Bedre stat-prisen går til en statlig virksomhet eller et tiltak som kan vise til konkrete resultater knyttet til effektivisering og forbedring av statlig sektor. Bedre stat-prisen skal inspirere til mer helhetlige, effektive og brukervennlige tjenester, og gi anerkjennelse til dem som tenker nytt rundt styring, ledelse og organisering.
Vinner av Bedre stat-prisen 2022
Utdanningsdirektoratet ble på Styringskonferansen 26. januar tildelt Bedre stat-prisen 2022 for sitt høringssystem – et verktøy for å gjennomføre høringer på en åpen og effektiv måte.
Finalistene
Bedre stat-prisen fikk i år ti svært gode kandidater til Bedre stat-prisen 2022. Av disse har juryen pekt ut tre finalister:
Regulatorisk sandkasse for ansvarlig kunstig intelligens
Nominert virksomhet: Datatilsynet
Datatilsynets regulatoriske KI-sandkasse ble etablert i 2020, etter at det i Nasjonal strategi for kunstig intelligens ble påpekt behov for et veiledningsmiljø og en regulatorisk sandkasse på personvernområdet.
Hovedmålet med sandkassa er å fremme innovasjon av ansvarlig kunstig intelligens. Det oppnås ved å øke virksomhetenes forståelse for de regulatoriske kravene som stilles. Bidrag fra sandkassa reduserer usikkerhet knyttet til personvernregelverket, som igjen korter nedetiden fra utvikling og test og til produksjonssetting av digitale løsninger i markedet. Dette øker innovasjonstakten og reduserer virksomhetenes fremtidige kostnader knyttet til regelverksetterlevelse.
Kunnskapen som opparbeides i sandkassa, deles aktivt og åpent med andre virksomheter med lignende problemstillinger.
Høringssystemet
Nominert virksomhet: Utdanningsdirektoratet
Offentlige høringer er en viktig del av demokratiet vårt og skal
bidra til at innbyggere, organisasjoner og næringsliv får si sin
mening om nye tiltak før de besluttes.
Høringssystemet er et verktøy for å gjennomføre høringer
på en åpen og effektiv måte. Systemet støtter både publisering,
innsending og analysearbeid i etterkant, og gjør det mulig å
håndtere store volumer. Systemet har bidratt til spart tid internt
i direktoratet fordi ansatte slipper å bruke tid på manuelle
oppgaver. Samtidig legger det til rette for mer demokratiske
høringsprosesser ved at det er enklere å nå et bredt utvalg, og
enklere å sende inn svar.
Ved å dele systemet med andre offentlige virksomheter sprer Utdanningsdirektoratet sine gode erfaringer og får nyttige innspill til videre utvikling.
NICFI Satellite Data Program
Nominert virksomhet: Klima- og miljødepartementet
Ett av Norges viktigste klimatiltak er å bidra til å redusere og reversere tropisk avskoging. Regnskogene i verden strekker seg over enorme områder og det har vært vanskelig å føre tilsyn med utviklingen.
Klima- og miljødepartementet har gjennom prosjektet NICFI Satellite Program gjort dette enklere og mer effektivt. Gjennom en sentralisert forhandling med markedsaktører, har programmet sørget for at verdenssamfunnet for første gang får gratis og fri tilgang til satellittbilder, som tidligere var underlagt restriktive lisenser. I tillegg til at programmet sparer utviklingsland og givere for penger, er lik tilgang til informasjon demokratiserende og gjør det mulig å holde aktører ansvarlig for ulovlig avskoging.
Etter ett år har programmet snart 10.000 registrerte brukere verden over, fra lokalsamfunn, urfolk, internasjonale organisasjoner, myndigheter, akademia, og næringsliv. Det er også samlet inn over 300 brukerhistorier som viser hvordan fri tilgang til satellittdata bidrar til å redusere og reversere avskoging.
NICFI Satellite Program er et nybrottsarbeid, og kan ha overføringsverdi til andre områder hvor tilgang til data er begrenset av markedssvikt og lisenser.
