I de foregående kapitlene har vi vist at erfaringer og læringspunkter fra koronapandemien spenner over et bredt spekter av temaer, og at kunnskapsgrunnlaget innenfor de ulike temaene varierer. På denne bakgrunn har vi valgt å dele anbefalingene i fire kategorier.

Først presenteres noen tiltak som kan igangsettes direkte etter fase I. For disse tiltakene finnes det allerede et godt kunnskapsgrunnlag, og vi mener derfor det ikke er behov for å utrede tiltakene videre i en fase II.

Deretter presenterer vi noen områder som det anbefales å ta videre til en fase II av områdegjennomgangen. Innenfor disse områdene har kartleggingen vist at det kan finnes tiltak som gir mulige gevinst- og innsparingspotensial. Det er imidlertid knyttet en del usikkerhet til hvilke positive og negative virkninger tiltakene kan gi. Vi mener derfor det er behov for å utrede dette nærmere for å sikre et tilstrekkelig beslutningsgrunnlag for eventuelle tiltak.

For noen områder finnes det en rekke analyser, utredninger og evalueringer som belyser potensialer og virkninger, men hvor det er uklart hva som er status på området og hvordan dette følges opp fremover. På disse områdene anbefales det at de ansvarlige fagdepartementene får i oppdrag å komme tilbake til prosjektgruppen og prosjektstyret for fase II, med en nærmere status for arbeidet og hvordan områdene skal følges opp videre.

Til slutt er det anbefales ett område som vil være interessant å utrede videre for å få opp et bedre kunnskapsgrunnlag. For dette området vurderes gevinst- og innsparingspotensialet å være usikkert.

Innledningsvis til de ulike anbefalingene vises det til både eiendoms- og digitaliserings­politikken. Disse områdene er mer utfyllende omtalt i henholdsvis kapittel 3.1 og 3.2.

5. 1 Tiltak som kan settes i gang rett etter fase 1

I arbeidet med å identifisere aktuelle temaer for videre utredning i fase II har vi sett at det synes å ligge innsparingspotensial i en bedre og mer enhetlig oppfølging av gjeldende rutiner og fullmakter knyttet til inngåelse av nye leiekontrakter for kontorlokaler i statlig sivil sektor.

Manglende kunnskap om bruk og utnyttelse av eksisterende arealer innenfor formålsbygg synes også å hemme muligheten for å gjøre analyser og identifisere potensialer for areal­effektivisering i denne type bygg. Vi mener derfor det er grunnlag for å gjennomføre enkelte tiltak som en direkte oppfølging av fase I uten at de utredes videre i fase II.

5.1.1 Rådgivningstjeneste og beste praksis i nye avtaler

Regjeringen Solberg la i statsbudsjettet for 2020 frem et mål om å redusere utgiftene til leie av kontorlokaler i markedet med 15 prosent innen 2029.⁷² Den sittende regjeringen har i sitt forslag til statsbudsjett for 2023 videreført denne målsetningen.⁷³

Et viktig virkemiddel for å oppnå dette er Statsbyggs obligatoriske rådgivningstjeneste, som skal bidra til å sikre at betingelsene i nye leiekontrakter er i tråd med dagens beste praksis. Et annet viktig virkemiddel er porteføljestyring fra departementene, som skal bidra til bedre samlet sektorvis styring av ressursene som benyttes i leiemarkedet.

I 2020 innførte regjeringen et obligatorisk krav om at statlige virksomheter i sivil sektor skal benytte Statsbygg som rådgiver ved inngåelse av leiekontrakter med samlet verdi på 30 millioner kroner eller mer.⁷⁴ Ifølge data fra Statsbygg, har statlige virksomheter som benytter Statsbyggs rådgivningstjeneste oppnådd reduserte kostnader og bedre arealeffektivitet i sine nye kontorlokaler, enn virksomheter som ikke har benyttet rådgivningstjenesten.

Statsbygg anslår i sitt innspill til områdegjennomgangen at en videreføring av deres beste praksis i forbindelse med inngåelse av nye leiekontrakter i markedet, kan gi staten reduserte leiekostnader på over 8,1 milliarder kroner (2022 kroner) over en antatt leieperiode på ti år for kontrakter som utløper i perioden 2022 til 2029.⁷⁵

Samtidig peker Statsbygg på at omtrent 70 prosent av dette potensialet befinner seg i kontrakter der virksomheten ikke har meldt behov for bistand fra Statsbyggs rådgivningstjeneste, og det er sannsynlig at en del av disse vil utløse opsjoner, anskaffe kontraktene i egen regi eller benytte bistand fra private næringsmeglere.

Gjennom dagens beste praksis hos Statsbyggs rådgivningstjeneste oppnås det en gjennomsnittlig leiekostnad per årsverk per år på 50 000 kroner (2021 kroner).

Det fordrer at det velges arealeffektive løsninger og et aktivitetsbasert arbeidsplasskonsept, samt at kravsettene holder nøktern standard. I gjennomsnitt har rådgivningstjenesten oppnådd en arealeffektivitet på rundt 18 kvm BTA per ansatt i oppdragsporteføljen for 2022.

Alle virksomheter har et grunnfravær knyttet til sykdom, kurs, reiser, permisjoner, eksterne møter, mv. Dette grunnfraværet utgjør ofte 20 til 30 prosent, men varierer fra virksomhet til virksomhet.

Fleksibel tilstedeværelse og hjemmekontor reduserer fysisk tilstedeværelse ytterligere. Statsbyggs tellinger over tilstedeværelse i statlige kontorlokaler viste en gjennomsnittlig vektet tilstedeværelse på 59 prosent før pandemien. De fleste virksomhetene hadde en tilstedeværelse på mellom 50 og 70 prosent. Statsbyggs data har så langt vist en nedgang i tilstedeværelse etter pandemien, men dette er basert på få tellinger.

Flere av virksomhetene som har valgt å ikke benytte seg av Statsbyggs rådgivningstjeneste, har heller utløst opsjoner i leiekontraktene. Ved å utløse opsjoner vil eventuelle endrede arbeidsmønstre som følge av pandemien ikke gi effekt på virksomhetenes arealer, da det medfører at et eventuelt potensial for å redusere leiekostnader som følge av redusert arealbruk blir forskjøvet i tid.

Erfaringer fra pandemien og tegn på større fleksibilitet når det gjelder tilstedeværelse i kontorlokalene, tilsier at fremtidige arealbehov og arealdisponering bør vurderes i et nytt perspektiv. På denne bakgrunn mener vi det er behov for større oppmerksomhet og bedre oppfølging av kravet om å benytte Statsbyggs rådgivningstjeneste ved leie av lokaler i markedet.

5.1.2 Porteføljestyring

Gjennomgangen har vist at det er svært varierende praksis når det gjelder porteføljestyring fra departementenes side, herunder hvilke fullmakter virksomhetene gis til å signere nye leiekontrakter uten foreleggelse for departementet. Det innebærer at departementene i ulik grad har oversikt og dermed mulighet til å påvirke sektorens ressurser som går til leie av lokaler i markedet, slik bygge- og leiesaks­instruksen legger til grunn.

