Kartleggingen har vist hvordan hele samfunnet ble endret og måtte gjøre tilpasninger da pandemien rammet.

Alle som kunne, måtte jobbe fra hjemmekontor, og digitale løsninger kom på plass. Både statlig, kommunal og privat sektor gikk gjennom store endrings­prosesser i måten å jobbe på og måten å levere produkter og tjenester på.

Digitalisering ble en viktig redningsplanke. Dels ble det «satt strøm på» etablerte tjenester og dels ble det utviklet helt nye løsninger for å ivareta både eksisterende oppgaver og for å løse nye utfordringer som pandemien skapte.

Selv om nye løsninger kom raskt på plass under pandemien, var ikke pandemien i seg selv den eneste drivkraften. I noen tilfeller kan pandemien også ses på som en katalysator og pådriver for gjennomføring av allerede fastsatte strategier, handlingsplaner og utviklings­prosjekter.

Innenfor enkelte områder hvor det tidligere ble opplevd å være en rekke utfordringer og problemer, viste pandemien at det også fantes løsninger. På andre områder førte pandemien til at strategier og planer ble forsert og nye prioriteringer måtte gjøres for å løse aktuelle utfordringer. Som et resultat av at mye ble utviklet på kort tid, har det i ettertid vist seg at enkelte løsningene ikke vurderes som «bærekraftige» og hensiktsmessige i en normalsituasjon.

I dette kapittelet vil hovedfunnene fra områdegjennomgangens fase I oppsummeres, og lede frem til de områdene som har pekt seg ut for videre arbeid i en fase II.

4.1 Gevinstpotensial knyttet til konkrete løsninger med overføringsverdi

Innenfor alle sektorområder i staten er digitale arbeidsmåter og digitale løsninger etablert og videreutviklet under pandemien. Flere vil videreføres og videreutvikles også i tiden etter at begrensninger på fysisk kontakt er opphevet.

Det kan slås fast at digitale møter, kurs og konferanser er kommet for å bli, og at de har et gevinstpotensial både for arrangør og deltakere i form av bedre tilgjengelighet uavhengig av geografi, reduserte utgifter og tidsbruk i forbindelse med reiser, og sparte kostnader til lokaler.

Likeså kan digital oppgaveløsning, for eksempel i form av digitale tilsyn på enkelte områder som ikke forutsetter fysisk tilstedeværelse, ha et gevinst­potensial knyttet til sparte reisekostnader, redusert tidsbruk per tilsyn, samtidig som tilstrekkelig kvalitet kan opprettholdes. Allerede under pandemien var dette er en løsning som ble benyttet på tvers av ulike tilsynsmyndigheter.

Mer tverrfaglig og tverrsektoriell samhandling forenkles med digitale løsninger. Erfaringen fra pandemien er at dette kan gi gevinster både i form av bedre tilgang til kompetanse, ressurser og gjenbruk av løsninger og erfaringer. Det er også utviklet nye teknologiske løsninger som forenkler datainnsamling, datadeling, rapportering og analysemuligheter. Dette er løsninger som kan videreutvikles og gjenbrukes på andre problemstillinger også etter pandemien.

Felles for mange av eksemplene på tiltak og løsninger som er utviklet under pandemien, er at de fortsatt er i bruk, og flere har gjort tilpasninger og utviklet løsningene videre. Andre har identifisert svakheter og forbedringsområder som det er ønskelig å gjøre noe med. Vi har i lys av dette ikke identifisert spesifikke løsninger eller tiltak som vurderes aktuelle for en videre utredning i en fase II.

4.2 Gevinstpotensial knyttet til virkninger av nye arbeidsmønster

Kartleggingen viser en tydelig trend i retning av større fleksibilitet når det gjelder tilstedeværelse i kontorlokaler fremover. Både i statlig og privat sektor har bruken av hjemmekontor økt i forhold til situasjonen slik den var før pandemien. En rekke undersøkelser viser også at det er en tydelig forventning om økt fleksibilitet fremover.

På samme måte er digitale samhandlingsløsninger kommet for å bli. Bruk av TEAMS og andre samhandlingsløsninger gjør det enkelt å samles til møter, faglige diskusjoner, kompetansehevende tiltak, kurs, mv. uten at den enkelte trenger å være til stede på kontoret eller andre fysiske møtesteder. Svært mye av samhandlingen kan gjøres fra egen pc uavhengig av hvor man sitter, det være seg på kontoret eller på hjemmekontor.

Selv om det ennå er kort tid siden vi sto midt i pandemien, er det i ferd med å utkrystallisere seg et nytt arbeidsmønster med mindre samtidig tilstedeværelse på kontoret. Hva dette kan bety for arbeidsmiljø, produktivitet og effektivitet på lengre sikt er ennå ikke klart. Det er også uklart hvilken betydning det kan få for fremtidige arealbehov og arealdisponering. At trendene har betydning og at det er viktig å ta disse med i betraktning når valg og investeringer for fremtiden gjøres, er imidlertid opplagt.

Det er derfor viktig å se nærmere på hva nye arbeidsmønster kan ha å si for fremtidig arealbruk i staten. Vi tenker at det særlig er viktig å få kompetanse om virkninger for kontorlokaler, men ser også at det kan ha betydning innenfor ulike sektorer med stort arealbehov som universitets- og høyskolesektoren og justissektoren.

I denne sammenheng er det viktig å få kunnskap om hvordan arealbruk og ulike arbeidsplasskonsept påvirker faktorer som produktivitet, kvalitet, arbeidsmiljø og trivsel slik at arealer ikke bare blir et teknisk element.

Sist, men ikke minst, skyter digitaliseringen fart når det gjelder tjenesteutvikling og produktutvikling. Det pågående arbeidet med livshendelser har vist et potensial for gevinst og forenkling dersom ulike faginstanser går sammen om å skape løsninger som tar utgangspunkt i en gitt bruker-situasjon, heller enn å løse en og en oppgave. Teknologisk utvikling og forventningene om digitale og helhetlige løsninger som «snakker sammen», skaper et enormt behov for IT-utvikling både innen og på tvers av sektorer og fagområder fremover.

Erfaringer fra pandemien viste at godt, tverrfaglig og tverrsektorielt samarbeid ga gevinster både i utviklingsprosessen og når det gjaldt kvaliteten på løsningene som ble utviklet. Samtidig viser erfaringen at mange fremdeles utvikler egne løsninger innenfor egen sektor uten å dra nytte av tilgjengelige felleskomponenter og fellesløsninger som ligger tilgjengelig.

I lys av ambisjonene staten har for digitalisering, og omfanget av digitaliseringsarbeidet innenfor de fleste statlige sektorer, både kostnadsmessig og i antall og størrelse på prosjektene, er det viktig å se nærmere på hvordan digitaliseringsarbeidet kan gjennomføres mer kostnadseffektivt enn i dag. Dette gjelder både når en ser det i et virksomhetsperspektiv og når en ser på staten samlet. Spesielt er det viktig å se på hvordan fellesløsningene kan bidra til en mer kostnadseffektiv og kvalitetsmessig god gjennomføring av digitaliseringsprosjekter i staten.