DFØ leverer fellestjenester innenfor lønn og regnskap. Våre systemløsninger ivaretar kravene i statlige regelverk. Vår tjenestemodell består av en grunnpakke med standardtjenester innenfor hvert område. Grunnpakken kan utvides med flere tilleggstjenester som kundene selv velger. Mange av tjenestene er basert på selvbetjeningsløsninger. På begge områder gjennomfører DFØ kontinuerlig forbedringer og oppgraderinger av systemene. For at kundene skal få best mulig utbytte av våre tjenester, tilbyr vi en rekke opplæringstiltak i bruk av løsningene.

Våre tiltak og utviklingsaktiviteter på økonomitjenesteområdet fremgår i omtalen under.

Som det framgår av resultatene på økonomitjenesteområdet, har vi hatt stabil drift og levert sikre og korrekte økonomitjenester uten vesentlige avvik i 2023. Se utfyllende rapportering i kapittel 3.5, «Resultatmatrise for styringsparametere» og kapittel 3.5.1, Statistikk» for rapportering og omtale av følgende fire styringsparametere og statistikkområder; «Andel riktig lønn til riktig tid», «Andel innrapportert regnskap fra DFØs kunder til statsregnskapet innen frist», «Andel kunder som benytter SRS» og «Andel kunder på ny tjenestemodell».

Når det gjelder kundenes tilfredshet er det ingen signifikante endringer sammenlignet med 2022. Kundenes vurdering av om lønns- og regnskapstjenestene er nyttige har også holdt seg på et stabilt høyt nivå.

3.1.1 Styringsparameter: Kundenes vurdering av om DFØs økonomitjenester gir effektivitet og gevinster

I kunde- og brukerundersøkelsen i 2023 ble kundene spurt om DFØs økonomitjenester gir effektivitet og gevinster for virksomheten. Blant dem som har vært i kontakt med oss, svarer 57 prosent at tjenestene medvirker til det. Dette er om lag på samme nivå som i 2022 (58 prosent), og lavere enn resultatmålet på 75 prosent. Basert på dialogen vi har hatt med kundene gjennom året, og ytterligere analyser av tallmaterialet, vurderer vi at årsaken til den lave skåren kan være en kombinasjon av flere forhold:

Kundemassen er endret de siste årene med større og mer komplekse virksomheter som har tatt i bruk tjenestene. Vridningen i kundemassen gir et klart mer sammensatt behov for DFØs tjenester, og vi ser at det er vesentlige forskjeller i tilfredsheten ulike kundegrupper imellom.

Høye forventninger fra kundene til rask kundebehandling og hurtig utvikling av nye funksjoner og løsninger, kombinert med stram økonomi og press på ressurser i DFØ har trolig påvirket vurderingene. Oppfølgingen av lønnsoppgjøret har ført til at andre oppgaver på lønnsområdet har måttet utsettes. Dette har blant annet medført forsinkelser i feilretting og enkelte utviklingsaktiviteter. Innføringen av nytt innkjøps- og fakturasystem har krevd mye både av oss og kundene. Parallelt med dette har vi også videreutviklet løsningen, som har ført til utfordringer for eksisterende og nye kunder.

Også utfordringer og lavere kvalitet på enkelte regnskapstjenester kan ha bidratt til et svakere resultat. DFØ har også hatt en periode med høy turnover, som har ført til enkelte kapasitetsutfordringer. Dette har igjen medført økt kompetansebehov, særlig blant nye ansatte.

Vi vil også trekke fram at det er få respondenter som har svart på undersøkelsen, og at vi derfor vil arbeide aktivt for å hente inn flere kilder til informasjon om kundenes behov slik at vi setter inn forbedringstiltakene på de områdene som er viktigst.