I en situasjon der mange leiekontrakter utløper, og erfaringer fra pandemien tyder på større fleksibilitet når det gjelder fysisk tilstedeværelse i kontorlokalene, mener vi porteføljestyring som virkemiddel vil aktualiseres ytterligere.

Et krav om foreleggelse av leiekontrakter for eget departement vil styrke departementenes mulighet til å se lokalbehov og leiekostnader i sektoren i et porteføljeperspektiv. Det vil også gjøre det mulig å vurdere om leiekontrakter kan eller bør ses i sammenheng.

Foreleggelse av enkeltkontrakter vil imidlertid ikke være tilstrekkelig for å se ulike lokalbehov i en portefølje­sammenheng. I noen tilfeller har for eksempel flere statlige virksomheter kontorlokaler innenfor samme geografiske område, og her kan det finnes et uutnyttet potensial gjennom større grad av samlokalisering. Gjennom blant annet deling av fellesarealer og fasiliteter, er det mulig å redusere virksomhetens arealbehov og de samlede kostnadene. En mer systematisk porteføljestyring, også på tvers av departementsområder, vil derfor kunne øke muligheten for å oppnå ytterligere gevinster.

For å bedre styringsgrunnlag kan det være hensiktsmessig at departementene årlig gis en oversikt over utløpende kontrakter, eksempelvis for de kommende fem årene. Det vil gjøre det mulig for departementene å tidlig kunne gi styringssignaler og fange opp om det kan være kostnadsbesparelser ved å se enkeltkontrakter i sammenheng.

5.1.3 Arealer i formålsbygg

For formålsbyggene registrert i databasen «Statens lokaler» rapporterer virksomhetene selv inn arbeidsplassrelatert areal.⁷⁶ Det arbeidsplassrelaterte arealet viser til den delen av totalarealet i et formålsbygg som omfatter ansattes arbeidsplass, samt alle støttefunksjoner knyttet til arbeidsplassen og internt «trafikkareal» i arbeidssonene. Det er stor usikkerhet knyttet til hvorvidt virksomhetene har tolket definisjonen på arbeidsplassrelatert enhetlig, og dataene må derfor tolkes med varsomhet.

Statsbygg påpeker at manglende data om kontordelen og arealbruk i statlige formålsbygg er et hinder for å kunne identifisere og rette innsats mot de eiendommene og brukerne som antas å kunne ha størst gevinstpotensial knyttet til endret arealbruk. I dag gjøres dette primært i enkeltprosjekter som en del av utredningsarbeidet som igangsettes ved innmelding av nye eller endrede behov.

Et bedre datagrunnlag vil gjøre det lettere for Statsbygg å identifisere, analysere og hente ut eventuelle potensialer som følge av nye arbeidsmønstre etter pandemien, også for kontordelen i formålsbygg. Et forbedret kunnskaps- og datagrunnlag om funksjoner og arealbruk vil også gi bedre muligheter for langsiktige porteføljeanalyser.

På denne bakgrunn anbefales det å starte opp et arbeid med sikte på bedre oversikt over arealbruken i statlige formålsbygg. I første omgang anbefales det å starte med formålsbygg innenfor Statsbyggs portefølje.

5.1.4 Samlet oversikt over anbefalinger rett etter fase I

Anbefalinger knyttet til leiemarkedet

Som en direkte følge av funnene fra arbeidet med fase I av områdegjennomgangen foreslås følgende tiltak knyttet til leiemarkedet. Det legges til grunn at disse kan gjennomføres innenfor gjeldende budsjettrammer.

1. Kommunal- og distriktsdepartementet bør sørge for mekanismer som gjør at alle virksomheter følger opp kravet om obligatorisk rådgivning slik det er lagt til grunn i brevet fra departementet i 2020. Det bør blant annet vurderes om kravet om obligatorisk rådgivning skal tydeliggjøres i bygge- og leiesaksinstruksen. Videre bør det vurderes å innføre en standardisert foreleggelsesplikt overfor overordnet departementet ved inngåelse av nye leiekontrakter, eventuelt også ved utløsning av opsjoner innenfor eksisterende leiekontrakter.
2. Statsbygg bør legge til rette for porteføljestyring i departementene. Dette kan for eksempel skje gjennom å tilgjengeliggjøre oversikter på statenslokaler.no for kontrakter som utgår innenfor hvert departementsområde, og oversikt over kontrakter som utløper innenfor samme geografiske områder. For sistnevnte bør det vurderes om dette skal være uavhengig av departementsområde.

Anbefalinger knyttet til formålsbygg

Med bakgrunn i utfordringer med datakvalitet på arbeidsplassrelatert areal i formålsbygg og forventningen om at det også kan finnes potensialer for arealeffektivisering i disse byggene, foreslås at følgende igangsettes direkte etter fase I av områdegjennomgangen.

1. Statsbygg gis i oppdrag å finne en mer egnet og pålitelig løsning for å fremskaffe nødvendig oversikt over porteføljen av formålsbygg, der både arbeidsrelatert areal og formålsareal inngår. Dette kan gjøres over tid, for eksempel gjennom videreutvikling av «statens lokaler». Det foreslås i første omgang å starte med formålsbygg som inngår i Statsbyggs portefølje.

5.2 Områder som anbefales til fase II

Arbeidet i fase I har gitt informasjon om nye løsninger, tiltak og arbeidsmetoder som har tvunget seg frem under pandemien og erfaringene med disse. Større fleksibilitet når det gjelder hvor det jobbes fra, og økt bruk av digitale løsninger har gjort det relevant å foreslå at en i en fase II utreder videre hvordan disse samfunnsmessige endringene kan påvirke statens samlede ressursbruk.

5.2.1 Areal- og kostnadseffektivisering i statens kontorarealer

Hvorfor har vi sett på dette?

Hjemmekontor representerte et av regjeringens hovedredskaper for å bekjempe covid-19, og en stor andel arbeidstakere tilbrakte betydelig arbeidstid hjemme.

Gjennom pandemien har hjemmekontor og digitale løsninger gitt gode erfaringer. Sammenlignes tiden før pandemien med situasjonen slik den er i dag, har bruken av hjemme­kontor økt ganske kraftig.

Basert, blant annet på erfaringene fra pandemien, ble det i 2022 gjort endringer i hjemmekontor­forskriften.⁷⁷Det innebærer at det etter pandemien er gitt tydeligere rammer for arbeidet som utføres hjemmefra. Signalene fra DFØs spørreundersøkelse til departementene, Arbeidsgiverbarometeret og erfaringer fra privat næringsliv viser at de fleste virksomheter legger til rette for større grad av fleksibilitet når det gjelder fysisk tilstedeværelse på kontoret enn før pandemien.

En konsekvens av økt fleksibilitet er at den samtidige tilstedeværelsen er redusert, og en mindre andel av disponerte kontorlokaler er i bruk gjennom arbeidsdagen. Staten bruker betydelige ressurser på leie av lokaler. Det er derfor viktig å vurdere om statens arealbehov og arbeidsplasskonsepter kan og bør tilpasses nye arbeidsmønstre.

