5.3.1 Identifisering av prosesser i EU og av saker av «vesentlig betydning»

For å påvirke politikk- og regelverksutforming i EU må Norge medvirke og delta der vi har anledning til det, og når mulighetene for å påvirke er størst. Samtidig er det viktig å avpasse ressursbruken etter hvor viktig saken er for Norge, og hva man kan forvente å oppnå.

Før Kommisjonen fremmer forslag til nye EØS-relevante direktiver eller forordninger som skal vedtas av Rådet og Europaparlamentet, deltar Norge på lik linje med EUs medlemsstater i medvirkningsarbeidet. Det er derfor viktig at alle departementer og underliggende virksomheter så tidlig som mulig identifiserer Kommisjonens initiativer til nytt EØS-relevant regelverk som berører deres fagområde. EU-prosesser i utredningsfasen kan identifiseres blant annet i Kommisjonens arbeidsprogram, veikart, arbeidsdokumenter, konsekvensvurderinger, rettsakters revisjonsklausuler, hvitbøker og meldinger samt via deltakelse i EU-byråer, ekspertgrupper og komiteer. EU-delegasjonen og EFTA-sekretariatet er sentrale kontaktpunkter.

Utvikle norske posisjoner/synspunkter tidlig

I saker som kan få vesentlig betydning for Norge, bør medvirkningsarbeidet igangsettes så snart man får kjennskap til slike initiativer. Tydelige norske posisjoner er nødvendig for at norske myndigheter kan delta i politikkutformingen i EU. Det er derfor viktig at norske posisjoner i disse sakene utvikles tidlig. Posisjonen bør inneholde konkrete norske synspunkter på hovedelementene i forslaget.

Posisjonen justeres i takt med utviklingen av saken i EU og når mulige virkninger for Norge blir ytterligere klargjort. Etter at Kommisjonen har fremmet et forslag, må det ansvarlige departementet være spesielt oppmerksomt på endringsforslag fra Rådet og Europaparlamentet, slik at man kan videreutvikle norsk posisjon og gjøre den relevant for nye tekster som er til behandling.

Hva er en sak av "vesentlig betydning"?

Hva som anses som saker av «vesentlig betydning», må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle. Momenter i vurderingen er om saken

• har vesentlige økonomiske eller administrative virkninger for norske interesser
• reiser særlige rettslige eller institusjonelle spørsmål
• griper vesentlig inn i norsk handlefrihet

Andre momenter kan være at regelverket berører mange personer eller griper betydelig inn i rettsstillingen til ulike aktører eller personer.

Saker av viktighet skal på vanlig måte forelegges regjeringen. EØS-saker som anses for å være av vesentlig betydning for Norge, vil ofte være av en slik karakter at de nødvendiggjør regjeringsbehandling. For EØS-saker generelt må det løpende gjøres en konkret vurdering av behovet for at saken forelegges regjeringen i de ulike fasene av arbeidet.

Medvirke gjennom høringer, deltakelse og innspill

Medvirkning mens saken utredes i Kommisjonen, kan blant annet skje gjennom svar på høringer som Kommisjonen publiserer, gjennom deltakelse i EUs ekspertgrupper og komiteer samt gjennom innspill (formelt eller uformelt) til Kommisjonen. Når Kommisjonen først har fremmet forslag til nytt regelverk til Rådet og Europaparlamentet, er Norges muligheter til å påvirke resultatet mindre.

Dersom saken kan få vesentlig betydning for Norge, bør man likevel vurdere om det skal gis innspill til EUs institusjoner. Dette kan eventuelt gjøres i samarbeid med de andre EØS/EFTA-landene gjennom felles EØS/EFTA-kommentarer. Andre måter å påvirke på er via samarbeid med likesinnede medlemsstater i EU og eventuelle møter med Rådssekretariatet og med EU-parlamentarikere.