3.1.2 Styringsparameter: Kundenes vurdering av om deres økonomiske data er lett tilgjengelig og gir god støtte i virksomhetsstyringen

I kunde- og brukerundersøkelsen i 2023 svarer 65 prosent av lønns- og regnskapskundene at deres økonomiske data er lett tilgjengelig og gir god støtte i virksomhetsstyringen. Dette er en liten nedgang fra 67 prosent i 2022, og lavere enn resultatmålet på 75 prosent. Basert på dialogen vi har hatt med kundene gjennom året, og ytterligere analyser av tallmaterialet, vurderer vi at årsaken til den lave skåren kan være en kombinasjon av flere forhold:

Analyseverktøy som økonomiinfo og HR innsikt får gode tilbakemeldinger gjennom kundedialogen. Allikevel erfarer DFØ et behov for ytterligere fleksibilitet gjennom eksisterende eller nye verktøy blant annet på budsjettområdet.

DFØs kunder etterspør enkel tilgang på egne økonomiske data til analyse- og styringsformål. Vi arbeider med forbedrede løsninger for å gi tilganger gjennom moderne grensesnitt og plattformteknologi. Vi merker en økende generell interesse for styringsdata blant kundene. I DFØs analyseverktøy er det en betydelig mengde ferdige rapporter og analyser tilgjengelig, Kundene kan enkelt navigere i løsningen, filtrere og gjøre utvalg. Disse verktøyene er rettet mot ledere hos kundene samt lønns- og regnskapsmedarbeidere. Interessen og ferdighetsnivået til disse brukerne er variert. Noen synes det er for mye informasjon tilgjengelig og at det er krevende å finne akkurat den informasjonen de har behov for. Andre finner ikke de sammenstillingene som de har behov for. Behovene hos kundene er på enkelte områder sammenfallende, men det er også særbehov hos noen av virksomhetene. Vi ser at behovene endrer og utvikler seg, og vi har derfor etablert arenaer for å fange opp disse.

DFØs kunder etterspør i tillegg enkel tilgang på egne økonomiske data til analyse- og styringsformål. Her ønsker kundene et mye bredere tilfang av data. Bruken av slike data er i hovedsak til styringsformål, og det er viktig for kundene å kunne benytte økonomiske data, tid- og fraværsdata osv. sammen med sine virksomhetsspesifikke data. Vi arbeider med å forbedre løsninger for å gi tilganger gjennom moderne grensesnitt og plattformteknologi. På lønnssiden har vi hatt en pilot sammen med de fire store universitetene UIO, UIB, UIT og NTNU (BOTT) og universitets- og høyskolesektoren med å levere ut rådata gjennom APIer ⁵. Det er nå mulig for andre kunder også å få tilgang til data på samme måte. I dialogen med kundene ser vi at det er behov for å jobbe videre tett med kundene for at de enkelt skal kunne nyttiggjøre seg egne data i DFØs systemløsninger.

Disse to ulike måtene å tilnærme seg kundenes behov for egne data har ulike brukergrupper og må leve videre side om side. Styringsdata vil være et viktig tema i fagsesjonene på Kundeforum i 2024.

3.1.3 Styringsparameter: Bruk av DFØs digitale løsninger

DFØ tilbyr flere tilleggstjenester til kundene. Vi arbeider aktivt for at kundene skal se nytten ved disse tilleggstjenestene og ønske å ta disse i bruk.

De største endringene for lønnsdivisjonen i 2023 er knyttet til de nye tilleggstjenestene DFØ HR og lokale lønnsforhandlinger. Vi har fått fire nye virksomheter i drift på DFØ HR siste år, og 23 kunder tok i bruk ny løsning for lokale lønnsforhandlinger ved høstens lønnsoppgjør. Flere kunder fikk satt i drift sykemeldingsrobot innen årsskiftet 2023/2024. Det har vært en positiv utvikling i 2023 ved at flere virksomheter tar i bruk tilleggstjenester. Vi venter at denne utviklingen vil fortsette i 2024. Flere virksomheter har akseptert pristilbud både innenfor DFØ HR og lokale lønnsforhandlinger for å ta i bruk de nye tjenestene.

Et stort antall kunder har tatt i bruk tilgangsportal på regnskapstjenestene. Dette forenkler prosessene med tilgangsstyring for kunder og DFØ. Nær samtlige av DFØs kunder har nå tatt i bruk DFØ-appen også på regnskap. Supplerende budsjettstyringsverktøy er avviklet som tilleggstjeneste i løpet av året. Prosessen ivaretas nå av Unit4. Innkjøpsløsningen har blitt tatt i bruk av et mindre antall gjennom året, samtidig som det er gjort forberedelser til en større innføring av løsningen til øvrige kunder.

