Veiledende retningslinjer for kjernegrupper i departementsfellesskapet
Per januar 2024
Kjernegruppeforsøket er et pågående tiltak som utforsker nye arbeidsmåter på tvers i departementsfellesskapet. Forsøket er en del av oppfølgingen av Strategien for departementsfellesskapet «Gode hver for oss. Best sammen» (2021-2024). Disse retningslinjene revideres jevnlig ettersom vi får mer erfaring med hvordan kjernegruppene fungerer. Kilder til denne læringen er DFØs følgeevaluering av forsøket, jevnlige erfaringsmøter med lederdepartementene og konkrete situasjoner som oppstår, og der DFD ser at det er behov for klargjøring.
Kortform:
Dagens punkter:
- Kjernegrupper opprettes der de kan gi merverdi på sammensatte og komplekse områder med behov for vedvarende og bred samordning
- Kjernegrupper utvikler og vedlikeholder en felles kunnskapsbase som grunnlag for integrert og sammenhengende utforming og gjennomføring av politikk
- Kjernegrupper ledes på departementsrådsnivået og forankres hos berørte departementsråder i de samarbeidende departementene
- Kjernegrupper tilpasses områdene det skal jobbes med på en fleksibel måte, men virke i tråd med etablerte prinsipper for statlig styring
- Kjernegrupper skal ikke dublere andre strukturer og ordninger
- Kun få kjernegrupper skal være virksomme samtidig
- DFD konsulteres ved vurdering av om kjernegrupper skal startes eller legges ned
Utdypende veiledning:
1. Hva er en kjernegruppe?
1.1. En kjernegruppe er en struktur for samarbeid og samordning. Den vil ivareta at sektorpolitiske mål, verdier, aktiviteter, virkemidler og ressurser blir sett i sammenheng og avstemt godt, samt initiere nye felles innsatser som kan gi bedre og mer effektiv måloppnåelse på tvers.
1.2. Kjernegrupper skiller seg fra ordinære interdepartementale grupper ved at de er tydelig forankret i og ledes av departementenes toppledelse og ved at samarbeidet er tettere.
1.3. Kjernegrupper skal gjøre departementene bedre i stand til å møte store, komplekse samfunnsutfordringer som krysser sektorgrenser og som ikke lar seg løse ved enkeltstående tiltak eller økte budsjettrammer alene, men fordrer langsiktig oppmerksomhet.
2. Når er kjernegruppe aktuelt?
2.1 Kjernegrupper skal kun opprettes på områder der effektiv, brukervennlig og forsvarlig utvikling og gjennomføring av politikk forutsetter høy grad av samordning over tid. Det vil si at departementene vil være avhengige av hverandre for å nå målene.
2.2. Kjernegrupper er aktuelt når det er behov til å bidra til utvikling og gjennomføring av politikk gjennom utrednings-, beslutnings- og iverksettingsfasen, samt følge opp i driftsfasen på komplekse områder der mange departementer deler mål og målgrupper. Tidshorisonten er lengre enn ved ordinære prosesser.
2.3. Kjernegrupper er ressurskrevende. Det skal sannsynliggjøres at denne arbeidsformen vil gi merverdi til det aktuelle området sammenlignet med ordinært interdepartementalt samarbeid.
2.4. Kjernegrupper skal ikke dublere andre strukturer og ordninger, men heller komme til erstatning for disse. Også der det er opprettet kjernegrupper løses saker på lavest mulig nivå.
3. Roller og oppgaver for kjernegrupper
3.1. Kjernegruppene kan innta ulike samordningsroller, men alle vil fungere som koordinatorer, pådrivere og ha ansvar for å følge opp og sikre samordnet gjennomføring
3.2. Kjernegrupper vil holde oversikt over de viktigste sektorovergripende utfordringene og hvilke områder som bør prioriteres framover. De må sikre involvering og forankring i regjeringen når det er behov for det, vanligvis gjennom regjeringsnotat.
3.3. Kjernegrupper kan ved behov utpeke ekspertgrupper eller initiere andre tiltak av relevans for formålet, forankring skjer også da gjennom ordinære prosesser.
3.4. Kjernegruppene driver i utgangspunktet ikke primært ordinær saksbehandling, men det er viktig med god kontakt og avstemte relasjoner mot pågående innsats i ordinære linjer. Kjernegrupper vil i motsetning til utvalgsarbeid være en del av ordinær virksomhet.
3.5. Deltagerne i kjernegruppene bør tidlig klargjøre hvordan arbeidet i kjernegruppen skal brukes inn i den ordinære virksomheten og allerede fastsatte prosesser i deltakende departementer
3.6. Der det er satt ned kjernegruppe, bør det ved igangsetting av større arbeider av relevans for kjernegruppens område, vurderes om og hvordan kjernegruppen skal involveres.
4. Opprettelse og avvikling av kjernegrupper
4.1. Kjernegruppene fastsetter selv sine mandater i en tidlig fase. Før mandatene blir fastsatt skal DFD ved Statsforvaltningsavdelingen konsulteres og DFD skal få utkast til mandat forelagt.
4.2. Mandatet skal beskrive en tidsplan for hvilke mål og resultater kjernegruppen skal oppnå og hvordan arbeidet i kjernegruppen skal legges opp og konkretisere produkter eller leveranser kjernegruppen skal bidra med, og viser tidsplan for det første virkeåret.
