Da regjeringen den 12. mars 2020 vedtok de sterkeste og mest inngripende tiltakene i Norge i fredstid, ble samfunnet mer eller mindre stengt ned. Som en konsekvens måtte alle som hadde mulighet til det, gjennomføre arbeidet fra hjemmekontor. Det innebar at det ble tatt i bruk en rekke nye digitale løsninger for fortsatt å kunne utføre jobben, og ikke minst samarbeide fra private hjem. For å kunne samarbeide og opprettholde daglig drift ble også en rekke nye digitale systemer utviklet på kort tid, gjennom samarbeid på tvers av virksomheter, sektorer og forvaltningsnivåer.

I dette kapittelet gis det en oversikt over noen av trendene som er kommet frem i område-gjennomgangens første fase. Det vil særlig legges vekt på bruken av hjemmekontor og erfaringer med det. Videre vil den økte digitaliseringen av samfunnet omtales, og her vil det både gis et litt generelt bilde av utviklingstrekk og erfaringer, i tillegg til at erfaringer fra noen sentrale sektorer belyses spesielt.

2.1 «Alle» på hjemmekontor – flere er der fortsatt

2.1.1 Hva skjedde under pandemien

Som en konsekvens av at arbeidsoppgaver og samhandling måtte skje på nye måter som krevde minst mulig fysisk kontakt, var det en kraftig økning i bruken av hjemmekontor under pandemien. Fjernarbeid⁴ har imidlertid vært en økende trend de siste årene.

Arbeidsforskningsinstituttet har i 2021 gjennomført en undersøkelse blant ansatte i offentlig og privat sektor som har oppgaver eller yrker det er mulig å utføre fra hjemmekontor. Ifølge denne var det 66 prosent av de som hadde yrker som kunne utføres fra hjemmekontor som jobbet hjemmefra minst en dag i uken i 2021, mens det var 33 prosent som jobbet hjemmefra alle dager.⁵ Tilsvarende tall fra 2019 viste at 18 prosent jobbet hjemme minst en dag i uken, mens bare 2 prosent jobbet hjemmefra hver dag. I DFØs undersøkelse oppgir samtlige departementer at hjemmekontor var hovedregelen under pandemien, men at enkelte arbeidstakere måtte være fysisk til stede på kontoret. Det dreier seg særlig som ansatte med oppgaver som krevde sikkerhetsklarering eller som bistod politisk ledelse.

Som en følge av pandemien har de fleste statlige virksomheter vært gjennom et omfattende digitalt løft. At «alle» måtte sitte på hjemmekontor krevde at en rekke Informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT)-systemer måtte oppskaleres for å håndtere den store trafikkveksten. Flere departementer opplevde at IKT-systemene var underdimensjonert i starten av pandemien. Situasjonen bedret seg raskt, men krevde større investeringer for å sikre en IKT-struktur som kunne håndtere nye systemer og utstrakt bruk av hjemmekontor. Flere departementer understreker at kostnadene til utvikling og forvaltning av IKT-utstyr og lisenser økte betydelig i forbindelse med pandemien.

Pandemiene har også bidratt til å øke den digitale kunnskapen og modenheten i forvaltningen. TEAMS og enkelte andre digitale samhandlingssystemer ble viktige under pandemien. De mange digitale samhandlingssystemene gjorde det mulig å møtes digitalt, men gjorde det også mulig å dele dokumenter, presentasjoner og løse ordinære arbeids-oppgaver. I starten var funksjonaliteten i mange av systemene enkle, men etter hvert kom det til en rekke nye funksjonaliteter, som gjorde det enklere både å samhandle og løse ulike oppgaver hjemmefra. Som et resultat ble det utført alt fra saksbehandling, kurs og foredrag, brukermøter, veiledninger, ulike former for konsultasjoner, avhør og rettsmøter fra hjemmekontor.

2.1.2 Erfaringer og læringspunkter fra tiden med pandemi

I DFØs undersøkelse går det frem at flere mente det var mulig å løse langt flere oppgaver hjemmefra enn hva de tidligere trodde var mulig. Det er også bred enighet om at samfunnsoppdraget overordnet sett ble løst på en tilfredsstillende måte, og at både produktiviteten og kvaliteten i all hovedsak ble opprettholdt.

Selv om det er mange positive erfaringer med bruk av hjemmekontor, var situasjonen ikke uten problemer. Mange oppgaver lot seg løse digitalt fra hjemmekontor, men det var også oppgaver som ikke, eller bare delvis, lot seg løse slik. Tjenester hvor det kreves at den ansatte møter brukeren fysisk, som sykehustjenester, eldreomsorg, barnevern, psykisk helse, skole og barnehage, er eksempler på dette. Flere påpeker også at noen oppgaver er vanskelig å løse hjemmefra av sikkerhetshensyn. I den sammenheng vises det til at flere av løsningene som ble tatt i bruk ikke var tilrettelagt for å kunne jobbe med gradert materiale hjemmefra.

Pandemien har også ført til økt samhandling innad i offentlig forvaltning, og flere mener den har økt forståelsen for hverandres sektorer og hvordan tiltak i én sektor påvirker andre sektorer. Flere av samhandlingsforaene som ble etablert i forbindelse med pandemien, og som var nødvendige for å redusere de negative konsekvensene av at samfunnet stengte ned, er videreført. Et eksempel er koordineringsgruppen for sårbare barn og unge⁶. Enkelte mener også den økte digitaliseringen har gjort det enklere å opprettholde kontakten med internasjonale aktører og samarbeidspartnere.

Selv om digitale systemer gjorde det mulig å ivareta samfunnsoppdraget og samhandle på tvers, viser kartleggingen at digitale møter ikke fullt ut kan erstatte fysiske møter. Et område som trekkes frem som problematisk er rekruttering, mottak og opplæring av nytilsatte og opplæring på nye fagområder. Videre er kulturbygging og ledelse trukket frem som utfordrende å ivareta på digitale flater over tid. Enkelte har også uttrykt bekymring for hvordan bruken av hjemmekontor vil påvirke produktiviteten og utviklingen av arbeids-plassen på lang sikt. Det vises også til at noen oppgaver ikke egner seg utelukkende for digital samhandling. For eksempel er kreative prosesser ofte best ivaretatt gjennom fysisk tilstedeværelse og samhandling.

Som følge av strenge smittevernregler og omfattende bruk av hjemmekontor ble tjeneste-reiser også redusert til et minimum under pandemien. Før pandemien, i 2019, brukte staten 5,6 milliarder kroner årlig på reiser og diett, mens forbruket falt til rundt 2,5 milliarder kroner årlig under pandemien, det vil si i årene 2020 og 2021. Per november 2022 viser foreløpige tall fra statsregnskapet at de akkumulerte reiseutgiftene for perioden januar – november i 2022 var på 3,8 milliarder kroner. Økningen i reiseutgiftene kan imidlertid skyldes flere forhold, herunder både endring i aktivitet og endring i priser. I DFØs undersøkelse kommer det frem at de fleste departementer og virksomheter stort sett hadde gode erfaringer med digitale møter, og forventer at reisevirksomheten fremover vil ligge på et lavere nivå enn før pandemien.

På bakgrunn av en forventet nedgang i reisevirksomheten også i tiden etter pandemien, foreslo regjeringen å hente ut deler av virksomhetenes gevinster fra sparte reiseutgifter. Det ble derfor fra og med 2022 foreslått et varig gevinstuttak på 5 prosent av reiseutgiftene slik de var før pandemien, om lag 265 mill. kroner.⁷ I Tilleggsbevilgninger og omprioriteringer i statsbudsjettet for 2022 foreslås det å hente ut en enda større del av virksomhetenes gevinster fra sparte reiseutgifter enn det som ble vedtatt i statsbudsjett for 2022.⁸ Her vises det til at det i saldert budsjett for 2022 er hentet ut gevinster tilsvarende om lag 7 prosent av reiseutgiftene før pandemien. Regjeringen foreslår derfor et samlet gevinstuttak i andre halvår av 2022 på 15 prosent av reiseutgiftene slik de var før pandemien. Det innebærer et økt gevinstuttak på 207,6 mill. kroner. I statsbudsjettet for 2023 foreslår regjeringen å ytterligere øke gevinstuttaket fra endrede jobbreisevaner i statlige virksomheter til om lag 20 prosent av reiseutgiftene før pandemien.⁹

2.1.3 Trender og utviklingstrekk etter pandemien

I tiden før pandemien var mange arbeidstakere av ulike årsaker hindret fra å benytte hjemmekontor. Under pandemien var mange arbeidstakere av smittevernhensyn i lengre perioder hindret fra å komme på kontoret.

