Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) har levert tjenester, gjennomført oppdrag og i all hovedsak oppnådd gode resultater sett opp mot målene Finansdepartementet satte i tildelingsbrevet for 2023.
Vi har levert stabile lønns- og regnskapstjenester med god kvalitet, og bruken av våre systemløsninger og tjenester har økt. På lønnsområdet har vi prioritert å videreutvikle systemløsningen for HR, særlig knyttet til ny funksjonalitet, mer effektivitet og økt brukervennlighet. I tillegg har vi videreutviklet funksjonaliteten i selvbetjeningsløsningene og appen, og fortsatt arbeidet med å automatisere e-skjemaer.
Det krevende lønnsoppgjøret i 2022 førte til mange systemtekniske endringer som måtte følges opp i 2023. Dette har påvirket både drift og utviklingskapasitet på området. På regnskapsområdet har alle kundene nå gått over til ny fakturaløsning. Parallelt med innføringen har vi prioritert å videreutvikle innkjøpsdelene av løsningen. Vi har også ferdigstilt en løsning for prekontering som benytter kunstig intelligens og et verktøy for periodeavslutning. DFØ har i 2023 bistått 26 kunder som tok i bruk periodisert regnskapsprinsipp (SRS) fra 2024, både med kompetansetiltak og tilrettelegging for bruk i kundens videre styring.
Kunde- og brukerundersøkelsen i 2023 viser at kundene fremdeles er godt fornøyde med DFØs økonomitjenester. Samtidig viser resultatene fortsatt en nedgang i brukernes vurdering av om tjenestene bidrar til effektivitet og gevinster og om deres økonomiske data er lett tilgjengelige og gir god støtte i styringen. DFØ har de siste årene fått en mer sammensatt kundemasse med ulike behov, og vi erfarer at det er vesentlige forskjeller i tilfredsheten mellom ulike kundegrupper. Høye forventninger til rask kundebehandling og nye funksjoner og løsninger, kombinert med stram økonomi i DFØ kan ha påvirket kundenes vurdering. Vi vil i tiden framover sette inn forbedringstiltak for å øke og stabilisere tilfredsheten.
På anskaffelsesområdet har vi i 2023 brukt mye ressurser på å følge opp tre nye og store politiske initiativer: Vi har utarbeidet nye veiledere for krav om 30 prosent vekting av miljø i alle anskaffelser, og for seriøsitetskrav i kontraktsoppfølging. Vi har også etablert og satt i drift en ny kunngjøringsløsning (Doffin) og innført nye kunngjøringsskjemaer (eForms), samt utarbeidet en veileder for gjennomføring av EU-kommisjonens forordning knyttet til dette.
Videre har vi rettet en særlig innsats for å øke synligheten av våre tjenester til innkjøpere.. Veiledere, digitale produkter, arrangementer og innføringen av nye kunngjøringsskjemaer (eForms) er blant tilbudene der vi opplever en stor etterspørsel. Interessen for markedsplassen for skytjenester har også økt betydelig gjennom året. En annen viktig aktivitet i 2023 har vært å gjennomføre prosjekter for benchmarking og mentorordning for innkjøpsledere, der målet er å løfte innkjøpsfunksjonen til et strategisk nivå.
På området styring, organisering og ledelse har vi utforsket nye samarbeidsflater med universitets- og høyskolemiljøer for å gjøre tjenestene mer relevante og oppdaterte. Vi har også utgitt en oppdatert veileder i samfunnsøkonomisk analyse og startet arbeidet med å oppdatere utredningsinstruksen og veilederen til denne. En annen viktig oppgave har vært å spre kunnskap om OECDs nye anbefalinger om bruk av evalueringer i offentlig sektor. En rettesnor i vårt utviklingsarbeid er at kompetansetjenestene skal være nyttige og dekke brukernes behov. I 2023 har vi for eksempel hatt tett dialog med brukerne i utarbeidelsen av nytt veiledningsmateriell for risikostyring, som har bidratt til en mer praksisnær veiledning. En viktig målgruppe for fagområdet er lederne i staten. De spiller en nøkkelrolle i arbeidet for å samordne og bidra til økt innovasjon og utvikling i forvaltningen. Til denne gruppen har vi gjennom året vi levert både digitale kompetansetilbud og et omfattende lederutviklingsprogram til statsforvalterne.
Vi opplever at DFØs kompetansetilbud, kunnskap og analyser er etterspurt i forvaltningen. Vi legger vekt på å ha en tverrfaglig tilnærming når vi arbeider med analyser, områdegjennomganger og andre faglige oppdrag, slik at våre leveranser er helhetlige. Tilbakemeldingene fra brukere og oppdragsgivere viser at DFØs bidrag er nyttige og relevante når forvaltningen skal utvikle seg på en effektiv måte.
