Anskaffelsesundersøkelsen i 2022 underbygger at endring tar tid. På overordnet nivå viser resultatene små endringer. På detaljert nivå finner vi imidlertid en positiv utvikling på mange områder. Flere virksomheter har anskaffelsesstrategi og det fokuseres i større grad på klima, miljø og innovasjon. Virksomhetene har generelt større oppmerksomhet på kontraktsoppfølging, og bruk av digitale verktøy har også økt. Det er imidlertid fortsatt slik at de færreste virksomhetene har et strategisk blikk på anskaffelser, til tross for at ca. 650 milliarder kroner benyttes til anskaffelser av varer og tjenester i offentlig sektor. Det er også et entydig funn at virksomhetene opplever å ikke ha tilstrekkelig med tid og ressurser.

DFØ vil bruke undersøkelsen som kunnskapsgrunnlag til å utvikle bedre og mer brukerrettede tjenester. Samtidig vil ikke dette være tilstrekkelig til å oppnå god fart på utviklingen. Ledere i offentlig forvaltning har en nøkkelrolle i utviklingen av anskaffelsesområdet i sine virksomheter.

Riksrevisjonen utarbeidet i februar 2022 sin rapport 3:5 (2021-2022) “Riksrevisjonens undersøkelse av grønne offentlige anskaffelser”. Målet med revisjonen var å vurdere i hvilken grad offentlige oppdragsgivere innretter sin anskaffelsespraksis slik at den bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning og fremme klimavennlige løsninger slik Stortinget har forutsatt. DFØ har en sentral rolle i oppfølgingen av Riksrevisjonsrapporten hvor én av anbefalingene er at DFØ gjør veiledningsmateriellet mer brukervennlig og kjent for offentlige innkjøpere.⁹

DFØs arbeid på området er konkretisert gjennom flere ulike tiltak, samt oppdrag i tildelingsbrevet, se omtale i kapitlene under.

3.2.1 Styringsparameter: Grad av modenhet hos virksomhetene i bruk av digitale verktøy i offentlige anskaffelser

Resultatene fra anskaffelsesundersøkelsen i 2022 viser at modenheten i bruk av digitale verktøy har økt i perioden fra 2020 til 2022, se kapittel 3.5, «Resultatmatrise for styringsparametere». På bakgrunn av erfaringene fra undersøkelsen i 2020 har DFØ arbeidet aktivt for å øke svarprosenten på undersøkelsen. Antall respondenter har økt fra 403 virksomheter i 2020 til 578 virksomheter i 2022, en økning på 43 prosent.    

3.2.2 Styringsparameter: Tilrettelagt gevinst av statlige felles innkjøpsavtaler

Den tilrettelagte gevinsten av statlige felles innkjøpsavtaler er økt med 41,7 millioner kroner¹⁰, se kapittel 3.5, «Resultatmatrise for styringsparametere». Økningen kommer som

følge av tre nye inngåtte avtaler i 2022.  Resultatet er beregnet ut fra prisdifferanse på ny og gammel avtale multiplisert med årlig estimert behov i tråd med etablert metodikk.

DFØ forvaltet 24 kontrakter innen åtte innkjøpsområder i 2022. Blant disse er det fellesavtaler innen to nye innkjøpsområder, henholdsvis flyreiser og «sekundærleverandør telefoni».

3.2.3 Styringsparameter: Brukernes vurdering av om DFØs tjenester på anskaffelser gir effektivitet og gevinster

I kunde- og brukerundersøkelsen og i evalueringer fra gjennomførte arrangementer, oppgir 76 prosent av brukerne at DFØs tjenester på anskaffelser gir effektivitet og gevinster. Dette er på samme nivå som i 2021, se kapittel 3.5, «Resultatmatrise for styringsparametere».

3.2.4 Prioriterte tiltak

DFØ har i tildelingsbrevet fått åtte prioriterte tiltak på anskaffelsesområdet:

Veiledning og verktøy for gjennomføring av gode anskaffelser

DFØ skal bidra til at rettslige og praktiske aspekter ved DFØs veiledning ses i sammenheng og utvikle veiledning om innkjøp i helhetlig og brukertilpasset retning. DFØ skal særlig vurdere behov for at veiledningen blir tilpasset kommuner og fylkeskommuner.

DFØ har videreutviklet veiledningstilbudet for å gjennomføre gode anskaffelser. I 2022 har DFØ lansert en oppdatert veiledning om evalueringsmodeller. Veiledningen skal bidra til bedre evaluering av tilbud til offentlige anskaffelser innenfor rammene i anskaffelsesregelverket. I forbindelse med lansering av veiledningen gjennomførte DFØ et seminar hvor ca. 300 deltakere fra offentlige virksomheter deltok, og vi har også holdt foredrag om evalueringsmetoder i egne fora for kommunene.

DFØ gjennomfører løpende oppdatering og forbedring av veiledning og maler på anskaffelser.no, og har i 2022 oppdatert maler for konkurransegrunnlag. Malene skal bidra til at brukerne kan gjennomføre gode anskaffelser i samsvar med anskaffelsesregelverket.

I løpet av 2022 har DFØ videreutviklet veiledningstilbudet om kontraktsoppfølging. Vi har gjennomført et pilotprosjekt for å følge og dele erfaringer fra fire virksomheter i deres arbeid med kontraktsoppfølging. Erfaringene fra pilotprosjektet vil bli brukt i DFØs videre arbeid med Norgesmodellen.

I utviklingen av veiledning og verktøy er veiledning om anskaffelsesregelverket integrert med veiledning om god anskaffelsesfaglig praksis. Vi har også løpende dialog med brukere fra offentlige virksomheter, herunder kommuner og fylkeskommuner, for å få innspill om behov for veiledning og for å få tilbakemeldinger på veiledningene vi utarbeider.

