlesum  på et koststed og dummy ansattnummer benyttes. Interimskonto NAV debiteres.
    • Virksomheten må tilbakeføre bilaget i samme periode som K27 leses inn i SAP og blir overført til UBW.

    * DFØs lønnsavdeling utfører korrigeringer i SAP for fullservicekunder lønn. Basis- og delservicekunder lønn korrigerer i SAP selv.

    Gyldig fra 1. januar 2016

  • Hensikten er å sørge for at refusjoner inntektsføres i innbetalingsmåned.

    Utløsende hendelse: K27 er ikke lest inn innen hovedlønnskjøring for aktuell avstemmingsmåned. Avdekkes ved avstemming refusjoner fra NAV.

    Ansvarlige gjennomførere: Kunde og DFØ

    Definisjon på oppgjørsrapport fra NAV (K27): kvitteringsliste fra NAV, viser utbetalt refusjon aktuell måned. 

    Fremgangsmåte og arbeidsdeling

    • DFØ regnskap gir beskjed til DFØ lønn* om differanse og hva dette avviket består av. 
    • Medarbeidere på lønn* og regnskap avtaler eventuelle korreksjoner i SAP.
    • Med utgangspunkt i K27, føres et bilag kredit konto for refusjoner fra NAV med koststed, kapittel/post og ansattnummer. Eventuelt kan en samlesum  på et koststed og dummy ansattnummer benyttes. Interimskonto NAV debiteres.
    • Bilaget må tilbakeføres i samme periode som K27 leses inn i SAP og blir overført til UBW (Agresso).

    *DFØ Lønnsavdeling utfører korrigeringer i SAP for fullservicekunder lønn. Basis og delservicekunder lønn korrigerer i SAP selv.

    Gyldig fra 1. januar 2016

Kontaktinfo

Har du spørsmål om innholdet på denne siden, kontakt oss på

Fant du det du lette etter?