Svarene på DFØs spørreundersøkelse vitner om at vi i tiden etter pandemien vil forvente å se økt fleksibilitet når det gjelder fysisk tilstedeværelse på kontorene. Majoriteten av departementene svarer at de har innført regler for hvordan bruken av hjemmekontor skal praktiseres, og hovedregelen er inntil to valgfrie dager i uken. Noen få virksomheter har valgt å fastsette noen faste dager der alle ansatte forventes å være fysisk til stede på kontoret.

Ifølge Arbeidsforskningsinstituttet hadde om lag 50 prosent av norske arbeidstakere anledning til å benytte hjemmekontor i 2022, enten som en fast ordning, eller ved behov.¹⁰ Det er stor variasjon mellom bransjer og sektorer. Hele 90 prosent av de som jobber med telekommunikasjon og IT kan benytte hjemmekontor, mens det bare gjelder 10 prosent av de som arbeider i pleie- og omsorgstjenesten.

Funn fra Statens arbeidsgiverbarometer for 2022 viser samme tendens.¹¹ Her påpekes det at tilnærmet alle statlige virksomheter har gitt medarbeiderne større fleksibilitet til å jobbe hjemmefra våren 2022 sammenlignet med tiden før pandemien. 50 prosent av HR-lederne i offentlig sektor oppgir at de forventer økt bruk av fleksibel arbeidstid etter pandemien, mens 91 prosent forventer økt bruk av hjemmekontor. Videre vises det til at om lag 50 prosent av virksomhetene har spesifisert en øvre ramme for antall dager med hjemmekontor. Av disse har 85 prosent satt en øvre ramme på to dager, 10 prosent har satt rammen lavere enn to dager, mens 5 prosent har satt den høyere enn to dager.

Av Statsansattundersøkelsen går det frem at majoriteten av ansatte i staten kan benytte hjemmekontor i et visst omfang, men at muligheten varierer med stillingens funksjon.¹² Det er ansatte innen operativ tjeneste og drifts- og vedlikeholdstjenester som i mindre grad kan benytte hjemmekontor, mens nesten alle ansatte som arbeider med administrative oppgaver, forskning og undervisning, prosjektledelse, og lignende kan gjøre det hjemmefra. Ønske om å benytte hjemmekontor påvirkes blant annet av forhold relatert til arbeidets art, familiesituasjon og reisevei, men også faktorer som kjønn, antall kolleger som også jobber hjemmefra og kontorsituasjonen på arbeidsstedet, har betydning. Av statsansatt-undersøkelsen går det videre frem at mange ansatte ønsker å fortsette med hjemmekontor også etter pandemien. Som vist i tabell 1, oppgir hele 31 prosent at de ønsker å jobbe hjemmefra to dager i uken, mens 23 prosent ønsker å jobbe tre eller flere dager fra hjemmekontor. Også her er det noen forskjeller mellom stillingsfunksjoner, og kvinner ønsker i noe større grad enn menn flere dager på hjemmekontor.

Hver dag	Tre-fire dager i uken	To dager i uken	En dag i uken	Månedlig	Sjeldnere	Aldri
5%	18%	31%	21%	12%	9%	4%

Tabell 1 Statsansatteundersøkelsen, tall for 2021

Både fra offentlig og privat sektor gis det uttrykk for at bruken av hjemmekontor ikke fordeler seg likt gjennom uken, men at mandag og fredag utpeker seg som særlig populære dager. Både Google og Apple har delt mobilitetsdata under pandemien.¹⁴ Google lager mobilitetsdata for en rekke områder, som parker, restauranter og arbeidsplasser. Arbeidsplassdataene kartlegger i hvilken grad og innenfor hvilket tidsrom én telefon fysisk er til stede på en konkret arbeidsplass. På ukesbasis viste Googles arbeidsplassdata for Norge at nedgangen i snitt lå på rundt 15 prosent for perioden 15. august til 15. oktober 2022, sammenliknet med medianverdien for perioden 3. januar til 6. februar 2020. For Oslo var denne nedgangen over 20 prosent, som var høyest blant de norske fylkene.

Dette underbygges av Statsbyggs tellinger over tilstedeværelse i statlige kontorlokaler. Tellinger gjennomført før pandemien viste en gjennomsnittlig vektet tilstedeværelse på 59 prosent, mens den etter pandemien lå på 35 prosent. Resultatene etter pandemien er kun basert på fem tellinger, gjennomført på vårparten i 2022.¹⁵ Det er derfor ikke mulig å si noe om hvilke langsiktige effekter pandemien vil ha på kontortilstedeværelse, men det er likevel mye som tyder på at bruken av hjemmekontor har økt og vil påvirke tilstedeværelsen fremover.

I DFØs spørreundersøkelse er respondentene bedt om å beskrive hvilken betydning fremtidig bruk av hjemmekontor og redusert tilstedeværelse vil ha for fremtidig arealbehov og arealdisponering. Det er kun et fåtall i spørreundersøkelsen som fremhever forventninger om redusert arealbehov som en direkte følge av redusert tilstedeværelse. Forklaringen knyttes i stor grad til at faste arbeidsplasser fortsatt er det vanligste. Flere virksomheter trekker imidlertid frem at redusert tilstedeværelse vil kunne bidra til å redusere arealbehov på sikt, men at det anses som prematurt å fatte slike avgjørelser basert på begrensede erfaringer etter pandemien.

Dette støttes av funn fra arbeidsgiverbarometeret, hvor det kommer frem at minoriteten av statlige virksomheter (30 prosent) forventer endringer i virksomhetens arbeidsplasskonsept sammenlignet med tiden før pandemien. Når Arbeidsgiverbarometeret ber respondentene vurdere forventninger om endringer i ulike faktorer ett år frem i tid, kommer det frem at om lag 25 prosent av respondentene forventer at arealbehovet til kontorlokaler vil kunne reduseres noe. Til sammenligning venter 64 prosent ingen endring, mens i overkant av 10 prosent forventer økt arealbehov.

Bevisstheten rundt bruken av hjemmekontor har økt i takt med omfanget. I forbindelse med høringsrunden til den nye hjemmekontorforskriften benyttet en rekke aktører muligheten til å fremme sitt syn på hvordan anvendelsen av hjemmekontor burde reguleres fremover. Blant temaene som ble trukket frem var arbeidstakers frivillighet, arbeidsgivers styringsrett, hvorvidt bestemmelser som angår arbeidsmiljø også skal være dekkende for hjemmet når det fungerer som arbeidsplass og kompensasjon av kostnader som bæres av arbeidstaker når det jobbes hjemmefra.

Det er mangelfull kunnskap om konsekvenser av hjemmekontor. I en kunnskaps-oppsummering, gjennomført av Statens arbeidsmiljøinstitutt (STAMI) i 2021, ble sammen-hengen mellom hjemmekontor, arbeidsmiljø og helse undersøkt.¹⁶ Oppsummeringen tar utgangspunkt i 53 studier som til sammen inkluderer 88 analyser. Det er betydelig variasjon i metoder, kontekst og utvalg som har blitt undersøkt, og det finnes få studier som undersøker de spesifikke betingelsene for når arbeid hjemmefra kan være forbundet med positive effekter på helse eller arbeidsmiljø. De mest studerte utfallene av hjemmekontor var endringer i jobbtilfredshet, produktivitet og jobb-hjem-balanse, med henholdsvis 15, 13 og 13 inkluderte analyser. Alle de inkluderte analysene som så på sammenhengen mellom hjemmekontor og jobbtilfredshet viste høyere jobbtilfredshet. De fleste analysene viste at det var en sammenheng mellom hjemmearbeid og høyere produktivitet (10 av 13 analyser).¹⁷ De fleste analysene viste derimot en dårligere jobb-hjem-balanse (10 av 13). Kunnskaps-oppsummeringen sier ikke noe om sentrale aspekter av arbeidsmiljøet som krav/kontroll, rollekonflikt og sosial støtte.

