Det må bli enklere å dokumentere arbeid og arbeidsprosesser
I likhet med Arkivverket og arkivlovutvalget mener DFØ at forvaltningen har behov for en dokumentasjonsforvaltning som dekker behovene for dokumentasjon bedre enn i dag og som krever mindre ressurser. Det må bli enklere å dokumentere arbeid og arbeidsprosesser, og lettere å finne igjen dokumentasjon fra tidligere arbeidsprosesser. Det må også bli enklere for virksomhetene å skille ut dokumentasjon som skal langtidsbevares. Samtidig må det bli enklere for offentligheten å få tilgang til relevant offentlig informasjon og dokumentasjon, og virksomheter må kunne dele informasjon lettere og mer ressurseffektivt mellom seg.
Dokumentasjonsforvaltning må bli en del av de digitale arbeidsprosessene
Selv om dagens dokumentasjonsforvaltning er ineffektiv og det er et betydelig forbedringspotensial i hvordan arbeidet løses, mener vi det ikke ligger til rette for vesentlige økonomiske innsparinger per i dag. Det viktigste nå er å legge til rette en for videreutvikling som kan gi både bedre kvalitet og mer effektiv ressursbruk på sikt. Det krever blant annet at fagmiljøer og virksomheter går vekk fra å tenke på dokumentasjonsforvaltning som «strøm på papir» til å tenke helhetlige digitale arbeidsprosesser.
Flere fagmiljøer har opparbeidet seg god kunnskap om hva som skal til for å utvikle en mer formåls- og kostnadseffektiv dokumentasjonsforvaltning. Koblingen mellom disse og beslutningstakere på ulike nivå, er imidlertid for svak. Det kan synes som om den riktige kompetansen ikke i tilstrekkelig grad trekkes inn når viktige beslutninger rundt videreutviklingen av dokumentasjonsforvaltning tas.
Arkivverkets regulatoriske sandkasse er et prosjekt som legger til rette for å koble kunnskap og utvikling av helhetlige fagløsninger med integrert dokumentasjonsforvaltning. Denne type prosjekter kan være viktige arenaer for innovasjon som kan framskynde en videreutvikling av dokumentasjonsforvaltningen.
God dokumentasjonsforvaltning krever prioritering, riktig kompetanse, og bedre samordning av sentrale aktører
Den svake koblingen mellom sentrale beslutningstakere og mange av fagmiljøene innebærer en risiko for at strategisk viktige beslutninger som gjelder dokumentasjonsforvaltning tas på et mangelfullt kunnskapsgrunnlag. Det kan blant annet forklares med at Arkivverket ikke har tilstrekkelig med virkemidler og kapasitet til å påvirke virksomhetene, at dokumentasjonsforvaltning ikke prioriteres i den enkelte virksomhet, eller at virksomhetenes kompetanse er for dårlig. Det skyldes imidlertid også at ansvarsområdet er for fragmentert. Det finnes i dag ikke et sentralt fagmiljø som fremmer helheten og sammenhengene i dokumentasjonsforvaltningen, og som ser betydningen av å omfatte både arbeidsprosesser, dokumentasjonsdanning og dokumentasjonsbevaring.
Arkivlovutvalget peker også på organisering som et mulig virkemiddel for å løfte fram sammenhengen mellom arbeidsprosesser (hvordan oppgaver løses), digitalisering, åpenhet, forvaltningsskikk og dokumentasjon.
Samordning av fagansvar for å løfte fram kompetanse som ser helhet og sammenhenger, kan etter DFØS vurdering være viktig for å utvikle dokumentasjonsforvaltningen i riktig retning. Det er også viktig å sette av ressurser til samordning og modernisering av lovverk og forskrifter som regulerer både arkiv og dokumentasjonsforvaltningen.
DFØ anbefaler at regelverk og kompetanse i større grad tilpasses nye digitale arbeidsprosesser og innovasjonstiltak
Kartleggingen viser at det per i dag trolig ikke er grunnlag for å hente ut vesentlige økonomiske gevinster fra dokumentasjonsforvaltningen i statlige virksomheter gjennom organisatoriske endringer. Endret og tilpasset regelverk, sammen med økt kompetanse og bedre forståelse for digitaliseringens muligheter, synes imidlertid å være avgjørende for å øke kvaliteten og ressurseffektiviteten i dokumentasjonsforvaltningen.
DFØ mener det er viktig å ta grep for å framskynde en nødvendig videreutvikling av dokumentasjonsforvaltningen ved blant annet å samordne innsatsen og stimulere innovasjon. Departementer med et særlig ansvar for dokumentasjonsforvaltning og tilhørende regelverk bør sammen med berørte fagetater samles om å utvikle dokumentasjonsforvaltningen i ønsket retning.
Erfaringene med Arkivverkets regulatoriske sandkasse viser betydningen av å legge til rette for å knytte dokumentasjonsforvaltning til teknologisk innovasjon. Vi anbefaler å bygge videre på disse erfaringene og satse på stimulering av utviklingsprosjekter med søkelys på dokumentasjonsforvaltning.