Bedre stat-prisen

Statsbygg etablerte i 2016 «Program for et effektivt Statsbygg». Målet med programmet var å identifisere tiltak som frigjør ressurser til å styrke tjenesteproduksjonen og realisere en effektivisering på 10 prosent av årlige driftskostnader i løpet av tre år (2016–2018).

En stor og viktig effekt er at Statsbygg har blitt en mer endringskompetent organisasjon. Programmet har bidratt til at det har blitt en kultur for endring, og at det er utviklet kompetanse internt i organisasjonen på å lede og gjennomføre endringsprosjekter. Det er identifisert gevinster for 230 mill. kroner, der ca. 75 prosent anses som realisert per oktober 2018. Antall ansatte er gjennom programmet redusert med 5 prosent, mens det er vedtatt en ytterligere reduksjon i bemanningen innenfor eiendomsforvaltningen slik at denne vil utgjøre 10 prosent innen 2020.

Målet med innføringen var å effektivisere en rapporteringsplikt gjennom digitalisering, og dermed å fjerne manuelle feilutfyllinger som igjen krevde oppfølging gjennom manuell saksbehandling. Endringen ville også styrke integriteten og sikkerheten knyttet til leveringen.

Digitalisering av skattemelding for merverdiavgift og betalingsutsettelse for merverdiavgift har gitt samfunnsøkonomiske effekter for næringslivet hvor innsparingen for bare betalingsutsettelsen er beregnet til nærmere 550 millioner kroner per år. For Skatteetaten innebar pliktig elektronisk innlevering en årlig innsparing på mer enn 6 millioner kroner. Tiden de rapporteringspliktige bruker på utfylling og innsending av oppgaven er redusert. Det er færre formelle feil i utfyllingen, noe som har vært en besparelse både for innsendere og for Skatteetaten som begge slapp oppfølgingsarbeid.

I 2015 vedtok regjeringen å innføre et nytt rammeverk for styring av fylkesmannen. Omleggingen innebar at det ble etablert embetsspesifikke tildelingsbrev med felles målstruktur som samlet årlige styringskrav fra alle styringsetater. Videre ble det i virksomhets- og økonomiinstruksen tatt inn en oversikt over løpende og faste oppgaver fra alle sektorer. De nye styringsdokumentene erstattet ett likelydende, overordnet tildelingsbrev og 13 sektorspesifikke embetsoppdrag med styringskrav og oversikt over oppgaver.

Det ble etablert en elektronisk styringsportal for å tilgjengeliggjøre styringsdokumentene for embetene. I tillegg benytter fagdepartementene denne løsningen til å utarbeide styringsdokumentene, mens embetene skriver sine årsrapporter i løsningen. Det er også innført to nye, felles etatsstyringsmøter der alle fylkesmannsembetene og styringsetatene deltar. Rammeverket er utformet for å styrke mål- og resultatstyringen og gi bedre samordning av styringen.

Prosjektveiviseren er Difis anbefalte prosjektmodell for styring av digitaliseringsprosjekter i offentlige virksomheter. Prosjektveiviseren er en prosjektmodell med metodikk og verktøystøtte for planlegging og gjennomføring av prosjekter i statlige, fylkes- og kommunale virksomheter. Nå har prosjektveiviseren vært i bruk i stadig flere offentlige virksomheter i opptil seks år. Rundt 70 prosent av de statlige virksomhetene bruker prosjektveiviseren i et eller annet omfang.

Gjennom etablering av en fleksibel standard for prosjektstyring har prosjektveiviseren gitt mulighet for en rask etablering av et prosjektrammeverk for statlige virksomheter. Den har gitt mye bedre mulighet for organisatorisk modning i prosjektstyring, erfaringsdeling, samhandling, utvikling av verktøysstøtte. Prosjektmodellen prosjektveiviseren er nå blitt en felles statlig prosjektmodell utenfor KS-regimet som brukes i stadig større grad i digitaliseringsprosjekter, men også i prosjekter med andre formål. Modellen er tilstrekkelig overordnet og med tilstrekkelig fleksibilitet som har gitt mulighet til at den er blitt innført som rammeverk i stadig flere offentlige virksomheter, statlige som fylkes- og kommunale.

Fra og med 2015 har departementet arbeidet systematisk for å definere departementets oppgaver og ansvar inn i tre kjeder: Straffesakskjeden, Migrasjonskjeden og Samfunnssikkerhetskjeden. Det overordnede målet med å innføre kjedebegrepet var todelt. For det første er det viktig å øke ledelsens samhandling og koordinering rundt viktige sakskompleks, og skape et forum som legger til rette for å diskutere tverrgående tiltak innenfor kjeden. For det andre er det viktig for departementet å kommunisere et tydelig målbilde innenfor den enkelte kjeden. Dette skal bidra til å skape økt gjennomføringsevne for de målene som er, et bedre utviklet kunnskapsgrunnlag innenfor kjeden og en ressursallokering til de høyest prioriterte områdene.