Digitalisering av offentlige anskaffelser

Program for digitale anskaffelser (2018-2024) videreføres i 2022 med hovedprioriteringer på å understøtte heldigitale anskaffelsesprosesser og utvikling av fellesløsninger på nasjonalt nivå for anskaffelsesområdet. DFØ skal utrede hvordan det skal stilles krav til bruk av standarder og digitale verktøy i flere delprosesser ved offentlige anskaffelser, der bestillingsprosessen prioriteres.

I 2022 har DFØ videreført arbeidet med standardisering og effektivisering både i utviklingsarbeid og forvaltning av DFØs digitale løsninger (Doffin/Kravbank/EHF/ELMA). Forberedelse til innføring av nye digitale kunngjøringsskjema (eForms) som skal skje i løpet av 2023 – i tråd med EUs forordninger – har vært en hovedaktivitet i utviklingen av ny Doffin. Bruken av standardiserte dataelementer gjennom hele anskaffelsesprosessen, fra kunngjøring til fakturering, har vært en sentral oppgave for å tilrettelegge for veien mot datadrevne anskaffelsesfunksjoner i offentlig sektor.

En vesentlig forenkling for både leverandører og oppdragsgivere er endringen fra tekstlige kravspesifikasjoner til digitale løsninger. Utviklingen av en «Kravbank» som standardiserer kravsetting i anskaffelser er et slikt tiltak. Gjennom standardkrav for like anskaffelser i hele offentlig sektor, for eksempel enhetlige krav til håndverkertjenester, vil leverandørene ha forutberegnelighet i utarbeidelse av sine tilbud på det offentliges standardiserte kravspesifikasjoner.

Elektronisk handelsformat (EHF) er forvaltet videre og koordineres fortløpende med tilsvarende EU-standard PEPPOL-BIS. Det er i 2022 formidlet 98,5 millioner transaksjoner på EHF-faktura, som tilsvarer en økning på om lag 16 prosent fra 2021. I tillegg er det registrert en økning i bruk av andre EHF-formater, både for bestillinger og kataloger, transportert over tilrettelagt infrastruktur. Forvaltning og utvikling av både meldingsinfrastruktur (Peppol) og de enkelte standardformatene (EHF) er viktig for å opprettholde etablerte forretningsprosesser.

DFØ har utredet om det skal stilles krav til obligatorisk bruk av standarder og digitale verktøy i flere delprosesser ved offentlige anskaffelser, der oppmerksomheten særlig rettes mot bestillingssystem. Utredningen ble levert til Nærings- og fiskeridepartementet (NFD) i september 2022.

Arbeidslivskriminalitet og offentlige anskaffelser

DFØ skal prioritere arbeidet mot arbeidslivskriminalitet og bidra i arbeidet med krav i offentlige anskaffelser for å bekjempe slik kriminalitet. DFØ skal veilede med sikte på valg av kontraktskrav for å bekjempe arbeidslivskriminalitet, og hvordan slike krav bør følges opp.

DFØ har veiledet om forskriften om krav til lønns- og arbeidsvilkår og kontraktsvilkår om seriøsitet i relevante offentlige anskaffelser. DFØ har gitt innspill til NFD og bidratt i arbeidet med å lansere Norgesmodellen for offentlige anskaffelser.

Del opp eller begrunn-prinsippet

DFØ skal gjennom informasjon og veiledning om oppdeling av store kontrakter følge opp arbeidet for å legge til rette for bedre konkurranse ved offentlige anskaffelser med deltakelse fra små og mellomstore bedrifter.

Veiledning om "Del opp eller begrunn"-prinsippet er utarbeidet og integrert i veiledning om planlegging av anskaffelser, samt i maler for konkurransestrategi og konkurransegrunnlag. DFØ har også gjennomført et webinar for ca. 60 innkjøpsledere om oppdeling av anskaffelser i delkontrakter, og har også inkludert informasjon om dette i foredrag vi holder for virksomhetene.

DFØ deltar i forskningsprosjektet «kjøp bærekraftig» sammen med OsloMet og Universitet i Oslo (UiO), hvor vi blant annet ser på hvordan man kan dele opp kontrakter for å kjøpe mer bærekraftig og legge til rette for at mindre leverandører kan delta i konkurransen. Resultater fra dette arbeidet vil bli tilgjengelig som veiledning på anskaffelser.no. Når DFØ veileder om bærekraftige innkjøp, nevner vi ofte mulighetene ved å dele opp kontrakt for å legge til rette for at mindre leverandører kan delta i konkurransen.

Bærekraftige og innovative offentlige anskaffelser

DFØ skal bidra til bærekraftige offentlige anskaffelser og følge opp handlingsplan for økt andel klima- og miljøvennlige anskaffelser og grønn innovasjon. DFØ skal utvikle en målestrategi innenfor grønne anskaffelser i tråd med handlingsplanen. I tillegg skal DFØ prioritere arbeidet med grønt kompetanseløft.

DFØ har i 2022 arbeidet med å iverksette en rekke av tiltakene i handlingsplanen for økt andel klima- og miljøvennlige offentlige anskaffelser. Vi arbeider kontinuerlig med å videreutvikle det faglige grunnlaget og målrette budskapet for grønne krav og kriterier innen de prioriterte kategoriene i handlingsplanen.  

I arbeidet for å teste ut tiltak for bedre oppfølging og etterlevelse, har DFØ i samarbeid med Statens Vegvesen og Samferdselsdepartementet utarbeidet nullutslippsforskriften for kjøretøy. Dette er foreløpig den første forskriften som innfører obligatoriske/standardiserte minimumskrav for alle oppdragsgivere, og i tråd med Riksrevisjonens anbefaling. I tillegg er vi i gang med å utarbeide tilsvarende forskrift for ferger og hurtigbåter.

