Samfunnet ble i stor grad stengt ned. Det ble innført en rekke forskriftsfestede pandemitiltak, og alle som kunne, måtte jobbe fra hjemmekontor. Dette krevde nye måter å levere produkter og tjenester på, og digitalisering ble for mange en redningsplanke. For å kunne opprettholde den daglige driften uten fysisk kontakt, tvang nye digitale tjenester og løsninger seg frem i raskt tempo. På noen områder var digitaliseringen allerede godt i gang. Her ble pandemien hovedsakelig en katalysator for gjennomføring av allerede besluttede utviklingsprosjekter og for videreutvikling av tverrsektorielt samarbeid. På andre områder ble pandemien starten på en «digital reise». Når denne rapporten skrives er det fremdeles korona i samfunnet, men de forskriftsfestede pandemitiltakene er opphevet. Virksomheter og ansatte forsøker nå å finne tilbake til en ny normal.

Denne rapporten presenterer funn fra fase I av områdegjennomgangen om innovasjon og mer effektive løsninger - læring fra koronapandemien, som ble gjennomført av Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) høsten 2022. I tillegg presenteres DFØs anbefalinger for det videre arbeidet etter fase I.

Hva viser kartleggingen

I tråd med mandatet for områdegjennomgangen er digitalisering som driver for nye måter å løse oppgaver og levere tjenester på, viet særlig oppmerksomhet i fase I. Det er spesielt to temaer som har pekt seg ut som sentrale, henholdsvis hvordan digitalisering kan påvirke fremtidig arealbruk og arealdisponering i kontorlokaler og formålsbygg i statlig sivil sektor, og hvordan erfaringer fra digitaliseringsarbeidet under pandemien kan gi læring og bidra til å utvikle det statlige digitaliseringsarbeidet fremover.

Kartleggingen har vist at økt digitalisering og erfaringer med hjemmekontor har gitt større fleksibilitet i arbeidslivet når det gjelder å være til stede på kontoret. Blant annet har en undersøkelse vist at om lag halvpartene av norske arbeidstakere hadde anledning til å benytte hjemmekontor i 2022, enten som en fast ordning eller ved behov. En annen undersøkelse har vist at rundt 90 prosent av HR-lederne i offentlig sektor forventer at ansattes bruk av hjemmekontor vil øke fremover. Dette kan påvirke fremtidig arealbehov og arealdisponering i kontorbygg, og blir særlig relevant da mer enn 1000 kontrakter om leie av kontorlokaler utløper i perioden 2022 til 2029. Disse kontraktene har en akkumulert årlig kostnad på nærmere 5 milliarder kroner. Kartleggingen har videre vist at det er lite kunnskap om hvordan endringer i arealdisponering og arbeidsplasskonsepter påvirker andre faktorer. Før det iverksettes større endringer av arbeidsplasskonsepter og/eller reduksjon i arealer, er det derfor viktig å fremskaffe mer kunnskap om hvordan slike endringer kan påvirke forhold som arbeidsmiljø, produktivitet og effektivitet.

Digitale nyvinninger, som mer hjemmekontor og økt bruk av digitale møter, digitale konferanser og digitale tilsyn har kommet for å bli. Det har ført til endringer i arbeids- og tjenestereiser, og her ligger det et gevinstpotensial både i form av reduserte utgifter og frigjort tid. Deler av et gevinstpotensial knyttet til reisekostnader er tatt ut gjennom gevinstuttak i statsbudsjettene for 2022 og 2023.
Under pandemien har erfaringene med tverrsektoriell samhandling for å utvikle digitale løsninger stort sett vært positive. Kartleggingen har samtidig vist at det fremdeles er indikasjoner på at tilgjengelige statlige digitale fellesløsninger ikke utnyttes godt nok. I enkelte sektorer og virksomheter utvikles det egne digitale løsninger fremfor å nyttiggjøre seg av komponenter som ligger tilgjengelig i eksisterende statlige fellesløsninger. For å utnytte de statlige ressursene til digitalisering på en bedre måte, bør man se nærmere på hva som er årsaken til at eksisterende fellesløsninger ikke tas i bruk i større grad. Videre bør en se nærmere på hvordan det statlige digitaliseringsarbeidet kan gjennomføres mer effektivt.