STAMI mener kunnskapsgrunnlaget som beskriver konsekvensene av hjemmekontor generelt er svakt, og at det særlig er behov for mer kunnskap om effekter for arbeidsmiljø og helse. Ifølge STAMI gir kunnskapsoppsummeringen få svar, men gir en oversikt over faktorer som kan ha betydning for sammenhengen mellom hjemmekontor og arbeidsmiljøet, og hjemmekontor og helse. I kunnskapsoppsummeringen påpeker STAMI at faktorer som grad av konsentrasjonskrevende arbeid, omfang av hjemmekontor og grad av frivillighet, kan påvirke hvorvidt hjemmekontor kan sies å ha positive eller negative effekter på arbeidsmiljø og helse. I regi av OsloMet er det også startet et forskningsprosjekt (Crossbow) som har til hensikt å undersøke konsekvensene av økt bruk av hjemmekontor. Prosjektet ønsker å se på konsekvensene for de ansatte og deres familie, fagforeninger og arbeidsgivere, samt undersøke forhold og strategier som påvirker utviklingen av sunne, trygge og produktive arbeidsplasser ved hjemmekontor.¹⁸

2.2 Kraftig digitalisering av offentlig sektor

Som en konsekvens av at den fysiske kontakten skulle være på et minimum under pandemien, måtte mange statlige virksomheter finne nye måter å samhandle på, både med hverandre og brukere. Det førte til at en rekke nye digitale løsninger ble utviklet og digitaliseringstempoet økte markant. Det innebar også en bratt modningskurve når det gjelder bruk av digitale verktøy både internt i virksomhetene og hos brukerne. Flere virksomheter mener den økte bruken av digitale tjenester og den økte digitale modenheten har gjort det mulig å etablere en «ny digital normal». De mener samtidig det er viktig at statlige virksomheter lærer av digitaliseringsgrepene som var vellykket, og nyttiggjør seg av mulighetsrommet for en raskere digital transformasjon innenfor sin sektor.

Alle sektorer ble berørt av pandemien, men det er også noen klare forskjeller i hvor stor grad pandemien gjorde det nødvendig å videreutvikle eller utvikle helt nye løsninger for å kunne fortsette å levere på samfunnsoppdraget.

2.2.1 Fra fysiske til digitale konferanser og tilsyn

Konferanser, kurs og veiledning

Som en følge av avstands- og reiserestriksjoner, både i Norge og resten av verden, ble det ikke lenger mulig å gjennomføre fysiske kurs og konferanser. I starten ble mye avlyst, men ganske raskt ble aktiviteten flyttet over til digitale flater.

I oppstarten ble gjerne kurs- og konferansemateriell og opplegget flyttet direkte over til digitale flater. Etter hvert som de nye digitale samhandlingsverktøyene som Teams og Zoom ble bedre, ble kurs- og konferansemateriellet tilpasset nye digitale plattformer, blant annet gjennom bruk av programvare og funksjonalitet som ble lagt til, for eksempel digitale tavler, digitale grupperom og digitale «gule lapper». Det ble også laget videoer og veiledningsfilmer som erstatning for fysiske kurs og veiledninger.

En av de positive sidene ved digitale kurs og konferanser som trekkes frem av mange, er muligheten dette gir for at flere kan delta uavhengig av hvor i landet eller verden man befinner seg. Dette sparer deltagere og virksomheter både for tid og reisekostnader. Den økte digitaliseringen av kurs og konferanser gjør det også lettere å nyttiggjøre seg av foredrag mv. i etterkant av selve arrangementet. Dette innebærer at informasjonen også kan tilgjengeliggjøres for aktører som ikke har anledning på oppsatt tidspunkt.

Det er ikke bare positive sider ved digitale kurs og konferanser, og flere peker på at de digitale tilbudene har sine begrensninger. Her trekkes det blant annet frem at både læringsutbytte og muligheten for nettverks- og relasjonsbygging kan påvirkes negativt. Det er derfor ikke alle typer kurs og konferanser som egner seg for digital gjennomføring, og flere foretrekker en blanding av fysiske og digitale tilbud.

I tillegg til kurs og konferanser, ble også mye av virksomhetenes veiledningsarbeid flyttet over på digitale flater. Noen utviklet korte, tematiske veiledningsvideoer, som kan hentes frem når brukerne selv har behov, og erfarte at dette er en effektiv måte for å gi praktisk og nyttig veiledning. Noen peker også på bruken av digitale veiledninger, for eksempel i form av digitale møter hvor en samler en gruppe med tilsvarende behov for veiledning om et spesifikt område. Dette har gjort det mulig å nå ut til flere virksomheter samtidig, noe som sparer alle parter for tid og reisekostnader.

Tilsyn

Nedstengningen innebar også at virksomheter med tilsynsfunksjoner måtte finne alternative måter å gjennomføre stedlig tilsyn på. Som et alternativ, viser vår undersøkelse at en rekke virksomheter har økt bruken av dokumenttilsyn, men også digitale tilsyn ved hjelp av digitale møter, direktesendt filming og nettbaserte spørreskjemaer ble hyppig tatt i bruk.

Mange av de statlige virksomhetene trekker frem at erfaringene som er gjort med digitale og alternative løsninger i forbindelse med tilsynsvirksomheten vil benyttes for å videreutvikle tilsynsarbeidet og gjøre det mer effektivt fremover. Enkelte har også trukket frem at endringene har ført til bedre dokumentasjon og høyere kvalitet på de gjennomførte tilsynene. Mattilsynet peker for eksempel på at muligheten for fysisk inspeksjon hvor en inspektør filmer direkte, mens eksperter ser på skjerm, er en metode som har fungert bra og som det er ønskelig å sette i system og benytte fremover. Innenfor andre sektorer er det pekt på at det først er gjennomført et digitalt tilsyn, med innsamling av dokumentasjon for så å avslutte med et stedlig tilsyn. Det er imidlertid ikke bare positive erfaringer med digitale tilsyn selv om det kan legge til rette for å øke antall tilsynsobjekter. For en del virksomheter har manglende mulighet for stedlig tilsyn ført til at det ble gjennomført færre tilsyn enn planlagt.

2.2.2 En rekke nye digitale løsninger så dagens lys

Det er allerede pekt på at pandemien medførte en voldsom digitalisering av samfunnet. Selv om alle var berørt, var det noen statlige sektorer som i større grad enn andre måtte utvikle helt nye eller videreutvikle eksisterende løsninger for å kunne levere i henhold til sitt samfunnsoppdrag.

Koronasituasjonen skapte ikke bare behov for nye digitale løsninger, den skapte også noen utfordringer, blant annet når det gjaldt personvern. For å ivareta smittevern og sykdoms-behandling var det for eksempel behov for å dele og sammenstille personinformasjon fra ulike kilder. En konsekvens av det, var at det var behov for å gjøre endringer i eksisterende regelverk slik at det åpnet for innsamling og deling av informasjon, forenklede arbeids-prosesser og ga mulighet for bruk i nye digitale løsninger. Noen av disse regelverks-endringene er senere gjort permanente, for eksempel muligheten for å utarbeide ulike registerløsninger i helsesektoren, gjennomføre digitale årsmøter i sameier og borettslag, muligheten til å gjennomføre digitale rettsmøter, endringer i hvitvaskingsregelverket og endringer i tilknytning til billettering på ferger.

I det følgende presenterer vi noen eksempler på digitale løsninger som ble utviklet eller videreutviklet i forbindelse med pandemien fra noen utvalgte sektorer.

Fra fysiske til berøringsfrie løsninger i samferdselssektoren

Innenfor samferdselssektoren ble det under pandemien utviklet flere berøringsfrie løsninger for å kunne opprettholde den daglige virksomheten. Noen av systemene som ble utviklet og/eller videreutviklet under pandemien er også systemer det er ønskelig å jobbe videre med.
For å sikre berøringsfrihet innenfor luftfarten videreutviklet for eksempel Avinor eksisterende selvbetjeningsløsninger slik at det ble mulig å parkere, sjekke inn, skanne ombordstigningskortet og kjøpe varer uten å berøre noen flater. For å begrense bruken av ferjekort og kontanter som betalingsmiddel, etablerte Statens vegvesen gjennom «AutoPASS for ferje» en berøringsfri betalingsløsning som kunne benyttes på fergesambandene på både riks- og fylkesveiene. Ved utgangen av 2020 ble de fleste ferjebilletter i Norge kjøpt ved bruk av brikkebetaling/skiltgjenkjenning.