Utviklingen viser at kundene tar i bruk stadig flere av DFØs tilleggstjenester. Noen av dem er det kun hensiktsmessig at benyttes av et utvalg kunder basert på egenart og behov hos den enkelte virksomhet. Dette gjelder for eksempel turnusløsningen.

Utvikling i bruken av DFØs praterobot

Utviklingen i bruken av DFØs praterobot i 2023 viser en liten økning fra 2022 på ca. 500 samtaler. Prateroboten besvarer spørsmål som gjelder alle områder innenfor lønn og reise. I 2023 ble 4,7 prosent av henvendelsene viderekoblet til manuell oppfølging og resterende 94,3 prosent ble besvart av prateboten. NTNU som ny kunde sto for de fleste av henvendelsene, som gjaldt spørsmål om reise-/utgiftsrefusjon, registrering av arbeidstid og tidspunkt for utbetaling.

Utvikling i bruken av elektroniske fakturaer

Bruken av elektroniske fakturaer i 2023 har økt sammenlignet med 2022 og 2021. Ved utgangen av 2023 utgjorde EHF-fakturaene akkumulert 92,7 prosent av alle bilagene, mot 90,2 prosent i 2022. Vi arbeider fremdeles med tiltak for å øke andelen.

Utvikling i bruken av digitale tjenester på anskaffelsesområdet

Utvikling i bruken av digitale tjenester på anskaffelsesområdet er knyttet til tre hovedområder: Bruk av kunngjøringstjenesten Doffin, bruk av standardiserte formater (EHF) ved formidling av transaksjoner og bruk av anskaffelser.no.

I 2023 lanserte DFØ ny kunngjøringsportal som støtter nye kunngjøringsskjema, eForms⁷ , som Norge må benytte som følge av EUs implementeringsforordning av 2019. Doffin er utviklet av DFØ og gir økt grad av fleksibilitet og brukertilpasset funksjonalitet i tjenesten.

Oversikt over mottakere i ELMA (Elektronisk mottakeradresseregister) er en av de mest besøkte sidene på anskaffelser.no. ELMA knytter mottakere av EHF-faktura, ordre og katalog sammen i et adresseregister som muliggjør digitalisering gjennom EHF standardformat. DFØ forvalter standardiserte formater innen offentlige anskaffelser. Dette innebærer å legge til rette for samarbeid mellom systemleverandører innen anskaffelsesområdet som kan ta i bruk standardiserte formater, offentlige oppdragsgivere og leverandører til offentlige oppdragsgivere for å øke kvalitet i innhold på formatene samt sørge for økt utbredelse og bruk gjennom systemløsningene. Økningen i bruk av standardformater gir både verdi i form av lavere transaksjonskostnad i anskaffelsesprosessen, redusert klimafotavtrykk, og bedre kvalitet på data som tilrettelegger for bedre styringsinformasjon på anskaffelsesområdet.

Nye veiledere innen områdene seriøsitetskrav (Norgesmodellen), 30 prosent krav i vekting av miljøkriterier og innføring av eforms har bidratt til en markant økning i bruk av nettstedet anskaffelser.no, DFØs kilde for informasjon om offentlige anskaffelser.

3.1.4 Utviklingstiltak for lønns- og regnskapstjenestene

DFØ prioriterer utviklingstiltak innenfor lønns- og regnskapstjenestene både med utgangspunkt i at kundene skal ha effektiv økonomistyring og kan frigjøre ressurser, og at DFØ skal øke effektiviteten internt i egen drift. I tjenesteutviklingen legger vi også vekt på hvordan bruk av teknologi kan styrke etterlevelsen av regelverk og systemer vi er ansvarlige for.

Som følge av utfordringene i forbindelse med lønnsoppgjøret i 2022 og ressursbehov i forbindelse med kundeopptak, har det blitt mindre kapasitet til utvikling. Dette har ført til noen forsinkelser i utviklingsarbeidet, blant annet ferdigstillelse av ny innkurv.

