Kandidathåndtering

Kandidathåndtering

Kandidathåndtering er livsløpet til kandidater i rekrutteringsprosessen og er hovedverktøyet til rekrutterer. De ulike statusene sier noe om hvor kandidaten befinner seg i rekrutteringsprosessen.

I kandidathåndtering finnes det forskjellige rekvisisjonsroller, disse forskjellige rollene vil se forskjellig informasjon i forskjellige statuser. Rekvisisjonsrollene har også forskjellig muligheter for å flytte kandidater mellom statuser. Dette gjør at du som bruker vil ha tilgang til å se, og flytte kandidater ut i fra hvilke rolle du innehar. «Rekrutteringsrådgiver» og «HR representant» er de rollene som har flest tilganger etterfulgt av «rekrutterende leder».

Flytte kandidater

Kandidaten(e) kan flyttes fra en status inn i en ny status i kandidathåndtering på flere måter i rekrutteringsmodulen, felles for alle er at den som flytter kandidat får mulighet til å legge inn en begrunnelse for statusbytte.

• Flytt kandidat via Handling.

I kandidatoversikten huk av for kandidat(er) som skal flyttes fra en status og inn i en ny, velg så Flytt kandidat i nedtrekkmenyen Handling.

• Flytt via Vis CV bildet.

Ved å klikke på Vis CV i bildet over, får du opp den vedlagte CV’en til valgt kandidat (er) og har mulighet til å flytte kandidat inn i en ny status ved å velge Flytt kandidat.

• Flytt kandidat via søknadsprofil
  • Flytt kandidat via kandidatoversikten, klikk på kandidat for å komme inn på kandidatens profil og søknad.
  • Flytt kandidat via feltet Kandidatstatus.
  • Flytt kandidat ved å dra den til riktig sted ("drag and drop").

Kommentarfelt i kandidathåndtering ved flytting

Når en kandidat flytter fra en status inn i en ny, får du mulighet til å legge inn en kommentar.

• Kommentarfeltet blir synlig ved å flytte kandidat ved Handlinger eller ved å dra den over til riktig sted («drag and drop»).
• Kommentarfeltet blir synlig ved å flytte kandidat på kandidatens profil/søknad i kandidathåndteringen.

Revisjonsspor

Hvem som har flyttet kandidaten inn i en gitt status, når og eventuell kandidat viser under Revisjonsspor på søknadsprofil i kandidathåndteringen.

Vurdere kandidater

• Rekrutteringsrådgiver, rekrutterende leder, og «ekstra evaluerer» vurderer kandidatene. Rekrutteringsrådgiver og rekrutterende leder flytter kandidatene videre inn i statuser i kandidathåndteringen. De aktuelle kandidater flyttes inn i aktive statuser, og de ikke-kvalifiserte kandidatene flyttes inn i ikke videre statuser.
• Rekrutteringsrådgiver planlegger og kaller inn til intervju via intervjuplanlegger.
• Intervjuere evaluerer kandidatene i intervjusentralen.
• Eventuelle tester, case, prøveforelesning, referansesjekk og så videre utføres/håndteres utenfor DFØ HR.

Rekrutterende leder og rekrutteringsrådgiver skriver sine samlede vurderinger av intervju, referanse, test/case samt en oppsummering og konklusjon på den enkelte søknadsprofil i kandidathåndteringen. Den teksten som legges inn i søkerprofilen til kandidatene hentes videre inn i innstillingsdokumentet.

Opplastning av vitnemål og andre dokumenter

• Det er mulighet for å laste opp vitnemål og andre dokumenter i feltet «Legg ved dokumentasjon på vitnemål, sertifikater mm.» i flere kandidatstatuser.
• Det er lagt til rette for at kandidat og rekrutterer kan laste opp dokumenter med følgende regler:
  • Rekrutterer kan ikke slette dokumenter som er lastet opp. Unntaket her er dokumenter som rekrutterer selv har lastet opp, før dokumentene er lagret. Når søknadsprofilen lagres låses muligheten for å slette.
  • Rekruttere kan ikke laste opp dokumenter med mindre feltet er tomt, og det ikke finnes noen dokumenter i feltet fra før.
  • Rekrutterer kan laste opp flere dokument i samme runde før søknadsprofilen lagres
  • Kandidaten kan laste opp og slette dokumenter til frem til kandidaten er plassert i status «tilbud/avtale». Rekrutterer kan fremdeles laste opp dokument i status tilbud så lenge det ikke er dokumenter lastet opp her.
  • Leder kan ikke laste opp dokumenter