4.3. Av mandatet skal det også framgå hvordan aktører som arbeider med tilgrensende oppgaver involveres i kjernegruppens arbeid og hvordan kjernegruppen skal følge opp iverksettingen.
4.4. Alle departementer kan opprette kjernegrupper, gitt at det er oppslutning blant de samarbeidende departementene og tilslutning i departementsrådskollegiet.
4.5. Innen oppstartsmøtet finner sted, skal det være avgjort hvordan lederskapet ivaretas i første fase. DFD inviteres til å delta i oppstartsmøtet.
4.6. Det skal til enhver tid være få operative kjernegrupper, og det er DFD som har ansvaret for å sørge for å holde oversikt.
4.7. Kjernegruppene kan avvikle seg selv, men før dette skjer skal det avklares hvordan avviklingen skal skje og hvis aktuelt i hvilken form arbeidet tas videre. DFD ved Statsforvaltningsavdelingen skal orienteres om avvikling.
5. Forankring av kjernegruppa
5.1. Kjernegrupper skal tydelig forankres på departementsrådsnivået i departementene. Det må være klart hvilket departement som leder arbeidet.
5.2. Departementsrådene har ansvaret for at det sikres god kontakt mot politisk nivå i de involverte departementene, mellom involverte ansatte på de ulike nivåene i egne departementer og på tvers av departementene og slik at styring og gjennomføring av politikk overfor underliggende virksomheter er tilstrekkelig samordnet.
5.3. Kjernegrupper er i utgangspunktet en administrativ arbeidsform, men ved opprettelsen av kjernegrupper som arbeider med brede, politisk viktige og langsiktige problemstillinger, kan det være behov for regjeringsforankring. Det departementet som leder kjernegruppen, legger saken fram for regjeringen i samarbeid med de andre deltakende departementene, helst med et felles r-notat.
6. Involvering av underliggende og sideordnede virksomheter
6.1. For å møte komplekse samfunnsutfordringer, må samordningen mellom relevante sektordepartementer og tilhørende direktorater være god. Kjernegrupper vil bidra til bedre samordning i styringen av underliggende virksomheter, men endrer ikke de ordinære styringslinjene.
6.2. Virksomhetsledelsen i underliggende etater involveres på en hensiktsmessig måte. Der flere direktorater får en rolle, må det gjøres klart hvem som leder samarbeidet på direktoratsnivå.
6.3. På brede og komplekse saksfelt vil det som regel også være viktig at staten er tilstrekkelig samordnet overfor kommunene. Da må det vurderes hvordan ordinære virkemidler og prosesser overfor kommunesektoren benyttes (eks Statsforvalteren, konsultasjonsordningen)
6.4. Etablerte prinsipper for statlig styring og økonomiregelverket ligger til grunn for arbeidet, og styringssignaler til underliggende etater må dokumenteres som en del av styringsdialogen.
7. Oppsett av kjernegruppe
7.1. Kjernegruppenemå ha tilstrekkelig kapasitet og kompetanse.
7.2. Det må så tidlig som mulig avklares hvordan finansiering av innsats og utvikling av felles kunnskapsgrunnlag skal ivaretas i kjernegruppen.
7.3. Kjernegrupper skal ha en tydelig og effektiv ledelse og sekretariatsfunksjon. Det må være et definert kontaktpunkt for kjernegruppa.
7.4. Kjernegrupper kan ha rullerende lederskap. Da tilsier hensyn til kontinuitet og oppmerksomhet at lederskapet kun rullerer mellom de departementene som har størst eierskap til sakskomplekset.
7.5. Deltakere i kjernegruppen forventes å bidra aktivt til leveranser og oppgaveløsning i kjernegruppen.
7.6. Ressursbruk knyttet til samarbeidet mellom departementene i denne strukturen dekkes når ikke annet er bestemt, innenfor det enkelte departements gjeldende budsjettrammer.
7.7. Erfaringsvis har digitale samarbeidsformer stor betydning for god involvering på brede og komplekse områder. Det bør tidlig i kjernegruppa arbeid vurdere hvordan digitalisering kan effektivisere arbeidsflyten.
7.8. Kjernegruppene bestemmer selv arbeidsform og arbeidsmetode, men det forventes høy grad av bevissthet rundt dette og rom for å forsøke ut nye og innovative måter å arbeide på, gitt at det er krevende å jobbe med komplekse, tverrgående utfordringer innenfor en i utgangspunktet sektororientert struktur.
7.9. Viktige verdier er faglighet, åpenhet, takhøyde og positiv til nærming til nye ideer og tilnærmingsmåter, også på andre ansvarsfelt enn sitt eget.
8. Evaluering og dokumentasjon av erfaringer med kjernegrupper
8.1. Arbeidet i kjernegruppene skal journalføres og arkiveres. DFD vil ajourføre en oversikt over kjernegruppene. Departementene holder DFD oppdatert, bla om møteplaner for kjernegruppene (på toppledernivået).
8.2. Kjernegruppene skal dokumentere sine erfaringer underveis i arbeidet og stille dette til disposisjon for DFD/DFØ, som har et samlet ansvar for å dokumentere og formidle erfaringer.
8.3. DFD kan på forespørsel være diskusjonspartner og rådgiver inn mot kjernegruppene, eller eventuelt bistå på andre måter etter nærmere avtale. DFD konsulteres når det vurderes oppstart av en ny kjernegruppe og når kjernegrupper vurderes nedlagt.