Det offentlige kjøper varer og tjenester for 740 milliarder kroner årlig. Dette er et betydelig beløp og gjør anskaffelser til et viktig virkemiddel for å nå politiske mål.

I 2023 har DFØ arbeidet med tre nye og store politiske initiativer på anskaffelsesområdet:

• Kravet om 30 prosent vekting av miljø i alle anskaffelser ble lansert i august 2023 med ikrafttredelse fra 1. januar 2024. DFØ har utarbeidet en veileder.
• Norgesmodellen og ledende praksis for kontraktsoppfølging er et oppdrag som understøtter krav til et seriøst arbeidsliv og god praksis for hvordan innkjøpere kan følge opp seriøsitetskrav i kontrakter. DFØ har utarbeidet en veileder.
• Innføring av nye kunngjøringsskjema fra 24. oktober 2023 (eforms) i tråd med EU-kommisjonens gjennomføringsforordning 2019/1780. DFØ har etablert ny kunngjøringsløsning (Doffin) som understøtter de nye kunngjøringsskjemaene. DFØ har laget en veileder for denne forordningen.

DFØ har en sentral rolle i å veilede offentlige innkjøpere, og arbeider kontinuerlig med å utvikle bedre og mer brukerrettede tjenester.

DFØs anskaffelsesundersøkelse, som måler modenhet hos virksomhetene på anskaffelsesområdet, blir gjennomført annethvert år. Den siste undersøkelsen som ble gjennomført i 2022 viser at endring tar tid, men at utviklingen går i riktig retning. Neste undersøkelse blir gjennomført i 2024.

Resultatene fra årets kunde- og brukerundersøkelse viser en økende brukertilfredshet med DFØs tjenester. DFØ har utstrakt dialog med brukere gjennom både konferanser, seminarer og nettverk, og vår antagelse er at tid og ressurser fortsatt er de største barrierene for utvikling av anskaffelsesfunksjonen i virksomhetene.

DFØ bruker undersøkelsene som kunnskapsgrunnlag til å utvikle bedre og mer brukerrettede tjenester. Samtidig vil ikke dette være tilstrekkelig til å oppnå god fart på utviklingen. Ledere i offentlig forvaltning har fortsatt en nøkkelrolle i utviklingen av anskaffelsesområdet i sine virksomheter. DFØs arbeid på området er konkretisert gjennom flere ulike tiltak, samt oppdrag i tildelingsbrevet, se omtale i kapitlene under.

3.2.1 Styringsparameter: Grad av modenhet hos virksomhetene i bruk av digitale verktøy i offentlige anskaffelser

Anskaffelsesundersøkelsen i 2020 viste et behov for å styrke innsatsen for å heve modenheten hos innkjøpere i bruk av digitale verktøy. Undersøkelsen i 2022 viste en svak økning i bruk av digitale verktøy. I DFØs kunde- og brukerundersøkelse i 2023 gikk brukernes tilfredshet med DFØs tilrettelegging for økt bruk av digitale verktøy i anskaffelsesprosessen litt ned, men ikke signifikant.

I 2023 satte DFØ den nye kunngjøringsportalen for offentlige anskaffelser, Doffin, i drift. Samtidig ble nye kunngjøringsskjema, eForms, iverksatt hos leverandører av konkurransegjennomføringsverktøy (KGV). Overgangen til eForms har medført en stor omstilling for brukerne. Det kunngjøres ca. 19 000 kunngjøringer årlig fra offentlig sektor. DFØ har ikke rukket å veilede alle brukerne i endringen som ble innført fra 24. oktober. Det er naturlig at dette vil kunne få konsekvenser for brukernes tilfredshet framover. eForms vil medføre store muligheter for bedre dataproduksjon og oppfølging. Vi vil kontinuerlig følge opp effektene av dette i 2024.