På regnskapsområdet har noe av utviklingskapasiteten blitt benyttet til å arbeide med utfordringer knyttet til innføringen og videreutviklingen av nytt innkjøps- og fakturasystem, og til aktiviteter for å heve kvaliteten på enkelte regnskapsleveranser.

På begge områder har det blitt arbeidet med tiltak for å møte kravene som stilles til universell utforming, og vi arbeider jevnlig både med å tilpasse eksisterende løsninger og planlegge for utforming av nye.

HR-system i staten (DFØ HR)

I utviklingen av systemløsningen for HR har vi i 2023 arbeidet med å oppdatere løsningen slik at den møter behovene når det gjelder funksjonalitet, effektivitet og brukervennlighet. Prioriterte områder i 2023 har vært rettet mot integrasjoner, særlig mot lønnssystemet og i tillegg integrasjoner mot ulike tredjepartsløsninger som arkiv og e-signeringsløsningen. I tillegg har vi startet arbeidet med å kartlegge mulighetene for å kunne tilby et mer avgrenset alternativ til statens standard, for å møte behovene til små kunder.

I tillegg arbeider vi løpende med endringsønsker og behov fra den økende kundemassen som tar i bruk DFØ HR.

Løsning for lokale lønnsforhandlinger

I arbeidet med å videreutvikle løsningen for lokale lønnsforhandlinger har vi særlig prioritert aktiviteter og funksjonalitet knyttet til systemoppsett, prioriteringslister, protokoll, innlesing, feilrettingsprogram og lønnsbrev. I 2023 har 23 virksomheter tatt i bruk systemløsningen. I 2024 vil flere nye virksomheter ta den i bruk i lokalt lønnsoppgjør. Oppsett og opplæring for nye virksomheter vil bli gjennomført i løpet våren.

Selvbetjeningsportal og mobil app

I 2023 har vi videreutviklet eksisterende funksjonalitet i selvbetjeningsportalen og appen. Dette omfatter blant annet utvidet løsning for attestering av faktura i appen. Løsningen for stedfortreder er ferdig utviklet og redigering av innkjøpsforespørsel er satt i produksjon. I tillegg har vi arbeidet med å kartlegge og utvikle funksjonalitet i ny innkurv. Videre har vi utviklet og testet støtte til universell utforming. Et betydelig arbeid er også gjort for å få på plass ny utviklingsplattform, som skal gjøre det enklere å utvikle applikasjoner på mobil og portal i framtiden.

Automatisering av lønnsutbetaling

Gjennom dialog med kunder i 2020 kom det fram et behov for å fornye fem e-skjemaer: Permisjonssøknad, tilsetting og gjeninntredelse, hurtig registrering og stillingsendring og fratredelse. DFØ mottok midler til dette utviklingsarbeidet gjennom medfinansieringsordningen. Vi går nå inn i siste år der vi skal levere nye applikasjoner som erstatter e-skjemaene. Dette vil gi en bedre brukeropplevelse for sluttbruker og behandler (godkjenner eller leder), som får en intuitiv og mer brukerrettet løsning. Vi planlegger også for å innføre applikasjonene i appen.

Ny innkjøps- og fakturaløsning

Alle kundene til DFØ har nå gått over til ny fakturaløsning, inkludert alle som benyttet den tidligere innkjøpsløsningen. Innføringsprosjektet ble avsluttet 1. juni 2023. Vi har gjennom året arbeidet fortløpende med utvikling av løsningen. Dette gjelder spesielt innkjøpsdelene av løsningen. 40 kunder har nå tatt i bruk innkjøpsmodulen, en økning på fem kunder fra 2022.

Periodeavslutningsverktøy

DFØ har arbeidet for å tilby et verktøy for periodeavslutning som tilleggstjeneste for å heve kvaliteten på periodeavslutningsprosessen. Hensikten er å legge til rette for god samhandling mellom kunden og DFØ under regnskapsavslutningen. Dette er en skyløsning som vil erstatte avstemmingsmappen for kunder som velger å ta i bruk løsningen. Verktøyet vil bli tilbudt til DFØs kunder i 2024.