Situasjonsbeskrivelse

I 2021 disponerte staten om lag 7,5 millioner kvadratmeter (kvm) med lokaler, fordelt på drøyt 2 300 leieforhold. Av dette var omtrent 44 prosent av arealene leid i det private markedet, 31 prosent forvaltet av Statsbygg, og 23 prosent er selvforvaltet. Statlige virksomheter leier årlig kontorlokaler for over 5,7 mrd. kroner i det private markedet, og overfører over 1,4 mrd. kroner til Statsbygg for leie av kontorlokaler.

I Kommunal- og moderniseringsdepartementets Prop. 1S (2021–2022) går det frem at det er et mål om å redusere statens utgifter til leie av kontorlokaler i markedet med 15 prosent innen 2029.⁷⁸

Statsbygg har i sitt innspill til områdegjennomgangen anslått et innsparings­potensial når det gjelder leie av kontorlokaler i markedet på i størrelsesorden 810 mill. kroner. Det beregnede innsparingsmålet på 15 prosent og Statsbyggs beregnede innsparingspotensial er to ulike beregninger. Innsparingsmålet på 15 prosent baserer seg på det årlige beløpet for leie av kontorlokaler på 5,7 milliarder kroner, mens Statsbyggs beregning bygger på den delen av det totale utvalget som er omfattet av kravet om å benytte Statsbyggs rådgivningstjeneste.

Eventuelle besparelser som virksomhetene omfattet av kravet om å bruke rådgivningstjenesten oppnår, vil dermed bidra til oppnåelsen av den overordnede målsetningen om 15 prosent innsparing innen 2029. Dette innebærer at en vesentlig del av potensialet kan realiseres dersom statlige virksomheter benytter seg av Statsbyggs obligatoriske rådgivningstjeneste, og forutsatt at departementene tar et sterkere ansvar for porteføljestyring når det gjelder leiekostnader i egen sektor.

Statsbygg påpeker samtidig at dagens økte leiekostnader kan gjøre det vanskeligere å nå målet fullt ut. For å nå hele målsetningen på 15 prosent, er man også avhengig av kostnadsbesparelser hos de virksomhetene og lokalene som ikke er omfattet av kravet om å benytte rådgivningstjenesten.

Arbeids og velferdsetaten (NAV) og Politi- og lensmannsetaten er unntatt fra ordningen med obligatorisk rådgivning. I løpet av de neste ti årene har disse to etatene utløpende kontrakter på i overkant av henholdsvis 1 milliard og 900 millioner kroner.⁷⁹

For statlig leie i det private markedet samlet er det leiekontrakter for om lag 5 milliarder kroner som utløper i løpet av de neste ti årene. I henhold til Statsbygg innebærer det at minst 40 prosent av kontraktsverdiene i leiemarkedet for statlig sektor ligger hos NAV og politiet. Muligheten for å oppnå et effektiviserings­potensial i leiekostnader vil derfor i stor grad avhenge av at disse virksomhetene også oppnår gode kontrakts­betingelser de kommende årene. Det er derfor viktig at NAV og politiet inkluderes i arbeidet dersom potensialet for gevinster knyttet til fremtidig kontorkapasitet utredes videre i en fase II.

Det er grunn til å tro at endrede arbeidsmønstre som følge av pandemien innebærer at det finnes et potensial for areal- og kostnadseffektivisering i statlige kontorer gjennom innføring av nye arbeidsplasskonsepter basert både på en dekningsgrad som reflekterer den faktiske tilstedeværelse i lokalene og en praksis hvor ansatte ikke har faste plasser.

Det er imidlertid behov for mer kunnskap om positive og negative virkninger knyttet til nye arbeidsmønstre, mindre samtidig tilstedeværelse og «free seating». Det er også viktig at nye arbeidsplass­løsninger tar utgangspunkt i den enkelte virksomhets behov, og at eventuelle gevinster må avveies mot effekter på produktivitet, arbeidsmiljø, sykefravær, mv.

Et bedre kunnskapsgrunnlag vil ikke bare kunne peke på hensiktsmessige måter å effektivisere statens leide kontorlokaler på, men vil også kunne ha overføringsverdi til utformingen av kontorarealer i statlig eide bygg. Arealeffektiviserende tiltak vil trolig kunne redusere bygge- og levetidskostnadene i nybygg, og kan potensielt redusere behovet for nybygg gjennom at nye arealbehov løses gjennom fortetting snarere enn nye byggeprosjekter.

Anbefaling

Det bør settes i gang en utredning som belyser potensial for og virkninger av areal­effektivisering i kontorlokaler som følge av endringer i arbeidsmønster etter pandemien, herunder vurdere tiltak som kan bidra til å redusere statens kostnader til kontorlokaler, både det som leies i det private markedet og kontorareal i formålsbygg. Utredningen bør omfatte følgende punkter:

1. Innhente og dokumentere erfaringer med nye arbeidsmåter og arbeidsplasskonsepter, med vekt på å belyse virkninger på faktorer som arbeidsmiljø, produktivitet, smittevern, sykefravær, arealkostnader, mv. I dette arbeidet er det viktig at bredden når det gjelder virksomhetstyper og arbeidsoppgaver ivaretas og belyses på en god måte.
   
2. Gjennomføre en analyse av hvilke tiltak og insentiver som kan være aktuelle for å tilpasse arealbehov og arealkostnad til endrede arbeidsmåter. Eksempel på tiltak kan være innføring av aktivitetsbaserte arbeidsplasser, underdekning, mv., mens eksempler på insentiver til å redusere egen virksomhets leiekostnader kan være modeller for gevinstfordeling, mv. For de ulike tiltakene bør positive og negative virkninger belyses, herunder virkninger på arbeidsmiljø, produktivitet, smittevern, sykefravær, turnover, leiekostnad, mv. Analysen bør ses opp mot et nullalternativ som baserer seg på situasjonen før pandemien.
   
3. Vurdere og anbefale tiltak som kan gi samfunnsøkonomisk nettonytte og samtidig bidra til at en i arbeidet med arealeffektivisering og reduserte leiekostnader for kontorlokaler i statlig sivil sektor hensyntar læring og erfaringer fra tiden med pandemi, jf. punkt 1 og 2 over. I utredningen bør det, der det er hensiktsmessig, skilles på tiltak som er relevante for kontorlokaler staten leier i markedet og kontorlokaler i statens eiendomsportefølje. Som ledd i arbeidet bør det vurderes om det er behov for endringer i dagens arealnorm for byggeprosjekter som hensyntar erfaringer med bruk av nye arbeidsplasskonsepter og faktisk tilstedeværelse i kontorarealer. Videre bør det vurderes om det også bør innføres en kostnads- og/eller arealnorm, eventuelt med et spenn, for kontorlokaler i leiemarkedet.

5.2.2 Digitalisering

Hvorfor ser vi på dette?

I perioden etter at samfunnet stengte ned i mars 2020 økte bruken av digitale verktøy og møteplasser kraftig. Store deler av statlig sektor måtte ivareta sine oppgaver og tjenester ved hjelp av digitale løsninger. Før 2020 var det allerede skjedd mye på digitaliserings­området, men under pandemien økte likevel utviklingstempoet betydelig. Arbeidet med å finne digitale løsninger ble i mange tilfeller fremskyndet og prioritert, både for å frigjøre ressurser, men også for å sikre at virksomheten kunne fortsette å utføre sitt samfunns­oppdrag. Pandemien banet dermed vei for en rekke nye løsninger. Regelverksendringer og finansieringsformer var viktige faktorer for å få dette til. I tillegg fikk nye arenaer for dialog og samarbeid betydning internt i virksomheter/departementer, men også mellom virksomheter/departementer og i møte med brukerne. I mange tilfeller ble utviklingen av nye løsninger og endrede samarbeidsformer essensielt for å få løst viktige oppgaver.

