2.1 Roller og ansvar

Virksomheten disponerer utgifts- og inntektsbevilgninger stilt til disposisjon i tildelingsbrev eller ved belastningsfullmakt i tråd med Stortingets vedtak og forutsetninger, jf. bestemmelsene punkt 3.2.2. Utgiftsbevilgninger ikke kan overskrides eller brukes til andre formål enn forutsatt av Stortinget, jf. bevilgningsreglementet § 5. Det er også gitt føringer om bruk av merinntekter i bestemmelsene punkt 3.2.2.

Virksomhetens interne styring skal ifølge bestemmelsene punkt 2.3.2 bokstav d) være innrettet slik at utgifter følges opp mot bevilgning for å sikre at det ikke skjer uhjemlede overskridelser og at forutsatte inntekter kommer inn. Videre skal virksomhetens internkontroll, jf. bestemmelsene punkt 2.4 bokstav a) forhindre styringssvikt, feil og mangler slik at beløpsmessige rammer ikke overskrides og at forutsatte inntekter kommer inn.

Ifølge bestemmelsene punkt 2.3.2 skal virksomheten informere departementet om vesentlige avvik i forhold til vedtatte planer eller tildelingsbrev (herunder disponering av bevilgninger på kapittel og post) straks virksomheten får kjennskap til slike avvik. Virksomheten skal videre fremme forslag om mulige korrigerende tiltak.

For departementet dreier bevilgningsoppfølging seg i stor grad om å følge med på, og kontrollere, at virksomhetens disponering av utgifts- og inntektsbevilgninger er i samsvar med utgifts- og inntektsbevilgninger som er stilt til disposisjon i tildelingsbrev eller ved belastningsfullmakt.

2.2 Ulike behov for informasjon om bevilgninger

Vårt fokus i denne veilederen er bruk av økonomisk styringsinformasjon i etatsstyringen. I dette kapitlet om bevilgningsoppfølging omtaler vi derfor i hovedsak bruk av informasjon om bevilgninger per kapittel og post, for eksempel utgifts- og inntektsbevilgninger (herunder belastningsfullmakter), budsjett, regnskap og prognoser.

Informasjonsbehovet må vurderes ut fra flere forhold

Departementets behov for informasjon om bevilgninger vil variere fra virksomhet til virksomhet og over tid. Behovet påvirkes blant annet av virksomhetens samfunnsoppdrag, Stortingets vedtak og forutsetninger samt politisk oppmerksomhet.

Virksomhetens risikovurderinger knyttet til utnyttelse av bevilgningene bør påvirke omfang og innhold i departementets bevilgningsoppfølging.

Flere kilder til informasjon om bevilgninger

Departementet kan bruke ulike kilder for å tilegne seg nyttig informasjon for å utøve systematisk bevilgningsoppfølging gjennom året. I hovedsak skal aktuell informasjon komme fra virksomheten, slik som informasjon om virksomhetens budsjett, regnskaps- og andre økonomiske rapporter, eller i dialogen mellom departement og virksomhet i forbindelse med faste møtepunkter i styringsdialogen – eksempelvis tertialmøter eller tilsvarende. Virksomhetens rapportering til statsregnskapet er også svært sentral for bevilgningsoppfølgingen. Statsregnskapet.no og forvaltningsløsningen av statsregnskapet.no er også kilder som kan brukes i arbeidet med bevilgningsoppfølging. Forvaltningsløsningen omtales til slutt i avsnitt 2.3.

2.3 Systematisk bevilgningsoppfølging

Et viktig formål med systematisk bevilgningsoppfølging gjennom året er å avdekke eventuelle avvik mellom bevilgning og regnskap så tidlig som mulig, slik at det er mulig å iverksette egnede tiltak for å sikre at det ikke skjer uhjemlede overskridelser og at forutsatte inntekter kommer inn.

Nedenfor omtaler vi departementets bevilgningsoppfølging ut fra ulike forutsetninger.

Virksomheten informerer om avvik og tiltak

Som nevnt tidligere i avsnitt 2.1 skal virksomheten informere departementet om vesentlige avvik straks virksomheten får kjennskap til slike avvik. Virksomheten skal også fremme forslag om mulige korrigerende tiltak.