DFØ er både en storforbruker og storprodusent av data. Flere interne og eksterne datakilder kan være relevante for DFØ å benytte for å skape verdi for kunder, brukere og interessenter gjennom deling, bruk og analyse av data. I 2023 har vi etablert et tverrfaglig prosjekt som skal vurdere løsninger for å innhente og analysere data, og som kan tilgjengeliggjøre og formidle data til brukere.
Arbeidet med å styrke sikkerheten i virksomheten har fortsatt i 2023. Vi har gjennomført flere tiltak på informasjonssikkerhetsområdet, blant annet innenfor overvåkning av digital infrastruktur og styring og kontroll. Personvernområdet har vi gjennomført og ferdigstilt tiltak for å følge opp krav til underleverandører, forbedret registrering og evaluering av avvik, innført styrende dokumenter og etablert ulike opplæringstiltak for ansatte.
De siste årene har stramme budsjettrammer vært utfordrende for DFØ. Situasjonen stiller krav til god innsikt i kostnadsdrivere, hvor kutt kan gjennomføres og hvilke konsekvenser det vil ha. Vi har også arbeidet med å få et godt og oppdatert kunnskapsgrunnlag for det videre arbeidet med en ny finansieringsmodell for økonomitjenestene.
DFØ har hatt en samlet tildeling på 1 049 millioner kroner, og har et netto mindreforbruk av ordinære midler på 3,9 prosent. Ressursene er fordelt med om lag 53 prosent til lønns- og regnskapstjenestene, 12 prosent til fagområdet styring, organisering og ledelse og 11 prosent til fagområdet for offentlige anskaffelser. Samlet går rundt 23 prosent til IT-området og stabs- og fellesfunksjoner. DFØ har i 2023 vokst fra 777 til 838 ansatte.
Oslo, 14. mars 2024
direktør
DFØs årsrapport 2023
1. Leders beretning 2023
2. Introduksjon til virksomheten 2023
2.1 DFØs samfunnsoppdrag
2.2 Organisasjon og ledelse
2.3 Utvalgte hovedtall
2.4 DFØs samarbeid med andre virksomheter
Fotnoter
3. Årets aktiviteter og resultater 2023
Hovedmål for DFØ i 2023
Hovedmål 1 i 2023: DFØs kunder har effektiv økonomistyring
3.1.1 Styringsparameter: Kundenes vurdering av om DFØs økonomitjenester gir effektivitet og gevinster
3.1.2 Styringsparameter: Kundenes vurdering av om deres økonomiske data er lett tilgjengelig og gir god støtte i virksomhetsstyringen
3.1.3 Styringsparameter: Bruk av DFØs digitale løsninger
Utvikling i bruken av DFØs praterobot
Utvikling i bruken av elektroniske fakturaer
Utvikling i bruken av digitale tjenester på anskaffelsesområdet
3.1.4 Utviklingstiltak for lønns- og regnskapstjenestene
HR-system i staten (DFØ HR)
Løsning for lokale lønnsforhandlinger
Selvbetjeningsportal og mobil app
Automatisering av lønnsutbetaling
Ny innkjøps- og fakturaløsning
Periodeavslutningsverktøy
Løsning for prekontering
Løsning for lagring av oppbevaringspliktig materiale
Datadeling gjennom dataplattform
3.1.5 Opptak av nye kunder
3.1.6 Prioriterte tiltak
Stabil utvikling og drift av økonomitjenestene
Finansiering av DFØs tjenester
3.1.7 Andre tiltak
Innføring av obligatorisk SRS
3.1.8 Vurderinger og analyse av utvikling for hovedmål 1: DFØs kunder har effektiv økonomistyring
Fotnoter
Hovedmål 2 i 2023: Offentlig sektor gjennomfører effektive og bærekraftige anskaffelser som bidrar til å fremme innovasjon
3.2.1 Styringsparameter: Grad av modenhet hos virksomhetene i bruk av digitale verktøy i offentlige anskaffelser
3.2.2 Grad av modenhet hos virksomhetene innen bærekraftige offentlige anskaffelser
3.2.3 Tilrettelagt gevinst av statlige felles innkjøpsavtaler
3.2.4 Brukernes vurdering av om DFØs tjenester på anskaffelser gir effektivitet og gevinster
3.2.5 Brukernes kjennskap til og bruk av veiledningsmateriale om offentlige anskaffelser
3.2.6 Brukernes tilfredshet med markedsplassen for skytjenester
3.2.7 Prioriterte tiltak
Arbeid med grønne offentlige anskaffelser
Norgesmodellen for offentlige anskaffelser
Lovutvalget for offentlige anskaffelser
Kontraktsoppfølging i offentlige anskaffelser
Analyse av utvikling i statlig konsulentbruk
Oversikt over statlige reisekostnader
3.2.8 Oppdrag i supplerende tildelingsbrev
Mobilitetsprogrammet og StartOff