Statens vegvesen har over flere år jobbet med å utvikle selbetjeningsløsninger for å redusere kontakten i skranken. I 2020 ble det lansert et nytt system Autosys som i dag danner grunnstammen i alle virksomhetens selvbetjeningsløsninger. Systemet er basert på en API-løsning som gjør det enkelt å bygge videre på systemet. Autosys inneholder blant annet timebestillingsløsninger for mange av tjenestene Statens veivesen tilbyr.

Togoperatørene og Entur videreutviklet sammen løsninger for elektronisk billettkjøp og validering i forbindelse med pandemien. Som en videreføring av systemet utviklet også en rekke togoperatører selvbetjente løsninger for servering. En del av disse løsningene er videreført også etter at smitteverntiltakene ble opphevet.

Digitale løsninger utviklet i justissektoren

Innenfor justissektoren fikk avstandskrav og forbud mot å samles store konsekvenser for gjennomføringen av det daglige virke innenfor både politiet, påtalemyndigheten og fengselsvesenet. Innenfor disse sektorene ble det utviklet en rekke nye digitale tjenester, og det ble innenfor påtalemyndigheten mulighet for digitale avhør og gjennomføring av digitale rettsmøter. Innenfor fengselsvesenet var det særlig smittevernreglene knyttet til avstands-krav som ble en utfordring, da dagens fengselsstruktur har en andel på om lag 35 prosent dobbeltceller ved soning med lav sikkerhet.¹⁹ Som en løsning på at det ikke lenger var mulig med to innsatte i samme celle, økte bruken av straffegjennomføring med elektronisk kontroll under pandemien.

Digitale rettsmøter og digitale avhør

Under pandemien ble det åpnet for at flere saker og avhør i domstolene kunne gjennomføres digitalt. Pandemien førte dermed til at domstolene og de øvrige aktørene i rettspleien måtte ta store steg i digitaliseringsprosessen. Det skjedde både i forbindelse med dokument-håndteringen, hvor mye er gjort heldigitalt, og i gjennomføringen av selve rettsmøtene.²⁰

Domstolene har både før og under pandemien investert i utstyr som tilrettelegger for å gjennomføre fjernavhør og fjernmøter. I 2021 ble 40 rettssaler heldigitalisert, og det ble rullet ut i overkant av 100 videokonferanseenheter. Det innebærer at om lag 75 prosent av alle rettssaler i dag har tilgang til å bruke videokonferanse og rundt 30 prosent regnes som heldigitale. Ifølge Domstolsadministrasjonen har investeringer i bedre utstyr bidratt til å øke rettssikkerheten, blant annet fordi det har gjort det mulig med fjernavhør med video, som gir retten et bedre grunnlag ved vitneavhør enn ved rene telefonavhør. Investeringene har også bidratt til en mer effektiv gjennomføring, blant annet fordi utstyret har gjort det mulig med hybrid gjennomføring, som kan motvirke utsettelser og på den måten gi en smidigere gjennomføring.

I rapporten Undersøkelse om digitalt arbeid i domstolene – erfaringer fra koronakrisen går det frem at Domstolsadministrasjonen og domstolene har lyktes i å innføre og ta i bruk digitale løsninger med høy grad av brukertilfredshet hos både interne og eksterne brukere. I undersøkelsen kommer det frem både positive og negative brukeropplevelser, og rapporten foreslår konkrete innspill til forbedring.²¹ Økt digitalisering er likevel ikke bare positivt, og enkelte aktører i sektoren har pekt på sårbarheten når det gjelder informasjonssikkerhet og personvern ved bruk av digitale løsninger. For å bøte på dette og hindre avvik, ble det i 2021 gjennomført en rekke kompetansetiltak og det ble implementert nye rutiner og rammeverk innenfor personvern og informasjonssikkerhet.

Erfaringen viser at pandemien har gitt overraskende små utslag på saksavviklingen og restansene. Dette gjelder både for påtalemyndigheten og domstolene. Av rapporten Bedre og mer effektiv straffesaksbehandling i domstolene går det frem at de midlertidige bestemmelsene som ble utarbeidet i forbindelse med pandemien har vært viktige for å opprettholde aktiviteten.²² Særlig har bestemmelsene om utvidet adgang til å holde rettsmøter som helt eller delvis fjernmøte hindret utsettelser der en av aktørene (dommer, advokat, part, vitne eller sakkyndig) ble smittet eller satt i karantene. Reglene om elektronisk signatur og elektronisk forkynning har også hatt betydning for saksavviklingen i domstolene.

Bruken av digitale avhør og rettsmøter innebar at kostnader i forbindelse med fangetransport og reisekostnader for dommere, vitner og andre aktører i selve rettssaken ble redusert under pandemien. Digitale avhør og rettsmøter førte også til mindre tap av arbeidstid i forbindelse med reising til og fra rettssaker for profesjonelle aktører som eksempelvis advokater og dommere. Hvor mye dette kan dreie seg om i kostnadsbesparelser, har det ikke vært mulig å tallfeste i fase I av områdegjennomgangen.

Av informasjon på regjeringen.no går det frem at både domstolene og andre aktører, med bakgrunn i gode erfaringer fra pandemien, ønsker at det åpnes for mer bruk av digitale løsninger i domstolene også etter pandemien.²³ Dette er også noe av bakgrunnen for at Stortinget har vedtatt permanente endringer i prosessregelverket om bruk av fjernmøter og fjernavhør. Fra og med 1. juli 2022 ble adgangen til å avholde digitale møter i domstolene utvidet permanent. Det tradisjonelle utgangspunktet om at rettsmøter i domstolene skal gjennomføres som fysiske møter, er videreført, men det er åpnet for at rettsmøter kan avholdes som fjernmøter i større grad enn før. Målet er å legge til rette for en mer moderne, hensiktsmessig og effektiv domstolsbehandling. Ifølge Domstolsadministrasjonen har bruken av hybride rettsmøter fortsatt å øke etter pandemien, mens det i mindre grad gjennomføres heldigitale rettsmøter. Fjernavhør av vitner og sakkyndig tas nå i større grad digitalt. I det nye regelverket er det også lagt vekt på at tiltalte og forsvarer skal kunne kommunisere i fortrolighet og uten forstyrrelser. For sivile saker er det ikke lenger et vilkår om at begge partene i saken må samtykke til at rettsmøtet gjennomføres digitalt.

Det er også vedtatt en hjemmel for strømming av rettsmøter offentlig, som vil gjøre det lettere for offentligheten å følge saker i domstolene. I tillegg er det vedtatt en midlertidig forskriftshjemmel som gjør at de midlertidige reglene om bruk av fjernmøteløsninger i straffesakene, kan gjeninnføres hvis covid-19-pandemien skulle gjøre det nødvendig. Lovendringen trer i kraft samtidig som de midlertidige reglene som ble innført under pandemien, opphører.²⁴

Digitale verktøy i straffegjennomføringen – bruk av elektronisk kontroll (EK)
Straffegjennomføring med elektronisk kontroll ble i 2008 etablert som en prøveordning, og innført som landsdekkende ordning i 2014. Den samlede kapasiteten var i 2021 på 500 plasser.
I 2016 gjennomførte Vista Analyse en evaluering av straffegjennomføring med elektronisk kontroll, hvor både måloppnåelse og virkninger av ordningen ble vurdert.²⁵ Det ble også gjennomført en nytte-kostnadsanalyse hvor straffegjennomføring med elektronisk kontroll ble sammenliknet med gjennomføring i fengsel med lav sikkerhet. Analysen var basert på ni verdsatte og ikke-verdsatte nyttevirkninger. De verdsatte nyttevirkningene for samfunnet ble vurdert ut fra innsparte kostnader med elektronisk kontroll sammenlignet med fengsel, økt arbeidsdeltakelse for domfelte og reduserte skattefinansieringskostnader. Evalueringen konkluderte med at elektronisk kontroll for målgruppen som da var gjeldende var et samfunnsøkonomisk lønnsomt tiltak, sammenlignet med soning i fengsel. Det gjaldt både for helgjennomførere og delgjennomførere. De mente derfor det var naturlig å vurdere en utvidelse av ordningen.