Løsning for prekontering

På regnskapsområdet har vi videreført arbeidet med å utvikle en ny løsning for prekontering ved hjelp av kunstig intelligens. Løsningen er ferdig utviklet og vi vil starte pilotering i første kvartal 2024. Løsningen vil gjøre håndtering av inngående faktura enklere og mer effektivt.

Løsning for lagring av oppbevaringspliktig materiale

Vi har utarbeidet et konsept og utredet mulighetene for å anskaffe en løsning for lagring av oppbevaringspliktig materiale hentet fra dataplattform og DFØs selvbetjeningsløsninger.
KGV-/KAV – verktøy for gjennomføring og administrasjon av konkurranser
I 2023 gjennomførte vi en anbudskonkurranse for anskaffelse av KGV-/KAV-verktøy. Årsaken var at eksisterende kontrakt utløp. Den nye løsningen ble innført i tredje tertial. Løsningen har noe utvidet funksjonalitet sammenlignet med den tidligere løsningen.

Datadeling gjennom dataplattform

I 2023 utviklet DFØ en løsning for å tilby en dataplattform for deling av relevante regnskapsdata. Denne løsningen er en modernisering av våre uttrekksmiljøer, og vil kunne tilbys gjennom sikre, moderne grensesnitt, som har god og forståelig brukerdokumentasjon. Løsningen vil bli tilbudt kundene i 2024.

3.1.5 Opptak av nye kunder

DFØ leverer lønns- og/eller regnskapstjenester til 91 prosent av alle statlige virksomheter. 91 prosent av virksomhetene er lønnskunder, mens 82 prosent er regnskapskunder.
I løpet av 2023 og fram til og med 1. januar 2024 har følgende virksomheter tatt i bruk DFØs økonomitjenester:

• Nasjonal kommunikasjonsmyndighet (regnskap)
• Norad (regnskap)
• NTNU (lønn og regnskap)
• Utenriksdepartementet (regnskap)
• Kartverket (lønn og regnskap)
• Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet⁸ (lønn og regnskap)

Andre endringer pr. 1. januar 2024:

• E-helse innlemmes i Helsedirektoratet
• Senter mot Marin forsøpling innlemmes i Miljødirektoratet

I 2023 har en stor andel av regnskapskundene utvidet samarbeidet til å inkludere tjenester de ikke har kjøpt tidligere. Dette framgår blant annet av tabell i kapittel 3.1.3. I tillegg har to kunder valgt å gå over til ny tjenestemodell fra henholdsvis 2023 og fra 1. januar 2024.

På lønnsområdet har 23 kunder tatt i bruk DFØs lønnsforhandlingssystem i lokale lønnsoppgjør i 2023. Vi har også startet arbeidet med å tilby løsningen til virksomheter som kan ta den i bruk fra og med 2024. Videre har Arkivverket tatt i bruk tilleggstjenester, og Kartverket, Direktoratet for Sikkerhet og Beredskap, Kystverket og Sametinget har tatt i bruk DFØ HR.

3.1.6 Prioriterte tiltak

DFØ har i tildelingsbrevet fått to prioriterte tiltak på økonomitjenesteområdet:

Stabil utvikling og drift av økonomitjenestene

De siste årene har DFØ tatt opp mange kunder. Særlig opptaket av de fire store universitetene har krevd mye ressurser. I tillegg stilles det krav til at DFØ utvikler flere nye løsninger for kundene.

Regnskapsdivisjonen gjennomførte en omorganisering med hensikt å sikre en enda sterkere kunderettet leveranse. Effekten av ny organisering ble fulgt tett gjennom 2023 og vil følges opp også i 2024.

Oppfølgingen av lønnsoppgjøret i 2022 var svært krevende, og mange systemtekniske endringer måtte utføres i 2023. Dette har hatt konsekvenser for både utviklingskapasiteten og driftskapasiteten gjennom året. Saksbehandlingstiden har gjennomsnittlig vært lengre enn tidligere, spesielt i første halvår. Det har også vært nødvendig med betydelig overtid knyttet til drift.

Vi viser også til omtalen under kapittel 3.1 «Hovedmål 1: DFØs kunder har effektiv økonomistyring», kapittel 3.5 «Resultatmatrise for styringsparametere» og kapittel 4.4 «Sikkerhet og beredskap», der det fremgår at driften har vært stabil og at tjenestene er levert som forutsatt uten vesentlige avvik.

