De senere år har det skjedd mye på digitaliseringsområdet, også innenfor arkivfeltet, hvor arbeidsprosesser i økende grad blir digitalisert og automatisert. Det har stilt dagens arkiv- og dokumentasjonsforvaltning overfor en rekke utfordringer når det gjelder å sikre kvalitet og bevaring.

De siste årene har flere utredninger belyst problemstillingen og det foreligger et nytt utkast til arkivlov, jf. NOU 2019:9 Fra kalveskinn til datasjø. I tildelingsbrevet for 2021, fikk Direktoratet for forvaltning og økonomi (DFØ) følgende oppdrag fra Finansdepartementet:

«Samordning og digitalisering av arkivfunksjonen i staten
De fleste statlige virksomheter har i dag en egen arkiv- og dokumentasjonsfunksjon og antall ansatte innen arkiv er ofte betydelig, selv for små virksomheter. Det kan derfor være mulig å effektivisere ved økt samordning og digitalisering av arkivfunksjonen. For å vurdere dette, bes DFØ kartlegge arkiv- og dokumentasjonsfunksjonen i staten på en måte som gjør det mulig å vurdere om det er et potensiale for effektivisering ved økt samordning og digitalisering. Oppdraget har frist 15. september 2021.»

I likhet med Arkivverket og arkivlovutvalget mener DFØ at forvaltningen har behov for en dokumentasjonsforvaltning som dekker dagens behov bedre og som krever mindre ressurser.

Vår kartlegging indikerer at særlig de minste virksomhetene bruker mer ressurser på dokumentasjonsforvaltning og arkiv, mens de største er kommet lengst når det gjelder automatisering og digitalisering. Samtidig står de minste virksomhetene for en relativt liten andel av den samlede årsverksinnsatsen knyttet til arkivtjenestene i statsforvaltningen og de har til dels svært ulike oppgaver. Å samle kompetanse og tilgang til faglige ressurser på områder som for eksempel anskaffelser, utvikling og innovasjon, kan være hensiktsmessig for å utvikle dokumentasjonsforvaltningen i riktig retning. Det er også viktig å sette av ressurser til samordning og modernisering av lovverk og forskrifter som regulerer både arkiv og dokumentasjonsforvaltningen.

Kartleggingen tyder på at det per i dag ikke er grunnlag for å hente ut vesentlige økonomiske gevinster fra dokumentasjonsforvaltningen i statlige virksomheter gjennom organisatoriske endringer. Endret og tilpasset regelverk, sammen med økt kompetanse og bedre forståelse for digitaliseringens muligheter, synes imidlertid å være avgjørende for å øke kvaliteten i dokumentasjonsforvaltningen. På lengre sikt bør dette også bidra til at ressursbruken reduseres.

DFØ mener det er viktig å ta grep for å framskynde en nødvendig videreutvikling av dokumentasjonsforvaltningen ved blant annet å samordne innsatsen og stimulere innovasjon. Departementer med et særlig ansvar for dokumentasjonsforvaltning og tilhørende regelverk bør sammen med berørte fagetater samles om å utvikle dokumentasjonsforvaltningen i ønsket retning.

Erfaringene med Arkivverkets regulatoriske sandkasse viser betydningen av å legge til rette for å knytte dokumentasjonsforvaltning til teknologisk innovasjon. Vi anbefaler å bygge videre på disse erfaringene og satse på stimulering av utviklingsprosjekter med søkelys på dokumentasjonsforvaltning.