Tid og ressurser, funksjonalitet i tilgjengelige digitale verktøy og kompetanse/opplæring rapporteres som de største barrierene for digitalisering av offentlige anskaffelser. DFØ kommer i 2024 til å gjennomføre en kartlegging for å få dypere innsikt i barrierer og nye muligheter for å øke modenhet på digitaliseringsområdet. Kartleggingen gjennomføres i tett dialog og samarbeid med enkeltvirksomheter, både kommunale, fylkeskommunale og statlige virksomheter, i tillegg til leverandørene av de digitale løsningene.

3.2.2 Grad av modenhet hos virksomhetene innen bærekraftige offentlige anskaffelser

Styringsparameteret blir målt gjennom anskaffelsesundersøkelsen som gjennomføres annethvert år, neste gang i 2024. DFØ har med utgangspunkt i resultatet fra anskaffelsesundersøkelsen i 2022 definert et nullpunkt på 2,9. Skalaen som benyttes i undersøkelsen er fra 1 til 5.

I 2023 var 68 prosent av nykjøpte person- og varebiler nullutslippskjøretøy (elektriske)⁹ . I 2022 var 56 prosent av nykjøpte person- og varebiler nullutslippskjøretøy (elektrisk). Det ble i 2023 innrapportert 192 unntak fra nullutslippsforskriften.

Vi viser ellers til kapittel 3.2.7 Prioriterte tiltak, «Arbeid med grønne anskaffelser», for utfyllende informasjon om hva som gjøres for å øke modenheten blant brukerne på dette området.

3.2.3 Tilrettelagt gevinst av statlige felles innkjøpsavtaler

Den årlige tilrettelagte gevinsten av statlige felles innkjøpsavtaler er økt med 52,75 millioner kroner, til 326,55 millioner kroner i 2023. Økningen kommer som følge av nye inngåtte avtaler i 2023. Resultatet er beregnet i tråd med etablert metodikk.

DFØ forvaltet fellesavtaler innen 13 innkjøpsområder, fordelt på 3 ulike kategorier, i 2023. Blant disse er det fellesavtaler innen forbruksmateriell, reisebyrå, flyreiser, hotellovernatting, leiebil personbil, leiebil varebiler, telefoni, telefoni sekundær, AV-utstyr, mobile enheter, Pc-utstyr, Mac, og ombruk og gjenvinning av IKT-utstyr.

Statens innkjøpssenter inngår og forvalter felles innkjøpsavtaler på vegne av flere enn 190 statlige virksomheter innenfor innkjøpsområdene reise, kontor og IKT. Fellesavtalene er et godt eksempel på effektiv ressursbruk. Avtalene gir økt kostnadseffektivisering og lavere innkjøpskostnader for tilsluttede virksomheter. Dette skjer i form av lavere priser på produkter og tjenester og lavere transaksjonskostnader. Det har vist seg effektivt at én aktør gjennomfører anskaffelsesprosessen på vegne av statlige virksomheter innen utvalgte innkjøpsområder.

Fellesavtalene sikrer god behovsdekning gjennom tett dialog med brukerne, både i anskaffelsesprosessen og under avtaleforvaltningen. En sentral del av Statens innkjøpssenters rutiner og prosesser er bred involvering av leverandørene gjennom markedsdialog og leverandørkonferanser, slik at konkurransen i markedet opprettholdes og stimuleres. Det er ofte aktuelt å dele opp avtaler geografisk slik at mindre, kjedeuavhengige leverandører og små og mellomstore bedrifter (SMBer) får anledning til å delta i konkurransen om fellesavtalene. Eksempler på dette er fellesavtalen om kjøp av hotellovernatting i Norge, eller den kommende fellesavtalen om kjøp av kurs- og konferansetjenester.