Det er innført ledermøter på kjedenivå. Møtene har ført til at avdelingene nå har fått et forum for å diskutere tverrgående problemstillinger. Flertallet av virksomhetene i sektoren har gitt positive tilbakemeldinger på at tildelingsbrevene er blitt mer spisset med tydeligere prioriteringer og at dette har gitt dem større handlingsrom. Flere virksomheter mener også at kjedeperspektivet har bidratt positivt til helhetstenkning og samhandling og ønsket en økt vektlegging av dette perspektivet. Andre har pekt på at kjedeperspektivet bidrar til at oppgaver som utgjorde en relativt liten del av virksomhetens totale saksportefølje fikk uforholdsmessig stor oppmerksomhet.

Hovedprinsippet i det samordna opptaket er én søknad per person. Før samordningen startet var det ulike regler, rangeringsmåter og rutiner for opptak til hver enkelt høgskole og universitet. Målene med Samordna opptak-prosjektet var å få oversikt over søkere til høyere utdanning, og å sørge for at studentene raskere fikk tilbud om studieplass. Innføringen av saksbehandling for hverandre, hvor hver søker bare ble saksbehandlet en gang, førte også til en betydelig effektivisering av det administrative arbeidet på lærestedene.

Tjenesten er utviklet over år i takt med endringer i flere aktuelle regelverk og har sikret store besparelser, presis informasjon og bedre samordning for det offentlige. Ikke minst er det utviklet en god løsning for nesten 140 000 årlige brukere. I 2016 ble en ny søkerportal satt i produksjon som la til rette for at søkere kan laste opp dokumenter i søknaden.

Vitnemålsportalen er en digital tjeneste hvor du selv kan hente ut dine resultater fra høyere utdanning og dele dem med studiesteder, arbeidsgivere og andre relevante parter. Mottakerne kan stole på at resultatene er korrekt gjengitt. Tjenesten er gratis å benytte. Det er også mulig å overføre resultater fra Vitnemålsportalen til rekrutteringsplattformer som er koblet opp til Vitnemålsportalen.

Hvis vi tenker oss at om lag 2,7 millioner nordmenn er i arbeid og 23 prosent skifter jobb hvert år, betyr dette at 620 000 personer skifter jobb hvert år. For hver av disse brukes det ressurser på sending, mottak, registrering og verifikasjon av karakterutskrifter og vitnemål. Dersom kostnadene knyttet til sending, mottak, registrering og verifikasjon for hver bestilling av karakterutskrift/vitnemål eksempelvis beløper seg til kr 200 kroner, gir dette en besparelse på over 100 mill. kroner per år. Siden januar har det vært omtrent 1000 overføringer av resultater fra Vitnemålsportalen til en mindre rekrutteringstjeneste. Etter hvert som flere kobler seg på vil dette tallet mangedobles.

Geonorge er utviklet til å bli den nasjonale portalen for alle offentlige geografiske data i Norge. Portalen tilbyr brukergrensesnitt for søk, dokumentasjon, visning og nedlasting av geografisk informasjon. I tillegg er det et sentralt verktøy for oppfølging, kontroll og rapportering i henhold til pålagte krav fra Geodataloven.

Tidligere har informasjon om eksisterende geografiske datasett og tilhørende tjenester vært spredt og det har vært vanskelig å både å få oversikt over tilbudet og å få tilgang til data. Målet med tiltaket er å tilby informasjon om hva som finnes av geografisk informasjon i Norge og forenkle tilgangen til disse ved at de kan presenteres fra ett samlet nettsted. Brukere trenger ikke lete etter geografisk informasjon på etatenes hjemmesider eller prosjektsider for å finne riktig beslutningsgrunnlag, men kan forholde seg til autoritative datasett som etatene publiserer gjennom Geonorge-portalen. Dette vil gi gevinster med tanke økt effektivitet og bedre tilgang til et godt kunnskapsgrunnlag i beslutningsprosesser i offentlig forvaltning.