På oppdrag fra DFØ har Menon Economics gjennomført en samfunnsøkonomisk analyse av alternative løsninger for digital markedsplass for ombruk. Analysen viser at potensialet for økt ombruk i Norge er stort, men at det finnes en rekke barrierer som hindrer at potensielle tilbydere og etterspørrere av ombruksmaterialer får operasjonalisert sirkulærøkonomi på en effektiv måte. I 2022 har flere aktiviteter blitt gjennomført der DFØ bidrar til at statlige nøkkelvirksomheter baner vei for økt andel grønne og innovative anskaffelser. DFØ bidrar sammen med andre statlige etater også inn i et uformelt nettverk om miljøledelse. I tillegg har DFØ gjort forarbeid for piloteringen av klimaspend/klimaregnskap i egen virksomhet som vil bli gjennomført i 2023.

Grønt kompetanseløft og bedre tilgang til statistikk og data om grønne offentlige anskaffelser er også tiltak i handlingsplanen, og er beskrevet nedenfor.

Målestrategi og statistikk for grønne anskaffelser

DFØ følger utviklingen innen andel klima- og miljøvennlige offentlige innkjøp innen transport, bygg og mat. Analyse av kjøretøydata viser at andel lette nullutslippskjøretøy som ble anskaffet av offentlige virksomheter hadde en flat utvikling mellom 2021 og 2022, der 43 prosent av kjøretøyene var nullutslipp i 2022. Innenfor kategorien bygg og mat har det blitt gjennomført tekstanalyse av konkurransegrunnlag for å finne miljøkrav. Analysen for bygg viser at funn innenfor ett eller flere miljøtemaer totalt sett har økt de siste årene, som indikerer en økende oppmerksomhet om klima og miljø i bygg- og anleggsanskaffelser. Analysen innenfor matvarer viser at nesten alle kunngjøringer har ett eller flere treff på søkeordene som indikerer miljøkrav, der krav om statistikk og bærekraftig produksjon er spesielt utbredt. Tilsvarende viser analysen innen måltidstjenester at nesten alle stiller krav til klimasmart meny. Se mer detaljer fra analysen i kapittel 3.5.1, «Statistikk».

Anskaffelsesundersøkelsen 2022¹¹ viser en forbedring fra 2020 når virksomhetene blir spurt om de har eller ønsker å få på plass en plan for inkludering av miljøhensyn i anskaffelsespraksisen. Samtidig gjenstår det mye når det gjelder implementering. Andelen oppdragsgivere som har, eller planlegger for, klima- og miljøvennlig anskaffelsespraksis har økt fra 53 prosent i 2020 til 75 prosent i 2022. Samtidig svarer kun 20 prosent av offentlige virksomheter at de har klimagassregnskap, der andelen er lavest hos statlige virksomheter, med 10 prosent. 43 prosent svarer at de har innført rutiner og tiltak som begrenser eller endrer forbruk i mer klima- eller miljøvennlig retning. 

Det er fortsatt for få oppdragsgivere som har innført relevante tiltak for null- og lavutslippsløsninger og sirkulærøkonomi innen de prioriterte kategoriene. For transport svarer 41 prosent at de har innført tiltak, for bygg og anlegg har kun 28 prosent innført tiltak, og for møbler har 19 prosent innført tiltak. For de resterende kategoriene er andelen lavere: Plastprodukter og produkter som inneholder plast (18 prosent), anlegg (16 prosent), mat og måltidstjenester (16 prosent), elektriske og elektroniske produkter (14 prosent), batterier (7 prosent) og tekstiler (7 prosent).

Grønt kompetanseløft

Grønt kompetanseløft er det tiltaket fra handlingsplanen som DFØ har brukt mest tid og ressurser på å videreutvikle og gjøre kjent i innkjøps-Norge. Grønt kompetanseløft inkluderer både videreutvikling og brukertilpasning av veiledning så vel som flere spredningsaktiviteter.

Kriterieveiviseren med anbefalte krav og kriterier innen de prioriterte kategoriene ble i 2022 videreutviklet i tråd med brukerundersøkelser for at den skal bli mer brukervennlig. Samtlige kriteriesett er revidert og har vært på høring, og blir lansert i februar 2023. Innenfor transport har DFØ, i samarbeid med Statens vegvesen, utviklet et verktøy koblet opp mot kjøretøysregisteret som gjør det mulig å se eksakt hvilken type lette kjøretøy offentlige oppdragsgivere har kjøpt inn. Analyser viser at 54 prosent av nyregistrert kjøretøy er nullutslipp (oktober 2022) (mange statlige etater, som for eksempel politiet, har særbehov som bremser nullutslippsutviklingen). Tilsvarende andel er 65 prosent for kommunenes innkjøp (mange statlige etater, som for eksempel politiet, har særbehov som bremser nullutslippsutviklingen). I forhold til Riksrevisjonens tall viser dette en betydelig forbedring i andelen med høyt ambisjonsnivå, men det er fortsatt et betydelig forbedringspotensial. Oppfølging av noen av kommunene som kjøper fossilt indikerer at leveranseproblemer av ulike komponenter til elbiler (på grunn av Russlands invasjon av Ukraina) er en vesentlig hindring til raskere overgang.

I tillegg har vi analysert hvor godt vi når ut med DFØs veiledning på sirkulære anskaffelser av møbler. Veiledningen er spisset med hensyn til å redusere forbruket gjennom utvidet levetid og salg av brukte møbler. For møbler har vi også arbeidet gjennom et nettverk for bærekraftige møbelanskaffelser i DFØ-regi, webinarer, en-til-en møter og sparretelefon-henvendelser. Vi har gjort en undersøkelse av utlyste konkurranser på kontormøbler fra 2021 og ser at 54 prosent av konkurransene har benyttet DFØs anbefalte kriterier ordrett inn i konkurransene. Veiledningen har 1 330 sidevisninger i 2022. Estimert verdi av konkurransene er 1 milliard kroner.  