3.2.9 Vurdering og analyse av utvikling for hovedmål 2: Offentlig sektor gjennomfører effektive og bærekraftige anskaffelser som bidrar til å fremme innovasjon
Fotnoter
Hovedmål 3 i 2023: Statsforvaltningen bygger på kunnskap, er utviklingsorientert og har god styring, organisering og ledelse
3.3.1 Styringsparameter: Bruk av, og brukertilfredshet med, DFØs kompetansetjenester
Arbeidsgiverstøtte og Arbeidsgiverportalen
KUDOS
3.3.2 Styringsparameter: Brukernes tilfredshet med DFØs tjenester innenfor regelverksforvaltning
Aktiviteter på økonomiregelverksområdet
3.3.3 Brukernes tilfredshet med DFØs tjenester innenfor betalingsformidling
3.3.4 Brukernes tilfredshet med DFØs tjenester innenfor rapportering til statsregnskapet og tilgang på regnskapsinformasjon fra statsregnskapet
3.3.5 Styringsparameter: Oppdragsgiveres vurdering av og bruk og nytte av DFØs rapporter og analyser
3.3.6 Styringsparameter: Antall lærlinger i staten
3.3.7 Prioriterte tiltak
Innføring av obligatorisk SRS
Vurdering av begreper på fagområdet statlig styring
Veiledningstilbud og regelverk om statlig tilskuddsforvaltning
Effektiv ressursbruk og områdegjennomganger
Områdegjennomgang om læring fra korona
Områdegjennomgang for økt rammestyring av kommunesektoren
Etterevaluering av områdegjennomgang av legemidler under folketrygden
Rammeverk for periodiske virksomhetsgjennomganger
Evaluering av statsbudsjettprosessen
Produksjon og bruk av data om offentlig ressursbruk
Tallgrunnlag lønnsoppgjør
Kompetansetilbud til ledere og medarbeidere i staten
Arbeid med konferanser
Oppfølging av strategien for departementsfellesskapet 2021-2025
Faglig bistand til Departementsakademiet
Innovasjon i offentlig sektor
Tillitsreformen
Faglig bistand til utvalg – utfasing av kommersiell drift i skattefinansierte velferdstjenester
Organisering av klagefunksjoner i staten
Andre tiltak på området
Gjennomgang av Politidirektoratet
Utvikling i antall ansatte i statsforvaltningen
Internasjonalt arbeid
Innbyggerundersøkelsen
3.3.8 Oppdrag i supplerende tildelingsbrev
Bidrag i utvikling av støtteregister
Statusrapport om kultur og ledelse i politiet
Kurs i forvaltningskompetanse og universell utforming av kurs
Evaluering av Vitenskapskomiteen for mat og miljø (VKM)
Evaluering av Datatilsynet
3.3.9 Vurdering og analyse av utviklingen for hovedmål 3: Statsforvaltningen bygger på kunnskap, er utviklingsorientert og har god styring, organisering og ledelse
Fotnoter
Hovedmål 4 i 2023: Offentligheten kan enkelt ta i bruk informasjon om resultater og ressursbruk i forvaltningen
3.4.1 Styringsparameter: Brukertilfredshet med statsregnskapet.no og publiserte månedsregnskap på DFØs nettside
3.4.2 Vurdering og analyse av utviklingen for hovedmål 4: Offentligheten kan enkelt ta i bruk informasjon om resultater og ressursbruk i forvaltningen
Resultatmatrise for styringsparametere i 2023
3.5.1 Statistikk
Ressursbruk 2023
3.6.1 Ressursbruk for lønns- og regnskapstjenestene
3.6.2 Ressursbruk for offentlige anskaffelser
3.6.3 Ressursbruk for styring, organisering og ledelse
3.6.4 Nøkkeltall fra årsregnskapet
Bevilgningsandel
Utnyttelsesgrad post 01-29
Drift
Lønn
Fotnoter
Andre prioriterte tiltak i 2023
3.7.1 Helhetlig utvikling av DFØs fagområder
3.7.2 Videreutvikling av mål- og resultatstyringssystemet
4. Styring og kontroll i virksomheten i 2023
4.1 Budsjettsituasjon 2023
4.2 Effektiv drift og produktivitetsutvikling
4.3 Internkontroll og risikostyring
4.4 Sikkerhet og beredskap
Hendelser knyttet til drift av digitale tjenester eller informasjonssikkerhet
4.5 Behandling av personopplysninger
4.6 Oppfølging av saker fra Riksrevisjonen
4.7 Fellesføringer for 2023
4.7.1 Lærlinger
Studenter i praksis
4.7.2 Konsulentbruk
4.7.3 Desentralisert arbeid
4.8 Bemanning og personalforvaltning
Rapportering i henhold til SSBs statistikk
Rapportering i henhold til DFØs lønns- og personalsystem
Lokalisering av ansatte
Kjønnssammensetning i DFØ
Sykefravær
Turnover
Tilgang på kompetanse
Likestilling og mangfold
Rapportering aktivitets- og redegjørelsesplikt – DFØ som offentlig myndighet (§24)
Fotnoter
5. Vurdering av framtidsutsikter i 2023
6. Årsregnskap for DFØ i 2023