Strategien består av 25 tiltak mot arbeidslivskriminalitet (a-krim) med ulike departementer som ansvarlige. Et helt sentralt tiltak har vært å etablere tverretatlig samarbeid mellom Arbeidstilsynet, Arbeids- og velferdsetaten, Skatteetaten og politiet. Etatene har utarbeidet felles handlingsplan, samarbeider i de sju a-krimsentrene som er etablert, samt utarbeidet en egen styringsmodell for a-krimsentrene og et felles opplegg for mål- og resultatstyring for a-kriminnsatsen. Også andre offentlige myndigheter er knyttet opp til dette a-krimsamarbeidet, det gjelder særlig de kommunale skatteoppkreverne, Tolletaten, vegmyndighetene og fiskerimyndighetene.

Andre viktige tiltak i strategien er: økt samarbeid med partene i arbeidslivet, mer koordinert kontroll og oppfølging fra tilsynsmyndighetene, strengere krav til offentlige innkjøp, bedre informasjon til utenlandske arbeidstakere og forsterket internasjonalt samarbeid mellom tilsynsmyndighetene. Den samordnede tilnærmingen, og oppmerksomheten saksfeltet får, bidrar til å forebygge og begrense omfanget av arbeidslivskriminalitet. En rekke av tiltakene i strategien mot arbeidslivskriminalitet har berøring med pågående arbeidsprosesser i ulike departementer. Erfaringen fra arbeidet med strategien er at det foregår mye godt arbeid i departementene med problemstillinger og utfordringer som kan være ganske parallelle, men at det kan være for lite kjennskap til hverandres planer. Strategien har vist seg å være nyttig for å kunne se slike prosesser i sammenheng og forsøke å utvikle felles løsninger som er relevante for de ulike berørte departementer.

Et samarbeid mellom Arbeids- og velferdsdirektoratet, Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet, Integrerings- og mangfoldsdirektoratet, Helsedirektoratet og Utdanningsdirektoratet på oppdrag fra Arbeids- og sosialdepartementet, Barne- og likestillingsdepartementet, Helse- og omsorgsdepartementet og Kunnskapsdepartementet. Kunnskapsdepartementet leder arbeidet på departementsnivå, Utdanningsdirektoratet på direktoratsnivå.

Formålet med 0-24-samarbeidet er at flere barn og unge skal få den hjelpen og støtten de trenger, slik at de kan mestre eget liv. 0-24 samarbeidet er et langsiktig arbeid med fokus på kultur, system- og strukturendring. 0-24 samarbeidet er primært en innsats knyttet til å få til nødvendige endringer på statlig nivå, for å legge bedre til rette for nødvendige endringer på brukernivå. Programmet har ingen friske midler og skal ikke igangsette ny aktivitet i sektor, men skal få effekt på brukernivå gjennom å «rigge om» aktiviteter på statlig nivå.

0-24 programmet skal føre til bedre samarbeid både horisontalt og vertikalt i forvaltningen. Det handler om å bygge kultur, kompetanse, arenaer og strukturer for samarbeid. Deloittes følgeevaluering viser at deltakere som jobber inn mot programmet opplever at programmet så langt har bidratt til dette. Det er betydelige samfunnsøkonomiske gevinster å hente, dersom vi i fellesskap lykkes bedre med å håndtere disse utfordringene.

Politiets internrevisjon ble etablert 1. januar 2017. Internrevisjonens ansvarsområde dekker hele politi- og lensmannsetaten, det vil si direktoratet, de 12 politidistriktene og særorganene. Internrevisjonen skal være et kompetent fagmiljø som gir reell merverdi for etaten, utover ren rapportering av funn og observasjoner. Den skal ha fokus på kritiske risikoer og problemstillinger og bidra til å fremme kvalitetsforbedringer og nytenkning, både gjennom revisjon og rådgivning. Internrevisjon vil bidra til bedre kunnskap i etaten om betydningen av god internkontroll og styring og gi ledelsen et bedre kunnskapsgrunnlag knyttet til forhold som etterlevelse, produktivitet og effekten av ulike virkemidler og tiltak.

Det er antatt at små forbedringer i internkontrollen på ulike områder, i styrings- ledelsesprosesser og i etterlevelsen av lover og regelverk, vil kunne gi store gevinster for organisasjonen, både med hensyn til kostnader og kvalitet. For brukerne i etaten bidrar internrevisjonen til å synliggjøre utfordringer på ulike områder, vise beste praksis og til å gi et bedre grunnlag for kunnskapsbaserte beslutninger. På samfunnsnivå vil internrevisjonens arbeid kunne bidra til bedre polititjenester og til å gi skattebetalerne informasjon om hvorvidt styring, kontroll, etterlevelse og måloppnåelsen i etaten er betryggende.

