Grunnpakken kan utvides med flere tilleggstjenester som kundene selv velger. Mange av tjenestene er basert på selvbetjeningsløsninger. På begge områder gjennomfører DFØ kontinuerlig forbedringer og oppgraderinger av systemene. For at kundene skal få best mulig utbytte av våre tjenester, tilbyr vi en rekke opplæringstiltak i bruk av løsningene.

Våre tiltak og utviklingsaktiviteter på økonomitjenesteområdet framgår i omtalen under.

Som det framgår av resultatene på økonomitjenesteområdet, har vi i hovedsak hatt stabil drift og levert sikre og korrekte økonomitjenester i 2024. Vi viser også til resultatmatrisen for styringsparameterne i kapittel 3.5, «Resultatmatrise for styringsparametere» og kapittel 3.5.1 Statistikk» for rapportering og omtale av følgende fire styringsparametere og statistikkområder; «Andel riktig lønn til riktig tid», «Andel innrapportert regnskap fra DFØs kunder til statsregnskapet innen frist», «Andel kunder som benytter SRS» og «Andel kunder på ny tjenestemodell». Vi har hatt to avvik for styringsparameterne på dette området, se omtale i kapittel 3.1.1 og 3.1.2.

Etter avsluttet revisjon for 2023 konkluderte Riksrevisjonen med at DFØ som tjenesteleverandør for statlige regnskaper, ikke oppfyller kravene om dokumentasjon og kontroll av balansen (avstemminger) for kundenes årsregnskaper. Dette er omtalt i årlig rapport om revisjon (Dokument 1). DFØ har satt i gang flere tiltak for å bedre leveransen, og har dialog med Finansdepartementet om fremdriften.

Når det gjelder kundenes samlede tilfredshet med lønns- og regnskapstjenestene, er det signifikante forbedringer sammenlignet med 2023.

3.1.1 Styringsparameter: Kundenes vurdering av om DFØs økonomitjenester gir effektivitet og gevinster

I kunde- og brukerundersøkelsen i 2024 ble kundene spurt om DFØs økonomitjenester gir effektivitet og gevinster for virksomheten. Blant de som har vært i kontakt med oss, svarer 53 prosent at tjenestene medvirker til det. Dette er en nedgang fra 2023 (57 prosent), og vesentlig lavere enn det fastsatte resultatmålet på 70 prosent. DFØ har de siste to årene oppnådd lave resultater på dette området.

Basert på nærmere analyser av undersøkelsene og dialog med kundene har DFØ igjennom de siste årene arbeidet systematisk for å forstå hva nedgangen skyldes, slik at vi kan gjøre gode prioriteringer i arbeidet med forbedringer. Vi vurderer at nedgangen knyttes til mer sammensatte behov fra en større og mer kompleks kundemasse, utfordringer på enkelte tjenesteområder og en stram økonomi. I tillegg har vi de siste to årene opplevd press på ressurser i DFØ i forbindelse med krevende lønnsoppgjør, innføring av nytt innkjøps- og fakturasystem og kapasitetsutfordringer som følge av høy turnover.

Samtidig har DFØ gjennom de siste årene arbeidet systematisk med forbedringstiltak for å skape effektiviseringsgevinster for kundene. På lønnsområdet har vi for eksempel iverksatt flere tiltak for å gjøre arbeidsprosessene mer effektive, både når det gjelder forenkling av kontroller og økt omfang av automatisert regelverkskontroll av reiseregninger. På regnskapsområdet vil vi trekke frem arbeidet med ny fakturaportal, som vil gjøre kundene bedre rustet til prosessoppfølging på området. Også flere øvrige utviklingstiltak omtalt i kapittel 3.1.4 «Prioriterte tiltak», venter vi vil gi en positiv effekt. I tillegg har vi etablert et godt samarbeid med store strategiske kunder for å øke deres involvering i DFØs utviklingsaktiviteter.

Vi ønsker samtidig å trekke fram at kunde- og brukerundersøkelsen i 2024 viser en signifikant forbedring i kundenes samlede tilfredshet med lønns- og regnskapstjenestene sammenlignet med fjoråret. Det er også en forbedring i kundenes vurdering av om tjenestene er nyttige, sikre og korrekte og hvorvidt DFØ har innsikt i kundenes behov. Videre er det en oppgang i vurderingen av vår fagkompetanse, våre kompetanse- og utviklingstilbud, samt vår håndtering av henvendelser. Dette viser at vårt målrettede arbeid med ulike forbedringstiltak de siste årene har gitt resultater.

