Sammendrag

1. Innledning

1.1 Bakgrunn – fra papirarkiv til digitale data 1

1.2 Innfallsvinkel og metode

1.2.1 Hovedproblemstillinger

1.2.2 Datainnsamling

Dialog med relevante aktører og referansegruppe

Intervjuer

1.2.3 Vår vurdering av datagrunnlaget

1.2.4 Struktur på rapporten

2. Et omfattende regelverk

Noark-standarden

3. Spredt ansvar, få systemleverandører

3.1 Ansvaret er spredt på mange aktører

3.1.1 Egne enheter for arkiv- og dokumentasjonsforvaltningen, men mye av arbeidet gjøres ute i virksomheten

3.1.2 Felles tjenesteleverandører gir noen gevinster

3.1.3 Stor spredning i arkiv- og fagsystemer

4. Store forventninger til framtiden

4.1 Samordning av teknologi er mer enn organisatoriske grep

4.2 Ønsker ny teknologi velkommen

En forventning om mer sentral tilrettelegging

5. To til fire prosent brukes på dokumentasjonsforvaltning

5.1 Arkivårsverksinnsats avtar med virksomhetsstørrelse

5.2 Årlige driftskostnader per årsverk avtar med virksomhetsstørrelse

5.3 Tidligere undersøkelser supplerer våre beregninger

6. Økt digitalisering og endret tankesett er viktig

6.1 Nødvendig fornyelse pågår, men halter

6.1.1 Dagens regelverk og tilgjengelige løsninger bremser nødvendig fornyelse og digitalisering

6.1.2 Kan økt samordning gi gevinst?

6.2 Ny helhetlig tilnærming til digitalisering av dokumentasjonsforvaltningen

Innebygd dokumentasjon for Helseanalyseplattformen

Slik fungerer det i dag

Innebygd dokumentasjon i nyttkonkurransegjennomføringsverktøy

Innebygd arkivering

6.3 Mulige veier for økt samordning av dokumentasjonsforvaltningen

6.3.1 Fellestjenester for dokumentasjonsforvaltning gir sterkere fagmiljøer og mer tverrfaglighet

Generelt om fellestjenesteleverandører

Fellestjenester basert på sektor

Fellestjenester basert på type virksomhet

6.3.2 Ny nasjonal leverandør av tjenester for dokumentasjonsforvaltning

6.4 Behov for bedre koordinering av fagansvaret for dokumentasjonsforvaltning?

6.5 Økt digitalisering vil sannsynligvis gi effektiviseringsgevinster på sikt

6.5.1 Vanskelig å anslå gevinster av effektivisering av dokumentasjonsforvaltningen

6.5.2 Økt digitalisering kan gi bedre dokumentfangst og mer effektiv ressursbruk

6.5.3 Effektiviseringspotensialet ved samordning er begrenset

7. Oppsummering og veien videre

Det må bli enklere å dokumentere arbeid og arbeidsprosesser

Dokumentasjonsforvaltning må bli en del av de digitale arbeidsprosessene

God dokumentasjonsforvaltning krever prioritering, riktig kompetanse, og bedre samordning av sentrale aktører

DFØ anbefaler at regelverk og kompetanse i større grad tilpasses nye digitale arbeidsprosesser og innovasjonstiltak

Litteraturliste

Ordliste