Sparretelefonen for bærekraftige anskaffelser har vært en pilot der testperioden nå er gjennomført. Sparretelefonen har vært en suksess, der 87 prosent av respondentene i kunde- og brukerundersøkelsen sier de er fornøyde eller svært fornøyde med tjenesten.

DFØ har gjennomført en rekke kompetanse- og spredningsaktiviteter. Flere av disse har vært i samarbeid med Miljødirektoratet, inkludert klimasamlinger i Viken og Vestland. Det regionale innsatsteamet har bidratt inn i 39 arrangementer hos ulike offentlige oppdragsgivere (fysiske og digitale).

DFØ gjennomførte totalt 17 webinarer om bærekraft og innovasjon i 2022, med til sammen over 3 200 deltakere. Webinarene får gjennomgående gode tilbakemeldinger og gjennomsnittlig skårer webinarene 5,1 av 6 på faglig innhold. DFØ ser også en nyttig vekselvirkning mellom sparretelefonen og webinarer, der spørsmål som stilles til sparretelefonen gir grunnlag både for forbedring av det skriftlige veiledningstilbudet og inspirasjon til innhold i webinarene.

Riksrevisjonen påpekte i sin rapport at manglende synergier mellom statlige virkemidler til arbeidet med å fremme grønne anskaffelser var en utfordring. DFØ har samarbeidet tett med Miljødirektoratet gjennom flere år. Samarbeidet har særlig dreid seg om DFØs tilbud om opplæring av miljørådgivere.

Innovasjon i offentlige anskaffelser (IOA)

På innovasjonsområdet har vi i 2022 arbeidet for å styrke innovative offentlige anskaffelser (IOA) som fagfelt. Team Innovasjon, med ansvar for IOA og StartOff i DFØ, er etablert og har som mål å samle kompetansen og utvikle fagområdet. DFØ arbeider systematisk gjennom praktisk bistand og fagutvikling for å bygge et fagmiljø for IOA. Etableringen av StartOff som eget IOA-virkemiddel i 2021 har bidratt til å skape oppmerksomhet om IOA og verdien av å legge til rette for leverandørmangfold for å fremme økt konkurranse og innovasjon.

Bruk av innovative anskaffelser utgjør en svært liten andel av det offentliges totale anskaffelsesvolum. Blant virksomheter av medium innkjøpsvolum er innovative anskaffelser blant de temaene som er prioriterte å bygge kompetanse på.

Når vi ser på hvilke kompetanser virksomhetene ønsker å prioritere er det ganske store forskjeller mellom virksomhetene, avhengig av størrelse. Kontraktsoppfølging og klima og miljø prioriteres av alle. For de små virksomhetene er regelverket og bruk av digitale verktøy en tydelig prioritet. For de største virksomhetene er kategoristyring og menneskerettigheter blant topp fem kompetanseområder.

DFØ har i 2022, innenfor eksisterende rammer, prioritert utvikling og publisering av ny og oppdatert veiledning på innovasjonspartnerskap, prosedyreveiledning for valg av innovasjonsprosedyre, veiledning på plan- og designkonkurranser og kjøp av nye innovative løsninger. Oppdaterte verktøy og maler inkluderer bilagsmaler for innovasjonspartnerskap, konkurransegrunnlagsmal for plan og designkonkurranser, samt oversettelse av samtlige avtaler for innovasjonsanskaffelser til nynorsk og engelsk. Prosessen med å oppdatere veiledning og verktøy for før-kommersielle anskaffelser er i gang, og arbeidet med å etablere innovasjonskontraktene DFØ forvalter som del av SSA-porteføljen (Statens standardavtaler) er også påbegynt.

Ni planlagte og pågående prosjekter har fått operativ prosjektbistand og juridisk veiledning fra DFØ (før-kommersielle anskaffelser, innovasjonspartnerskap og konkurransepreget dialog) som inngår i Innovasjon Norge eller Forskningsrådets ordninger. I løpet av året har vi også deltatt som jurymedlem i evalueringen av finansieringsstøttesøknader til disse to. I tillegg gir IOA-teamet løpende individuell veiledning til offentlige virksomheter rundt prosedyrer, kontrakter og regelverk. Det er få aktører i konsulentmarkedet som har kjennskap til disse prosessene, og derfor er det stor etterspørsel etter DFØs kompetanse på området. Vi har gjennomført kompetansehevingstiltak for det nordiske samarbeidet, UNECE, og to kompetansesamlinger innen IOA med internasjonale kolleger.

DFØ har prioritert to sentrale tiltak for å styrke IOA arbeidet; StartOff og Sirkulær satsing. StartOff er et partnerskap mellom DFØ, Digitaliseringsdirektoratet (Digdir) og Leverandørutviklingsprogrammet (LUP). Formålet med StartOff er å koble sammen oppdragsgivere med startups for å løse utfordringer i offentlig sektor. Startups har kunnskap om teknologi og innovasjonskraft som offentlig sektor trenger. Samtidig er det vanskelig for disse leverandørene å få tilgang på markedet som offentlig sektor utgjør. StartOff bistår offentlige oppdragsgivere med å tilrettelegge for anskaffelser spesielt rettet mot startups, og bistår leverandører med å finne frem til relevante oppdrag i offentlig sektor. Slik inntar StartOff en innovasjonsmeglerrolle som sikrer at begge parter når sine mål med samarbeidet. StartOff tilbyr også prosjektledelse og spisskompetanse innen innovative anskaffelser, behovsavklaring, leverandørutvikling og ny teknologi. I desember 2022 tildelte European Innovation Council StartOff førsteprisen i «The European Innovation Procurement Award» i kategorien «Innovative Procurement Leadership».