Felles statlige innkjøpsavtaler bidrar til grønn omstilling og bærekraftig utvikling. I løpet av 2023 ble det inngått en ny avtale for ombruk og gjenvinning av IKT utstyr. Avtalen skal gjennom en enkel, sikker, og miljøvennlig håndtering av brukt IKT-utstyr bidra til klima-, miljømessige- og økonomiske gevinster. Sentrale aspekter ved alle vareanskaffelsene er at det tilbys tjenester som øker brukstiden av utstyret hos den enkelte virksomhet. Eksempler på dette er bytte av batterier for bærbare PCer eller mobiltelefoner, samt krav om mulighet for reparasjon av for eksempel kontor- og møteromsstoler eller kontorpulter.

I løpet av 2024 (/2025) er det planlagt flere statlige fellesavtaler som bidrar til grønn omstilling, blant annet nye fellesavtaler for ombruk av møbler i staten. Avtalen vil bidra til å flytte forbruket fra en lineær vareflyt (bruk-og-kast) over til en sirkulær møbelflyt (kjøp, bruk, reparer og ombruk).

3.2.4 Brukernes vurdering av om DFØs tjenester på anskaffelser gir effektivitet og gevinster

I kunde- og brukerundersøkelsen 2023 og i evalueringer fra gjennomførte arrangementer, oppgir 78 prosent av brukerne at DFØs tjenester på anskaffelser gir effektivitet og gevinster. Dette er en liten økning fra 76 prosent i 2022.

3.2.5 Brukernes kjennskap til og bruk av veiledningsmateriale om offentlige anskaffelser

Styringsparametret blir målt gjennom kunde- og brukerundersøkelsen. 87 prosent av respondentene svarer at de kjenner til DFØs veiledningsmateriale om offentlige anskaffelser. Samtidig svarer 78 prosent at de tar veiledningsmaterialet i bruk. Resultatene er definert som nullpunkt for målingen, og vil bli benyttet som sammenligningsgrunnlag i senere rapporteringer.

Anskaffelser.no er DFØs hovedkanal for spredning av veiledning, maler og verktøy. I 2023 er det gjennomført et forprosjekt for å undersøke forbedringsområder på nettstedet. Forprosjektet har munnet ut i en handlingsplan som DFØ aktivt vil gjennomføre i tiden framover. Hensikten med dette er å gjøre god veiledning lettere tilgjengelig og mer brukervennlig.

3.2.6 Brukernes tilfredshet med markedsplassen for skytjenester

I kunde- og brukerundersøkelsen i 2023 svarer 57 prosent at de er fornøyde med markedsplassen for skytjenester (MPS). Resultatet er definert som nullpunkt for målingen, og vil bli benyttet som sammenligningsgrunnlag i senere rapporteringer.

I MPS har vi i 2023 gjennomført en rekke informasjonsmøter rettet både mot offentlig sektor og leverandørmarkedet. Antallet deltagere som rapporterer at de i stor grad eller i svært stor grad kjenner til MPS har gjennom året økt fra 10 prosent til 54 prosent.

Deltagerne i informasjonsmøtene rapporterer gjennomgående ved våre spørreundersøkelser at informasjonen som gis er relevant, med en gjennomsnittlig skår på 3,8¹⁰ på en skala fra 1 til 5.

I 2023 ble MPS organisert i fem hovedområder: (1) skybaserte infrastruktur- og plattformtjenester, (2) cybersikkerhet og personvern, (3) digitale tjenester, (4) kostnadsoptimalisering og grønn omstilling, klima og miljø, samt (5) juridiske tjenester.

Samlet sett er formålet sentral styring og forvaltning av en bred portefølje kommersielt tilgjengelige skytjenester for offentlig sektor. I tråd med dette ble MPS’ informasjonsmøter for offentlig sektor i 2023 åpnet for deltagelse også for leverandører og allmennheten.

I 2023 ferdigstilte vi krav til leverandørene innenfor cybersikkerhet og personvern i form av en referansearkitektur for informasjonssikkerhet og personvern, og lanserte en landingsside for cybersikkerhet. Vi utarbeidet også kontraktuelle og juridiske posisjoner til bruk i forhandlinger med leverandører av skytjenester til offentlig sektor.