Kundenes tilfredshet med håndteringen av henvendelser måles også løpende gjennom året, i tillegg til kunde- og brukerundersøkelsen. Disse målingene bekrefter den positive trenden i 2024, med en gjennomsnittlig skår på 5,3 på en skala fra 1-6 samlet for begge områder, mot 5,2 i 2023.

3.1.2 Styringsparameter: Kundenes vurdering av om deres økonomiske data er lett tilgjengelig og gir god støtte i virksomhetsstyringen

I kunde- og brukerundersøkelsen i 2024 svarer 68 prosent av lønns- og regnskapskundene at deres økonomiske data er lett tilgjengelig og gir god støtte i virksomhetsstyringen. Dette er en positiv utvikling fra 65 prosent i 2023, men likevel litt lavere enn resultatmålet på 70 prosent.

Vi vurderer at årsakene til både avviket og den positive utviklingen henger nært sammen med forholdene nevnt i avsnittet over («Kundenes vurdering av om DFØs økonomitjenester gir effektivitet og gevinster»).

På lønnsområdet tilgjengeliggjør vi stadig mer data gjennom innsiktsløsningen/ rapportløsningen som kan benyttes av alle våre kunder. Videre har vi etablert en ny tilleggstjeneste «Dataplattform», som gir kundene tilgang til egne rådata som kan sammenstilles med egne styringsdata. Elleve kunder har tatt løsningen i bruk, og vi opplever en økende interesse for dette produktet. På regnskapsområdet benytter flere kunder uttrekksbase for å få tilgang til sine data. Også på dette området gjør vi data tilgjengelig på mer moderne teknologi gjennom «Dataplattform». De første kundene har allerede tatt dette i bruk og vi venter en økning fremover.

I etterkant av kunde- og brukerundersøkelsen gjennomførte vi en kvalitativ undersøkelse, der vi dybdeintervjuet ledere fra fem forskjellige virksomheter. Kundene opplyser at det kan være flere gevinster å hente, og trekker frem at selv om det er positivt for staten samlet sett at DFØ tilbyr standardløsninger, er det behov for mer fleksibilitet overfor enkeltvirksomheter.

3.1.3 Styringsparameter: Bruk av DFØs digitale løsninger

DFØ tilbyr flere tilleggstjenester til kundene. Vi arbeider aktivt for at kundene skal se nytten ved disse tilleggstjenestene og ønske å ta disse i bruk.

Utviklingen viser at kundene tar i bruk stadig flere av DFØs digitale tilleggstjenester. Noen av dem er det kun hensiktsmessig at benyttes av et utvalg kunder basert på egenart og behov hos den enkelte virksomhet. Dette gjelder for eksempel turnusløsningen.

Utvikling i bruken av DFØs chatbot

Chatboten besvarer spørsmål som gjelder alle områder innenfor lønn og reise. I 2024 ble 5,6 prosent av henvendelsene viderekoblet til manuell oppfølging og resterende 94,4 prosent ble besvart av chatboten. De fleste henvendelser gjelder spørsmål om reise.

Utviklingen i bruken av DFØs chatbot i 2024 er viser en nedgang fra 2023. Hovedårsaken til nedgangen har sammenheng med at NTNU, som var en stor bruker i 2023. har fått styrket sin kompetanse. I tillegg har politiet valgt å fase over henvendelser som tidligere gikk til DFØ, til eget system.

Utvikling i bruken av elektroniske fakturaer

Bruken av elektroniske fakturaer i 2024 har økt sammenlignet med årene 2021 til 2023. Ved utgangen av 2024 utgjorde EHF-fakturaene akkumulert 94,3 prosent av alle bilagene, mot 92,7 prosent i 2023.

Utvikling i bruken av digitale tjenester på anskaffelsesområdet

Utvikling i bruken av digitale tjenester på anskaffelsesområdet er knyttet til tre hovedområder: Bruk av kunngjøringstjenesten Doffin, bruk av standardiserte formater (EHF) ved formidling av transaksjoner og bruk av anskaffelser.no.

Antall kunngjøringer på Doffin.no består av summen av kunngjøringer av markedsdialog, konkurranse og kontraktstildeling. Antall kunngjøringer er gått ned siden 2023 uten at det foreløpig er klart om dette er en tilfeldig svingning eller starten på en ny trend. Mulige forklaringer kan være at flere benytter seg av innkjøpssamarbeid og/eller at en presset kommuneøkonomi fører til utsettelse av nye anskaffelser. 

