1.1 Formål

Formålet med denne veilederen er først og fremst å gi noen påminnelser, veiledning og inspirasjon til nyttig bruk av økonomisk styringsinformasjon i etatsstyringen. Vi understreker også nødvendigheten av å se økonomisk og annen styringsinformasjon i sammenheng. 

Økonomisk styringsinformasjon brukes til ulike formål i etatsstyringen. Viktige bruksområder er analyser av investeringstiltak, budsjettarbeid, bevilgningsoppfølging og i dialog om effektiv ressursbruk i virksomhetens arbeid for å oppnå ønskede resultater.

Analyser av investeringstiltak beskrives i veileder til utredningsinstruksen, budsjettarbeid beskrives i veileder i statlig budsjettarbeid (pdf). Bruk av økonomisk styringsinformasjon i arbeidet med bevilgningsoppfølging og som grunnlag for dialog om effektiv ressursbruk er hovedtemaer i denne veilederen.

Veilederen retter seg mot departementene som etatsstyrere. Målgruppen er ledere og saksbehandlere som har faglig eller administrativt ansvar, og som ønsker å videreutvikle og forbedre bruken av økonomisk styringsinformasjon som underlag for styringsdialogen. Veilederen er derfor også relevant for underliggende virksomheter som skal levere denne type styringsinformasjon.

Departementenes behov for økonomisk styringsinformasjon vil variere fra virksomhet til virksomhet og over tid. Veilederen har derfor ikke til hensikt å normere eller standardisere behov for, eller bruk av, økonomisk styringsinformasjon i etatsstyringen.

Vi håper at veilederen bidrar til diskusjon og refleksjon både i departementene og i departementenes dialog med underliggende virksomheter.

1.2 Departementets overordnede ansvar

Departementet har et overordnet ansvar for god styring og kontroll i underliggende virksomhet, jf. bestemmelsene punkt 1.3 (pdf).

Det overordnede ansvaret er et systemansvar. Departementet ivaretar dette ved å følge et grunnprinsipp om å basere seg, i hovedsak, på informasjon fra virksomhetens egne styrings- og støttesystemer i styringsdialogen.

Departementet skal påse at underliggende virksomheter har etablerte en tilfredsstillende internkontroll slik at fastsatte mål og resultatkrav følges opp, ressursbruken er effektiv og virksomheten drives i samsvar med gjeldende lover og regler, jf. bestemmelsene punkt 1.6.2.

Styrings- og støttesystemer omfatter retningslinjer, rutiner, metoder og IKT-systemer for:

• risikovurderinger
• internkontroll
• budsjett og regnskap
• analyse av måloppnåelse og effektiv ressursbruk
• investeringsoppfølging
• evaluering

Kompetanse, internkommunikasjon og kultur i virksomheten påvirker innhold og bruk av systemene.

Departementets behov for økonomisk styringsinformasjon påvirkes blant annet av virksomhetens samfunnsoppdrag, Stortingets vedtak og forutsetninger samt politisk oppmerksomhet.

Departementet skal i samråd med virksomheten definere behov og avtale omfang og innhold i rapporteringen, jf. bestemmelsene punkt 1.6.1.

Rapporteringskrav skal tilpasses virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet, og fastsettes i hovedinstruks, tildelingsbrev eller på annen måte i styringsdialogen.

1.3 Begrepsbruk og avgrensninger

I denne veilederen brukes begreper som er en del av dagligtalen i departement og underliggende virksomheter. Forståelsen av begrepene er imidlertid ikke alltid lik, og det oppstår derfor fra tid til annen misforståelser knyttet til begrepsbruken. Vi forholder oss til begrepene etatsstyring og styringsdialog slik de er beskrevet i veileder i etatsstyring.

Nedenfor beskriver vi andre sentrale begrep slik de brukes i denne veilederen:

Bestemmelsene

Bestemmelsene refererer til bestemmelser om økonomistyring i staten.

Bevilgningsoppfølging

Bevilgningsoppfølging dreier seg om å følge med på, og kontrollere, at bevilget beløp (riktig mengde penger) blir brukt eller kommer inn (regnskapsføres) på riktig kapittel og post i riktig tidsperiode (i gjeldende budsjettår). Vi omtaler bevilgningsoppfølging i kapittel 2.

Effektiv ressursbruk

Effektiv ressursbruk dreier seg både om formålseffektivitet («å gjøre de riktige tingene») og produktivitet («å gjøre tingene riktig»).  Ressursbruken i en virksomhet kan hevdes å være effektiv dersom virksomheten i stor grad «gjør de riktige tingene riktig» - slik at virksomheten oppnår ønskede effekter uten å sløse med ressursene.

Satt på spissen, det hjelper ikke at virksomheten «gjør tingene riktig» dersom virksomheten «gjør feil ting». For eksempel er det bedre å gjennomføre tiltak som har ønsket effekt med «noe mer ressursbruk» enn å gjennomføre tiltak (uten å sløse med ressursene) som ikke gir like god effekt. På den måten er god formålseffektivitet relativt sett viktigere enn god produktivitet. Vi omtaler effektiv ressursbruk i kapittel 3.

Formålseffektivitet

Formålseffektivitet dreier seg om sammenhengen mellom tiltak og effekt. Virksomhetens formålseffektivitet er høy dersom virksomheten velger ut og gjennomfører de tiltakene som gir best effekt. Det handler om å «gjøre de riktige tingene» i lys av samfunnsoppdrag og mål i ettårig og flerårig perspektiv.

Produktivitet

Produktivitet dreier seg om sammenhengen mellom ressursbruk og produksjon. Virksomhetens produktivitet er høy dersom virksomheten produserer og leverer sine produkter og tjenester uten å sløse med ressursene.

Styringsinformasjon

Styringsinformasjon består av data, analyse og vurderinger. Styringsinformasjonen skal ivareta behovet for kontroll (etterlevelse) og behovet for læring og utvikling. Du kan lese mer om dette i 5 steg på veien til god styringsinformasjon.

Økonomiske data

Økonomiske data er data som brukes for å budsjettere (tallfeste økonomiske planer), føre regnskap (synliggjøre økonomiske disposisjoner) og utarbeide prognoser (beregne fremtidig økonomisk stilling).
Eksempler på økonomiske data som kan brukes til ulike formål i etatsstyringen: bevilgninger, budsjett, regnskap og prognoser per kapittel og regnskap og prognoser per artskonto (kontant eller periodisert etter SRS).

Økonomisk styringsinformasjon

Økonomisk styringsinformasjon består av økonomiske data, analyser og vurderinger som brukes (ofte sammen med annen styringsformasjon) i analyser av investeringstiltak, budsjettarbeid, bevilgningsoppfølging, og som underlag for dialog om effektiv ressursbruk i virksomhetens arbeid for å oppnå ønskede resultater.