Dybdeintervjuer

Vi har gjennomført til sammen 75 semistrukturerte dybdeintervjuer i perioden 2022-2024.
Vi har spurt om hvordan ulike typer deltakere opplever nytten av kjernegruppene, deres vurderinger av hvilke resultater arbeidet forventes å skape, hvordan arbeidet er organisert og om rammene for arbeidet. Se vedlegg 2 intervjuguider (eksempler).

Alle informanter har mottatt en intervjuguide i forkant av intervjuet og informasjon om at data fra intervjuet behandles anonymt av personvernhensyn.

For å vurdere utviklingen over noe tid er datainnsamlingen gjennomført i tre hovedfaser:

Fase 1: Oppstartintervjuer i 2022 (19 intervjuer)

Innledningsvis gjennomførte vi 14 intervjuer med sentrale personer i kjernegruppene Utsatte barn og unge, Kunnskap i kriser, Klima og omstilling og Kompetanse i staten og departementene. Vi gjennomførte også tilsvarende intervjuer med sekretariatene i de fire kjernegruppene og ett gruppeintervju med et av sekretariatene. Kjernegruppe Vann og avløp ble først etablert høsten 2022, og ble dermed ikke intervjuet i denne fasen.

Fase 2: Intervjuer til midtveisevaluering av departementsstrategien i 2023
(20 intervjuer)

I 2023 gjennomførte vi en rekke intervjueri forbindelse med midtveisevalueringen av departementsstrategien. Kjernegruppeforsøket var tema i flere av disse intervjuene, som intervjuene med deltakere i Strategisk forum (16 intervjuer) og kjernegruppeledere
(4 intervjuer). Funn fra disse intervjuene er også omtalt i DFØ rapport 2023:7 «Midtveisevaluering av departementsstrategien for 2021-2025». Vi har benyttet noen av disse dataene som handler om kjernegrupper også her.

Fase 3: Sluttintervjuer i 2023-2024 (36 intervjuer)

Kjernegrupper og deres sekretariater (13 intervjuer)
I den siste fasen av evalueringen, har vi gjennomført nye intervjuer blant de som er mest involvert i arbeidet med kjernegruppene. Vi har gjennomført åtte intervjuer blant ledere og deltakere i de nåværende fem kjernegruppene Utsatte barn og unge (KUBU), Kunnskap i kriser, Klima og omstilling, Kompetanse i staten og departementene og Vann og avløp. Vi har også gjennomført fem intervjuer med lederne av kjernegruppenes sekretariater.

Departementsansatte med faglige bidrag til kjernegruppearbeidet (16 intervjuer)
Arbeid som diskuteres og skapes i kjernegruppene, forberedes, behandles eller følges opp av fagansatte i departementene. Deres vurdering av kjernegruppenes bidrag til tverrdepartemental utvikling og samordning på områdene som kjernegruppene representerer, er derfor helt sentralt. Vi var derfor også opptatt av å få innsikt i hvordan kjernegruppearbeidet oppfattes blant disse. I februar-mars 2024 gjennomførte vi
16 intervjuer blant aktuelle fagpersoner i departementene. De ble valgt ut på grunnlag av deltakelse i kjernegruppemøtene enten som «digitale tilskuere på veggen» eller fordi de har holdt innlegg/presentasjoner i møtet. Vi fant fram til dem via møteinnkallinger til kjernegruppemøter (i Outlook), eller ved at vi spurte sekretariatene om bistand til å foreslå aktuelle fagpersoner i departementene.

Etatssamarbeidet for kjernegruppe utsatte barn og unge (KUBU) (7 intervjuer)
Vi har gjennomført syv intervjuer mer personer som representerer både direktørgruppen, tverrgående ledergruppe og sekretariatet. Formålet har vært å få innsikt i hvordan kjernegruppearbeidet oppfattes og vurderes fra etatssamarbeidets perspektiv og hvordan etatssamarbeidet jobber opp mot KUBU.

Observasjon av kjernegruppemøter

DFØ deltok i Kommunal- og distriktsdepartementets observasjon av kjernegruppemøter fra og med høsten 2021, men tok over observasjonsjobben da evalueringen ble gitt i oppdrag til DFØ og kom i gang i 2022. Observasjonene har bidratt til å gi innsikt i problemstillingene kjernegruppene arbeider med og hvordan møtene holdes. Vi har observert møtene enten på skjerm eller i enkelte tilfeller ved å være til stede fysisk. Vi har imidlertid ikke vært til stede i alle møter. Fram til sommeren 2023, registrerte vi hvordan vi oppfattet møtene ut ifra noen utvalgte kriterier basert retningslinjene for kjernegruppene (jf. kap. 2.1 og i vedlegg 3). Etter en samlet vurdering i 2023, kom vi imidlertid fram til at denne typen registrering ikke tilførte våre data så mye relevant tilleggsinformasjon utover at møtene ga oss nyttig innsikt i hva kjernegruppene arbeider med, arbeidsprosesser og en dypere forståelse for temaene.

Fra 2023 har vi derfor fulgt med på møtene uten å registrere vår oppfatning av dem ut fra kriteriesettet, og i hovedsak med formål om å holde oss oppdaterte på type saker som diskuteres, utvikling og resultater på et mer overordnet nivå. Disse observasjonene vil derfor først og fremst ses i sammenheng med funn fra intervjuene.

Erfaringssamlinger med kjernegrupper og sekretariater

Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet har ansvar for departementsstrategiens kjernegruppeforsøk. De har arrangert jevnlige erfaringssamlinger for kjernegruppelederne og sekretariatslederne. DFØ har deltatt på samlingene og har kunnet bruke møtene som datagrunnlag. Vi har deltatt i følgende samlinger:

• Sekretariatslederne 2022 (20.10.22)
• Kjernegruppeledere 2022 (21.06.22)
• Kjernegruppeledere 2023 (14.01.23)
• Sekretariatslederne 2023 (12.12.23)
• Kjernegruppeledere og sekretariatsledere 2024 (12.03.23)

Presentasjon av funn underveis

DFØ har også i enkelte sammenhenger presentert foreløpige funn og refleksjoner om kjernegruppeforsøket i ulike fora. Omtrent midtveis i datainnsamlingen laget vi et internt arbeidsnotat som også ble grunnlag for presentasjonene. Ved å presentere foreløpige funn for deltakere i kjernegruppen og sekretariatene underveis, har vi også fått avstemt hvorvidt de kjenner seg igjen i resultatene og fått nyttige reaksjoner og refleksjoner som er innarbeidet i det videre arbeidet med evalueringen.

Eksempler på arenaer der vi har presentert foreløpige funn, er erfaringssamlingen med kjernegruppeledere i 2023 og en samling for alle KUBU-aktørene høsten 2023.

Dokumentgjennomgang

De mest sentrale dokumentene som er brukt i dokumentgjennomgangen, er de ulike kjernegruppenes egne mandater og de fastsatte retningslinjene for kjernegruppene (se vedlegg 3). Forarbeidene og dokumentasjon knyttet til departementsstrategien har også vært sentrale dokumenter for evalueringen.

Vi har ikke sett det som hensiktsmessig å gå systematisk gjennom alle referater og saksdokumenter fra kjernegruppemøtene som sekretariatene produserer. Vi har imidlertid deltatt i en stor andel av møtene i kjernegruppene og dannet oss et mer overordnet inntrykk av både saker og innhold og laget egne korte referater/notater fra møtene.