Etter ny lov og forskrift i 2020, ble målgruppen for elektronisk kontroll utvidet fra fire til seks måneder for domfelte idømt ubetinget fengselsstraff (helgjennomføring), eller de som har inntil 6 måneder gjenstående soningstid til forventet løslatelse og har gjennomført en tredel av den ubetingete straffen (delgjennomføring).²⁶ Soning med elektronisk kontroll kan imidlertid ikke tilbys til personer som er dømt for seksuallovbrudd, alvorlig kriminalitet eller gjentatt voldslovbrudd. Det kan heller ikke gis til forvaringsdømte. I 2020 ble det også åpnet for at personer som er varig soningsudyktige kan gis muligheten til å sone med elektronisk kontroll. Kriminalomsorgen fikk samtidig hjemmel for å benytte annen digital teknologi som GPS, videosamtaler og fjernalkoholtesting.

Under pandemien økte bruken av elektronisk kontroll. Årsaken var restriksjoner i form av avstandskrav som gjorde det nødvendig å redusere antall innsatte i fengsler med lav sikkerhet, hvor det ofte er to per celle. Gjennom å bruke elektronisk kontroll kunne straffegjennomføring skje selv om det var plass til færre i fengslene. Kriminalomsorgs-direktoratet fremholder at deres erfaring er at årene med pandemi har vist at bruk av elektronisk kontroll har bidratt til en fleksibel, effektiv og trygg løsning på håndtering av smittevernsutfordringer i fengsel, slik også erfaringer fra flere andre land har vist.

I 2021 ble Kriminalomsorgsdirektoratet, på oppdrag fra Justis- og beredskapsdepartementet, bedt om å vurdere muligheten for en utvidelse av bruken av straffegjennomføring med elektronisk kontroll og eventuelle kostnadsinnsparinger knyttet til en slik utvidelse. Kriminalomsorgens vurderinger går frem av deres rapport Utvidelse av straffegjennomføring med elektronisk kontroll og bruk av digitale kontrolltiltak fra 2021.²⁷ Her vises det til at en svært lav andel av de domfelte har blitt overført til fengsel grunnet brudd, tross høyt kontrollnivå. I rapporten fremmes 16 forslag, som direktoratet mener kan bidra til økt kvalitet under straffegjennomføringen, økt samfunnssikkerhet, mer effektivitet straffegjennomføring og lavere kostnader. Det er særlig anbefalingene om endringer for delgjennomføring når det gjelder bruk av elektronisk kontroll som soningsform som har betydning for kapasitet og kostnadsbesparelser. Her peker rapporten spesielt på betydningen av å fjerne begrensninger som ligger i hvilke lovbruddskategorier som omfattes av ordningen og potensialet som ligger i å utvide gjennomføringstiden til inntil 12 måneder.

Fra forelesningssal til digital undervisning i høyere utdanning

Pandemien medførte store konsekvenser for utdanningssektoren, og bruken av digitale møter og digitale verktøy i undervisningen økte. Innenfor Universitets- og høyskolesektoren ble store deler av undervisningen gjennomført ved hjelp av strømming. Det krevde store investeringer i nytt teknisk utstyr for digitale løsninger.

Strategi for digital omstilling i universitets- og høyskolesektoren fra september 2021 viser til at store deler av utdanningsaktiviteten i universitets- og høyskolesektoren ble lagt til digitale flater under pandemien.²⁸ Både studenter og undervisere fikk nyttig erfaring med digital utdanning, men studentene opplevde også at den digitale undervisningen ikke holdt like høy kvalitet som fysisk undervisning.²⁹ Samtidig satte studenter pris på den fleksibiliteten som noen typer digital utdanning gir til å studere hvor og når det måtte passe. Mange av institusjonene pekte på at de ansatte fant det spesielt krevende med hybride undervisningsløsninger.

Kunnskapsdepartementet fremhever at god digital utdanning er viktig for å kunne tilby gode desentraliserte og fleksible studietilbud. De viser også til at studentene i stor grad ønsker digitale alternativer til tradisjonell undervisning, men at institusjonene er tilbakeholdne med å tilby dette, blant annet fordi de mener fysisk undervisning i mange tilfeller er avgjørende for kvaliteten i utdanningene. Departementet har også vist til at mange av institusjonene melder om merarbeid og utfordringer knyttet til personvern i forbindelse med strømming av undervisning og hybride forelesninger. Det er derfor ikke åpenbart at dette er metoder som vil videreføres i en normalsituasjon. Kunnskapsdepartementet mener likevel at økt digital kompetanse blant ansatte gir rom for å utforske de pedagogiske mulighetene, og at digital teknologi kan bidra til mer studentaktiviserende undervisningsformer. De mener videre at erfaringene med hybride læringsformer bør brukes slik at ny digital teknologi kan øke kvaliteten på utdanningen også fremover.

Det var imidlertid ikke bare innenfor universitets- og høyskolesektoren en måtte flytte utdanningen over til digitale flater. Norsk fagskole for lokomotivførere (Lokførerskolen) er satt sammen av både en teoretisk og en praktisk del. Ifølge Lokførerskolen fungerte teoriundervisningen godt gjennom digitale flater, mens den praktiske delen av undervisningen var mer sårbar og skadelidende under pandemien. For å bøte på ulempene ble det blant annet tatt filmopptak av førerrom som ble videreutviklet til e-læringskurs, samt en digitalisering av skiftopplæringen gjennom bruk av virtuell realitets (VR) opplæring.³⁰ Lokførerskolen mener den på mange måter har kommet styrket ut av pandemien.

Digitale løsninger utviklet i helsesektoren

Helsesektoren har over flere år rettet stor oppmerksomhet mot mulighetene som ligger i digitalisering, og det var allerede før pandemien satt i verk en rekke tiltak for å forenkle hverdagen til både helsepersonell og brukere. Med pandemien fikk digitaliseringssatsingen økt aktualitet og arbeidet ble intensivert for å kunne levere i henhold til samfunnsoppdraget. Under pandemien skulle helsesektoren ikke bare ivareta oppgaven med å levere «vanlige» helsetjenester til befolkningen, men også ivareta et særskilt ansvar for statens pandemi-håndtering.

I sine besvarelser trekker helsesektoren frem en rekke tiltak som var viktige og som fikk stor betydning under pandemien. Bruken av e-konsultasjoner blant fastlegene og bruken av selvbetjeningsløsningen på Helsenorge.no fikk en enorm økning som følge av den nasjonale nedstengningen. Begge systemene eksisterte i forkant av pandemien, men ble videreutviklet og forbedret. For Helsenorge.no ble en rekke digitale tjenester forbedret, blant annet ble muligheten for bestilling av koronatester og innmelding av symptomer videreutviklet. Kobling mellom Helsenorge.no og Kjernejournal viste seg å være svært gunstig og tidsbesparende for helsepersonellet. Videre trekker sektoren frem innføringen av elektronisk melding om dødsfall og dødsårsak (e-Dår), et system hvor utviklingen ble fremskyndet som en følge av pandemien.

Når det gjelder systemer som retter seg mer direkte mot pandemihåndteringen, er det særlig Meldingssystem for smittsomme sykdommer (MSIS) og TISK - testing – isolasjon - smittesporing og karantene som trekkes frem. For MSIS skjedde det en betydelig videreutvikling, noe som gav sektoren gode data på testaktiviteten for covid-19, og som har resultert i at alle landets laboratorier i dag kan melde prøvesvar elektronisk til systemet. I pandemihåndteringsarbeidet har også Nasjonalt vaksineregister (SYSVAK) vært viktig. Gjennom systemet har det vært mulig både å holde oversikt over den enkeltes vaksinasjonsstatus, samt en oversikt over vaksinasjonsdekningen for landet som helhet. Et annet viktig system som ble utviklet som en del av pandemihåndteringen var beredskapsregisteret, Beredt C19. Systemet ble utviklet for å kunne gi myndighetene løpende oversikt og kunnskap om utbredelse, årsakssammenhenger og konsekvenser av pandemien. Systemet kobler sammen data fra en rekke eksisterende registre, som tidligere ikke har vært sammenstilt for å gi et helhetlig bilde. Mengden av datakilder og muligheten til å koble disse sammen på individnivå har gjort det mulig med en rekke store analyser, og har vært en av myndighetenes viktigste kilder til kunnskap under pandemien.