I løpet av ordningens to første leveår har StartOff gjennomført 17 prosjekter. Tilbakemeldingene fra både oppdragsgivere og leverandører er svært gode. Oppdragsgiverne oppgir høy tilfredshet med prosjektledelsen fra StartOff, at de har blitt bevisste på utforming av åpne behovsbeskrivelser og at Startoff som ordning har gitt dem tilgang til leverandører de selv ikke har hatt kunnskap eller kompetanse til å nå selv. Også leverandørene er fornøyde med StartOff. Mange av dem er i utgangspunktet skeptisk til offentlig sektor som marked, men gjennom StartOff oppgir de fleste å ha et godt møte med offentlige anskaffelser.

Det er få virksomheter i offentlig sektor som bruker innovative anskaffelser som metode når de søker samarbeid med privat sektor. Det er også få som legger spesielt til rette for startups i sine anskaffelser (se figur under). I StartOff er vi avhengig av å komme i kontakt med oppdragsgivere som ser verdien av å legge til rette for startups i sine anskaffelser, og vi bruker mye tid og krefter på formidling.

Bedre innkjøpsdata fra statlige virksomheter

DFØ skal videreføre arbeidet med juridiske og tekniske løsninger for innsending, forvaltning, analyse og distribusjon av data, herunder regnskaps- og fakturadata. DFØs arbeid med statistikk på miljøfeltet skal ses i sammenheng med statistikkarbeidet til SSB og Miljødirektoratet.

DFØ har i 2022 etablert en dataplattform for anskaffelsesinformasjon og dermed satt innsending, forvaltning, analyse og distribusjon av data i system. Eksempler på datagrunnlag samlet i dataplattformen er:

• Kunngjøringer (Doffin)
• Konkurransegrunnlag samlet inn fra Mercell
• Utslippsintensiteter
• Kommunale innkjøp
• Anskaffelsesundersøkelsen
• Leverandørdata fra Statens innkjøpssenter

Totalt har vi samlet data fra ca. 20 kilder.

DFØ har i 2022 opprettet en pilot med én kunde for å utveksle data mellom fagsystemer på regnskapsområdet og dataplattformen (herunder regnskaps- og fakturadata). Piloten konkluderer med at det tekniske er fullt løselig, men det gjenstår fortsatt å utrede det juridiske hjemmelsgrunnlaget for å kunne overføre kundedata til dataplattformen og videredistribuere disse. 

DFØ samarbeider med blant annet Miljødirektoratet, SSB, Brønnøysundregistrene, Kommunal Rapport og Staten vegvesen for å gi flest mulig målgrupper best mulig beslutningsunderlag med minst mulig kostnader ved gjenbruk og sammenstilling av eksisterende datakilder. DFØ bidro for eksempel med data om offentlig kjøretøypark basert på data fra Vegvesenet og Brønnøysundregistrene som underlag for Miljødirektoratets samfunnsøkonomiske beregninger i forskriftsarbeid for Samferdselsdepartementet. Et annet eksempel er SSBs input-output-tabeller som danner grunnlaget for beregning av klimagassutslipp forårsaket av statlige anskaffelser. Dette har DFØ brukt til å utvikle et klimaspendverktøy som viser statlige bruttobudsjetterte virksomheters utgifter til innkjøp og grove estimater på klimafotavtrykket av dette.  

Statens innkjøpssenter

DFØ skal vurdere de nye tiltakene for økt gevinstrealisering og eventuelle nye forslag til tiltak¹² for økt gevinstrealisering fra statens felles rammeavtaler for innkjøp. DFØ skal også levere oppdaterte anslag over totale gevinster av alle inngåtte fellesavtaler.

Statens innkjøpssenter skal sette i gang en pilotordning der fylkeskommuner og kommuner inngår i innkjøpsavtalene. Ordningen er frivillig og har en varighet på fire år. DFØ skal i samarbeid med Finansdepartementet og Kommunal- og distriktsdepartementet avklare om ordningen utløser merverdiavgiftsplikt for direktoratet.

DFØ har vurdert de nye tiltakene for gevinstrealisering og vurdert ytterligere tiltak. Vurderingen ble oversendt Kommunal- og distriktsdepartementet (KDD) i desember 2022. Vurderingen inneholdt oppdaterte anslag over totale gevinster av alle inngått fellesavtaler.¹³ Vurderingen konkluderte med at vi for tiltaket «rammedokumenter» ser positive effekter. For tiltak relatert til henholdsvis «fravalg» og «standardisering» er det for tidlig til å trekke konklusjoner. Vår anbefaling var at tiltakene får tid til å virke over lengre tid før det eventuelt vurderes endringer eller nye tiltak i kongelig resolusjon.

DFØ har bedt Skatteetaten om en bindende forhåndsuttalelse når det gjelder å få avklart om ordningen med kommunal deltakelse på fellesavtalene utløser merverdiavgiftsplikt. Henvendelsen ble sendt 13. desember 2021. Skatteetaten opplyste i brev 9. mars 2022 at det er usikkert når svar vil kunne foreligge. Det er ikke mulig å sette i gang pilotordningen før vi har fått en bindende forhåndsuttalelse.

De nye fellesavtalene på flyreiser er hovedgrunnen til økningen i tilrettelagt gevinst. Innen reisekategorien er det ikke inngått flere avtaler i 2022, men det er gjennomført avtaleoppfølging. Videre kunngjorde og gjennomførte DFØ anskaffelsesprosess for nye fellesavtaler på hotelltjenester. Kontraktene inngås i starten av 2023 og vil rapporteres som en del av aktivitetene i 2023.