Systemstatuser - rekruttering

• Ny søknad
  • Systemstatuser er statuser kandidaten blir automatisk plassert i når en spesifikk handling utføres i systemet.
  • Alle nye kandidater vil komme direkte i status Ny søknad når søknaden blir registrert. Denne statusen er startpunktet for vurdering av kandidater. All informasjon som kandidat har lagt inn i sin kandidatprofil og søknad vil være synlig denne statusen.
• Automatisk diskvalifisert
  • Hvis det er lagt til diskvalifiserende screeningspørsmål i jobbrekvisisjonen og kandidat velger det svaret som er forhåndsdefinert som diskvalifiserende, blir kandidaten automatisk flyttet inn i status «Automatisk diskvalifisert» når søknaden sendes.
  • Statusen utløser en e-post med avslag som sendes 72 timer etter at kandidaten havner i statusen.
• Rekvisisjon lukket
  • Når antall kandidater i status «Klar til å ansette/onboarding» er likt antall lagt inn i felt «Antall stillinger» i jobbrekvisisjonen, lukkes automatisk jobbrekvisisjonen. Kandidater som på det tidspunktet fremdeles er plassert i statuser for pågående rekrutteringsprosesser blir da automatisk flyttet inn i status «Jobbrekvisisjon lukket».
• Ansatt i en annen stilling
  • Hvis en kandidat har søkt flere stillinger i samme virksomhet og blir ansatt i en av stillingene vil kandidaten automatisk bli flyttet inn i systemstatus «Ansatt i en annen stilling» i kandidathåndteringen i de resterende rekrutteringsprosessene.
• Trukket søknad
  • Når en kandidat trekker sin søknad via kandidatprofil, vil systemet automatisk flytte søknaden inn i systemstatus «Trukket» i kandidathåndteringen og kandidaten vil ikke lenger være aktiv i rekrutteringsprosessen.
• Slettet etter ønske av kandidat
  • Hvis en kandidat sletter sin kandidatprofil på den eksterne karrieresiden, blir kandidaten automatisk flyttet inn i status «Slettet etter ønske av kandidat».
• Slettet etter ønske av administrator
  • Hvis kandidatprofiler er blitt slettet av systemadministrator vil kandidaten flyttes automatisk inn i denne statusen i alle aktive rekrutteringsprosesser kandidaten er en del av i virksomheten.
• Avvist personvernserklæring
  • Hvis en kandidat trekker tilbake samtykke til personvernserklæringen på sin kandidatprofil på virksomhetens karriereside, vil systemet automatisk flytte søknaden inn i systemstatus «Avvist personvernserklæring».

Status for pågående rekrutteringsprosesser

1. Evaluering

Etter hvert som kandidatene vurderes kan de flyttes inn i understatus 1.-, 2.- eller 3. prioritet. Dette gir mulighet for en første kartlegging av kandidatene. Kandidater som vurderes som uaktuelle i forhold til kvalifikasjonsprinsippet flyttes inn i status «Ikke videre», med ønsker understatus.
For hver endring i status bør det legges til en begrunnelse på statusendring i kommentarfelt. I tillegg oppfordres det til å legge til egne kommentarer per kandidat i feltet «Internt notat»; noe som gjør det lettere å skille/huske en kandidat fra en annen. Interne notater er kun synlige for innehaver av rollen.

Intervjuer

Kandidater som du ønsker å intervjue flyttes inn i status «Intervjuer» med riktig understatus. Kandidater som er flyttet inn i denne statusen blir tilgjengelige i funksjonen «Intervjuplanlegging», og etter at intervjutidspunkt er bekreftet også i funksjon «Intervjusentral».

Etter hvert som intervjuprosessen skrider frem flyttes kandidaten til rett understatus.

Når kandidaten ligger i status "intervju" vil feltene "innstillingsdokumentasjon" bli tilgjengelige i kandidatprofilen. Teksten som legges inn her vil komme over på innstillingsdokumentet. Det er derfor viktig å fylle ut disse vurderingene på kandidatene som ikke går videre til innstilling, men som skal være beskrevet i innstillingsdokumentet før kandidaten plasseres i ikke videre status.