For å lette samarbeidet og dataflyten mellom kommunene, ble det i et samarbeid mellom KS og en rekke kommunale IKT-leverandører utarbeidet en egen plattform, Fiks-plattformen. Plattformen inneholder en rekke digitale fellestjenester som alle kommuner og fylkes-kommuner kan ta i bruk. Under pandemien ble tjenesten Fiks smittesporing utviklet. Den hjalp kommunene med å holde oversikt over smittesituasjonen og forenklet rapporteringen til FHI. Tjenesten er siden videreutviklet og kan i dag benyttes til registering av alle tilfeller av smittsomme sykdommer, som for eksempel tuberkulose, apekopper og hjernehinne-betennelse. Dette gir kommunene en enkel og god oversikt over smittesituasjonen.

2.3 Noen erfaringer fra helsesektoren

I helsesektoren er det i de ti siste årene etablert flere nasjonale e-helse løsninger som skal bidra til å støtte den digitale samhandlingen mellom innbygger og aktørene i helsesektoren. I 2021 var helse- og omsorgssektorens IKT-utgifter på 13,4 milliarder kroner, mens de i 2020 lå på 15 milliarder kroner.³¹ Av dette var henholdsvis 8,9 milliarder fra spesialisthelsetjenesten, 3,8 milliarder kroner fra kommunene og 2,3 milliarder kroner fra helseforvaltningen i 2020.

Ifølge Direktoratet for e-helse går utviklingstrekkene i helse- og omsorgstjenesten og på e-helseområdet i retning av økt bruk av velferdsteknologi, digital hjemmeoppfølging (DHO), nettbasert behandling og hjemmesykehus. Som tidligere nevnt, ble flere nye løsninger etablert, og eksisterende løsninger ble hyppigere tatt i bruk. Eksempelvis ble e-konsultasjon lite brukt før pandemien, mens erfaringene fra pandemien har resultert i at løsningen i dag benyttes i langt større grad. Andel e-konsultasjoner hos fastlegene lå i 2019 i snitt på 3 prosent. Gjennom pandemien steg andelen, og lå i 2021 på om lag 27 prosent. Tall for perioden januar til november 2022 viser at andelen har gått noe ned igjen til i underkant av 25 prosent.³² Andelen ligger likevel godt over det som var situasjonen før pandemien.

Samarbeid og bruk av fellesløsninger

Under koronapandemien ble det også etablert flere ad-hoc løsninger, portaler for tjenester, innrapportering og utveksling av data mellom helsepersonell, registre, kommuner og andre.
I DFØs undersøkelse trekker flere frem viktigheten av godt samarbeid for å oppnå gode løsninger. Under pandemien var det utstrakt samarbeid både innad i sektoren, på tvers av myndighetsnivå og med næringslivet. Folkehelseinstituttet (FHI) var avhengige av rapportering fra kommunene om smittespredningen, og trekker i DFØs spørreundersøkelsen frem at mangelen på gode fellesløsninger mot kommunene påvirket smidigheten og samarbeidet negativt. I sitt svar peker Folkehelseinstituttet videre på at det må settes et større søkelys på gode fellesløsninger for å fremme et bedre og mer effektivt samarbeid mellom sentrale, regionale og lokale myndigheter. En felles samhandlingsplattform med ulike moduler ville spart både kommunene og sentrale myndigheter for mye tid både knyttet til utvikling og drift. En slik plattform kunne vært brukt til deling av data og informasjon, innrapportering, statistikk mv., både under kriser og i en normal situasjon. I dag må kommunene, for å kunne nyttiggjøre seg av de mange nye løsningene, logge seg på flere ulike løsninger. Dette har gjort arbeidet med den løpende rapportering, både tungvint og lite effektivt. De mange ulike systemene krever at kommunene må sette av ressurser til utvikling, drift, vedlikehold og opplæring i bruk av mange forskjellige løsninger.

Som eksempel viser Folkehelseinstituttet til utarbeidelse av Smittestopp 2 hvor det ble kjørt en åpen og transparent prosess hvor alle prosjektdokumenter ble lagt ut og kildekoden var åpen. Dette medførte færre innsynskrav og dermed mindre tid til saksbehandling og mer tid til utvikling, som igjen førte til økt kvalitet på løsningen. Også i DFØs spørreundersøkelse trekker flere frem at felles mål, klare prioriteringer, riktige ressurser og tilgang på økonomiske midler var viktige faktorer for raske og smidige leveranser av nye løsninger. Pandemien har også vist hvor viktig det er med nasjonale fellesløsninger, og at man kan oppnå viktige og gode løsninger gjennom godt samarbeid.

Deling av data

Etterspørselen etter data var høy under pandemien. Norge har mye data om egen befolkning. Blant annet finnes det helsedata, sosioøkonomiske data, data om arbeidsforhold, sykehusinnleggelser, institusjonsopphold, innreise over grensen mv. Da Helseberedskapsloven § 2-4 trådte i kraft under pandemien ble det mulig å opprette beredskapsregistre som gjorde det mulig å koble sammen flere kilder.³³ Dette var blant annet viktig når FHI beregnet reproduksjonstall, som viser hvor mange personer én person med koronasmitte smitter videre.

Vanligvis er det tidkrevende og en lang prosess å få koblet helsedata og data fra andre kilder sammen til et totalbilde. Det krever både personvernmessige og juridiske vurderinger, men også teknisk tilrettelegging. Folkehelseinstituttet trekker i sitt svar frem at det ikke er uvanlig å vente opptil et år på et datasett koblet sammen fra flere datakilder. Erfaringene fra pandemien var at de etablerte prosessene for utlevering og sammenstilling av data ikke var raske og effektive nok til tross for endringene i helselovgivningen. Helseberedskapsloven hadde ikke vært brukt tidligere, og kjennskapen til lovverket var generelt liten. Det ble derfor brukt mye tid på avklaringer og felles forståelse av hjemmelsgrunnlaget mellom ulike dataeiere.

Spesielt rapporten fra den første koronakommisjonen anbefalte tiltak for å sikre at kommunene hadde lettere tilgang til data og informasjon. Anbefalingene som knyttet seg til det å se på hjemmelsgrunnlaget og infrastrukturen, for lettere tilgang til data, er tatt videre i en tverrdepartemental gruppe «Kjernegruppen for et bedre kunnskapssystem for håndtering av kriser».³⁴ Kjernegruppen satte ned to ekspertgrupper som fikk i oppdrag å utrede etiske og juridiske problemstillinger, samt effektiv og sikker infrastruktur for deling av data i kriser. Ekspertgruppene leverte 30. juni 2022 to rapporter som utgjør viktige grunnlag for det videre arbeidet i kjernegruppen. Helse- og omsorgsdepartementet opplyser at enkelte av tiltakene som er anbefalt og som berører departementet allerede vurderes i igangsatte prosesser. For eksempel i den pågående gjennomgangen av helseberedskapsloven og arbeidet med stortingsmeldingene om helseberedskap og folkehelse. Mer tverrsektorielle tiltak følges opp av kjernegruppen i form av fire arbeidspakker, 1) kunnskapsberedskap i norsk beredskaps-arbeid, 2) bedre evalueringer, inkludert randomiserte forsøk og kvasieksperimentell design, 3) rask tilgang til og forsvarlig videre bruk av data og 4) dataflyt mellom forvaltningsnivåene og kommunene imellom.

I tillegg har Helsedirektoratet etablert et evalueringsprogram hvor målet er å identifisere hva Helsedirektoratet gjorde bra og som bør bevares til neste krisehåndtering. Evaluerings-programmet samler innsikt og erfaringer fra både eksterne samarbeidspartnere og interne ressurser, men dette arbeidet er per i dag ikke ferdigstilt.

Finansiering

I kartleggingen trekkes det frem at finansiering av nye løsninger under pandemien kom raskt på plass, noe som gjorde det mulig å utvikle de nødvendige løsningene hurtig. Direktoratet for e-helse viser til at det under pandemien ble satt av en felles økonomisk ramme for 2020 som gjorde det mulig å sette i gang en rekke tiltak i en Korona-portefølje. Ordningen ble ikke videreført i 2021, og helsesektoren mener dette særlig har gitt utfordringer for planleggingen til Norsk Helsenett, og hvordan økte drifts- og forvaltningskostnader på nasjonale felles-løsninger skulle dekkes inn. Erfaringen generelt var at manglende felles finansiering for tiltak på tvers av aktørene kunne skape forsinkelser og usikkerhet.³⁵ Usikkerhet rundt finansiering førte blant annet til enkelte omprioriteringer, og at noen langsiktige tiltak ble satt på vent for å sikre tilstrekkelig ressurser til utvikling av nye løsninger for å dekke akutte behov som kom i kjølvannet av pandemien.