Anbefalinger for fase II av områdegjennomgangen

Det anbefales at det i det videre analysearbeidet i fase II av områdegjennomgangen ses nærmere på områdene bygg og digitalisering.

Etter våre vurderinger vil endrede arbeidsmønstre bidra til muligheter for areal- og kostnadseffektivisering i statlige virksomheters kontorlokaler. Innføring av nye arbeidsplasskonsepter basert på faktisk tilstedeværelse og en praksis uten faste kontorplasser, kan være tiltak som bidrar til areal- og kostnadseffektivisering. Det er viktig at en innføring av nye arbeidsplasskonsepter tar utgangspunkt i virksomhetens oppgaver og behov. Det er også behov for med mer kunnskap om positive og negative virkninger av nye arbeidsmønstre, mindre samtidig tilstedeværelse og free seating. Vi mener derfor at det bør settes i gang en utredning som belyser potensial for og virkninger av arealeffektivisering i kontorlokaler som følge av endringer i arbeidsmønster etter pandemien, herunder vurdere tiltak som kan bidra til å redusere statens kostnader til kontorlokaler, både det som leies i det private markedet og kontorareal i formålsbygg.

Videre mener vi det kan være en fremtidig kostnadsbesparelse i å sørge for at digitaliseringsarbeidet i statlig sektor i enda større grad samordnes. Eksisterende løsninger bør utnyttes bedre. Det kan også bidra til at den digitale sårbarheten reduseres. Det bør jobbes for at flest mulig tar i bruk mulighetene som ligger i fellesløsningene, fremfor å benytte begrensede midler på å utvikle egne parallelle løsninger. I lys av dette, mener vi at det bør settes i gang en utredning som vurderer hvordan staten kan legge bedre til rette for ytterligere bruk av fellesløsninger slik at statens samlede ressurser til digitaliseringsformål benyttes mer effektivt.

Andre anbefalinger

Gjennom vår kartlegging har vi også avdekket flere tiltak vi mener kan iverksettes uten videre utredning. Tiltakene vil kunne bidra til økt ressursutnyttelse, lavere fremtidig kostnadsvekst eller økt kvalitet. Under gjengir vi de mest sentrale anbefalingene.

Som en direkte følge av funnene i fase I anbefales det å finne mekanismer som bidrar til at alle statlige virksomheter følger kravet om å benytte Statsbyggs obligatoriske rådgivningstjeneste. Vi foreslår også at det vurderes tiltak for at overordnet departement i større grad tar del i vurderinger av arealbruk, både i den enkelte virksomhet og på tvers i egen sektor.

På bakgrunn av foreliggende kunnskapsgrunnlag anbefaler vi at Justis- og beredskaps-departementet kommer tilbake med en anbefaling for videre oppfølging av Kriminalomsorgs-direktoratets forslag om økt bruk av soning med elektronisk kontroll. Vi mener også det er grunn til å utrede positive og negative virkninger ved økt bruk av digitale løsninger i domstolene, særlig potensialet for eventuelle kostnadsbesparelser knyttet til utgifter til reise, diett og fangetransport i forbindelse med gjennomføring av rettsaker.

Virkninger for samferdselsområdet

I lys av avgrensningene som er gjort for områdegjennomgangen, er det ikke utarbeidet noen egen anbefaling for dette temaet. Videre arbeid er bestemt tatt inn som del av arbeidet med Nasjonal transportplan, blant annet gjennom å lage et scenario hvor økt bruk av hjemmekontor og mindre arbeidsreiser reduserer transportbehovet, spesielt i rushtid. Det er også påpekt at transportvirksomhetene bør vurdere hvor mye reisemønsteret må endre seg for at et slikt scenario skal påvirke behovet for infrastruktur i byområdene.