Det er vesentlig at tiltak vurderes opp mot det å sikre at det ikke skjer uhjemlede overskridelser, at forutsatte inntekter kommer inn innen årets slutt og at tiltakene ikke vil ha vesentlige negative konsekvenser for resultater og måloppnåelse.

Dersom virksomhetens informasjon om avvik eller tiltak ikke synes å være tilstrekkelig bør departementet ta initiativ til nærmere dialog og tettere oppfølging av virksomheten.

Nærmere dialog og tettere oppfølging kan eksempelvis innebære behov mer detaljert økonomisk informasjon fra virksomheten eller å se økonomisk og annen styringsinformasjon i sammenheng. For eksempel vurderinger av hvordan økonomiske avvik kan påvirke resultater og måloppnåelse negativt dersom tilstrekkelige tiltak ikke blir iverksatt, og i forlengelsen av dette, hvordan ulike tiltak for å sikre god bevilgningsoppfølging kan ha negative konsekvenser for virksomhetens resultater og måloppnåelse.

Iverksetting av tiltak kan innebære at virksomheten trenger å forankre endringer i prioriteringer eller ressursbruk med departementet, og det kan være aktuelt for departementet å vurdere endringer i virksomhetens oppdrag, mål eller resultatkrav.

Departementets tilbakemelding til virksomheten inngår i styringsdialogen og vil normalt være skriftlig.

Departementets systematiske bevilgningsoppfølging

Statlige virksomheter rapporterer månedlig til statsregnskapet bokførte beløp per kapittel og post. Hvert departement mottar månedlig formell oversendelse av oppdaterte regnskapsrapporter fra DFØ som forvalter av statsregnskapet. Rapportene viser bevilgninger for året per kapittel og post (eventuelt underpost) og akkumulerte regnskapstall per kapittel, post og artskonto per regnskapsfører. Rapportene inneholder ikke informasjon om når virksomhetene har planlagt å bruke bevilgningene, så disse rapportene bør suppleres med annen informasjon som underlag for systematisk bevilgningsoppfølging gjennom året.

Annen aktuell informasjon kan være forrige års regnskapstall, fordelingen av inntekter og utgifter per kapittel og post per måned og virksomhetens eget budsjett, planen for bruk av bevilgningene gjennom året, og eventuelle prognoser.

Forvaltningsløsningen av statsregnskapet.no er en nyttig kilde til mye av denne type informasjon (men ikke til virksomhetens budsjett eller prognoser). Forvaltningsløsningen omtales til slutt i avsnitt 2.3.

Nedenfor omtales bevilgningsoppfølgning med bruk av forrige års regnskapstall, og med bruk av virksomhetens budsjett, som supplerende informasjon til DFØs rapporter.

Bevilgningsoppfølging med årets og forrige års regnskapstall

Departementet kan i tillegg til de månedlige rapportene fra DFØ benytte informasjon om forrige års utgifts- og inntektsfordeling gjennom året i arbeidet med bevilgningsoppfølgingen.

Systematisk bevilgningsoppfølgning kan da innebære å sammenlikne årets bevilgning, årets inntekter og utgifter per kapittel og post per måned og akkumulert for året mot tilsvarende for forrige år.

Dersom departementet avdekker vesentlige forskjeller mellom årets inntekter eller utgifter og forrige års inntekter eller utgifter, eller at prognosevariantene i forvaltningsløsningen viser vesentlig mer- eller mindreforbruk for året, kan det være aktuelt å spørre virksomheten om utviklingen er som forventet, eller om det er vesentlige avvik og om virksomheten i så fall har iverksatt eller kommer til å foreslå tiltak for å sikre at det ikke skjer uhjemlede overskridelser og at forutsatte inntekter kommer inn.

• Bekrefter virksomheten at inntekter og utgifter i inneværende år er som forventet og ikke avviker vesentlig fra eget budsjett, vil det sannsynligvis ikke være behov for nærmere dialog og tettere oppfølging.
• Bekrefter virksomheten derimot at inntekter og utgifter i inneværende år ikke er som forventet i eget budsjett, eller at virksomhetens informasjon om avvik eller tiltak ikke synes å være tilstrekkelig eller at aktuelle tiltak kan få vesentlige negative konsekvenser for virksomhetens resultater og måloppnåelse, bør departementet ta initiativ til nærmere dialog og tettere oppfølging med virksomheten, se omtale av dette under «Virksomheten informerer om avvik og tiltak» tidligere i punkt 2.3.

