Informasjon som en offentlig virksomhet trenger å ta vare på over tid, som en ressurs for seg selv, som bevis, eller for å oppfylle relevant regelverk (se under). Arkivloven sier at arkiv er dokument(er) som blir til som ledd i en virksomhet. "Dokumentene" må ha verdi som dokumentasjon eller ha vært gjenstand for saksbehandling for at det skal være underlagt arkivloven. Forståelsen av dokument, må ikke begrenses til en tradisjonell forståelse, slik som word- eller PDF-dokument. Dokument i denne forstand er en informasjonsmengde eller informasjonsobjekt som er logisk avgrenset og lagret på ett eller flere medier (det kan også være data eller et register).

I nytt lovutkast § 1 er arkiv dokumentasjon som langtidsbevares for formålet.

Ikke definert i loven, men det er et aktivt valg knyttet til innsamling, sikring og bevaring av informasjon. Valget springer ut av formålet ved bruken av informasjonen, nå og i framtiden. Med bevaring mener vi handlinger som gjør at vi kan stole på informasjonen og finne den igjen når vi trenger den. Hovedformålet med arkivering er å sikre tilgang til autentisk informasjon med tilhørende kontekst så lenge som nødvendig, uten å være avhengig av de opprinnelige systemer, teknologier og media.

Informasjon som løpende bekrefter hvordan en virksomhet, organisasjon eller person har handlet, utøvd myndighet eller utført tjenester og andre oppgaver. Dette omfatter blant annet prosesser, beslutninger, handlinger med rettslige virkninger, samt vesentlige hendelser og forhold.

Samme informasjon som defineres som arkiv etter gjeldende lov, men begrenset til den perioden hvor informasjonen befinner seg i aktiv bruk hos arkivskaper.

Det betyr alle tiltak og handlinger en virksomhet utfører for å sikre at dokumentasjon/arkiver opprettholder sin funksjon som bevis og ressurs og at det er mulig å finne fram til den informasjonen man trenger. Det er det samme som arkivdanning - altså de prosessene som fører til at arkiver blir skapt i en virksomhet. Det er likevel viktig å understreke at dokumentasjonsforvaltning er noe mer enn arkivering og forpliktelsene i arkivloven.

Dokument er en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, fremvisning eller overføring., jfr. arkivloven § 2 bokstav a.

Hva som utgjør et saksdokument, er definert i offentleglova § 4 andre ledd. Det er et «dokument», jf. definisjonen av dette i arkivlova § 2 bokstav a og offentleglova § 4 første ledd, og det har tilknytning til virksomheten til organet som innehar det.

Saksdokument for en virksomhet er dokument som er komne inn til eller lagt frem for en virksomhet, eller som virksomheten selv har opprettet, og som gjelder ansvarsområdet eller driften til virksomheten. Et dokument er opprettet når det er sendt ut av virksomheten. Dersom dette ikke skjer, skal dokumentet regnes som opprettet når det er ferdigstilt.

I denne sammenhengen et system som er godkjent i henhold til Noark-standarden, med funksjonalitet både for saksbehandling og arkivering. Noark-godkjente løsninger er obligatoriske for registrering og arkivering av journalføringspliktige saksdokumenter.

Et system med funksjonalitet for å sikre at dokumentasjon behandles i henhold til arkivfaglige hensyn og relevante bestemmelser i arkivloven og tilhørende forskrifter, inklusive Noark. Systemet har ikke funksjonalitet for saksbehandling. Skal det brukes til arkivering av journalføringspliktige saksdokumenter må det være godkjent av Arkivverket. For arkivering av dokumentasjon som ikke er journalføringspliktig, trengs det ingen godkjenning. Her gjelder riksarkivarens forskrift § 12. Et arkivsystem kan motta arkivmateriale fra ett eller flere fagsystemer, sak/arkivsystemer, kommunikasjonssystemer, samhandlingsløsninger.

Innebygd arkivering er en tilnærming og et tankesett hvor man flytter fokus fra arkivsystem (hvordan man arkiverer) til god dokumentasjonsforvaltning (hva man dokumenterer). Det innebærer at håndteringen av data kan oppnås gjennom innstillinger i fagsystemet virksomhetene benytter. Dersom systemet kan ivareta kravene om integritet, pålitelighet, konfidensialitet og anvendbarhet, er det innholdet i fagsystemet som overføres til langtidsbevaring. Det er da ikke hensiktsmessig å flytte dokumentasjonen fra fagsystemet til et eget arkivsystem før det overføres til langtidsbevaring. Det kan både forringe kvaliteten til dokumentasjonen i tillegg til at det skaper unødvendig administrasjon. Løsningen må være at arkivering ikke er noe en gjør, men noe som skjer fordi en utfører oppgavene på korrekt måte.

Innebygd arkivering er ikke synonymt med automatisk arkivering, eller arkivering av all informasjon, all e-post eller all kommunikasjon.