Ifølge Direktoratet for e-helse er flere av løsningene som ble utviklet på rekordtid og under tidspress, ikke robuste nok til å håndtere fremtidige kriser. Samtidig som nye løsninger ble utviklet, ble også eksisterende løsninger brukt mer, og for enkelte av disse ble det avdekket mangler i den digitale infrastrukturen som smittevernberedskapen hviler på. I den forbindelse er det pekt på at dette krever ytterligere modernisering og investeringer, noe som vil gi bærekraftige og fleksible løsninger til bruk i normaltider og kriser.

Trender og utviklingstrekk

Selv om det har skjedd mye og helsesektoren ser positivt på en videre digitalisering, er det utfordringer. Direktoratet for e-helse peker på at digitaliseringen i helsesektoren ligger etter andre sektorer. Både den fragmenterte beslutningsstrukturen, regelverket og finansierings-modellen trekkes frem som utfordringer for den videre utviklingen.³⁶ I den forbindelse understrekes det at de juridiske rammebetingelsene er avgjørende for at samhandlingen skal kunne fungere, samtidig som det er avgjørende at det er tilpasset de tekniske mulighetene som finnes. Muligheten for å dele og få tilgang til data på tvers i sektoren trekkes også frem i spørreundersøkelsen som en hindring for den videre utviklingen.

I "Strategi for digital sikkerhet i helse- og omsorgssektoren» er det løftet frem en rekke relevante sikkerhetsutfordringer som det må rettes oppmerksomhet mot i det videre digitaliseringsarbeidet innenfor helsesektoren.³⁷ Det pekes videre på at erfaringene må tas med inn i arbeidet med den nye nasjonale e-helsestrategien. Innenfor helsesektoren er det et tett samarbeid mellom de ulike aktørene. Allerede i forkant av pandemien var det satt i gang et omfattende arbeid med å presisere roller og ansvar hos de ulike aktørene. Dette arbeidet ble ikke prioritert som ønsket i 2020, men er ifølge aktørene tatt opp igjen og prioritert i 2021. Dette er viktig for å kunne øke gjennomføringsevnen og sørge for en felles retning i utviklingen av digitaliseringen av helsesektoren.

2.4 Noen erfaringer fra kommuner, private og andre land

Kommunene hadde en stor del av ansvaret for pandemihåndteringen og opplevde et stort arbeidspress under pandemien. Utover forpliktelser knyttet til smittevern og sykebehandling var det mye arbeid med oppfølging av utsatte grupper. Samtidig skulle den daglige driften påvirkes i så liten grad som mulig. Situasjonen økte behovet for interkommunalt samarbeid, samt et enda tettere samarbeid opp mot fylkeskommunen, statsforvalteren og stats-forvaltningen. Nær sagt alle kommunene innførte en rekke nye tiltak og løsninger som følge av pandemien, og det pekes i stor grad på at disse løsningene vil bli videreført også etter pandemien. Bruk av digitale løsninger og verktøy til møtevirksomhet, kommunikasjon internt i avdelingene, til tverrfaglig samarbeid eller i møte med brukere er den nyvinningen kommunale ledere i størst grad fremhever som vil bli videreført.³⁸

I likhet med det offentlige, har også privat sektor erfart endringer i form av digitaliserte arbeidsmåter, som økt bruk av digitale møter og økt bruk av fjernarbeid. Når det gjelder den delen av privat sektor som har oppgaver som lar seg løse fra hjemmekontor, kan funn fra Abelia, som er NHOs landsforening for kunnskaps- og teknologivirksomheter, være interessante å trekke frem. I Abelias³⁹ medlemsundersøkelse fra 2021 kommer det frem at ansatte i 54 prosent av virksomhetene jobber mer på kontoret enn hjemmefra, i 26 prosent jobbes det like mye hjemmefra som på kontoret, mens det i 20 prosent av virksomhetene jobbes mest hjemmefra.⁴⁰ Videre går det frem av undersøkelsen at om lag tre av fire virksomheter legger opp til fast bruk av hjemmekontor i fremtiden, og da hovedsakelig med et gitt antall dager per uke. Det varierer noe i hvilken grad dette er fastsatte dager, eller opp til den enkelte arbeidstaker å bestemme. Blant bedriftene som har fastsatt en øvre ramme for bruk av hjemmekontor er to dager i uken det vanligste, 41 prosent. 14 prosent av virksomhetene åpner for én til tre dager i uken, mens 4 prosent åpner for fire dager og 17 prosent åpner for å jobbe hjemmefra hele uken. Totalt 19 prosent av virksomhetene ser for seg noe eller betydelig reduksjon i antall kontorarbeidsplasser fremover.

Interessen for hvilke læringspunkter pandemien har gitt har ikke bare vært stor i Norge, men også internasjonalt. En gjennomgang av noen erfaringsoppsummeringer har vist at flere av studiene har stilt mange av de samme spørsmålene, og at trendene vi ser i Norge også gjenspeiles i utlandet.

I Danmark er pandemiens virkninger på samspillet mellom fleksible arbeidsformer og transportetterspørsel belyst i den tidligere regjeringens forslag til ny infrastrukturplan.⁴¹ Regjeringen forventet at mer hjemmekontor kan redusere trengsel på både veier og offentlig transport, og dermed redusere reisetiden. Det antas også at en kombinasjon av færre dager på kontoret og redusert reisetid vil gjøre det mer attraktivt å bosette seg lengre fra arbeidsplassen, og dermed utenfor de store byene. I planen er det derfor anbefalt at det gjøres en analyse for å vurdere muligheten for mer bruk av hjemmekontor som et tiltak for å redusere belastningen på statsveinettet. Tenketanken KRAKA har i samarbeid med Deloitte gjort en beregning av den samfunnsøkonomiske effekten av økt hjemmekontor med bakgrunn i redusert reisetid, reduserte transportkostnader, redusert trengsel, luft-forurensning, klimagassutslipp og støy, og økt arbeidstilbud. De anslår at dersom alle danske lønnsmottakere i gjennomsnitt øker omfanget av hjemmekontor med én dag annen hver uke vil den beregnede samfunnsøkonomiske effekten være på 4,2 milliarder DKK årlig.⁴²

I Sverige publiserte Ekonomistyringsverket i 2022 en rapport som belyste endringer man forventet ville bestå også etter pandemien, og hvilke virkninger disse vil ha på samfunnet.⁴³ Rapporten fastslår blant annet at omfanget av fjernarbeid har økt, at møter, kurs og seminarer i større grad gjennomføres digitalt og at offentlige virksomheters reisevirksomhet vil reduseres. Flere av de store offentlige virksomhetene antar at de vil ha redusert behov for areal per ansatt i fremtiden, og det er først og fremst kontorarealer virksomhetene vurderer som relevant å redusere. Prosentmessig er det virksomhetene i universitets- og høyskole-sektoren som i størst grad har angitt at de kan redusere kontorareal per ansatt. Nye kontorinnretninger har blitt mer aktuelt etter pandemien, og særlig aktivitetsbaserte arbeidsplasskonsepter har fått økt relevans i Sverige. Svenske virksomheter åpner i mye større utstrekning enn før pandemien for at arbeidstakere selv kan bestemme hvor i landet de vil jobbe fra. Det fremkommer også at mange av virksomhetene ønsker å samarbeide med andre virksomheter om samlokalisering av kontorer, men at det er manglende statlig styring av lokalsamarbeid innad i staten. På bakgrunn av funnene anbefaler rapporten en evaluering av det såkalte prisomregningssystemet, som legger føringer for svenske statlige virksomheters leie- og lokalpraksis.

