E-postmaler for rekruttering i DFØ HR

Under menypunktet Behandle e-postmaler for rekruttering i adminsenteret i DFØ HR finner du oversikten over e-poster som sendes til ulike aktører i rekrutteringsprosessen. Det kan for eksempel være e-poster til kandidaten, til rekrutterende leder eller andre aktører.

Merk at det ikke er mulig å slette en e-postmal. De kan kun deaktiveres eller overskrives.

Noen e-postmaler er tilknyttet handlinger i systemet og blir sendt når handlingen utføres.

Eksempler:

• «Jobbrekvisisjon opprettet» - når en leder oppretter en jobbrekvisisjon, blir det sendt en e-post med melding om å fullføre registreringen.
• «Kanseller planlagt intervju» – når en kandidat avslår et intervju, får rekrutteringsrådgiver melding om at intervjuet er kansellert.
• «Tilbud godkjent av alle godkjennere» - når leder og eventuelle ekstra godkjennere har godkjent tilbud til kandidat, vil rekrutteringsrådgiver få en e-post melding.

Det er ikke mulig å endre koblingen mellom «type» e-post og utløser. Men du kan endre ordlyden i e-posten (se lengre ned hvordan du går frem).

Andre e-postmaler er tilknyttet statuser og sendes når kandidater flyttes til gjeldende status.

• «Ny søknad» - når en kandidat sender inn en søknad, får de en søknadsbekreftelse på e-post
• «Rekvisisjon lukket» - idet en kandidat ansettes og rekvisisjonen lukkes, blir øvrige kandidater (med noen unntak) flyttet til status «Revisjon lukket» og får med det en e-post om at stillingen nå er besatt.

Øvrige e-postmaler er maler du kan velge manuelt som ikke er knyttet til en handling eller status.

Eksempler:

• «I01 - Intervju – invitasjon til intervju (kandidat velger tidspunkt)»
• «A01 - Arbeidsavtale – online arbeidsavtale»

Slik endrer du ordlyden i en e-post

Klikk på malen.

Endre eventuelt emnefeltet i feltet Person.

Endre eventuelt teksten og/eller referanse til «tokens». Du kan bare velge én token av gangen.

Klikk Valider standardtoken for å sjekke at tokens er ok.

Klikk Lagre endringer.

Alle e-poster inneholder to språk, norsk og engelsk. Alle e-postmalene i rekruttering som leveres med systemet inneholder engelsk oversettelse.

E-poster som er utløst av handlinger eller status, vil sendes til kandidat på engelsk hvis kandidaten har valgt engelsk språk for sin kandidatprofil. Ved endringer i den norske e-postmalen anbefales det å se over innholdet i den engelske malen, og gjøre eventuelle tilpasninger også på den engelske malen .

Slik oppretter du ny e-postmal

Vår anbefaling er å bruke ledige maler ved opprettelse av ny e-post. Ledige maler finner du helt nederst i oversikt over alle e-postmaler. Hvis alle malene er brukt velg "opprett ny mal".

Når du har valgt mal, legg til ønsket innhold i e-posten. Malnavn er navnet som vil vises i oversikten over alle e-postene. Status definerer om e-posten skal brukes, sett til aktiv ved opprettelse av ny e-postmal.

Legg til innhold i malen for Norsk Bokmål og English UK. Hvis det ikke er behov for å ha innholdet på engelsk, legg til samme innhold som i den norske malen for å unngå at det ligger tomt.

Skriv inn tekst og legg ved ønsket flettefelt "tokens".

Hvis det kopieres innhold fra eksisterende e-postmal, kan det legge seg noen tomme felter bak tokens ved kopiering. Sjekk innholdet i malen nøye eller legg innholdet over i notisblokk/notepad før det klippes inn for å unngå dette.