Videre utarbeidet vi ytterligere veiledning, og gjennomførte flere markedsdialoger og et utprøvingsprosjekt i stat og kommune vedrørende cybersikkerhet og trussel-etterretning. Vi har samarbeidet med flere statlige og kommunale virksomheter om skysikkerhet, avsluttet et forprosjekt for kontorstøtteavtaler og holdt flere foredrag om skytjenester.

I 2023 kunngjorde vi to anskaffelser med sikte på å tilrettelegge for enklere tilgang til skybaserte infrastruktur- og plattformtjenester og måling av informasjonssikkerhet på internett med henholdsvis 318 og 327 tilsluttede statlige, fylkeskommunale og kommunale virksomheter. Kontraktene ventes inngått i 2024, og er del av en planlagt helhetlig portefølje av kontrakter som til sammen vil utgjøre en markedsplass for skytjenester i offentlig sektor.

3.2.7 Prioriterte tiltak

DFØ har i tildelingsbrevet fått seks prioriterte tiltak på anskaffelsesområdet:

Arbeid med grønne offentlige anskaffelser

• DFØ skal arbeide for å gjøre veiledningsmateriellet om offentlige anskaffelser generelt, og grønne offentlige anskaffelser spesielt, brukertilpasset og bedre kjent for offentlige oppdragsgivere.

Høsten 2022 satt DFØ i gang en større gjennomgang og revisjon av Kriterieveiviseren med formål om å gjøre denne mer brukervennlig, og arbeidet ble gjennomført med høy grad av brukerinvolvering. Den nye versjonen av Kriterieveiviseren ble lansert 3. mars 2023. DFØs brukerundersøkelse skåret Kriterieveiviseren best av alle de digitale tjenestene på anskaffelsesområdet, hvor 81 prosent svarte at de var fornøyde med tjenesten. Samtidig økte kjennskapen til Kriterieveiviseren fra 27 prosent i 2022 til 30 prosent i 2023. Det er fortsatt et stort potensial for økt kjennskap til denne tjenesten.

DFØ har i 2023 også utviklet en Eksempelbank som har vært etterspurt. Også denne tjenesten ble utviklet i tett samarbeid med brukere. Eksempelbanken gir tilgang på gode eksempler på grønne, innovative og bærekraftige anskaffelser.

Sparretelefonen for bærekraftige anskaffelser ble i 2023 utvidet til å gjelde hele anskaffelsesområdet. Antall henvendelser har økt kraftig og har passert over 1000 henvendelser. DFØ arrangerte til sammen 22 webinarer i 2023 om ulike tema innen grønne, innovative og bærekraftige anskaffelser. Til sammen var det over 3 600 påmeldte på webinarene. Tilfredsheten økte fra 72 prosent i 2022 til 83 prosent i 2023.

Innsatsteamet er DFØs uteapparat som arbeider sammen med kommuner, fylkeskommuner, innkjøpssamarbeid og statlige etater i regionene for å bygge kompetanse om grønne, innovative og bærekraftige anskaffelser. I 2023 arrangerte Innsatsteamet til sammen 37 samlinger med totalt 1700 deltakere rundt omkring i landet. Det er behov for å jobbe enda mer systematisk med regional kompetansebygging, og ikke minst oppfølging av de aktørene DFØ har samarbeidet med ute i regionene. I 2024 planlegger vi derfor å videreutvikle Innsatsteamet med flere fagmoduler, mer systematikk i planlegging og oppfølging av brukerne i regionene.

Norgesmodellen for offentlige anskaffelser

• DFØ skal bidra i arbeidet med å motvirke arbeidslivskriminalitet og sosial dumping, og fremme et seriøst arbeidsliv. DFØ skal utarbeide relevant veiledning, herunder om utforming av seriøsitetskrav, ev. nye lov- og forskriftsendringer og om anvendelse av opplysningene eBevis gir.