Situasjonsbeskrivelse

Staten bruker store ressurser på utvikling av datasystemer både til internt bruk, men også for å kunne yte tjenester til brukerne. I 2021 utgjorde statens utgifter til IKT-utvikling, PCer, lisenser, programvare, utstyr og konsulenter i overkant av 17 milliarder kroner. Dette var en økning fra årene før pandemien. Åtte av disse milliardene gikk til kjøp av tjenester eksternt og konsulenttjenester.⁸⁰

Kartleggingen i fase I har vist at departementene og underliggende virksomheter i ulik grad hadde digitale løsninger på plass for å møte behovene som kom i kjølvannet av pandemien. Det var derfor stort behov for å gjøre endringer i eksisterende løsninger eller utvikle nye. Mange av de løsningene og tjenestene som ble utviklet under pandemien var midlertidige, og flere har ment at bruken og læringsverdien derfor ikke nødvendigvis kan overføres til en normalsituasjon.

Det er likevel en rekke faktorer som trekkes frem som viktige suksess­faktorer og læringspunkter. Blant annet pekes det på at den raske utviklingen av nye løsninger var vellykket fordi:

• målene for hva som skulle utvikles var tydelige
• virksomhetene fikk tillit til selv å utforme systemene slik de mente det var mest hensiktsmessig
• finansieringen var raskt på plass
• det midlertidige regelverket som ble innført var digitaliseringsvennlig

I forbindelse med pandemien opplevde flere, både innenfor egen sektor og på tvers av sektorer, høyere forventning til samhandling enn tidligere. Pandemien tydeliggjorde også viktigheten av å dele data for blant annet å kunne tilby sammenhengende tjenester på tross av kravet om begrenset fysisk kontakt. Tverrsektoriell samhandling og dataflyt ble dermed viktige faktorer for utvikling av IKT-systemer. Forenklede prosesser som følge av endringer i eksisterende regelverk gjorde det enklere enn tidligere å nyttiggjøre seg og gjenbruke tilgjengelige data.

I de tilfeller hvor det allerede før pandemien var etablert kanaler for samarbeid, har det vist seg enklest å få til et ytterligere samarbeid. Eksempel på dette er Altinn-samarbeidet. I tilbakemeldingene trekkes det frem at mangelen på fellesløsninger i enkelte tilfeller påvirket samarbeidet, særlig mellom statlige virksomheter og kommuner. For å bøte på dette er det uttrykt et ønske om at staten i større grad legger til rette for felles samhandlings­plattformer med ulike moduler, åpne kildekoder for å sikre kvalitet og utviklingstempo, samt sørger for god forståelse av hjemmelsgrunnlaget.

I sin erfaringsrapport for 2022 trekker Digitaliseringsrådet frem at mange av utfordringene offentlig sektor forsøker å løse gjennom digitalisering i virkeligheten er store samfunns­utfordringer.⁸¹ Dette er utfordringer én enkelt virksomhet, ett departement eller én sektor ikke kan løse alene.

Med endrede økonomiske rammebetingelser, økt konkurranse om vesentlig kompetanse og økte forventninger fra omgivelsene, mener Digitaliseringsrådet samarbeid blir enda viktigere i tiden fremover. Rådet anbefaler derfor å etablere brede samarbeidsarenaer hvor virksomheter både kan dele egne løsninger og ta i bruk andre virksomheters løsninger. De mener det er ønskelig at departementene tar en aktiv rolle i dette arbeidet, og at samarbeidet med kommunene styrkes.

Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM) har i flere sammenhenger pekt på den økende kompleksiteten i digitale systemer og verdikjeder, og mener det er en viktig grunn til at den digitale sårbarheten øker.

NSM anbefaler derfor at det offentlige bør etablere en felles digital grunnmur basert på åpne standarder og løsninger. På toppen av en slik grunnmur mener de det kan etableres en felles plattform for samhandling og innovasjon, med moderne applikasjonsrammeverk og kjøremiljø for nye digitale tjenester.⁸² NSM anbefaler at myndighetene intensiverer arbeidet med å etablere nasjonale og internasjonale digitale løsninger som gir nødvendig sikkerhet i fremtiden. Alle samfunnets funksjoner er avhengig av dette.

Det er derfor viktig å koordinere og samle ressursene og innsatsen, slik at det ikke jobbes i flere parallelle spor. Det synes videre også å være en fremtidig kostnadsbesparelse i å sørge for at digitaliseringen i statlig sektor i enda større grad samordnes, slik at eksisterende løsninger og data utnyttes bedre og den digitale sårbarheten reduseres. Det fremstår derfor som viktig at det jobbes for at flest mulig tar i bruk mulighetene som ligger i fellesløsningene presentert i 3.2.3, fremfor å benytte begrensede midler på å utvikle egne parallelle løsninger.

Anbefaling

I lys av kartleggingen i fase I mener vi det vil være interessant å se nærmere på hvordan staten kan legge enda bedre til rette for ytterligere bruk av fellesløsningene og at statens samlede ressurser til digitaliseringsformål benyttes mer effektivt. Vi foreslår derfor følgende:

1. Innhente og dokumentere hvilke faktorer og insentiver som ligger bak statlige virksomheters begrunnelse for å utvikle egne IKT-løsninger fremfor å ta i bruk fellesløsninger. Her er det blant annet viktig å se på om det finnes eventuelle begrensinger i eksisterende løsninger, hvilke insentiver som finnes eller ikke finnes for å ta i bruk eksisterende fellesløsninger, hvor god kjennskapen er til de eksisterende fellesløsningene og mulighetene som ligger i disse, om det er organisatoriske faktorer som påvirker kjennskap og bruken av systemene, mv.
2. Kartlegge hvilke insentiver og virkemidler staten har for å oppmuntre statlige virksomheter til å ta i bruk eksisterende fellesløsninger og på bakgrunn av det vurdere om det bør iverksettes andre tiltak som kan bidra til å øke bruken.
3. Gjennomføre en analyse som ser på statens samlede kostnader til utvikling av IKT-løsninger og eventuelle kostnads- og ressursbesparelser som kan oppnås ved økt samarbeid og bruk av fellesløsninger. Det vil i den sammenheng være interessant å belyse kostnads- og ressursbruken og eventuelle besparelser gjennom enkelt-virksomheter/cases.

5.3 Områder det anbefales å følge opp i andre spor

I det følgende presenteres utvalgte tema som har utmerket seg som interessante i kartleggingen i fase I. Dette er områder som ikke prioriteres for en videre utredning i fase II, da det allerede finnes et godt kunnskapsgrunnlag i eksisterende utredninger og analyser. Samtidig er det viktig å få avklart om potensialet som er identifisert både i denne kartleggingen og eksisterende analyser lar seg realisere, og hvilke tiltak som i så fall må iverksettes. Disse områdene vurderes derfor som aktuelle for oppfølging på andre måter.