Bevilgningsoppfølging med årets regnskapstall og budsjett

Departementet kan be virksomheten om budsjettinformasjon (herunder budsjettfordeling gjennom året) dersom departementet trenger et bedre underlag enn forrige års regnskapstall i sin bevilgningsoppfølging. Det kan være aktuelt dersom det tidligere år har vært utfordringer knyttet til utnyttelsen av bevilgningene, eller dersom aktivitetsnivået eller gjennomføringen av virksomhetens aktiviteter inneværende år ser ut til å avvike vesentlig fra forrige år, slik at forrige års utgifts- og inntektsfordeling ikke er et like relevant sammenlikningsgrunnlag.

Hvis departementet har informasjon om virksomhetens budsjettfordeling gjennom året, kan departementet bruke denne informasjonen til å sammenlikne bevilgninger, regnskapsførte inntekter og utgifter per kapittel og post mot virksomhetens budsjetterte inntekter og utgifter per kapittel og post. Sammenlikningen kan gjøres per måned og akkumulert for året, for på den måten følge opp om virksomheten følger sin plan.

Dersom departementet avdekker vesentlige avvik mellom regnskap og budsjett, som virksomheten ikke har informert om, kan det være aktuelt å spørre virksomheten om budsjettet ikke er oppdatert, eller om identifiserte avvik er reelle og vesentlige, og om virksomheten i så fall har iverksatt eller kommer til å foreslå tiltak for å sikre at det ikke skjer uhjemlede overskridelser og at forutsatte inntekter kommer inn.

• Bekrefter virksomheten at budsjettet ikke er oppdatert, og at avvikene dermed ikke er vesentlige avvik, bør budsjettet oppdateres og tilgjengeliggjøres for departementet slik at departementet har et relevant sammenlikningsgrunnlag resten av året.
• Bekrefter virksomheten derimot at avviket mellom eget budsjett og regnskap ikke er forventet, eller at virksomhetens informasjon om avvik eller tiltak ikke synes å være tilstrekkelig eller at aktuelle tiltak kan få vesentlige negative konsekvenser for virksomhetens resultater og måloppnåelse, bør departementet ta initiativ til nærmere dialog og tettere oppfølging med virksomheten, se omtale av dette under «Virksomheten informerer om avvik og tiltak» tidligere i punkt 2.3.

Forvaltningsløsningen

Departementet kan bruke forvaltningsløsningen av statsregnskapet.no (og eventuelt statsregnskapet.no) til å gjøre egne analyser og vurderinger. Det kan gjøre departementet bedre i stand til å vurdere informasjon om avvik og forslag til tiltak fra virksomheten, til å identifisere grunnlag for å stille spørsmål til virksomheten eller på eget initiativ foreslå endringer.

Departementsansatte har tilgang til forvaltningsløsningen via login.dfo.no

Forvaltningsløsningen gir nyttig informasjon for bevilgningsoppfølgingen:

• På oversiktssiden – departement, får man en oversikt over departementets kapitler og virksomheter, med fokus på avvik mot bevilgning og forrige år.
• På sidene for bevilgningsoppfølging får man oversikt over bevilgninger på kapittel og post i forhold til regnskapsført beløp hittil. Gir blant annet en prosentvis oversikt over forbrukt og prosentvis endring fra i fjor per kapittel.
• På fullmaktsoppfølgingsiden får man blant annet oversikt over hvilke føringer andre departementers virksomheter har gjort på departementets kapitler.
• På sidene for analyser og prognoser kan man blant annet se på ulike prognoser for valgte kapitler og poster og sammenlikne kapitler og poster.

DFØ tilbyr kompetansetiltak om bruk av forvaltningsløsningen, se oversikten over DFØs kurs og seminarer. DFØ har også laget flere korte opplæringsvideoer om bruk av forvaltningsløsningen.