Det er nå gitt midlertidig unntak fra økonomiregelverket slik at staten kan betale faktura før forfallsdato, for en periode på to måneder fram til 31. oktober 2020.
Dette går fram av
Rundskriv R-100, 1.9.2020 fra Finansdepartementet, punkt 2.2.
utbetaling til leverandører i privat sektor før forfall.
Forskjell fra tidligere rundskriv er at dere nå får adgang til, men
ikke et pålegg om, å utbetale fakturaer fra leverandører i privat
sektor før forfall for å hjelpe leverandører med
likviditetsproblemer.
Slik gjør dere det
Dette betyr at det er tillatt å endre forfallsdato i fakturasystemene, Contempus og Basware, eller i regnskapssystemet, Unit4 ERP. En forutsetning for dette er at varen eller tjenesten må være mottatt.
Eksempelvis vil faktura som har forfall langt fram i tid, som løpende husleieutgifter, ikke dekkes av dette unntaket.
Det presiseres at R-100 ikke gir unntak fra bestemmelsene punkt 2.5, at alle utgifter skal være attestert før utbetaling kan finne sted. Den som attesterer, skal påse at nødvendige attestasjonskontroller er utført. Nødvendige attestasjonskontroller for anskaffelser framgår av bestemmelsene punkt 5.3. Bestemmelsene krever altså at varemottak skal ha skjedd, før betaling kan foretas.
Alternative måter for å endre forfallsdato
I Contempus kan forfallsdato endres i forkontroll, avvikshåndtering eller etterkontroll - av regnskapsbruker.
I Basware kan forfallsdato endres i forkontroll, returnerte fakturaer og sluttkontroll - av regnskapsbruker. Vær oppmerksom på at alle endringer i sluttkontroll må godkjennes på nytt.
I Unit4 ERP kan forfallsdato endres under menypunktet Økonomi/Leverandørreskontro/Betalinger/Ajourhold åpne poster.
Se veiledning under:
I rullegardinmenyen har du flere alternativer; Lev.nr, Lev navn, bankkontonummer o.l.
Har du leverandørnummer, legg inn nummer og trykk F7, eller søk på leverandørnavn, trykk F9, så F7, og du får oversikt over alle leverandører. Oversikten viser alle åpne fakturaer på leverandøren. Det er kun status N som kan endres.
Dobbeltklikk på fakturaen du ønsker å endre forfallsdato på, endre forfallsdato, lagre med F12.
Du kommer tilbake til oversikten, og kan kontrollere at endret forfallsdato er korrekt. Gjenta prosessen for alle fakturaer som skal ha ny forfallsdato.
Tidsvindu for å endre forfallsdato
De fleste av våre kunder har fellesremittering tirsdag og torsdag med start kl. 09.30, og de har 15 dager forfall.
Tidsvinduet i Unit4 ERP for å endre forfallsdato avhenger
av når faktura overføres fra Contempus og Basware. Det er derfor
viktig å overføre fakturaer i god tid.
Unntaket gjelder til 31. oktober 2020.