Innen IKT-kategorien er det inngått nye avtaler for henholdsvis mobile enheter (mobiltelefoner og nettbrett) og telefoni. For telefoni er det inngått avtale med en primærleverandør, samt en sekundærleverandør. Sekundærleverandøren opererer på et annet nett enn primærleverandøren. For PCer med tilleggsutstyr pågikk fornyet konkurranse ved årsskiftet. Vi gjør oppmerksom på at det i starten av 2023 ble begjært midlertidig forføyning for å stanse kontraktsinngåelse for denne anskaffelsen. DFØ vil følgelig avvente tingrettens behandling av begjæringen.¹⁴

Konkurransestrategier for ytterligere to kontraktsområder er ferdigstilt. Det gjelder AV- utstyr og multifunksjonsmaskiner. For de siste potensielle kontraktsområdene (servere, internett og nettverksutstyr) i den eksisterende handlingsplanen for IKT-kategorien gjennomføres forprosjekter for å undersøke om disse er egnet som statlige fellesavtaler.

Innen «kontorområdet» ble det inngått ny fellesavtale for avtaleområdet forbruksmateriell. DFØ har videre utarbeidet en kategoristrategi med handlingsplan som omfatter et stort antall potensielle nye områder for fellesavtaler. Kategoristrategien/handlingsplanen har vært gjenstand for en samfunnsøkonomisk analyse. Analysen konkluderer med store gevinster knyttet til prissatte virkninger. Også for de ikke-prissatte virkningene konkluderes det samlet med «stor positiv» virkning. Analysen er gjennomført av Menon Economics.

Bærekraft (i ulike dimensjoner) er sentrale tema i alle fellesavtalene. Innkjøpssenteret er trukket fram som en av nøkkelvirksomhetene som baner vei i handlingsplanen for økt andel klima- og miljøvennlige offentlige anskaffelser. I anskaffelsesprosessene er det et nært samarbeid mellom fagmiljøet for bærekraft og innkjøpssenteret for å sikre høy grad av faglighet på dette området.

For alle inngåtte avtaler utarbeides det rammedokumenter med retningslinjer til hvordan avtalene bør brukes av virksomhetene for å sikre høy måloppnåelse. Erfaringene med rammedokumentene er så langt positive, og virksomhetene rapporterer om positive effekter.

Dialogen med brukerne om fellesavtalene har vært (og vil være) et prioritert område. Brukerne svarer på ulike brukerundersøkelser og deltar i gjennomføringen av anskaffelsesprosessene. Deres bidrag er verdifulle for å sikre fellesavtaler som er nyttige i det daglige arbeidet for den enkelte virksomhet. Våren 2022 gjennomførte DFØ et større arrangement for brukerne av fellesavtalene – Statens innkjøpsforum.

Relatert til kontraktsoppfølgingen av fellesavtalene har DFØ gjennomført tre større revisjoner i 2022. Det gjelder revisjon av etiske kontraktsvilkår for fellesavtaler på henholdsvis mobile enheter og forbruksmateriell. Den siste revisjonen gjelder priser i fellesavtalen for forbruksmateriell. Ingen av revisjonene konkluderte med vesentlige avvik.

Markedsplass for skytjenester

DFØ skal rapportere på utvikling av antall brukere av markedsplassen og vurdere deres tilfredshet, samt vurdere markedsplassens bidrag til økt informasjonssikkerhet i offentlig sektor.

Markedsplassen for skytjenester i offentlig sektor gir offentlige virksomheter hjelp til å finne fram til og benytte kostnadseffektive og sikre skytjenester. Markedsplassen ble lansert av DFØ med pilotfunksjonalitet våren 2021, deretter videreutviklet og satt i drift i desember 2021. Vi har fortsatt å tilføre ny funksjonalitet til markedsplassen i 2022.

Nettsidene har siden driftsettelse hatt 17 110 besøk med 87 049 sidevisninger, hvorav 39 333 var unike sidevisninger. Markedsplassens nedlastbare produkter er lastet ned 828 ganger, hvorav 655 var unike.

DFØ inngikk i 2021 et samarbeid med Digdir om styring og ledelse av koordineringsarbeidet etter Schrems II i regi av SKATE-utvalget. Koordineringsarbeidets resultat ble publisert i september 2022 på DFØs nettsider («Veiledning for offentlige virksomheters bruk av skytjenester etter Schrems II»). Vi vurderer at dette gir verdifull informasjon ved framtidige inngåelser av felles innkjøpsavtaler på skytjenesteområdet, også etter at en eventuell avtale om transatlantiske overføringer kommer på plass. Datatilsynet har hatt enkelte synspunkter på DFØs veiledning, blant annet når det gjelder tilnærming til risiko. Disse innspillene vil bli vurdert i revisjonen av veiledningen.

Videre har vi utarbeidet ytterligere veiledning, gjennomført flere markedsdialoger, et utprøvingsprosjekt i stat og kommune for måling av informasjonssikkerhet på internett, utarbeidet en markeds- og behovsanalyse, samarbeidet med flere statlige virksomheter om skysikkerhet, gjennomført et forprosjekt for kontorstøtteavtaler og holdt flere foredrag om skytjenester.

3.2.5 Oppdrag i supplerende tildelingsbrev

DFØ har i supplerende tildelingsbrev nr. 1, 2 og 5 fått følgende tilleggsoppdrag:

Strategi for sirkulærøkonomi

DFØ har blitt tildelt fire millioner kroner fra Klima- og miljødepartementet (KLD), for å bidra i oppfølgingen av nasjonale strategien for sirkulærøkonomi. Midlene skal benyttes til prosjekter gjennom StartOff til oppstartsselskaper som utvikler løsninger innen sirkulærøkonomi. Prosjektene skal gjennomføres i 2022. DFØ skal levere en statusrapport til KLD i september 2022 og en sluttrapport innen 1. mars 2023.

