Veiledning om utredningsinstruksens punkt 1-3 om hvem som har ansvar for at utredningsinstruksen blir fulgt.
Det forvaltningsorganet som har ansvar for utredningsarbeidet, skal påse at bestemmelsene i instruksen blir fulgt. Hvis det er et offentlig utredningsarbeid, skal nødvendige krav innarbeides i mandatet.
Departementene har et overordnet ansvar for kvaliteten på beslutningsgrunnlag innenfor egen sektor.
1.3.1 Hvem har ansvaret for utredningen?
Det fremgår av utredningsinstruksen at det forvaltningsorganet som har ansvar for utredningsarbeidet, skal påse at bestemmelsene i instruksen blir fulgt. Ledere i staten har et særskilt ansvar å sørge for at instruksen etterleves.
Når flere forvaltningsområder og flere forvaltningsorganer er involvert, har det forvaltningsorganet som setter i gang et utredningsarbeid, hovedansvaret for at instruksen følges. Hvert deltakende forvaltningsorgan har imidlertid et selvstendig ansvar for å følge kravene i instruksen ved bidrag på sitt sektorområde.
Det følger av instruksen at det er det ansvarlige departementet som har et overordnet ansvar for kvaliteten på beslutningsgrunnlaget innenfor egen sektor. Dette innebærer at der en underliggende virksomhet utfører utredningen på vegne av et departement, er det virksomheten som har ansvar for å følge reglene i instruksen. Det ansvarlige departementet har det endelige ansvaret for at utredningen er av god kvalitet.
Det er viktig at departementene sørger for brede mandater for utredninger som skal gjøres av underliggende virksomheter. Mandatet må utformes slik at det legges til rette for å oppfylle instruksens krav, der det blant annet gis handlingsrom til å identifisere og utrede alle relevante tiltak. Det er viktig at politiske føringer ikke snevrer inn mulighetsrommet unødvendig (se veiledning i kapittel 2.1).
Det er det oppdragsgivende departementet som har ansvaret for at offentlige utredningsutvalg følger instruksen. Det fremgår av instruksen at nødvendige krav skal innarbeides i mandatet ved offentlig utredningsarbeid. Dette innebærer at oppdragsgiveren skal legge nødvendige føringer i oppdraget til utvalget for å sørge for at instruksen etterleves.
Tilsvarende skal nødvendige føringer legges inn i oppdragsdokumentet når private aktører (for eksempel forskningsinstitusjoner eller konsulentselskaper) utfører utredningen på oppdrag fra statlige forvaltningsorganer. Det følger av instruksens punkt 1-3 at oppdragsgiverne har ansvar for å etterprøve om utredningen er av god kvalitet og i samsvar med instruksens krav.
Vær oppmerksom på at kravet i reglement for økonomistyring i staten § 14 innebærer at departementer og virksomheter skal ha systemer og rutiner med innebygd internkontroll. Formålet er å sørge for at gjeldende lover og regler blir fulgt, og i den forbindelse må man påse at også utredningsinstruksen blir fulgt.