5.3.1 Økt bruk av elektronisk kontroll

Hvorfor har vi sett på dette?

For å redusere smitterisiko i norske fengsler økte bruken av straffegjennomføring med elektronisk kontroll (fotlenke) under pandemien. Tidligere studier har vist at erfaringer med bruk av fotlenke i all hovedsak er positive. For eksempel har det vist seg at risiko for tilbakefall til kriminalitet reduseres. Det er også vist at straffegjennomføring med elektronisk kontroll gir en direkte kostnadsbesparelse sammenlignet med straffegjennomføring i fengsel.

Situasjonsbeskrivelse

Vista Analyse gjennomførte i 2016, på oppdrag fra Justisdepartementet, en evaluering av straffegjennomføring med elektronisk kontroll.⁸³ Rapporten vurderte både måloppnåelse og virkninger av ordningen, og inneholder en nytte-kostanalyse hvor straffegjennomføring med elektronisk kontroll ble sammenliknet med gjennomføring i fengsel med lav sikkerhet.

Analysen var basert på ni verdsatte og ikke-verdsatte nyttevirkninger. De verdsatte nyttevirkningene for samfunnet ble vurdert ut fra innsparte kostnader med elektronisk kontroll sammenlignet med fengsel, økt arbeidsdeltakelse for domfelte og reduserte skattefinansieringskostnader. Vista Analyse konkluderte med at elektronisk kontroll, for målgruppen som da var gjeldende, var et samfunnsøkonomisk lønnsomt tiltak, sammen­lignet med soning i fengsel. Det gjaldt både for helgjennomførere og delgjennomførere.⁸⁴ De mente derfor det var naturlig å vurdere en utvidelse av ordningen.

Etter ny lov og forskrift i 2020 ble målgruppen for elektronisk kontroll utvidet fra fire til seks måneder for domfelte idømt ubetinget fengselsstraff (helgjennomføring), eller de som har inntil 6 måneder gjenstående soningstid til forventet løslatelse, og har gjennomført en tredel av den ubetingete straffen (delgjennomføring).⁸⁵

Soning med elektronisk kontroll kan ikke tilbys til personer som er dømt for seksuallovbrudd, alvorlig kriminalitet eller gjentatt voldslovbrudd. Det kan heller ikke gis til forvaringsdømte. I 2020 ble det også åpnet for at personer som er varig soningsudyktige kan gis muligheten til å sone med elektronisk kontroll. Kriminalomsorgen fikk samtidig hjemmel for å benytte annen digital teknologi som GPS, videosamtaler og fjernalkoholtesting.

I 2021 leverte Kriminalomsorgsdirektoratet (KDI), på oppdrag fra Justisdepartementet rapporten «Utvidelse av straffegjennomføring med elektronisk kontroll og bruk av digitale kontrolltiltak». I rapporten fremmes 16 forslag, som KDI mener kan bidra til økt kvalitet under straffegjennomføringen, økt samfunnssikkerhet, mer effektivitet straffegjennomføring og lavere kostnader.

Det er særlig anbefalingene om endringer for delgjennomføring når det gjelder bruk av elektronisk kontroll som soningsform som har betydning for kapasitet og kostnadsbesparelser. Her peker rapporten spesielt på betydningen av å fjerne begrensninger som ligger i hvilke lovbruddskategorier som omfattes av ordningen og å utvide gjennomføringstiden til inntil 12 måneder.

I rapporten peker Kriminalomsorgsdirektoratet også på et mulig innsparingspotensial, men understreker at potensialet kun må ses på som en illustrasjon, hvor en belyser et maksimalt potensial for kostnadsinnsparinger uten øvrige forbehold:

• Dersom det legges til grunn at alle i målgruppen søker om delgjennomføring, og at 40 prosent av disse blir innvilget, vil dette utgjøre 250 helårsplasser ved en utvidelse til ni måneder, og 300 helårsplasser ved en utvidelse til tolv måneder. Dette forutsetter at det ikke er noen lovmessige begrensninger i tillatte lovbrudds­kategorier. Om helårskostnadene ved fengsel med lav sikkerhet og helår­skostnadene for elektronisk kontroll sammenlignes, vil kostnadsdifferanse være 415 000 kroner i favør elektronisk kontroll. Omfordeling av henholdsvis 250 og 300 plasser vil med dette innebære en reduksjon på mellom 100 og 120 millioner kroner.
• Lovbruddskategoriene seksuallovbrudd og alvorlig vold står for om lag halvparten av helårsplassene for dommer over seks måneder. I rapporten pekes det på at dersom disse lovbruddskategoriene utelates fra den videre beregningen, men med samme antatt fordeling for prøveløslatelse, vil det gi en økning på om lag 120 helårsplasser ved en utvidelse til ni måneder og om lag 150 helårsplasser ved en utvidelse til tolv måneder. En omfordeling av disse plassene fra fengsel med lav sikkerhet til soning med elektronisk kontroll, vil med samme utgangspunkt som over, gi en reduksjon på mellom 50 og 60 millioner kroner.

Ifølge Kriminalomsorgsdirektoratet krever en oppfølging av forslaget om delgjennomføring som hovedutslusingsform at målgruppen som omfattes endres, slik at alle innsatte, uavhengig av lovbruddskategori, kan søke om delgjennomføring. Kriminalomsorgs­direktoratet mener disse to forslagene henger tett sammen og bør ses i sammenheng.

Anbefaling

På bakgrunn av de positive erfaringene og kostnadsbesparelsene som kan oppnås gjennom økt bruk av ordningen med elektronisk kontroll anbefales det at Justis- og beredskaps­departementet foretar en ny vurdering og kommer tilbake med en anbefaling for videre oppfølging av Kriminalomsorgsdirektoratets forslag om økt bruk av soning med elektronisk kontroll. Det anses særlig interessant å se nærmere på følgende forslag fra rapporten:

• Tydeligere skille i regelverket mellom hel- og delgjennomføring
• Delgjennomføring som hovedutslusingsform
• Alle innsatte bør kunne søke om delgjennomføring
• Utvide gjennomføringstiden for delgjennomføring til 12 måneder
• Digitale kontrolltiltak i fengsel
• Bruk av digitale kontrolltiltak ved permisjon, frigang og prøveløslatelse

5.3.2 Økt bruk av digitale løsninger i domstolene

Hvorfor har vi sett på dette?

For å redusere smitterisiko ble rettsmøter i stor grad gjennomført digitalt under pandemien.

Regjeringen åpnet 1. juli 2022 for muligheten til å benytte digitale rettsmøter også etter pandemien.⁸⁶ De nye permanente reglene avløste de midlertidige reglene fra pandemien. Det tradisjonelle utgangspunktet om at rettsmøter i domstolene skal gjennomføres som fysiske møter ble imidlertid videreført, men det åpnes i større grad enn tidligere for at rettsmøtene kan gjennomføres digitalt.

Erfaringene fra pandemien har vist at økt bruk av digitale rettsmøter kan ha et gevinst- og innsparingspotensial. Økt bruk av digitale løsninger antas å kunne være en drivkraft for endring i arbeidsplasskonsepter og arealeffektivisering i kontordelen i rettslokaler. Økt bruk av digitale rettsmøter kan også være en drivkraft for en mer effektiv arealutnyttelse av selve rettslokalene. Økt bruk av digitale rettsmøter og digitale avhør kan videre være en drivkraft for reduksjon i reisekostnader, både for profesjonelle deltakere i selve rettsmøtet og i forbindelse med fangetransport.

