DFØ har på oppdrag fra Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet gjennomført en evaluering av forsøket med kjernegrupper. Forsøket er forankret i strategien for departementsfellesskapet 2021-2025. "Gode hver for oss. Best sammen."
Kjernegruppeforsøket er en arbeidsform som legger til rette for å jobbe på nye måter på områder med behov for strategisk og samordnet innsats over tid. Det dreier seg ofte om såkalte gjenstridige problemer som går på tvers av sektorer og «siloer» og som ikke kan løses av et departement alene.
Det er så langt opprettet fem kjernegrupper:
- Kjernegruppe for utsatte barn og unge (KUBU)
- Kjernegruppe for kompetanse i staten og departementene (Kompetanse)
- Kjernegruppe for et bedre kunnskapssystem for håndtering av kriser (Kunnskap i kriser)
- Kjernegruppe for klima og omstilling (Klima)
- Kjernegruppe for vann og avløp (VA)
Kjernegruppene ble opprettet i perioden 2021-2022. De er forskjellige i omfang og innretning, og viser noe av spennet som preger dette arbeidet.
Læringpunkter
Forsøket er vellykket, men ikke la det «ese ut»
Totalt sett ser førsøket med kjernegrupper ut til å være en suksess for å arbeide på tvers i forvaltningen med gjenstridige problemer, kompliserte utfordringer eller områder det er behov for å sette særskilt søkelys på. Det er vår vurdering at kjernegruppene som arbeidsform vellykket, men det er viktig å være kritisk til hvilke grupper som videreføres.
Kjernegrupper bør primært brukes på områder med vedvarende og komplekse utfordringer, som «Utsatte barn og unge» og «Klima og omstilling». Kjernegrupper kan også være effektive for å løse komplekse problemer som «Vann og avløp» og «Kunnskap i kriser». Dette er utfordringer som er langsiktige og kan ikke lett løses gjennom arbeidsgrupper eller prosjekter, og i disse tilfellene viser det seg at etablering av en kjernegruppe er nyttig.
Kjernegruppe «Kompetanse i staten og departementene» passer ikke helt inn i kjernegruppekonseptet, men har oppnådd viktige resultater på kort tid, delvis takket være topplederforankring. Dette kan være et argument for å etablere en kjernegruppe for en begrenset periode.
Behov for topplederforankring og felles eierskap
Topplederforankring ser ut til å være avgjørende for å lykkes med kjernegruppene. Alle departementene med relevante kjerneoppgaver og interesser må prioritere arbeidet.
Gode sekretariater og mandater er avgjørende
Det er en sammenheng mellom gode prosesser og resultater i form av tiltak og aktiviteter i kjernegruppene og hvordan sekretariatene er organisert. Sekretariatene bør være bredt sammensatt med representanter fra alle de berørte departementene. Gode mandater med prioriteringer og framdriftsplaner ser ut til å gi best resultater. Det kreves også god kompetanse om samordning og byråkratiske prosesser.
Gruppene må lære av hverandre
Selv om hver gruppe er unik, kan de lære av hverandre. Gruppene som har kommet lengst i arbeidet har alle hatt kjernegrupper hvor de sentrale medlemmene har dratt i samme retning.
Unngå at kjernegrupper blir stjernegrupper
Det er summen av gode mandater, godt prosessuelt arbeid i sekretariatene og forankring hos de sentrale topplederne som til sammen bereder grunnen for at kjernegruppene skal lykkes. Det må arbeides godt både «oppstrøms» og «nedstrøms» for at arbeidet i kjernegruppene skal få ut sitt potensiale. For å sikre at kjernegruppene blir en viktig kanal for samordning på tvers av departementene, bør fagansatte i departementene involveres og informeres om arbeidet.
Anbefalinger
Anbefalinger
- Krav om topplederforankring i alle departementene ved oppstart av nye kjernegrupper bør alltid vurderes.
- Kjernegruppene bør tidlig vurdere om det er hensiktsmessig å kreve deltakelse i sekretariatene fra alle departementene.
- Fortsette med jevnlige erfaringsutvekslingsmøter mellom kjernegruppene og mellom sekretariatene.
- Framover vil det også være viktig å sikre at engasjementet og kunnskapen som utvikles i kjernegruppen også deles med resten av departementsfellesskapet.
- Unngå inflasjon i kjernegrupper og vær bevisst på at nye kjernegrupper opprettes for de mest komplekse og gjenstridige problemene.
- Jevnlig vurdere organisering og arbeidsprosesser og vedlikeholde retningslinjene for kjernegruppene. Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet bør ha et spesielt ansvar og være en støttespiller for slike vurderinger og prosesser.