Øvrige nominerte
Alle de nominerte er gode eksempler på tiltak som kan vise til konkrete resultater knyttet til effektivisering og forbedring av statlig sektor. Les om de andre kandidatene:
Brukervennlig og helhetlig forvaltning for familier
Nominert virksomhet: NAV
NAVs ønsker å skape en mer brukervennlig og helhetlig håndtering av brukerne i tillegg til en mer effektiv og forbedret virksomhet for NAV. Som et ledd i dette arbeidet, pågår en fullstendig modernisering av de tjenestene familier møter i NAV:
- får barn (foreldrepenger/svangerskapspenger/engangsstønad, farskapserklæring, barnetrygd og kontantstøtte)
- får syke barn (omsorgspenger, pleiepenger og opplæringspenger).
Mange av tjenestene er allerede lansert mens andre er under arbeid og vil bli lansert første halvår 2022. Tiltakene støtter opp under livshendelsene «Få barn» og «Alvorlig sykt barn» som er blant de syv prioriterte livshendelsene i digitaliseringsstrategien til Regjeringen og KS.
Innebygd arkivering
Nominert virksomhet: Arkivverket
Data er det nye gullet og den dokumentasjon som skapes i det
offentlige har et enormt potensial for bruk og gjenbruk. For å
hente ut dette potensialet trengs effektive prosesser og gode arkiv
og dokumentasjonsløsninger. Ansatte i forvaltningen jobber
annerledes enn før. Vi samhandler mer på tvers av virksomheter og
tar i bruk ny teknologi. Endringstakten er høy og viktige
beslutninger og hendelser blir håndtert på samhandlingsplattformer
som Teams og Slack. I denne prosessen går store mengder arkivverdig
dokumentasjon tapt, og tiden er overmoden for at vi i forvaltningen
tenker nytt rundt hvordan vi arkiverer.
Med satsningsområdet Innebygd arkivering og etableringen av en
regulatorisk sandkasse skal Arkivverket bidra til at forvaltningen
tar vare på arkivverdig dokumentasjon i den digitale hverdagen.
Dagens oppgaveløsning på arkivområdet er tungvint og tidkrevende. I
tillegg trues grunnleggende forvaltningsverdier som åpenhet,
etterrettelighet, tillit og rettsikkerhet når viktig dokumentasjon
i offentlige virksomheter ikke tas vare på. Målet med Arkivverkets
satsning er at offentlig ansatte ikke skal behøve å bruke unødig
tid på arkivering, men at dette skal være bygget inn i eksisterende
arbeidsverktøy og systemer. Det skal være intuitivt, brukervennlig
og enkelt å ta vare på riktig dokumentasjon. Når vi lykkes med
innebygd arkivering, frigjøres tid til å løse virksomhetens
kjerneoppgaver. I tillegg utvides mulighetsrommet for å anvende
gode data til å bygge nye tjenester og vi sikrer nasjonenes
hukommelse for ettertiden.
Satsningsområdet innebygd arkivering består av flere ulike
prosjekter og aktivitetsstrømmer som skal hjelpe forvaltningen i
gang med innebygd arkivering, gi støtte underveis og legge til
rette for innovasjon gjennom gode rammebetingelser. Arkivverkets
uttalte ambisjon er å hente ut læring fra pilotprosjekter som skal
spres og deles så bredt som mulig. Et av de mest sentrale
prosjektene i satsningen er den regulatoriske sandkassen for arkiv,
data og offentlighet, som Arkivverket etablerte i 2021 sammen med
Digitaliseringsdirektoratet. Her gis utvalgte offentlige
virksomheter anledning til å utforske handlingsrommet i regelverk
og finne nye måter å ivareta de overordnede arkivhensynene på.
Interessen for sandkassen har vært stor og gjennomførte prosjekter
har allerede gitt gode resultater.
Helsenorge-appen
Nominert virksomhet: Direktoratet for e-helse i samarbeid med Norsk helsenett
Digitale innbyggertjenester bidrar til økt kvalitet på behandlingen, økt pasientsikkerhet, økt effektivitet for helsepersonell og likeverdige tjenester for innbyggerne. Digitale innbyggertjenester gjør det enklere for innbyggerne å finne relevant informasjon, og å kommunisere med helse- og omsorgstjenesten digitalt.