DFØ har bidratt til gjennomføring av Norgesmodellen i offentlige anskaffelser. Det er blant annet lansert veiledning om nye seriøsitetskrav om betaling via bank, krav til obligatorisk tjenestepensjon, HMS-kort og krav til informasjonsplikt og språkferdigheter i relevante anskaffelser. Videre er det utarbeidet en anbefaling for videreutvikling av eBevis-tjenesten som er oversendt til Nærings- og fiskeridepartementet for videre vurdering.

Lovutvalget for offentlige anskaffelser

• DFØ skal bistå sekretariatet til lovutvalget for offentlige anskaffelser.

Regjeringen oppnevnte 4. november 2022 et utvalg som skal gjennomgå regelverket for offentlige anskaffelser og komme med forslag til endringer. Utvalget har blant annet fått i mandat å gjennomgå reglene for samfunnshensyn og foreslå forenklinger av struktur og innhold i regelverket. Anskaffelsesutvalget leverte sin første delrapport NOU 2023:26 den 10. november 2022 og skal levere andre delrapport 4. mai 2024. DFØ har bidratt i sekretariatet til lovutvalget siden oppstart av arbeidet, og vil fortsette frem til utvalget har levert sin siste delrapport.

Kontraktsoppfølging i offentlige anskaffelser

• DFØ skal lede et arbeid med relevante aktører som skal utarbeide beste praksis for kontraktsoppfølging i offentlige anskaffelser. Beste praksis skal også rette seg mot oppfølging av krav som skal motvirke arbeidslivskriminalitet.

DFØ publiserte ny veiledning om beste praksis for kontraktsoppfølging i slutten av august. Veiledningen omhandler kontraktsoppfølging generelt og oppfølging av seriøsitetskrav spesielt. Veiledningen består av to nivåer, avansert og basis. Hensikten har vært å synliggjøre hva som er lovpålagte krav, og hva som er anbefalinger. Vi har også utviklet sjekklisteverktøy som har som formål å støtte innkjøperne i arbeidet. Veiledningen er utviklet gjennom tett samarbeid med en arbeidsgruppe som besto av representanter for offentlige innkjøpere fra kommuner, fylkeskommuner og statlig sektor. I tillegg har partene i arbeidslivet og Arbeidstilsynet vært representert.

Analyse av utvikling i statlig konsulentbruk

• DFØ skal i 2023 gjennomgå og oppsummere statlige virksomheters rapportering på fellesføringen fra 2022 om å redusere konsulentbruk. DFØ skal gi en samlet analyse av utviklingen sammenlignet med tidligere år.

DFØ har i 2023 gjennomgått og oppsummert statlige virksomheters rapportering på fellesføringen fra 2022 om å redusere konsulentbruk. (DFØ-notat 2023:5 Statlige virksomheters arbeid med å redusere kjøp av konsulenttjenester i 2022). Notatet fra kartleggingen ble publisert høsten 2023.

Oversikt over statlige reisekostnader

• DFØ skal gi en oppdatert oversikt over statlige reiseutgifter i 2022 sammenlignet med reiseutgiftene før pandemien (2018). DFØ skal også innhente informasjon om hvordan statlige virksomheter har tilpasset seg kuttene i reiseutgiftsbudsjettene.

DFØ har høsten 2023 utarbeidet en rapport om endringer i statlige reiseutgifter i 2022 sammenlignet med årene før pandemien. Rapporten ble levert innen fristen.

3.2.8 Oppdrag i supplerende tildelingsbrev

DFØ har i supplerende tildelingsbrev nr. 3 fått følgende tilleggsoppdrag og tildeling:

Mobilitetsprogrammet og StartOff

• DFØ har i forbindelse med et StartOff-prosjekt fått tildelt 400 000 kroner for å utvikle en teknisk løsning som legger til rette for kompetanseutveksling i staten.

DFØ har inngått et StartOff-prosjekt for å utvikle en teknisk løsning som legger til rette for kompetanseutveksling i staten.