Fotnoter

[4] Begrepene fjernarbeid og hjemmekontor brukes ofte om hverandre. Det meste av fjernarbeid foregår i hjemmet. DFØ definerer fjernarbeid som arbeid som utføres fra et annet geografisk sted enn virksomhetens eller den ansattes ordinære kontorsted. Fjernarbeid kan utføres fra ett fast sted, eller være en kombinasjon av ulike former for fjernarbeid. Forskriften om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem ble endret med virkning fra 1. juli 2022. Forskriften gjelder etter endringen for arbeid på hjemmekontor som ikke er "kortvarig eller sporadisk". Tidligere gjaldt unntaket for "kortvarig eller tilfeldig arbeid". Videre vil forskriften fortsatt kun begrenses til arbeid i arbeidstakers "eget hjem" og ikke andre typer fjernarbeid, som arbeid fra hytta, på toget på vei til jobb eller på tjenestereise mv.
[5] AFI-rapport 2022:4, Hjemme - borte - uavgjort, Hjemmekontor og annet fjernarbeid: Kartlegging av omfang, utviklingstrekk og konsekvenser. Undersøkelsen omfatter ansatte i offentlig og privat sektor som har oppgaver/yrker det er mulig å utføre fra hjemmekontor.
[6] Koordineringsgruppen ble opprettet i 2020 og skulle gi et helhetlig kunnskapsgrunnlag rundt hvilke konsekvenser de iverksette smitteverntiltakene hadde for sårbare barn og unge, samt vurdere hvilke tiltak som kunne bøte på disse konsekvensene. Gruppen ledes av Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet (Bufdir).
[7] Finansdepartementet Prop. 1 S (2021–2022) Statsbudsjettet 2022 (Gulbok), side 95.
[8] Prop. 115 S (2021–2022) Tilleggsbevilgninger og omprioriteringer i statsbudsjettet for 2022, side 64.
[9] Finansdepartementet Prop. 1 S (2022–2023) Statsbudsjettet for 2023 (Gulbok), side 23.
[10] AFI-rapport 2022:4, Hjemme – borte – uavgjort, Hjemmekontor og annet fjernarbeid: Kartlegging av omfang, utviklingstrekk og konsekvenser.
[11] Regjeringen. Statens arbeidsgiverbarometer 2022:1. https://www.regjeringen.no/contentassets/1bbadc514e6849a69f7e5dc3e80e9715/resultater-arbeidsgiverbarometer-2022-1-offentlig.pdf.
[12] DFØ-rapport 2022:1, Arbeidssituasjon nå og fremover – mer fleksibilitet, Temahefte fra statsansattundersøkelsen 2021, Delrapport 5 av 5.
[13] Statsansattundersøkelsen 2021, ble gjennomført i oktober 2021. Det var i en periode med få smittevernstiltak og spørsmålet ble kun stilt til de med mulighet for hjemmekontor.
[14] Apple stoppet denne delingen april 2022, mens Google valgte å dele frem til midten av oktober 2022.
[15] Statsbygg (2022). Læring fra koronapandemien. Innspill til Kommunal og distriktsdepartementet i forbindelse med områdegjennomgangen.
[16] STAMI rapport nr. 3/2021, Arbeid hjemmefra, helse og arbeidsmiljø. En systematisk kunnskapsoppsummering. En majoritet av studiene som er inkludert er gjennomført i forkant av pandemien..
[17] I de fleste studiene som har sett på produktivitet, dreier det seg om egen rapportert produktivitet.
[18] OSLOMET. Crossbow: Grensedragninger og balansegang mellom arbeid og hjem. www.oslomet.no/forskning/forskningsprosjekter/crossbow. Prosjektert startet i desember 2021 og skal gå frem til 2026.
[19] Kriminalomsorgsdirektoratet (2022). Kriminalomsorgens årsstatistikk 2021.
[20] jf. LOV-2020-05-26-47 Midlertidig lov om tilpasninger i prosessregelverket som følge av utbruddet av covid-19 mv., LOV-2021-12-17-148 Midlertidig lov om enkelte tilpasninger i prosessregelverket som følge av utbruddet av covid-19 og FOR- 2020-03-27-459 Midlertidig forskrift om forenklinger og tiltak innenfor justissektoren for å avhjelpe konsekvenser av utbrudd av Covid-19.
[21] Østlyng & Bjerke og EGGS. (2021). Undersøkelse om digitalt arbeid i domstolene - erfaringer fra koronakrisen. Innsiktsprosess.
[22] Domstoladministrasjonen, riksadvokaten, Politidirektoratet, Den norske Dommerforening og Den Norske Advokatforening (2022). Bedre og mer effektiv straffesaksbehandling i domstolene. Rapport lagt frem 8. april 2022.
[23] Regjeringen. Adgang til digitale møter i Domstolene utvides permanent. Hentet fra Regjeringen.no 17.01.2023, https://www.regjeringen.no/no/aktuelt/adgang-til-digitale-moter-i-domstolene-utvides-permanent/id2919499/
[24] Prop. 97 L (2021–2022) Endringer i straffeprosessloven og tvisteloven mv. (fjernmøter og fjernavhør i domstolene mv.), Justisdepartementet.
[25] Vista Analyse AS (2016). Evaluering av soning med fotlenke, Rapport 2016/2.
[26] LOV-2001-01-05-17 Lov om gjennomføring av straff mv. (Straffegjennomføringsloven) § 16a Straffegjennomføring utenfor fengsel med elektronisk kontroll og FOR-2002-02-22-183 Forskrift om straffegjennomføring § 7-2 Hvem som kan innvilges straffegjennomføring med elektronisk kontroll.
[27] Kriminalomsorgsdirektoratet (2021). Utvidelse av straffegjennomføring med elektronisk kontroll og digitale kontrolltiltak.
[28] Kunnskapsdepartementet (2021). Strategi for digital omstilling i universitets- og høyskolesektoren 2021–2025.
[29] Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen (NOKUT). Rapport 2021/1 Studiebarometeret 2020 - Hovedtendenser.
[30] Med skiftopplæring menes handlingen med å flytte kjøretøy inne på en stasjon, koble til vogner, klargjøre toget og sjekke at alle systemer virker, særlig bremsene
[31] Direktoratet for e-helse (2022). E-helsetrender, Utviklingstrekk 2022, side 19.
[32] Helsedirektoratet. E-konsultasjoner hos fastleger, https://www.helsedirektoratet.no/statistikk/statistikk-om-allmennlegetjenester/e-konsultasjoner-hos-fastleger.
[33] LOV-2000-06-23-56 Lov om helsemessig og sosial beredskap (Helseberedskapsloven) § 2–4 Beredskapsregistre.
[34] Kjernegruppen er et samarbeid mellom Arbeids- og inkluderingsdepartementet, Barne- og familie­departementet, Finansdepartementet, Helse- og omsorgsdepartementet, Justis- og beredskapsdepartementet, Kommunal- og distriktsdepartementet, Kunnskapsdepartementet, Nærings- og fiskeridepartementet, Folkehelseinstituttet, Statistisk sentralbyrå, Forskningsrådet og Direktoratet for e-helse
[35] Direktoratet for e-helse (2022). Oppsummering av portefølje, løsningsvalg og arkitektur for pandemitiltak og portaler. Notat til Helse- og omsorgsdepartementet som svar på oppdrag TB2022-09 i tildelingsbrevet for 2022.
[36] Direktoratet for e-helse (2023). Kunnskapsgrunnlag - e-helsestrategi fra 2023. Del 1 – Nåsituasjonsanalyse.
[37] Direktoratet for e-helse (2020). Strategi for digital sikkerhet i helse- og omsorgssektoren. Vurdering av behov og innretning. IE-1064.
[38] IPSOS (2021). Digitale konsekvenser av covid-19 for kommunal sektor, KS Rapport 2021.
[39] Abelia er NHOs landsforening for kunnskaps- og teknologivirksomheter. Foreningen representerer ca. 2 700 virksomheter innen IKT, telekom, undervisning, forskning, konsulent/rådgivning, kreative næringer og ideelle organisasjoner.
[40] Abelia (2021). Fremtidens arbeidsliv 2021, Strategisk innsiktsrapport.
[41] Transportministeriet (2021). Danmark fremad. Infrastrukturplan 2035. regjeringens udspil til fremtidens transport.
[42] Kraka og Deloitte (2020). Small Great Nation, Livet med corona – nye muligheder for klimaet og økonomien?
[43] Ekonomistyringsverket (2022). Det nya normala? Bestående coronaeffekter i myndighetarnes verksamhet.