I dette kapitlet ser vi nærmere på hvordan virksomheter selv vurderer muligheter og utfordringer for framtidens dokumentasjonsforvaltning.

Mange av virksomhetene i undersøkelsen har den siste tiden startet videreutvikling eller fornying av sine interne fagsystemer. Dette knytter seg først og fremst til innføring robotisering av arbeidsprosesser (RPA - robotisert prosess-automatisering), integrasjoner til felles­­komponenter/fellesløsninger eller oppgradering av arkivløsninger. Blant virksomhetene som ikke har startet arbeidet oppgir et flertall at de har planer om dette.

Hele to tredjedeler av virksomhetene oppgir også at de enten er i gang med eller ser på muligheten for nye integrasjoner fra dagens fagsystemer. Dette gjøres for å øke kapasiteten for automatisert arkivering fra virksomhetens systemer som fremstiller dokumentasjon som enten skal eller bør arkiveres. Blant virksomhetene som har stor grad av integrasjon fra sine systemer, jobbes det i større grad med å forbedre eksisterende integrasjoner. Spørsmålet om hvorvidt det er mest hensiktsmessig å legge til rette for innebygget arkivering framfor å lage integrasjoner mellom digitale systemer ble ikke undersøkt spesielt, men enkelte virksomheter fremhever at innebygget arkiv er mer formålstjenlig enn integrasjoner.

Som det går frem av figur 5. har de fleste virksomhetene, uavhengig av størrelse, bare et fåtall fagsystemer som har integrasjon til en arkivkjerne eller en sak-/arkivløsning.

4.1 Samordning av teknologi er mer enn organisatoriske grep

Litt over to tredjedeler av virksomhetene har tro på ulike løsninger for mer samordning innenfor arkiv- og dokumentasjonsforvaltningen. Mens en tredjedel av virksomhetene ikke har tatt stilling til problemstillingen eller mener det ikke er aktuelt for deres virksomhet nå. Ingen av virksomhetene nevner spesielt at de vurderer å inngå samarbeid med andre virksomheter om arbeidet med arkivfunksjonen.

Hovedtyngden av de som ser for seg samordning, peker på teknologiske/digitale grep for samordning, mens enkelte andre ser for seg samordning av både teknologi og mer organisatorisk karakter. Eksemplene som pekes ut er:

• Teknologiske løsninger: Felleskomponenter og fellesløsninger, muligheter for å samordne data mellom virksomheter man samarbeider med og slippe å sende dokumenter mellom hverandre, Arkivkjerne for offentlig sektor, avlevering til Arkivverket, teknologisk samarbeid generelt og søknadsforvaltning.
• Organisatoriske/strukturelle løsninger:  Systemanskaffelser/rammeavtaler, samordning av arkiv/dokumentasjonsforvaltning i sektor som for eksempel Miljødirektoratet, NHN, DFØ, tro på spesialisering/sentralisering generelt, og utveksle erfaringer. Dessuten tjenester fra Arkivverket i forbindelse med avlevering.

4.2 Ønsker ny teknologi velkommen

Innebygget arkiv, økt datafangst og økt bruk av kunstig intelligens er eksempler på arbeidsmetoder/prosesser og teknologi som påvirker utviklingen av arkivfeltet, og som forventes å gi bedre etterlevelse av arkivloven. De fleste både virksomhetene og felles leverandørene følger med på, har vurdert eller jobber med hvordan de kan videreutvikle sine arkiv- og dokumentasjonsfunksjoner i en slik kontekst.

Innebygget arkiv, økt datafangst og økt bruk av kunstig intelligens er eksempler på arbeidsmetoder/prosesser og teknologi som påvirker utviklingen av arkivfeltet, og som forventes å gi bedre etterlevelse av arkivloven. De fleste både virksomhetene og felles leverandørene følger med på, har vurdert eller jobber med hvordan de kan videreutvikle sine arkiv- og dokumentasjonsfunksjoner i en slik kontekst.

Selv om det spriker noen med hensyn til hvor virksomhetene befinner seg når det gjelder planer eller konkret arbeid for å forbedre interne arbeidsprosesser og arkiv- og dokumentasjonsfunksjon, gir flere uttrykk for at det er i denne retningen arkiv- og dokumentasjonsfunksjonene bør gå. Blant de store virksomhetene er enkelte tydelige på at det er både er viktig og at de ønsker velkommen en teknologisk utvikling. Også enkelte av de små virksomhetene er tydelige på dette, men understreker at de ikke selv har kapasitet eller ressurser til å drive utviklingen framover. Hos fellestjenesteleverandørene er det langt på vei en selvfølge å tenke og/eller ha planer for utvikling i retningen av mer automatisering og integrasjon. Enkelte virksomheter har også i sine strategier lagt vekt på at de skal bygge inn og automatisere mest mulig, eller har det som en løpende problemstilling.

Innvendinger og utfordringer knyttet til teknologisk utvikling, knytter seg gjerne til at dagens regelverk ikke er tilpasset dagens arbeidsprosesser og behov, at resultatet av å ta i bruk for eksempel robotisering ikke blir bedre enn kvaliteten på informasjonen som «mates» inn i de automatiserte prosessene, at det kan være krevende å definere hva teknologien kan benyttes til og i lys av oppgaver som krever skjønnsmessige vurderinger. Andre innvendinger er at innebygget arkivering i fagsystemer kan bli dyrt dersom en har flere fagsystemer.

En forventning om mer sentral tilrettelegging

På spørsmål om hvilke forventninger virksomhetene har til hva staten bør ta særskilt ansvar for å samordne, koordinere eller tilrettelegge bedre for enn i dag for å bidra til en digital utvikling på arkivfeltet, er det ingen klare mønstre eller store forskjeller mellom virksomheter, leverandører og brukere. Mange av de små og mellomstore virksomhetene oppgir blant annet at de ønsker at staten bidrar til felles innkjøpsavtaler på arkiv- og dokumentasjonsområdet og at de ser behov for en sentral samordningsenhet.

Det gis ikke uttrykk for en forventning om at staten skal ta de store sentraliseringsgrepene nå, men det er en klar forventning om at staten bør tar grep på ulike områder. Om lag halvparten mener staten må ta ansvar på et mer overordnet plan. Blant annet gis det uttrykk for at staten bør ta et sentrale initiativ for helheten, gjennomføre risikovurderinger eller sertifisere aktuelle systemløsninger for offentlige virksomheter, og legge til rette for utredninger på arkivfeltet. En del peker også på at det ikke bør gå for lang tid før nytt regelverket er på plass, mens andre tar til orde for at ansvarsdelingen mellom aktørene på arkivfeltet bør gjennomgås. Videre er det flere som savner et tydeligere skille mellom arkiv og dokumentasjonsforvaltning, og mer vektlegging av dokumentasjonsforvaltning i et digitalt perspektiv.