3.2.9 Vurdering og analyse av utvikling for hovedmål 2: Offentlig sektor gjennomfører effektive og bærekraftige anskaffelser som bidrar til å fremme innovasjon

Bedre synlighet av DFØs tjenester til innkjøps-Norge har vært et prioritert område for 2023. Vi vurderer at vi i stor grad har lykkes med dette, kanskje spesielt når det gjelder de nye veilederne, som vekting av miljøkriterier 30 prosent, Norgesmodellen og innføring av nye eForms. Vi har benyttet flere kanaler for å øke synligheten. Som vist i tabell i kapittel 3.1.3 «Utvikling i bruken av digitale tjenester på anskaffelsesområdet», har antall sidevisninger på anskaffelser.no økt med 29 prosent fra 2022 til 2023, og det er også en økning i bruken av digitale produkter og antall nedlastninger. Vi opplever en markant økning i interessen for markedsplass for skytjenester (MPS), både med hensyn til besøk, sidevisninger og nedlastninger. Denne utviklingen er DFØ godt fornøyd med og i 2024 vil vi forsterke kommunikasjonsarbeidet, spredningsaktiviteter og videreutvikle veiledningstilbudet på anskaffelser.no.

DFØs tjenester innenfor offentlige anskaffelser er etterspurt. Vi opplever stor interesse og høy deltakelse på våre arrangementer. Anskaffelseskonferansen i 2023 hadde nesten 1 000 deltagere, og det er stor interesse for kompetansehevingstiltak (sertifiseringsordning/seminarer/webinarer m.fl.) og arbeid med å gjøre vårt veiledningsmateriell kjent og brukt i innkjøps-Norge. Utvidelsen av Sparretelefonen har ført til en betydelig økning i antall henvendelser, og har gitt DFØ god innsikt i utfordringene i innkjøps-Norge.

En prioritert målgruppe for DFØ er innkjøpsledere. I 2023 har vi gjennomført to prosjekter med meget gode evalueringer, benchmarkingsprosjektet og mentorordningen. Styrking av innkjøpslederrollen er en nøkkelaktivitet for å få løftet anskaffelsesområdet fra den operative innkjøpsfunksjonen til strategisk nivå – hvor effektiv ressursbruk i offentlig sektor er et sentralt tema.

DFØ overtok driften av den nasjonale kunngjøringsdatabasen for offentlige anskaffelser, Doffin, fra 25. oktober 2023. Nye Doffin tar i bruk EUs nye kunngjøringsskjemaer (eForms), noe som forutsetter at DFØ kontinuerlig oppdaterer skjemaene.

eForms vil bli en viktig digital datakilde for anskaffelsesområdet. eForms vil også være et grunnleggende element i å nå målet om en datadrevet anskaffelsesfunksjon som gir virksomhetene tilgang til nyttig styringsinformasjon og tilrettelegge for analyser av effektivitet og grønn omstilling.

DFØ har arbeidet med hjemmelsgrunnlag for tilgang og bruk av data. Dette vil bli videreført i 2024 og vil være en nøkkel for å få tilgang til data.

DFØ har administrert StartOff-ordningen i samarbeid med Digitaliseringsdirektoratet og Leverandørutviklingsprogrammet siden etableringen i 2021. Ordningen har gitt DFØ forsterket kompetanse om innovasjon i offentlige anskaffelser som vil bli brukt i det videre arbeidet med innovative anskaffelser i 2024.

I 2024 blir spredning av kompetanse om nye veiledere en hovedoppgave. DFØs tjenester og veiledninger blir benyttet som referanse i innkjøps-Norge. Opprettholdelse av kvalitet i veiledningsarbeidet er derfor av stor betydning. Det ventes også at arbeidet med ny lov om offentlige anskaffelser vil kreve ressurser.

Fotnoter

⁹Sist oppdaterte tall fra 31. oktober 2023

¹⁰Score for eksterne foredragsholdere er ikke inkludert i tallet.