Bakgrunnssjekk

Status «Bakgrunnssjekk» brukes til kontroll av kandidaten(e)s oppgitte opplysninger. Det kan være kontroll av utenlandske vitnemål eller bekreftelse på studie- og arbeidssteder for aktuelle kandidater. Før du flytter kandidaten ut av status bakgrunnssjekk huker du av på om bakgrunnssjekk er godkjent.
Feltet «Bestått bakgrunnssjekk» og valgt verdi (Ja/Nei) vises igjen under status «Avventer dokumentasjon».

Innstilling

De kandidater som er videre etter intervju/test/case/referansesjekk og som ønskes innstilt må flyttes inn i status «Innstilling» med tilhørende innstillingsnummer. Alle kandidater i status «Innstilling» ilegges utfyllende kommentarer som vil bli hentet inn i innstillingsdokumentet.

Tilbud/avtale

Den eller de kandidater som ansettelsesrådet har godkjent som innstilt som nummer 1 i innstillingsdokumentet flyttes videre til Status «Tilbud/avtale» med understatus «Intern tilbudsgodkjenning».

Tilleggsseksjonen «Tilbud-/arbeidsavtaleinformasjon» blir synlig på kandidatens profil i kandidathåndteringen med felter hvor tilbudsdetaljer legges til og sendes til intern godkjenning.

Når tilbudet er godkjent av leder flyttes kandidaten automatisk til understatus «Tilbud til kandidat». Fra denne understatusen kan tilbudet sendes ut til kandidaten.

Når kandidat har godkjent tilbudet (muntlig/e-post) sender du arbeidsavtalen ut til kandidat. Arbeidsavtalen tilgjengeliggjøres på kandidatens profil og godtas der.

Avventer dokumentasjon

Når en kandidat godtar arbeidsavtalen flytter systemet kandidaten automatisk inn i status «Avventer dokumentasjon». Kandidat får opp felter for personnummer, tarifftilknytning og bankopplysninger inne i sin kandidatprofil, og disse legges til i status avventer dokumentasjon. Bankkontoopplysninger, personnummer, og tarifftilknytning må være utfylt før kandidaten kan flyttes ut av status avventer dokumentasjon.

Her kan du også markere om politiattest er mottatt.

Klar til å ansatte/onboarding

Når all informasjon og dokumentasjon er på plass i avventer dokumentas, flyttes kandidaten over til «Klar til å ansette/onboarding». Rekvisisjonen lukkes og rekrutteringsprosessen i rekrutteringsmodulen er fullført.

For å starte introduksjonsprogrammet må du marker kandidaten(e) som skal onboardes, klikk på «Handlinger» og deretter på «Start introduksjonsprogram».

Ikke videre

Etter hvert som kandidatene vurderes er anbefalt praksis at de som ikke skal tas med videre i prosessen flyttes inn i status «Ikke videre» og i rett understatus.

Skriv inn en begrunnelse på statusendring i kommentarfelt slik at dette blir tilgjengelig i seksjon «Revisjonsspor for søknadsstatus» på kandidatens profil.

Ved å plassere kandidater i ikke videre status vil du enkelt kunne se hvor mange og hvilke kandidater som ikke er med videre.

Videresendt

Denne statusen er det kun rollen «HR-representant» som kan se. Statusen benyttes for kandidater som er blitt videresendt direkte til en jobbrekvisisjon. Kandidater som kommer via byråportalen havner i denne statusen.

Invitert til å søke

Denne statusen er det kun rollen «HR-representant» som kan se. Statusen benyttes for kandidater som er invitert til å søke på en stilling. Dette kan være kandidater som er sendt fra byråportalen inn i status «Videresendt». Ved å flytte kandidaten inn i «Invitert til å søke» vil kandidaten motta en e-post om å fullføre kandidatprofil og søke på stillingen.

Kandidatdatabase

Her kan du søke på tvers av jobbrekvisisjoner etter kandidater fra virksomhetens kandidatdatabase.

Alle kandidater som gjør profilen synlig for «Alle rekrutteringsansvarlige i hele virksomheten» ved opprettelse av kandidatprofilen, blir tilgjengeliggjort i databasen. Søk på tekst, nøkkelord, favoritt.

Kandidater som har en liten hengelås ved siden av navet sitt, vil ikke kunne søkes frem i kandidatdatabasen. Kandidater med denne hengelåsen har valgt å være synlige for kun den rekrutteringsansvarlige som håndterer stillinger de har søkt på.