Situasjonsbeskrivelse

I rapporten «Undersøkelse om digitalt arbeid i domstolene – erfaringer fra koronakrisen» går det frem at Domstolsadministrasjonen og domstolene har lyktes i å innføre og ta i bruk digitale løsninger med høy grad av brukertilfredshet hos både interne og eksterne brukere.⁸⁷ I undersøkelsen kommer det frem både positive og negative brukeropplevelser, og rapporten foreslår konkrete innspill til forbedring.

I det nye permanente regelverket fra 2022 er det lagt opp til noe strengere vilkår for digitale rettsmøter i straffesaker i forhold til reglene slik de var under pandemien. Det henger sammen med særlige rettssikkerhetshensyn som gjør seg gjeldende i denne type saker. Det er også lagt vekt på at tiltalte og forsvarer skal kunne kommunisere i fortrolighet og uten forstyrrelser. For sivile saker er det ikke lenger et vilkår om at begge partene i saken må samtykke til at rettsmøtet gjennomføres digitalt.

Gjennom kartleggingen i fase I har det fra flere hold kommet frem at reise- og diettkostnader og kostnader til fangetransport knyttet til rettsmøter ble redusert under pandemien som følge av økt bruk av digitale løsninger. Det er også pekt på at det kan ligge et mulig potensial for kostnadsbesparelser ved økt bruk av digitale rettsmøter sammenlignet med dagens nivå. Det er videre indikert at økt bruk av digitale rettsmøter kan øke domstolenes tilgjengelighet, særlig knyttet til sivile saker.

I 2016 ble Arealveileder for tinghus ferdigstilt. Formålet med veilederen var å sikre at ansatte og brukere av rettsbygg fikk arealer som i størst mulig grad la til rette for best mulig gjennomføring av de oppgavene domstolen er pålagt gjennom lovgivningen. Av normen går det frem at det for dommere og dommerfullmektiger skal settes av et areal på 10 til 12 kvm i eget kontor. Domstolleder skal ha eget kontor på 15 til 20 kvm, mens arbeidsplassareal for de resterende er satt til 6 kvm. For denne siste gruppen kan arbeidsplassarealet enten være individuelt eller inngå i en åpen løsning.

Domstoladministrasjonen (DA) forvalter til sammen nærmere 100 leieforhold. Lokalene varierer i størrelse fra ca. 200 kvm til 24 000 kvm. De fleste er små, og mange er samlokalisert med andre virksomheter. Lokalene inneholder til sammen over 400 rettsaler. For alle lokalene stilles det krav om universell utforming og ivaretakelse av sikkerhet. I tillegg er det et mål at alle rettsaler skal ha en tilstrekkelig og lik teknisk standard.

Domstoladministrasjonen vedtok i 2021 en investeringsplan for rettsbygninger for perioden frem til 2030, med mål om å gi domstolene tilfredsstillende lokaler.⁸⁸ Planen vektlegger blant annet en modernisering av lokalene på mindre rettssteder i distriktene.

Ifølge Domstols­administrasjonen er det 41 leieforhold som utløpe i perioden 2021–2026, og det ble høsten 2021 satt i gang en anskaffelsesprosesser for å skaffe nye leiekontrakter på ni rettssteder. Som følge av redusert budsjettramme vedtok styret i Domstolsadministrasjonen i desember 2022 å stanse eller utsette åtte av de tolv prosjektene som var vedtatt i investeringsplanen.⁸⁹ Det ble i stedet besluttet at administrasjonen skal fremforhandle kortere forlengelser av eksisterende leiekontrakter.

Anbefaling

Det er relativt nylig gjort vurderinger knyttet til overgangen fra midlertidig til permanent regelverk på området. Det har i fase I ikke vært tid til å se nærmere på vurderingene som ligger bak rammene som er gitt gjennom det permanente regelverket. Det påpekes derfor at det er usikkerhet knyttet til om det er et reelt gevinst- og innsparingspotensial innenfor dette området.

Det anbefales å utrede positive og negative virkninger ved økt bruk av digitale løsninger i domstolene.

1. Belyse hvordan statens utgifter til reise, diett og fangetransport påvirkes av økt bruk av digitale arbeidsformer og digitale rettsmøter. Her bør det ses på ulike alternativer både for rettsmøter hvor alle deltar digitalt og rettsmøter hvor deler av de involverte er deltar digitalt.
2. Belyse positive og negative virkninger for alle berørte aktører ved økt bruk av digitale løsninger i domstolene, samtidig som kravene til rettssikkerhet ivaretas. Som del av utredningen bør det vurderes om og hvordan økt bruk av digitale løsninger kan tilpasses ulike typer av rettssaker, hvilken rettsinstans saken går, sakens alvorlighetsgrad, mv.
3. I lys av resultatene fra utredningene i punkt 1. og 2. bør det vurderes om det finnes et ytterligere potensial for økt bruk av digitale rettsmøter fremover, og om og hvordan dette eventuelt kan tas ut.

Dersom det i en fase II gjennomføres en utredning som ser på kontorarealer, bør det vurderes om Arealveilederen for Tinghus skal revideres i lys av disse funnene.

5.3.3 Læringspunkter for arbeidet med digitalisering i helsesektoren

Hvorfor har vi sett på dette?

Nedstengning og krav om minst mulig kontakt under pandemien gjorde det nødvendig med en rask digitalisering av helsesektoren, blant annet innen smittesporing, rapportering, booking og registrering av vaksiner, videokonsultasjoner, mv. Som et resultat av disse behovene ble det utviklet og tatt i bruk en rekke nye løsninger på kort tid både på statlig og kommunalt nivå. Løsningene var delvis basert på tilpasning av eksisterende fellesløsninger og registre, og delvis basert på anskaffelser av nyutviklede løsninger i markedet. Det ble videre etablert nye samarbeidsmønstre mellom aktørene i sektoren for å styrke koordinering og prioritering av arbeidet. Resultatet var at mye ble oppnådd på kort tid. Felles mål, klare prioriteringer, tilgang til riktige ressurser og tilgang på økonomiske midler var også viktige faktorer for raske og smidige leveranser.

Pandemien har vist hvor viktig det er med nasjonale fellesløsninger, og at man kan oppnå viktige og gode løsninger gjennom godt samarbeid. Folkehelseinstituttet (FHI) peker på at det må settes et større søkelys på gode fellesløsninger for å fremme bedre og mer effektivt samarbeid mellom sentrale, regionale og lokale myndigheter. En felles samhandlings­plattform med ulike moduler ville spart både kommunene og sentrale myndigheter for mye tid både knyttet til utvikling og drift. En slik plattform kunne vært brukt til deling av data og informasjon, innrapportering, statistikk mv., både under kriser og i normale tider. Folkehelseinstituttet peker blant annet på at de under arbeidet med Smittestopp 2, hadde en åpen og transparent prosess hvor alle prosjektdokumenter ble lagt ut og kildekodene var åpne. Dette ga færre innsynskrav og dermed gikk mindre tid til saksbehandling og mer tid til utvikling, noe som gav økt kvalitet på løsningen.