Helsenorge.no er innbyggernes digitale inngang til offentlige
helsetjenester på nett, der de kan finne kvalitetssikret
helseinformasjon, kombinert med digitale helsetilbud og
selvbetjening. Her finner innbyggerne råd om helse og livsstil, og
informasjon om sykdommer. De har mulighet til å lese om hva slags
helsehjelp helse- og omsorgstjenesten i Norge tilbyr, og hvilke
rettigheter de har som pasienter. Helsenorge-appen er et viktig
bidrag til at landets innbyggere møter helse- og omsorgsektoren på
ett sted og på en ensartet måte. Helsenorge-appen tilbyr en enklere
inngang til digitale helsetjenester på nett, og større grad av
involvering i eget behandlingsopplegg. Helsenorge-appen betyr mer
effektiv ressursbruk i helse- og omsorgstjenesten.
I løpet av pandemien har innbyggerne for eksempel hatt rask tilgang
til koronaprøvesvar og har hatt mulighet til å bestille koronatest
digitalt. Dermed slipper de å ringe legen for å få prøvesvar.
Helsepersonell kan raskt finne ut om en pasient allerede er testet
og eventuelt smittet. Videre har koronaveiledere (digitale
informasjonssider) redusert behovet for informasjon fra
helsepersonell og andre ressurser. Dette har hatt stor betydning
for smittearbeidet og ressursbruken.
Det har vært en økning i befolkningens bruk av digitale helse- og
omsorgstjenester under covid-19. Siden oppstarten og inn i 2021 har
innbyggerne foretatt over 53 000 innlogginger daglig for å se om
prøvesvar er tilgjengelig («Utviklingstrekk 2021 –
E-helsetrender»).
Elektronisk tinglysning av rettigheter og heftelser i skipsregistrene
Nominert virksomhet: Sjøfartsdirektoratet
I skipsfarten er det stadig endringer i eierskap, befraktning og
finansieringsstrukturer og skipsregistrene et viktig ledd i den
offentlige kontrollen med skip og skips eierforhold. Pr. i dag er
verdien av tinglyste pantedokumenter ca. 4.000 milliarder
NOK i flåteverdi. Oppkjøp, refinansiering, leasing, og
tekniske og kommersielle avtaler forhandles og endres kontinuerlig.
For at et oppkjøp eller refinansiering skal være gjennomførbart, er
rask og effektiv tinglysing i skipsregistrene avgjørende.
I dag er registreringssyklusen på mellom 7 og 14 dager. I tillegg
kommer postforsendelse av dokumenter til og fra innsender.
Håndtering av innkomne dokumenter foregår i all hovedsak
manuelt. I det nye systemet tar denne registreringen kun 7
sekunder.
Som et viktig ledd i å levere gode digitale tjenester til næringen
har Sjøfartsdirektoratet effektivisert tinglysingsprosessen ved å
utvikle og tilby nye tjenester relatert til digital innsending av
skjøter og heftelser, elektronisk tinglysing, bruk av elektronisk
signatur og betalingsløsning på nett.
Direktoratet har benyttet Nasjonale felleskomponenter som Altinn,
ID porten, Kontakt & Reservasjonsregister og Digital postkasse i
løsningen, og dette gir samfunnsmessige effekter.
Bruk av betalingsløsning på nett fremfor ordinær fakturabehandling
betyr en enklere og raskere betaling og verifisering av
innbetaling, og er mindre ressurskrevende for
virksomheten. Elektronisk tinglysning styrker også
rettssikkerheten ved kjøp, salg og panteheftelser på grunn av trygg
og effektiv elektronisk saksbehandling.
Standardisering og effektivisering av lønns- og regnskapsoppgaver
Nominert virksomhet: Politiets fellestjenester
Da Politiets lønns- og regnskapstjenester ble flyttet til Kristiansund i 2017 startet arbeidet med å samle tjenestene i en hovedbok for hele Politi- og lensmannstjenesten. Dette har vært et stort prosjekt hvor det hele tiden har blitt jobbet med å standardisere og effektivisere administrative oppgaver gjennom utstrakt bruk av digitalisering og robotteknologi. Virksomheten har et sterkt fokus på hva som gir merverdi for brukerne. Dette er en stor og viktig jobb som Politiets fellestjenester er stolte av.