Arbeidet med å rekruttere prosjekter til sirkulærsatsingen gjennom StartOff har vist seg å være mer krevende enn først antatt. Det er derfor kun igangsatt to utviklingsprosjekter i 2022, begge med Oslo kommune som oppdragsgiver. Prosjektene «Deling av kommunalt utstyr» og «Tenk sirkulært» ble igangsatt høsten 2022, og vil bli ferdigstilt første halvår 2023. Til sammen 1,2 millioner kroner er tildelt oppdragsgiveren Oslo kommune for å utbetale utviklingsmidler til leverandører i disse to prosjektene.

Vi har også gjennomført flere tiltak innen kommunikasjon og markedsføring av dette området.

Som del av sirkulærsatsingen har StartOff hatt mange møter for rekruttering av relevante prosjekter. Selv om det har vært krevende å rekruttere gode sirkulære prosjekter opplever DFØ likevel stor interesse både for StartOff og denne satsingen. DFØ vil arbeide videre med satsingen og de resterende tilskuddsmidlene i 2023, og vi har stor tro på at vi finner to gode sirkulære prosjekter også neste år.

Standardavtalene (SSA-ene) – utredning og kartlegging

DFØ har blitt tildelt 500 000 kroner for å utrede behovet for, og gi anbefalinger til, endringer i standardavtalene og avtalemalene. I forbindelse med arbeidet skal DFØ også kartlegge offentlige virksomheters behov for veiledning på området.  Arbeidet skal gjøres i samarbeid med Digitaliseringsdirektoratet. DFØ skal levere en sluttrapport til Kommunal- og distriktsdepartementet (KDD) i oktober 2022.

DFØ har kartlagt behovene for mer veiledning og endring i standardavtalene, med hensikt å legge til rette for mer deling av data. Etter avtale med KDD om utsatt frist, ble DFØs rapport med forslag til tiltak levert i november 2022.

3.2.6 Vurdering og analyse av utvikling for hovedmål 2

DFØs tjenester er etterspurt av både offentlige oppdragsgivere og private aktører, og vi opplever stor interesse og deltakelse på nær sagt alle tiltak som settes i gang. Våre hovedprioriteringer og aktiviteter legger til rette for at offentlige virksomheter gjennomfører effektive og bærekraftige anskaffelser som bidrar til å fremme innovasjon. Påmeldingen til vår årlige konferanse og våre fagseminarer med fagnettverk er gode måleparametere, og indikerer at både offentlige aktører og private virksomheter ønsker å øke sin faglige modenhet knyttet til å gjennomføre effektive og bærekraftige anskaffelser.

I 2022 har fagområdene bærekraft, innovasjon, felles innkjøpsavtaler og digitalisering med analyse fått oppmerksomhet. I tillegg har nye regelverksinitiativ fått behørig oppmerksomhet, hvor DFØ er anmodet om bidrag inn i sekretariatet knyttet til det pågående lovarbeid og bidrag til to forskrifter om nullutslipp for vei- og sjøtransport i samarbeid med andre fagmyndigheter. Arbeidet med å bidra til å forebygge arbeidslivskriminalitet (Norgesmodellen) er også en betydelig oppgave i vårt forbedrede veiledningsarbeid. Dette vil bli prioritert i 2023 for å bringe DFØs erfaring fra områdene inn i det pågående arbeidet med utvikling av nytt regelverk.

Riksrevisjonen leverte rapporten «Riksrevisjonens undersøkelse av grønne offentlige anskaffelser - (Dokument 3:5 (2021–2022) i februar. Rapporten konkluderer blant annet med følgende: «Det er utarbeidet et omfattende veiledningsmateriell om grønne offentlige anskaffelser, men det er behov for å gjøre det mer brukervennlig og kjent», og «arbeidet med grønne offentlige anskaffelser krever god koordinering mellom ansvarlige departementer.» Dette har vi fulgt opp. Spredning av veiledningsmateriellet kombinert med veiledning og kompetanseheving knyttet til bærekraft har fått betydelig oppmerksomhet fra våre brukere. Bedre synlighet av veiledningsmateriellet har i 2022 vært gjennomført som webinarer, regionale innsatsteam, e-læringskurs, nye verktøy på anskaffelser.no, sparretelefon for bærekraftige anskaffelser, ulike nettverk m.m.

Kombinasjonen av veiledning og analyse har gitt DFØ god oversikt over for eksempel offentlig eide kjøretøy og overgang til nullutslippskjøretøy. Gjennom analyser av kjøretøyregisteret for å følge opp forskrift om nullutslippskjøretøy, følger vi målrettet opp utviklingen av kjøp av offentlige kjøretøy. I pådriverrollen for å fremme klimatiltak følger vi også systematisk med på utviklingen, og har tett kontakt med offentlige brukere. Bruken av analyse og data for å vise miljøeffekter vil bli videreført. DFØ vil i 2023 følge opp handlingsplanen for grønne anskaffelser og iverksette tiltak i tråd med anbefalingene. Både deltagelse på våre arrangementer og brukernes tilfredshet viser positiv utvikling. Dette indikerer at synligheten er forbedret for de relevante brukergruppene. Mer presise analyser basert på datasett er et satsningsområde, se kapittel 3.5.1, «Statistikk» for detaljerte målinger på bærekraftsområdet. For å øke synligheten vil DFØ i 2023 vurdere nye tiltak for spredning av veiledning til offentlige virksomheter.

Bærekraftsområdet har vært en spydspiss for å gjøre veiledning mer tilgjengelig. Denne erfaringen ønsker vi å overføre til andre fagområder. Arbeidet med å gjøre anskaffelser.no mer brukerrettet og økt tilgjengelighet for brukere gjennom sparretelefonen er kanaler vi vurderer å utvikle og utvide til andre målgrupper/fagområder. Faglig oppdatering av veiledere og modernisering av presentasjonsform er viktige aktiviteter i arbeidet for å øke brukertilfredshet. Med grunnlag i etterspørselen og tilbakemeldinger vurderer vi at tiltakene og virkemidlene er balansert og riktig sammensatt.