Situasjonsbeskrivelse

I løpet av de siste ti årene er det etablert flere nasjonale e-helseløsninger som skal bidra til å støtte den digitale samhandlingen mellom innbygger og aktørene i helsesektoren, for eksempel helsenorge.no, kjernejournal, e-resept og helsenettet (helsenettet inkluderer nasjonal infrastruktur, felles tjenester og felleskomponenter for utveksling av opplysninger med virksomheter i helse- og omsorgstjenesten). Disse e-helseløsningen utgjør bærebjelkene i dagens samhandlingsstruktur.

Koronakommisjonens to rapporter fra henholdsvis 2021 og 2022 så begge på hvordan helsesektoren løste arbeidet og utfordringene som oppstod i forbindelse med pandemien. Helse- og omsorgsdepartementet har informert om at de gjennom en rekke nye stortingsmeldinger vil svare ut flere av anbefalingene fra koronakommisjonen.

I tillegg har Helse- og omsorgsdepartementet gitt Direktoratet for e-helse, Norsk helsenett SF og Helsedirektoratet en rekke oppdrag:

• Helsedirektoratet har fått i oppdrag å etablere et evalueringsprogram hvor målet er å identifisere hva Helsedirektoratet gjorde bra og som bør bevares til neste krisehåndtering. Evalueringsprogrammet samler innsikt og erfaringer fra både eksterne samarbeidspartnere og interne ressurser. Arbeidet med evalueringsprogrammet er ikke ferdigstilt.
• Direktoratet for e-helse og Norsk helsenett SF fått i oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet å videreutvikle de nasjonale fellesløsningene. I den forbindelse har departementet sendt på høring et forslag til nytt hjemmels­grunnlag for en nasjonal løsning for prøvesvar, Pasientens prøvesvar, som skal være en varig infrastruktur for bedre tilgang til testresultater tilsvarende deler av det som ble etablert som ad hoc-løsninger under pandemien.
• Direktoratet for e-helse har fått i oppdrag å jobbe videre med tiltak for å forenkle tilgang til helsedata gjennom Helsedataservice og tjenester på helsedata.no. Det er etablert et felles søknadsskjema, en felles saksbehandlingsløsning er under utprøving og det er etablert et system for tilgjengeliggjøring av metadata på tvers av helseregistrene.
• Direktoratet for E-helse har fått i oppdrag å lage en «oppsummering av portefølje og løsningsvalg og arkitekturvurdering for pandemitiltak og portaler». Dette som en del av et arbeid med å kartlegge erfaringene fra digitaliseringsarbeidet som ble gjort i helsesektoren. Direktoratet leverte en oppsummering til departementet i april 2022. I følge Helse- og omsorgsdepartementet skal dette følges opp i 2023.

Under pandemien ble det etablert en midlertidig Smittevernlovgivning. Lovgivningen hjemlet det juridiske grunnlaget for mange av løsningene som ble utviklet. I 2022 ble mye av den midlertidige lovgivningen opphevet. Dette innebærer at det må gjøres nye juridiske vurderinger dersom løsningene skal videreføres også etter pandemien. Mye av dagens regelverk innenfor helsesektoren gir kun hjemler for tilgang på data for primærbruk i en behandlingssituasjon eller til sekundærbruk i forbindelse med forskning eller styring. Den gir altså ikke i samme grad som «pandemilovgivningen» mulighet for deling av data på tvers.

Anbefaling

Kartleggingen viser at det er pågående og avsluttede prosesser relatert til erfaringene med digitaliseringsarbeidet i helsesektoren. Dersom man går videre med digitalisering i en fase II, anbefales det å inkludere helsesektoren som en del av dette.

5.4 Opsjon - mulig tillegg til fase II

I dette kapittelet belyses et område som er identifisert som interessant for en eventuell videre utredning, men som ikke er prioritert som en del av fase II.

5.4.1 Bygg som innsatsfaktor i Universitets- og høyskolesektoren

Hvorfor har vi sett på dette?

Pandemien medførte endrede arbeidsmønstre både for ansatte og studenter. Arbeid ble i stor grad utført hjemme, og undervisning foregikk i stor grad digitalt.

Mens undervisningen under pandemien til en viss grad bar preg av å være en kriseløsning, er det grunn til å tro at digitale undervisnings- og arbeidsformer vil fortsette å prege også denne sektoren fremover. Bedre bruk av digitale og hybride lærings- og samhandlingsformer kan gi gevinster i form av økt læringsutbytte og mer effektiv utnyttelse av arealer, utstyr og kompetanse for studenter og ansatte.

Det er en risiko for at man ved å holde på en tradisjonell tilnærming til areal­behov og arealdisponering uten å ta med læringen fra pandemien, bygger nye campusbygg som ikke er tilpasset fremtidens behov. Samspillet mellom institusjonenes bygningsmasse og fremtidens utdanning burde derfor vurderes, med sikte på å legge til rette for hensiktsmessig og effektiv arealbruk.

Situasjonsbeskrivelse

De 21 statlige universitetene og høyskolene disponerer et samlet areal på om lag 3,5 millioner kvm. Om lag halvparten av dette arealet forvaltes av institusjonene selv, en fjerdedel forvaltes av Statsbygg, mens en fjerdedel av arealet leies av andre. De fleste institusjonene disponerer areal under flere av de tre forvaltningsregimene. For fem institusjoner (NTNU, UiO, UiB, NMBU, UiT) utgjør hovedvekten av arealet selvforvaltet eiendom. OsloMet og Kunsthøgskolen i Oslo leier hovedsakelig i markedet, mens for de resterende utgjør bygg forvaltet av Statsbygg størstedelen.

Bygg som innsatsfaktor er omtalt i den nye langtidsplanen for forskning og høyere utdanning som regjeringen nylig har lagt frem.⁹⁰ Her legges det vekt på at arealene staten har til disposisjon må brukes på best mulig måte, dvs. tilrettelegge for effektive lokaler som støtter virksomhetens formål.

«En erfaring fra koronapandemien er at fremtidens utdanning bør kombinere fysisk tilstedeværelse og et digitalt tilbud på en måte som fremmer læring, læringsmiljø, fleksibilitet og bærekraft. Den fysiske og teknologiske infrastrukturen må legge til rette for en undervisning som er både fysisk, heldigital og hybrid. Campusutvikling og undervisningsarealer må derfor tilpasses ulike studiesituasjoner, og arealer og digitale løsninger utformes slik at de understøtter både individuelt arbeid og gruppearbeid i åpne og mer uformelle områder.»

Kunnskapsdepartementet har stilt krav om at institusjonene skal ha overordnede planer for utviklingen av bygningsmassen og effektiv bruk av eksisterende og nye campuser, som legger grunnlag for prioritering av oppgraderings- og byggeprosjekter.

Ordningen er nettopp evaluert av Samfunnsøkonomisk analyse AS på oppdrag fra Kunnskapsdepartementet.⁹¹ I evalueringen fremkommer det blant annet at de ulike institusjonene fremhever ulike elementer i sine planer, noe som indikerer at planene understøtter institusjonenes faglige og strategiske prioriteringer. Institusjonene som har utarbeidet campusutviklingsplaner, uttrykker i hovedsak at det er nyttige verktøy, og noe mange vil fortsette med selv om departementet skulle slutte å gi føringer om det.