De nasjonale fellesløsningene
Nominert virksomhet: Digitaliseringsdirektoratet
De nasjonale fellesløsningene er blitt sentrale komponenter i den felles digitale grunnmuren og økosystemet. Fellesløsningene er byggeklosser som kan brukes og gjenbrukes i utviklingen av digitale tjenester. Løsningene blir utviklet én gang og kan deretter brukes av mange. På den måten slipper virksomhetene å utvikle all funksjonalitet fra bunnen av. De trenger ikke egne ressurser og kompetanse på alle områder - og sparer tid og penger. Pandemien har for alvor vist hvor viktig fellesløsningene er for å effektivisere offentlig sektor og andre deler av samfunnet. Bruken har økt kraftig i forvaltningen og blant innbyggerne, og veksten fortsetter.
Fellesløsningene kan typisk brukes til å identifisere og verifisere brukere, styre tilganger, hente data fra register, sende post og meldinger, gi innsyn i offentlig informasjon, signere digitalt og utvikle tjenester på en felles plattform. Digdir har ansvaret for robust drift og hensiktsmessig utvikling og forvaltning av flere av de nasjonale fellesløsningene som for eksempel ID-porten, Altinn, Digital postkasse, eSignering, Kontakt- og reservasjonsregisteret og data.norge.no – felles datakatalog.
Fellesløsningene kan gjenbrukes og også inngå i helt nye tjenester. Fra fagmiljøene i Digdir som utvikler og forvalter løsningene er det sprunget ut flere nye fellesløsninger, noe som viser evne til nyskaping. Siste eksempel på dette er MinID Passport.
Maskinporten
Nominert virksomhet: Digitaliseringsdirektoratet
Hver dag skaper og samler norske offentlige og private virksomheter data som kan brukes for å bygge ny næringsvirksomhet og til å skape en enklere hverdag for folk flest gjennom bedre digitale tjenester. Slike data kan være alt fra skatteinformasjon til kjøretøyopplysninger, informasjon om virksomheter i Norge, registrerte fiskefartøy, geologiske data og veldig mye annet.
Målet med å utvikle Maskinporten var å gjøre det enklere og mindre ressurskrevende å dele data med andre virksomheter, på en sikker måte. Tradisjonelt har datadeling vært en dyr, tidkrevende og manuell prosess, der virksomhetene har måttet utvikle og vedlikeholde egne sikkerhetsmekanismer i form av sikkerhetssertifikater. På samme måte som ID-porten identifiserer oss som enkeltpersoner og sikrer at vi får tilgang til de opplysningene vi har rett til å se, og kun dem, identifiserer Maskinporten virksomheter og sørger for at de mottar og deler de dataene de har rett til å dele med hverandre, og kun dem.
4500 virksomheter har tatt i bruk Maskinporten.
Målgruppe
Målgruppen for prisen er departementer og statlige virksomheter som er en del av statsforvaltningen. Tiltaket kan være alt fra store og landsomfattende tiltak til små prosjekter med en snever målgruppe og stor overføringsverdi. De kan også være knyttet til virksomhets- og økonomistyringen internt i hele eller deler av virksomheten. Tiltakene kan være gjennomført nylig, eller lengre tilbake i tid, men bør ha aktualitet i dag.
Kriterier
Juryen har lagt vekt på i hvilken grad:
- tiltaket faktisk har ført til effektivisering og forbedringer i virksomheten(ene)
- tiltaket har ført til positive effekter for brukere og samfunn
- tiltaket har ført til en mer helhetlig og brukervennlig forvaltning
- tiltaket er nyskapende og om det har overføringsverdi til andre deler av forvaltningen
Hilde Singsaas, direktør for Direktoratet for
forvaltning og økonomistyring
Tom
Colbjørnsen, professor på Institutt for ledelse og
organisasjon ved Handelshøyskolen BI
Kristin Weidemann Wieland, områdedirektør i
KS
Joakim Lystad, konsulent og
tidligere NAV-direktør
Gro Holst
Volden, samfunnsøkonom fra Norges Handelshøyskole og
PhD i prosjektledelse fra NTNU
Direktoratet for forvaltning og økonomistyring er sekretariat for juryen.