Moderniseringsprogrammet i NAV gjør store grep for å levere bedre tjenester til brukere og arbeidsgivere samt effektivisere egne arbeidsprosesser. Et av de mest omfattende tiltakene i moderniseringsreisen er å snu om på områdene engangsstønad og foreldrepenger. I februar 2018 leverte NAV en komplett løsning for ytelsen engangsstønad, med digital søknadsdialog for kommende foreldre og en løsning for automatisert behandling av søknadene. Under en time etter at løsningen var gått på lufta fikk en mor automatisk innvilget søknaden sin og vedtak tilsendt på sekunder.

Høsten 2018 leverte NAV ytterligere digitale tjenester med personifiserte informasjonssider på nav.no/foreldrepenger, og ressurseffektive svartjenester som chatboten Frida (digital assistent). I tillegg har NAV gitt alle landets arbeidsgivere en digital inntektsmelding som erstatter dagens papirskjema for inntektsopplysninger. Den digitale inntektsmeldingen innebærer at 900 000 papirskjema årlig fjernes. Dette gjør det mulig for NAV å hente inn de nødvendige inntektsopplysningene digitalt og behandle søknader automatisk. Foreldrepengeprosjektet fører til betydelig positive effekter for brukere, samfunnet og NAV.

En elektronisk søknad vil gjøre det enklere og raskere for brukerne å søke om kontantstøtte. Brukeren vil få informasjon om vilkårene for retten til ytelsen underveis i søknadsprosessen og skal kun behøve å besvare de spørsmålene som er aktuelle for den enkelte. Informasjon om brukeren selv og barn i kontantstøttealder innhentes fra NAVs registre og andre samhandlere slik at søker slipper å gi disse opplysningene.

Som følge av ny elektronisk søknad utfases dagens PDF skjemaløsning. Det vil også bli lagt til rette for automatisk journalføring og automatisk opprettelse av søknad i fagsystemet der kontantstøttesaken behandles. Første versjon av løsningen forventes produksjonssatt innen kort tid.

Miljødirektoratet har utviklet kartleggingsverktøyet NINapp som er et viktig verktøy i felt for fagfolk som kartlegger naturtyper, der informasjon raskt skal nå sluttbruker, inkludert publikum. NINapp er et system av applikasjoner og tjenester som støtter en total dataflyt, fra å definere områder for kartlegging og fram til publisering av data til sluttbruker. NiNapp støtter kartleggingsoppdrag i størrelsesorden 50–60 millioner kroner i året. Firmaet Geodata har stått for den tekniske utviklingen.

For de ca. 150 kartleggerne som jobber på oppdrag for Miljødirektoratet, er NINapp hovedsakelig en kartleggingsapplikasjon på iPad, samt en desktop webapplikasjon der de kan kvalitetssikre og godkjenne feltarbeidet sitt. NINapp-systemet er nå både et viktig redskap for naturtypekartleggere i felt, men også for Miljødirektoratet for å følge med på framdrift og resultater gjennom sesongen, og rask levering ved endt sesong. NINapp gjøres tilgjengelig for eksterne kartleggere i 2019, slik at også andre etater som bestiller naturkartlegging i forbindelse med arealplanlegging, konsekvensanalyser, og annen offentlig innhenting av naturdata kan effektivisere sitt arbeid og sikre en rask dataflyt i sine prosesser.

Roboten er en programvare, Robotic Process Automation (RPA), som skal løse oppgaver på samme måte som en saksbehandler ville ha gjort. Roboten kan løse saker som er regelstyrte og rutinepreget, og løser oppgavene effektivt og behandler sakene likt. Frigjorte ressurser kan arbeide med prioriterte oppgaver som er uegnet til automatisering. Skatteetaten har behov for å frigjøre ressurser fra kjerneproduksjonen slik at vi kan sikre skattegrunnlaget på risikoområder som f.eks. internasjonale transaksjoner og arbeidslivskriminalitet.

En viktig samfunnseffekt er at bruk av RPA opprettholder kvaliteten i arbeidet med å fastsette riktig skatt. Brukereffekter er bl.a. økt grad av likebehandling og tidligere skatteoppgjør for flere lønnstakere og pensjonister. Skatteetaten har foreløpig vurdert åtte manuelle arbeidsprosesser knyttet til kontrolloppgavene, og har digitalisert sju av dem. Arbeidskapasiteten er dermed økt med sju ganger. En RPA behandler 185 saker per dag, mens en saksbehandler håndterer 24 saker per dag. RPA har i perioden juni–september produsert automatiske varselbrev om endring i skatt for 10 000 skattytere. I løpet av de fire månedene har Skatteetaten frigjort 1400 dagsverk fra repetitivt arbeid bare for dette RPA-tiltaket.