Antall virksomheter i Norge som kan ta imot faktura og håndtere andre EHF-meldingstyper fortsetter å øke. Med unntak av elektroniske ordre er det også en moderat økning i antall EHF-meldinger som utveksles. Bruken av anskaffelser.no fortsetter å øke moderat.

3.1.4 Prioriterte tiltak

DFØ har i tildelingsbrevet fått ett prioritert tiltak på økonomitjenesteområdet:

Bruk og nytte av tjenestetilbudet på økonomiområdet

• DFØs tjenestetilbud skal være ettertraktet og gjøre kundene i stand til å oppnå kvalitets- og effektivitetsgevinster samt DFØ i bedre stand til å tilby effektive lønns- og regnskapstjenester i staten.  

Vi viser til omtale foran i kapittel 3.1 når det gjelder rapportering av blant annet kundenes bruk og nytte av DFØs tjenestetilbud på økonomiområdet. Utviklingstiltak og kundeopptak blir omtalt under:

Utviklingstiltak

HR-system (DFØ HR)

I videreutviklingen av systemløsningen for HR har vi i 2024 prioritert integrasjonen mellom DFØ HR og lønnssystemet, med etablering av rammeverk og effektivisering av stillingsendringer. Vi har innført lønnssamtaleskjema, e-signering på arbeidsavtaler og datavask mot Folkeregisteret. Vi har tatt inn ny funksjonalitet gjennom halvårlige utgivelser fra programvareleverandør, som blant annet har gitt flere forbedringer i brukergrensesnitt. Vi har også evaluert utvidet støtte på kompetanseområdet (Talent Intelligence Hub), kunstig intelligens og standard-APIer⁵.

Løsning for lokale lønnsforhandlinger

I 2024 har vi videreutviklet og stabilisert løsningen for lokale lønnsforhandlinger på flere områder. Vi har arbeidet med prioriterte områder på bakgrunn av blant annet evaluering fra kundene i 2023. De prioriterte områdene har vært rettet mot funksjonalitet og automatising i prioriteringsliste samt i behandling av forhandlingsresultat og lønnsendringer etter virkningsdato, digital godkjenning av protokoll og øvrig videreutvikling for økt effektivitet og brukervennlighet.

I 2024 har 24 nye virksomheter tatt i bruk systemløsningen, og det er fremdeles interesse for flere opptak i 2025.

Selvbetjeningsportal

I arbeidet med å utvikle selvbetjeningsportalen har vi i 2024 prioritert å bygge ny innkurv etter behov fra kunder, spesielt tilpasset rollen Godkjenner 1. Første app i ny innkurv er Permisjonssøknad for alle roller. Vi har også anskaffet og innført ny chatbot.

Automatisering av lønnsutbetaling

Automatisering av lønnsutbetaling er et medfinansieringsprosjekt som varer til 1. mars 2026. Utviklingsplattformen med komponentbibliotek, og første versjon av Permisjonssøknad med oppgaver i ny innkurv ble ferdigstilt i 2024. Vi er godt i gang med Tilsetting og gjeninntredelse, som vi venter å kunne levere i 2025. Videre har vi i samarbeid med strategiske partnere utført store deler av arbeidet med Fratredelse og sluttoppgjør i appen, som vi planlegger å kunne levere i 2025.

Arbeid med lønnsoppgjøret i 2024

I annet halvår benyttet vi mange av våre fagressurser på lønnsområdet til å forberede iverksettelsen av nødvendige data- og systemendringer i forbindelse med lønnsoppgjøret i 2024. Vi har gjennomført forberedende scenarioplanlegging, kommunikasjonstiltak, samhandling med relevante aktører og planlagte utviklingstiltak. Kort tid etter Rikslønnsnemndas kjennelse 20. november 2024 og publisering av brev om lokale lønnsforhandlinger 6. desember 2024, utførte vi automatiserte dataendringer ved hjelp av nyutviklede løsninger.

Ny driftsmodell på regnskapsområdet

Som følge av varslede endringer fra Unit4 i vår driftsmodell på regnskapsområdet har vi i 2024 utredet ulike konsekvenser av dette.. Gjennom god dialog med leverandør har vi blitt enige om en flerårig avtale på eksisterende løsning. DFØ har dialog med Finansdepartementet om videre arbeid med vurdering av framtidige løsninger.

Forbedringstiltak på regnskapsområdet

Vi har satt i gang flere digitaliseringsprosjekter som skal effektivisere og bedre kvaliteten på regnskapstjenestene. Fra årsskiftet har blant annet 13 kunder tatt i bruk vårt system for periodeavslutning, og elleve kunder planlegger å ta det i bruk første halvår 2025.