Tidligere vinnere
2021: Folkehelseinstituttet og Direktoratet for e-helse for elektronisk melding for dødsårsak
Mange aktører i offentlig og privat sektor har behov for rask og sikker informasjon om dødsfall. Elektronisk melding av dødsfall og dødsårsak gir enklere utfylling, raskere oppdatering og bedre kvalitet på dataene i Folkeregisteret og Dødsårsaksregisteret.
Tiltaket er tidsbesparende både for leger og offentlige etater som tidligere brukte mye tid på manuelle og arbeidskrevende prosesser. Løsningen ivaretar også personvern og informasjonssikkerhet på en langt bedre måte enn før. I tillegg er raskere oppdatering av informasjon om dødsfall nødvendig for å kunne drive helseovervåkning og beredskapsarbeid. Verdien av dette har blitt tydelig i forbindelse med den pågående pandemien. Tiltaket er også et eksempel på at to virksomheter har arbeidet godt sammen for å løse et problem.
2020: Statens vegvesen for enklere kjøp og salg av bil
Kjøp og salg av bil er nå blitt en heldigital og sømløs tjeneste for brukerne. Statens vegvesen mottar over 1 million salgsmeldinger hvert år og det gjennomføres over 650 000 omregistreringer av bil (3 600 brukere per døgn). 90 prosent av salgsmeldingene og 75 prosent av omregistreringer skjer nå digitalt. Kjøp og salg av bil er en privatrettslig affære, men eierskifte skal meldes til Statens vegvesen, forsikring skal være innmeldt og avgifter skal betales Skatteetaten.
Tiltaket har tydelige gevinster for både brukere, samfunn og virksomhet. Brukerne får gjort alt via vegvesen.no, og sparer både tid og penger på en enklere, raskere og sikrere prosess. Statens vegvesen har redusert eget ressursbruk med 50 årsverk, og en har fått økt likebehandling og kvalitet i tjenestene. Et konservativt anslag på prissatte gevinster er 373 millioner kroner hvert år. Samfunnet er også spart for unødig trafikk og forurensning, ved at folk slipper å dra til trafikkstasjonen.
Les nyhetssak om Statens vegvesen og deres løsning for enklere kjøp og salg av bil.
2019: Utdanningsdirektoratet m.fl. for 0–24-samarbeidet
0–24-samarbeidet vinner Bedre stat-prisen 2019 for bedre samordning på tvers. Samarbeidet skal gi utsatte barn og unge få et mer helhetlig og tilpasset hjelpetilbud, slik at flest mulig fullfører skolen, deltar i samfunnslivet og får en varig tilknytning til arbeidslivet.
Kilden til mange av utfordringene med å samordne kommunale tjenester finner vi på statlig nivå. Et godt, helhetlig tjenestetilbud forutsetter derfor at staten i større grad samordner sine virkemidler. 0–24 er et pågående prosjekt i staten med dette som mål.
Vinnere av prisen:
- Utdanningsdirektoratet
- Integrerings- og mangfoldsdirektoratet
- Helsedirektoratet
- Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet
- Arbeids- og velferdsdirektoratet
2018: Tolletaten, for KvoteAppen, som gjør det
lett å gjøre rett
2017: Direktoratet for e-helse, for det nasjonale
tiltaket kjernejournal
2016: Pensjonstrygden for sjømenn, for
moderniseringstiltak PTS-2013
2015: Politiets utlendingsenhet,
Utlendingsdirektoratet og
Utlendingsnemnda for deres felles innsats for
effektiv behandling av asylsøknader
2014: Nærings- og fiskeridepartementet, for
utviklingen av et nytt system for mål- og resultatstyring av
Innovasjon Norge
2013: Mattilsynet, for digitalt verktøy som bidrar
til å skape et helhetlig og enhetlig tilsyn
2012: Statsbygg, for helhetlig tilnærming til
styringsinformasjon
2011: Norad, for bruk av evalueringsresultater i
styringen og i beslutningsprosesser
2010: Utlendingsdirektoratet, for deres
kvalitetsmålingssystem
2009: Lånekassen, for forbedret mål- og
resultatstyring av løpende drift og fornyelse
2008: Oljedirektoratet, for dristighet i valg av
organisasjonsform
2007: Oslo fengsel, for sitt arbeid med balansert
målstyring