Analyse av de om lag 2 millioner sidevisninger på anskaffelser.no i 2022 viser at sidene anskaffelsesprosessen - steg for steg, statens standardavtaler og fellesavtaler, «hva skal du kjøpe», bærekraft og innkjøpsledelse er de mest besøkte og etterspurte nettsidene. Nettstedet er modernisert og vi arbeider systematisk for å forbedre både veiledning og verktøy. Det er foretatt om lag 176 000 nedlastinger fra nettstedet. Veiledning skrives direkte på nettsidene og ikke i egne dokumenter slik som tidligere. Denne utviklingen vil bli videreført for å effektivisere vedlikehold og oppdateringer. Det er ventet at antall nedlastinger reduseres fremover, blant annet fordi digitale verktøy styrer brukerne gjennom prosesser. Vi vurderer at en brukervennlig utvikling vil være å integrere veiledning direkte i de digitale verktøyene.

En heldigital anskaffelsesprosess legger grunnlaget for en datadreven anskaffelsesfunksjon. Innføring av nye digitale konkurransegrunnlag (eForms) og tilgang på datakilder gjør det mulig å koble anskaffelsesdata med andre åpne registre for analyseformål. Dette gir muligheter for analyser som kan bidra til å fremme effektive og bærekraftige anskaffelser. I 2023 vil ny Doffin bli implementert, og driftet i egen regi. Digitaliseringen av konkurransegrunnlag er ventet å gi forbedrede muligheter for analyse. Analysene kan gi informasjon om utviklingstrender som danner grunnlag for bedre beslutninger for offentlige virksomheter. I det videre arbeidet vil DFØ tilrettelegge for metoder og analyser som offentlige virksomheter selv kan gjennomføre basert på egne datasett. Samtidig ønsker DFØ å gjennomføre analyser på nasjonalt nivå for å måle den generelle utviklingen.

Den langsiktige effekten av standardiseringsarbeid vises også i 2022. Dette viser at digitale formater brukes og at virksomheter ser stor nytteverdi av digital samhandling. Det er spesielt bruk av standardformatene EHF-faktura, EHF-ordre og EHF-katalog som øker. Dette standardiserer og effektiviserer flere prosesser. DFØ har i 2022 arbeidet med prosjektet Kravbank som er et system for bygging av kravsett til bruk i anskaffelser. Dette arbeidet vil bli videreført og pilotert i 2023. Formålet er å publisere et generisk kravsett for én type anskaffelser slik at offentlige oppdragsgivere slipper å lage egne kravspesifikasjoner for sine innkjøp. Dette vil også medføre en sterk forenkling for leverandørmarkedet som slipper å forholde seg til individuelle kravsett fra offentlige oppdragsgivere.

Etablering av statlige fellesavtaler er en ressurseffektiv oppgave for staten. Bruk av fellesavtalene er tidsbesparende, hvor én avtaleinngåelse som gjennomføres av Statens innkjøpssenter må sammenliknes med tidsbruk hvis hver og en av de 190 statlige aktørene skal inngå hver sin. Statens innkjøpssenters avtaler blir store i volum og volumeffekter gir lavere pris. Pr. i dag forvaltes åtte avtaleområder og 24 avtaler. Samlet sett gir avtalene en kalkulert årlig priseffekt på om lag 274 millioner kroner. Ytterligere fellesavtaler innen relevante vare- og tjenester vil redusere tidsbruk hos brukere samtidig som prisgevinsten vil øke.

I 2022 har inngåelse av avtaler for skytjenester og sikkerhet knyttet til disse vært utredet som en del av programmet Markedsplass for skytjenester. Dette er et komplekst område hvor både IT-sikkerhetsaspektet og GDPR utfordringer har vært utredet sammen med Digdir.

Innkjøpslederne en viktig målgruppe for at virksomheter skal kunne hente ut både effektive og bærekraftige effekter. Benchmarking mellom virksomheter og mentorordningen for innkjøpsledere er to tiltak som er gjennomført og som videreføres de kommende årene. Programmene er kompetansehevingsarenaer hvor innkjøpsfunksjonene måles mot og lærer av hverandre. Mentorordningen er et program hvor erfarne innkjøpsledere er mentor for mindre erfarne. Erfaringen fra disse programmene viser at det er en effektfull kompetanseoverføringsarena for denne målgruppen, som vil bli videreutviklet.

Fotnoter

⁹RRs rapport 3:5 (2021-2022) “Riksrevisjonens undersøkelse av grønne offentlige anskaffelser” pkt. 4 Anbefalinger, side 17

¹⁰I forbindelse med utarbeidelsen av en rapport til KDD ble gevinstanslagene for en av avtalene nedjustert med 2 millioner kroner. Det rapporterte resultatet i årsrapporten er derfor 2 millioner kroner lavere enn i tertialrapporten for andre tertial. Nedjusteringen skyldes en regnefeil.

¹¹Anskaffelsesundersøkelsen er en kartlegging DFØ gjør hvert andre år for å samle modenhet og status for offentlige anskaffelser i Norge. Svarprosenten for årets undersøkelse er på 51 prosent, og dekker 93 prosent av innkjøpsvolumet hos statlige virksomheter og 82 prosent hos kommunene.

¹²De nye tiltakene framgår av fullmakt til DFØ gitt i kgl.res. av 3. september 2021.

¹³I forbindelse med utarbeidelsen av en rapport til KDD ble gevinstanslagene for en av avtalene nedjustert med 2 millioner kroner. Det rapporterte resultatet i årsrapporten er derfor 2 millioner kroner lavere enn i tertialrapporten for andre tertial. Nedjusteringen skyldes en regnefeil.

¹⁴Vi erfarer at flere av kontraktene er svært viktige for leverandørmarkedet og opplever at terskelen for å prøve anskaffelsene rettslig er lav. Dette er svært ressurskrevende prosesser.