Periodisert budsjettering ved SRS

Vi har utviklet en eksempelsamling for kunder, som beskriver forskjeller mellom kontantregnskapet og det periodiserte regnskapet. Samtidig har vi veiledet en rekke virksomheter spesielt knyttet til budsjettoppfølging etter to regnskapsprinsipper.

Innkjøps- og fakturaløsningen

Vi har i 2024 arbeidet med forbedringer av innkjøps- og fakturaløsningen. Vi har blant annet forbedret brukergrensesnittet for å gi sluttbruker en bedre og enklere oversikt, og lagt inn valideringer i flere felt for å sikre bedre datakvalitet. Gjennom året har seks kunder tatt i bruk innkjøpsløsningen, og vi planlegger for å ta opp enda flere i 2025.

Innføring av ny fakturaportal

I 2024 ferdigstilte vi den nye fakturaportalen. Fakturaportalen mottar fakturaer og ivaretar referansevask og generell fakturakontroll før overføring til regnskapssystemet (Unit4 ERP).  Løsningen har et grensesnitt som gir kunden oversikt over status på egne fakturaer.

DFØs interne brukere tok løsningen i bruk fra september, og de første kundenes brukere vil få tilgang tidlig i 2025.

Universell utforming

Vi tester alle nye applikasjoner som utvikles eller oppdateres mot kravene for universell utforming. Vi oppdaterer tilgjengelighetserklæringen kontinuerlig på dfo.no.

Kundeopptak

DFØ leverer lønns- og/eller regnskapstjenester til 92 prosent av alle statlige virksomheter. 92 prosent av virksomhetene er lønnskunder, mens 83 prosent er regnskapskunder.

I løpet av 2024 og fram til og med 1. januar 2025 har følgende virksomheter tatt i bruk DFØs økonomitjenester:

• Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet⁶ (lønn og regnskap)
• Det kongelige hoff (lønn og regnskap)
• Departementenes digitaliseringsorganisasjon (lønn og regnskap)
• Statens graderte plattformtjenester (lønn og regnskap)
• Forsvarshistorisk museum (lønn og regnskap)
• Direktoratet for sanksjoner og eksportkontroll (lønn og regnskap)
• Advokattilsynet (lønn og regnskap)

Vi opplever også økt interesse for DFØs tilleggstjenester, se tabell i kapittel 3.1.3 «Styringsparameter: Bruk av DFØs digitale løsninger».

3.1.5 Vurderinger og analyse av utvikling for hovedmål 1: DFØs kunder har effektiv økonomistyring

Vi ser fortsatt en økende bruk av DFØs systemløsninger og tjenester, både eksisterende kunder som tar i bruk flere løsninger og nye kunder som kommer til. Med god veiledning og opplæring i bruk av verktøyene mener vi at DFØs tjenester bidrar til at kundene oppnår effektiv økonomistyring. Samtidig er det potensiale for å øke effektiviteten ytterligere. Vi opplever at kundene ønsker enda bedre og mer sømløse tjenester tilrettelagt for deres behov. Kundene uttrykker også behov for tilgang for datautveksling med virksomhetens øvrige data på økonomi-, lønns- og HR-området.

Vi ser det som viktig å følge med på utviklingen av kundetilfredsheten i årene framover. Selv om den overordnete tilfredsheten med DFØs tjenester har økt signifikant det siste året, har vi fortsatt ikke nådd resultatmålene på enkelte av styringsparametrene, jf. omtale i kapittel 3.1.1, «Styringsparameter: Kundenes vurdering av om DFØs økonomitjenester gir effektivitet og gevinster». Vi vil fortsette å forbedre tjenestene i dialog med kundene, for å sikre en god og hensiktsmessig tjenesteutvikling.

DFØs økonomitjenester skal også gi stordriftsfordeler for staten samlet sett, og vi må derfor balansere direkte gevinster fra standardiserte fellesløsninger mot behovet for spesialtilpasninger for enkeltvirksomheter eller grupper av virksomheter. Vi legger stor vekt på å finne en riktig balanse i tjenesteutviklingen der vi både tar hensyn til kundenes krav og ønsker, samtidig som løsningene er effektive og kan brukes av mange.

Fotnoter

⁵Application Programming Interface er et grensesnitt i programvaren som gjør kommunikasjon mellom systemer mulig, og gir direkte tilgang til data og funksjonalitet mellom disse.

⁶Som følge av endringer i regjeringen i oktober, ble Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet ny kunde fra 1. januar 2024.