Finansiering av DFØs tjenester

Arbeidet med finansiering av DFØs tjenester ble videreført fra 2022. DFØ har fulgt opp departementets behov ved å ha stilt sin kapasitet til rådighet. Høsten 2023 igangsatte vi et internt prosjekt, slik at vi får et bedre kunnskapsgrunnlag for å arbeide videre med problemstillinger knyttet til bærekraftig finansering av DFØs økonomitjenester. DFØ vil ha dialog med departementet om det videre arbeidet.

3.1.7 Andre tiltak

Innføring av obligatorisk SRS

Fra årsskiftet 2023/2024 tok 26 kunder i bruk periodisert regnskapsprinsipp (statlige regnskapsstandarder, SRS). Til sammen har 34 av DFØs kunder endret føringsprinsipp gjennom de to første puljene i innføringsprosjektet for obligatorisk SRS. I prosjektet gjennomfører vi kompetansetiltak for virksomhetene som kurs og veiledning i forberedelsene til overgang i første halvår samt tilrettelegging for erfaringsdeling og bruk av SRS i den videre styringen. 30 av de 34 kundene benytter tilbudet om tilleggstjeneste SRS, hvor DFØ utfører oppgaver knyttet til produksjon av SRS-regnskapet.

3.1.8 Vurderinger og analyse av utvikling for hovedmål 1: DFØs kunder har effektiv økonomistyring

Vi ser en økende bruk av systemløsninger og tjenester på økonomiområdet. Med god veiledning og opplæring i bruk av verktøyene mener vi at DFØs tjenester bidrar til at kundene i stadig større grad oppnår effektiv økonomistyring. Samtidig er det potensiale for å øke effektiviseringen ytterligere. Vi opplever at kundene ønsker enda bedre og mer sømløse tjenester tilrettelagt for deres behov. Kundene uttrykker også behov for enkel tilgang til egne data som kan sammenstilles med virksomhetens øvrige data på økonomi-, lønns- og HR-området.

Vi ser det som viktig å følge med på utviklingen av kundetilfredsheten i årene framover. Selv om den overordnete tilfredsheten med DFØs tjenester har holdt seg relativt høy og stabil de siste årene, har vi fortsatt ikke nådd resultatmålene på enkelte av styringsparametrene, jf. omtale i kapittel 3.1.1, «Styringsparameter: Kundenes vurdering av om DFØs økonomitjenester gir effektivitet og gevinster». Vi har gjennomført en rekke utviklingstiltak og tjenesteforbedringer gjennom mange år, og vi venter at iverksatte og planlagte tiltak på sikt vil bidra til å øke tilfredsheten også på dette området.

Vi legger også stor vekt på å finne en riktig balanse i tjenesteutviklingen der vi både tar hensyn til kundenes krav og ønsker, samtidig som løsningene er effektive og kan brukes av mange. Dette innebærer også å finne gode finansieringsløsninger som vil være hensiktsmessige over tid. Et slikt utredningsarbeid er igangsatt og vil bli videreført i dialog med Finansdepartementet.

Fotnoter

⁵Application Programming Interface er et grensesnitt i programvaren som gjør kommunikasjon mellom systemer mulig, og gir direkte tilgang til data og funksjonalitet mellom disse.

⁶I årsrapporten for 2022 oppga vi at 126 kunder hadde tatt i bruk løsningen. Korrekt antall var 107. Vi vil prioritere å få de fleste kundene til å ta i bruk digitale bilag.

⁷Innholdet i eForms er regulert gjennom en implementeringsforordning som er forvaltet av EUs departement for det indre marked, industri, entreprenørskap og SMB (DG GROW). Forordningen kom i 2019 og erstatter forordningen som regulerer gjeldende kunngjøringsskjemaer fra 2015, og regulerer i utgangspunktet kunngjøringsforpliktelsene som følger av EUs innkjøpsdirektiver som er gjennomført i norsk rett gjennom anskaffelsesregelverket.

⁸Som følge av endringer i regjeringen i oktober, ble Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet ny kunde fra 1. januar 2024.