1.4.1 Når kan instruksen fravikes?

Det fremgår av utredningsinstruksen at reglene i instruksen bare kan fravikes når spesielle forhold gjør det nødvendig. Terskelen for å fravike instruksen bør være høy, og det bør foreligge vektige grunner.

Ett eksempel på fravikelse av instruksen er om man avviker fra minimumskravene til utredningens innhold etter instruksens punkt 2-1. Et annet eksempel er om man avviker fra minimumsfristen for høring etter instruksens punkt 3-3. Et tredje eksempel er om man legger opp til en mindre omfattende høringsrunde enn det kravene i instruksens punkt 3-3 tilsier. Dette er selvsagt ikke en uttømmende liste av eksempler på hva som kan fravikes.

Det å unnlate høring i samsvar med unntakene beskrevet i instruksens punkt 3-3 innebærer ikke at man fraviker instruksen. For eksempel åpner instruksen for å unnlate høring når man står overfor akutte situasjoner som krever snarlig iverksettelse av tiltak for å hindre alvorlige utfall for liv, helse og miljø. Videre vil en kortere høringsfrist være et bedre alternativ enn å unnlate høring der det er mulig. Det kan også være aktuelt å sende krisetiltak på høring etter at de er iverksatt, dersom de ikke ble sendt på høring i forkant. Slik kan man innhente informasjon fra de berørte og eventuelt justere tiltakene. Dersom høring ikke er mulig, bør man vurdere andre måter å involvere og informere berørte parter på, for eksempel gjennom høringsmøter. Se veiledning om dette i kapittel 3.3.5.

Tilsvarende åpner instruksen for å utrede mindre grundig når man står overfor akutte situasjoner som innebærer behov for snarlige tiltak. Samtidig er det viktig at beslutninger er gjennomtenkte. De seks grunnleggende spørsmålene gir gode holdepunkter for å kunne fatte en god beslutning. Dette gjelder ikke minst i situasjoner der utredninger må gjennomføres raskt. Se veiledning om dette i kapittel 2.2.1.

I tilfeller der en underliggende virksomhet er ansvarlig for utredningen, bør departementet som kvalitetsansvarlig (jf. instruksens punkt 1-3) orienteres når det blir besluttet å fravike instruksen.

Det er viktig at beslutningen om å fravike instruksen er transparent og etterprøvbar. Det følger av instruksen at beslutningen skal være skriftlig og begrunnet, og den skal journalføres på saken som følger utredningen.¹ Ved håndtering av en gruppe likeartede beslutninger behøver man ikke å gjøre en ny vurdering for hver sak. I stedet kan man vise til en vurdering som er gjort generelt for disse sakene. Ved høring skal beslutningen om fravikelse av instruksen følge eller fremgå klart av høringsnotatet.

Utredningsinstruksen med endringer

Fotnote

¹ I den utdaterte utredningsinstruksen av 2016 var det krav om at det kun var øverste leder i det ansvarlige forvaltningsorganet som kunne treffe en eventuell beslutning om å fravike instruksen.