Universitets- og høyskolesektoren hadde før pandemien utarbeidet en digitaliserings­strategi. Formålet med strategien var å gi retning til den videre digitale omstillingen, slik at sektoren er bedre i stand til å møte samfunnets behov for kunnskap og kompetanse. Sektoren hadde også fellestjenester og læringsplattformer på plass, noe som gjorde det mulig å raskt omstille seg fra fysisk til heldigital undervisning under pandemien.

Digitalisering i Universitets- og høyskolesektoren påvirkes av en rekke juridiske, finansielle og teknologiske faktorer som øker kompleksiteten, for eksempel krav til universell utforming, personvern og GDPR. Dette gir både økt sårbarhet og økt behov for å styrke arbeidet med informasjonssikkerhet og personvern. Digitaliseringen stiller også store krav til den digitale kompetansen hos både ansatte og studenter.

Kunnskapsdepartementet har påpekt at digital undervisning, hvor man utnytter teknologien på en pedagogisk måte vil kreve investeringer i kostbar teknologi, arealdisponering i form av flere mindre undervisningsrom og grupperom mv. Digitalisering er også et viktig premiss for å nå målet om at flere skal få tilgang til høyere utdanning. Det er likevel ikke et mål at færre skal ta campusbaserte utdanninger, men at fleksible og desentraliserte utdanninger primært retter seg mot personer som av ulike grunner ellers ikke ville hatt mulighet til å ta høyere utdanning.

Anbefaling

Selv om kartleggingen i fase I har vist at det er behov for mer kunnskap om hvordan digitalisering påvirker arealbehovene i sektoren og hvordan arealene disponeres og brukes i dag, er det usikkert i hvilken grad det ligger et gevinst- eller innsparingspotensial innenfor dette området.

For å fremskaffe mer kunnskap bør det vurderes å igangsettes en utredning som belyser hvordan digitale arbeids- og læringsformer kan påvirke fremtidig arealbehov, og som eventuelt vurderer og anbefaler tiltak som gir insentiver til mer hensiktsmessige og fremtidsrettede lokaler i UH-sektoren.

1. Utarbeide et kunnskapsgrunnlag (eventuelt basert på et utvalg) som beskriver:
2. hvordan lokalene i UH-sektoren er innrettet, spesifisert på arbeidsplassrelatert areal og formålsareal etter funksjon. Kartleggingen skal omfatte statlig eide arealer (både selvforvaltet, og forvaltet av Statsbygg) og areal leid av andre.
3. hvordan lokalene brukes, herunder utnyttelse og tilstedeværelse i arbeidsplassrelaterte arealer og i formålsareal fordelt etter funksjon.
4. Belyse hvordan digitale arbeids- og læringsformer kan påvirke fremtidige arealbehov og arealdisponering både når det gjelder arbeidsrelatert areal og formålsdelen i byggene.
5. Basert på resultatene fra punkt 1. og 2., utrede og anbefale tiltak som kan bidra til mer hensiktsmessige og fremtidsrettede lokaler. Hensikten er å oppnå en mer effektiv utnyttelse av eksisterende og fremtidige arealer samtidig som beskrankninger i form av vern, samt nødvendig fleksibilitet ivaretas.

For ulike alternative tiltak bør positive og negative virkninger for studenter, vitenskapelig ansatte og andre belyses.

Det er en viss overlapp mellom det som her anbefales her og det som anbefales i punkt 5.1.3 om kartlegging av formålsbygg, og det som anbefales i punkt 5.2.1 om endrede arealbehov som følge av endrede arbeidsmønster. Eventuell avgrensning mellom disse må derfor avklares dersom det besluttes å gå videre med en eller flere av disse.

---

Fotnoter

[72] Kommunal- og moderniseringsdepartementet Prop. 1 S (2019-2020), For budsjettåret 2020, side 16.

[73] Kommunal- og distriktsdepartementet Prop. 1 S (2022-2023), For budsjettåret 2023, side 76.

[74] Arbeids og velferdsetaten (NAV) og politiet ble unntatt ordningen, jf. brev fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet 2020 (19/3222-3).

[75] Potensialet vil realiseres gradvis over tid ettersom det inngås nye leiekontrakter. Leieperioden for kontorlokaler leid i markedet er normalt 10 år. Den årlige besparelsen vil ha virkning over hele kontraktsperioden. Over en antatt leieperiode på 10 år, for hele leieporteføljen, vil totalbesparelsen være 8,1 mrd. kroner (i 2022-kroner). Besparelsen vil fordele seg over årene 2022 – 2029, og besparelsen hvert år vil være forskjellig avhengig av når de gamle kontraktene utløper og nye inngås, samt når ti-årsperioden for de nye kontraktene er over.

[76] For kontorbygg registreres bruttoareal per ansatt.

[77]FOR -2002-07-05-715 Forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem

[78] Kommunal- og distriktsdepartementet Prop. 1 S (2022-2023), For budsjettåret 2023, side 76.

[79] Statsbygg anslår at dette er et lavt estimat da detaljerte tall for skjermingsverdige politilokaler ikke fremgår i Statens lokaler og summeres opp i samlingsposter.

[80] Regnskapstall hentet fra statsregnskapet.no

[81] Digitaliseringsdirektoratet. Digitaliseringsrådets erfaringsrapport 2022. https://www.digdir.no/digitaliseringsradet/digitaliseringsradets-erfaringsrapport-2022/3995.

[82] Nasjonal sikkerhets myndighet (2021). Risiko 2021 - helhetlig sikring mot sammensatte trusler.

[83] Vista Analyse (2016). Evaluering av soning med fotlenke, Rapport 2016/02.

[84] Helgjennomføring - hele soningen gjennomføres med elektronisk kontroll, gjelder kun for de som er idømt en ubetinget straff. Delgjennomføring -bare deler av soningen gjennomføres med elektronisk kontroll, hovedsakelig siste seks månedene eller etter 1/3 av soningen.

[85] FOR -2002-02-22-183 Forskrift om straffegjennomføring § 7-2 Hvem som kan innvilges straffegjennomføring med elektronisk kontroll.

[86] Regjeringen. Adgang til digitale møter i domstolene utvides permanent. https://www.regjeringen.no/no/aktuelt/adgang-til-digitale-moter-i-domstolene-utvides-permanent/id2919499/.

[87] Østlyng & Bjerke og EGGS (2021). Undersøkelse om digitalt arbeid i domstolene – erfaringer fra koronakrisen. Innsiktsprosess.

[88] Domstoladministrasjonen (2016). Investeringsplan for rettsbygninger 2021 – 2030, Saksfremlegg styret i DA, Arkivsak 21/795-14.

[89] Domstoladministrasjonen (2022). Styreprotokoll av 12. desember 2022, Sak 22/067.

[90] Meld. St. 5 (2022–2023) Langtidsplan for forskning og høyere utdanning 2023–2032.

[91] Samfunnsøkonomisk Analyse AS (2022). Evaluering av campusutviklingsplaner. Rapport 33/2022.