5.2.1 Involvering av andre berørte departementer

Departementene skal på en hensiktsmessig måte sørge for å involvere andre berørte departementer i EØS- og Schengen-saker på deres respektive områder på et tidlig tidspunkt. Med «hensiktsmessig» menes blant annet at involveringen bør skje på en slik måte at departementer som kan være berørt eller av andre grunner kan ha behov for informasjon, får mulighet til å bli involvert, og at aktuelle departementer gis veiledning om hvilke deler av saken som medfører at de anses for å være berørt. Ved behandling i spesialutvalgene kan man gjøre dette ved å beskrive det kort i innkalling til møte eller utsendelse av skriftlig materiale for innspill.

For samordning av synspunkter i utredningsfasen, behandlingsfasen og innlemmelsesfasen kan slik involvering skje enten etter de vanlige samordningsmekanismene i departementene eller ved behandling i EØS-spesialutvalgene som er etablert for dette formålet. Involvering i de ulike fasene av arbeid med Schengen-saker kan skje etter de vanlige samordningsmekanismene eller i Spesialutvalget for justis- og innenrikssaker.

EØS-saker kan ofte ha økonomiske konsekvenser, men det medfører ikke at Finansdepartementet i hvert tilfelle skal anses som berørt etter punkt 5-2. Mange saker med økonomiske konsekvenser både kan og bør håndteres innenfor det enkelte departements fullmakt uten at Finansdepartementet er involvert. Hvis en EØS-sak kan medføre vesentlige økonomiske konsekvenser, bør Finansdepartementet enten involveres på tilsvarende måte som i andre sakstyper, eller gjøres særskilt oppmerksomme på dette i innkalling til møte i spesialutvalg eller utsendelse av skriftlig materiale for innspill.

I tilfeller hvor EØS-saker berører andre departementer, vil behandling i spesialutvalgene ofte være mest hensiktsmessig og effektivt for å sikre tilstrekkelig involvering og utredning. Dette vil være tilfellet for mange av rettsaktene som behandles etter EFTAs standardprosedyre, herunder rettsakter av vesentlig betydning, men kanskje i noe mindre grad for saker etter hurtigprosedyren. Koordineringsbehovet må vurderes konkret for den enkelte rettsakt.

Det aktuelle spesialutvalget er ofte egnet forum når det behandler saker der alle berørte departementer er representert i utvalget. Dersom en sak gjelder mer spesielle forhold eller berører departementer som ikke er faste medlemmer eller ikke normalt møter i spesialutvalget, kan det være mer egnet å involvere de rette departementene på en annen måte.

Spesialutvalgene er ikke besluttende organer, men kan blant annet benyttes til å drøfte og formidle forankrede synspunkter på en foreløpig norsk posisjon når Kommisjonen har fremlagt forslag til EU-regelverk, samt til å drøfte norsk posisjon etter at regelverket er vedtatt i EU. Spesialutvalgene er også viktige fora for å dele informasjon og drøfte saker av horisontal karakter.

Når saker diskuteres i et spesialutvalg, kan det være en fordel om deltakerne på forhånd har synspunkter som er tilstrekkelig forankret i eget departement. Om og på hvilket nivå synspunkter forankres, vil variere og må vurderes konkret for den enkelte sak. Beslutningene i EØS- og Schengen-arbeidet fattes ikke i spesialutvalgene, men må forankres og fattes på rett nivå i ansvarlige departementer, og om nødvendig i regjering. Slike beslutninger kan for eksempel være knyttet til norsk posisjon, EØS-/Schengen-relevans, EØS-tilpasninger eller akseptabilitet og innlemmelse i EØS- eller etter Schengen-avtalen.

Ledelsen og sekretariatet for det enkelte spesialutvalget ligger til det departementet som har forvaltningsmessig hovedansvar for spesialutvalgets arbeidsområde. Lederfunksjonen innebærer blant annet et ansvar for at saker som tas opp til behandling i utvalget, presenteres slik at berørte departementer involveres på en hensiktsmessig og effektiv måte, jf. punkt 5-1. Dette innebærer at berørte departementer gis tilstrekkelig bakgrunnsinformasjon, og at det presiseres om det er behov for tilbakemelding, og i så fall på hvilke spesifikke deler av saken. Ansvaret innebærer ikke at lederen selv må utforme slik informasjon mv., men å sørge for at ansvarlig saksbehandler sørger for dette.

Det ansvarlige departementet kan i samråd med spesialutvalgets medlemmer velge å invitere underliggende virksomheter, næringsaktører eller andre som vil kunne bli berørt av saker som tas opp til behandling i spesialutvalget, enten som observatører under aktuelle agendapunkter eller i egne møter.

5.2.2 Foreleggelse av særskilte EØS-spørsmål for UD

Saker som reiser prinsipielle EØS-rettslige spørsmål som bør avklares i utredningsfasen, forelegges Utenriksdepartementet. Dette gjelder særlig der innholdet i kommende EU-regelverk reiser spørsmål om forholdet til EØS-avtalens særegenheter, slik som spørsmål om EØS-relevans eller topilarstrukturen, eller der særskilte behov for materielle tilpasninger for øvrig skal vurderes. Slike særskilte spørsmål forelegges Utenriksdepartementet på et hensiktsmessig tidspunkt.

Foreleggelse bør typisk skje der det er usikkerhet eller uenighet knyttet til hvorvidt en rettsakt er EØS-relevant. Rettsakter som innebærer ny kompetanse eller nye typer oppgaver for EUs institusjoner kan også reise særskilte spørsmål om topilarstrukturen og om behov for tilpasninger for å løse hvordan kompetansen eller oppgavene skal gjenspeiles i EFTA-pilaren. Se også punkt 5-4 om foreleggelse av EØS-notater for Utenriksdepartementet.

EFTA-sekretariatet gjør en vurdering av foreslåtte og vedtatte EU-rettsakter og sender denne til EFTA-statene som del av de såkalte Commission Proposal Forms og standardskjemaene. Vurderingen kan gi en pekepinn på om det finnes slike særskilte horisontale problemstillinger som nevnt i andre ledd (EØS-relevans, topilarspørsmål, behov for tilpasninger). Departementet som har ansvaret for rettsakten og mottar skjemaet, har likevel en plikt til å gjøre en selvstendig vurdering av rettsakten for å se om den reiser spørsmål om EØS-relevans mv. For mer om denne vurderingen, se punkt 1.1.2 i EFTA-sekretariatets Handbook on EEA EFTA procedures for incorporating EU acts into the EEA Agreement.

5.2.3 Spørsmål om gjennomføring og regeltekniske spørsmål

Spørsmål om gjennomføring av EØS-regelverk i norsk rett behandles ikke i spesialutvalgene. Her gjelder de alminnelige samordningsmekanismene. Spørsmål om gjennomføring av EØS-regelverk kan forelegges Lovavdelingen i Justis- og beredskapsdepartementet. Generelle og mer tverrgående problemstillinger knyttet til gjennomføring kan også diskuteres i EØS-juridisk forum, som ledes av Lovavdelingen i Justis- og beredskapsdepartementet. Både konkrete rettsakter, regelarbeider, rettsavgjørelser og lignende bør kunne drøftes i dette forumet så lenge problemstillingen er av generell eller overordnet karakter.

I motsetning til EØS-avtalen legger ikke Schengen-avtalen noen føringer for hvordan gjennomføring skal skje, og det vil derfor ikke være behov for å konsultere Lovavdelingen på annen måte enn det som gjelder generelt for samordning og regelverksarbeid.

Utredningsinstruksen med endringer