Det blir stadig mer vanlig at Kommisjonen vedtar rettsakter (nivå 2-rettsakter) med hjemmel i en rettsakt vedtatt av Rådet og Europaparlamentet (nivå 1-rettsakter). I disse sakene vil Kommisjonen normalt involvere EUs medlemsstater i arbeidet, enten ved at sakene diskuteres i ekspertgrupper (delegerte rettsakter) eller gjennom en komitologikomité (gjennomføringsrettsakter). Norge vil ha samme mulighet til å delta i disse prosessene som EUs medlemsstater har.

Kommisjonsrettsakter vil sjeldnere enn nivå 1-rettsakter ha vesentlig betydning for Norge. De prinsipielle spørsmålene er som oftest regulert i nivå 1-rettsakten, og kommisjonsrettsaktene har som oftest et mer teknisk preg. Det finnes imidlertid unntak fra dette utgangspunktet, og kommisjonsrettsakter kan være både prinsipielle og viktige.

Norske deltakeres mandat og rolle bør klargjøres før deltakelse i komiteer og ekspertgrupper, for eksempel om man er oppnevnt som deltaker i egenskap av å være fagekspert, eller om man representerer departementet eller virksomheten.

Når en underliggende virksomhet deltar i regelverksutformingen, skal den ha tett kontakt med det ansvarlige departementet for å bidra til en koordinert norsk holdning og posisjon. Man bør utarbeide gode rutiner for å identifisere saker av vesentlig betydning tidlig, slik at man sikrer at slike saker blir løftet opp til rett nivå i forvaltningen. Felles rutiner bør nedfelles skriftlig for å unngå usikkerhet om arbeidsdeling og informasjonsflyt mellom departement og underliggende virksomhet.

Det ansvarlige departementet eller den underliggende virksomheten kan søke råd hos Utenriksdepartementet dersom de er usikre på om en sak er av vesentlig betydning og/eller egnet for særskilt innsats, ønsker informasjon om tidligere erfaringer med påvirkningsarbeid eller har andre spørsmål relatert til påvirkningsarbeidet i EØS-saker.

5.3.2 Innhenting av synspunkter fra berørte interesser

Formålet med innhenting av synspunkter fra berørte interesser i utredningsfasen er å gi norske myndigheter et bredere grunnlag å utforme norske posisjoner på. Det skal normalt innhentes synspunkter fra berørte interesser dersom saken er av vesentlig betydning for Norge. Innhenting av synspunkter kan skje gjennom ordinær høring, eller gjennom høringsmøter, seminarer, workshops eller opprettelse av referansegrupper.

Redegjørelsen for beslutningsgrunnlaget i denne fasen skjer normalt i form av EØS- og Schengen-notater og følger malene for disse. Der det er hensiktsmessig, kan man benytte EUs utredninger, supplert med informasjon om eventuelle særskilte virkninger for Norge.

Kommisjonen og EU-byråer har en rekke konsultasjonsmekanismer og legger ut dokumenter på offentlig høring. Norske interessenter har samme mulighet til å delta i disse høringene som interessenter i EUs medlemsstater har.

For å legge til rette for at norske interessenter kan bruke denne muligheten, skal det ansvarlige forvaltningsorganet systematisk informere om Kommisjonens høringer og om mulighetene til og fristen for å gi innspill til Kommisjonen. Dette bør gjøres ved en offentlig og lett tilgjengelig oversikt over høringer fra Kommisjonen innenfor organets ansvarsområde, med veiledning om hvordan innspill kan gis direkte til Kommisjonen. I tillegg til informasjon om høringen kan oversikten gjerne inneholde en oppfordring til dem som gir innspill direkte i EUs prosesser, om å sende kopi av innspillet til det ansvarlige departementet.

Oversikten over høringer kan sendes til berørte parter, hvor disse er kjent, men bør i alle tilfeller gjøres offentlig tilgjengelig (f.eks. på departementets sider på regjeringen.no). En aktuell plassering vil kunne være i tilknytning til oversikten over offentlige nasjonale høringer, men det enkelte departement kan i tillegg velge å gjøre oversikten tilgjengelig på annen formålstjenlig måte som sikrer at potensielle interessenter blir informert tilstrekkelig og i tide til å kunne gi innspill.

Utredningsinstruksen med endringer