Dersom virksomhetens ordinære rutine innebærer at det skal framgå av et papirbilag både hvem som har utarbeidet det og hvem som har godkjent det, og at dette skal skje gjennom manuell signatur på bilaget, vil situasjonen med hjemmekontor uten tilgang til printere og scannere innebære at virksomheten må få på plass andre rutiner som gjør bruk av de verktøy som er tilgjengelige.
Et annet alternativ vil selvsagt kunne være at virksomheten dekker anskaffelse av det nødvendige utstyret som bruk av den ordinære rutiner krever. Det må vurderes om den ordinære rutinen er et resultat av eksplisitte krav i økonomiregelverket, og hvilke andre rutiner det vil være mulig å få på plass med de verktøy som er tilgjengelige.
Er rutinen med manuell undertegning av bilag et resultat av krav i økonomiregelverket?
Bilag omtales i økonomibestemmelsene som dokumentasjon av bokførte opplysninger. Det følger av bestemmelsene punkt 4.2 bokstav f, jf. punkt 4.4.5, at bokførte opplysninger skal være dokumentert på en måte som gjør etterprøving og kontroll mulig. Etter utstedelse skal dokumentasjonen være forsvarlig beskyttet mot endring. Dersom dokumentasjonen består av flere dokumenter, skal det være referanse fra primærdokumentet til de øvrige dokumentene.
Det finnes forskjellige typer bilag. De kan deles i utgiftsbilag, inntektsbilag og andre bilag. Utgiftsbilag er for eksempel en inngående faktura, mens inntektsbilag for eksempel er en utgående faktura. Andre bilag vil være bilag som retter feil (korreksjonsbilag/omposteringsbilag), årsavslutningsbilag og periodiseringsbilag. Sistnevnte er mest aktuelt for virksomheter som fører regnskapet sitt etter de statlige regnskapsstandardene (SRS), og inkluderer for eksempel avsetninger for påløpte kostnader, avsetninger for opptjente, ikke fakturerte inntekter og avskrivninger.
For utgifts- og inntektstransaksjoner inneholder bestemmelsene krav om utførelse av transaksjonskontroller, samt krav om at utførelsen av kontrollene skal dokumenteres. Se nærmere om dette på siden om spørsmålet Transaksjonskontroller for utgifter under virusutbruddet – hva om det ikke er mulig å oppfylle kravene i økonomibestemmelsene?
For andre bilag enn utgifts- og inntektsbilag inneholder ikke bestemmelsene eksplisitte krav om at det skal framgå verken hvem som har utarbeidet bilagene eller hvem som eventuelt i tillegg har godkjent dem. Kravet er som nevnt over kun at bilaget skal gjøre etterprøving og kontroll mulig. Kravet om at etterprøving og kontroll skal være mulig, innebærer at det basert på bilaget skal kunne vurderes om det vedrører virksomheten, er et resultat av faktisk inntrufne hendelser eller regnskapsmessige vurderinger og om det er bokført korrekt og nøyaktig.
Selv om bestemmelsene ikke har eksplisitte krav til godkjennelse av andre bilag enn utgifts- og inntektsbilag, gjelder det et generelt krav om etablering av internkontroll. Internkontrollen skal forhindre styringssvikt, feil og mangler, slik at blant annet regnskap og informasjon om resultater er pålitelig og nøyaktig, jf. punkt 2.4. Internkontrollen skal være tilpasset risiko og vesentlighet og den skal dokumenteres. I tillegg skal det dokumenteres at den fungerer på en tilfredsstillende måte.
En rutine som innebærer at en person skal godkjenne bilag utarbeidet av en annen person før bokføring, kan være egnet for å legge til rette for at regnskapet og informasjon om resultater blir pålitelig og nøyaktig. Dette krever i så fall at godkjenner har tilstrekkelig kompetanse og informasjon for å ta stilling til om bilaget er riktig.
Ved etablering av kontrolltiltak skal kostnader ved tiltaket måles opp mot den nytte og de fordeler som oppnås. Det følger av bestemmelsene punkt 4.4.6 at en virksomhet hver måned og ved årets slutt skal foreta avstemminger av alle balansekontoer. Alle periodiseringsbilag for en SRS-rapporterende virksomhet vil resultere i balanseposter som ved månedsslutt og årsslutt blir gjenstand for spesifisering og avstemming. Slike avstemminger skal signeres og dateres, og er oppbevaringspliktig regnskapsinformasjon. Behovet for godkjennelse av periodiseringsbilag kan derfor være mindre enn behovet for godkjennelse av bilag som retter feil.
Hvilke alternative rutiner finnes for andre bilag enn utgifts- og inntektsbilag?
Ett alternativ vil være at et bilag produsert for eksempel i et tekstbehandlings- eller regnearkprogram ikke skrives ut på papir og danner grunnlag for manuell signatur, men at det i stedet sendes elektronisk til godkjenner. Godkjenner sender så elektronisk videre til den som skal bokføre bilaget i regnskapssystemet.
Et bilag produsert i et tekstbehandlings- eller regnearkprogram er mulig å endre for den som først mottar det til godkjenning og den som deretter mottar det til bokføring. Bilag utarbeidet i et tekstbehandlings- eller regnearkprogram må derfor før det sendes til godkjenning og bokføring omgjøres til et filformat som ikke enkelt lar seg redigere i slike kjente sluttbrukerverktøy uten at endringen fremgår direkte av dokumentasjonen. Et bilag produsert i Excel kan for eksempel omgjøres til PDF før oversendelse til godkjenner.
Ansatte i alle statlige virksomheter har e-post. Det er vår vurdering at e-post i koronasituasjonen kan benyttes for oversendelse av andre bilag enn utbetalings- og inntektsbilag fra bilagsprodusentent til godkjenner og fra godkjenner til den som skal foreta bokføringen, selv om det er risiko for at e-post kan misbrukes. Dersom virksomheten har mulighet for å benytte systemer som krever innlogging for oversendelse av det elektroniske bilaget fra bilagsprodusent til godkjenner og videre til den som skal bokføre, vil dette være en sikrere kanal for oversendelse enn bruk av e-post, og bør om mulig velges. For kunder i DFØ vil bruk av Kundesenter på nett være eksempel på en slik kanal. Andre eksempler kan være bruk av saksbehandlings- og arkivsystemer, slik som for eksempel Websak.
Som nevnt over skal det dokumenteres at internkontrollen fungerer. Dersom virksomheten har en «koronarutine» som beskrevet over, vil det for at det skal være mulig å kontrollere at denne rutinen har vært fulgt, være behov for oppbevaring av dokumentasjon av at bilaget er godkjent i tillegg til oppbevaring av selve bilaget som legitimerer posteringen. Begge typer dokumentasjon må oppbevares sammen, eller det må være referanse fra bilaget som legitimerer posteringen til dokumentasjonen av godkjennelsen.
Et annet alternativ for elektronisk oversendelse kan være bruk av regnskapssystemet. Regnskapskunder av DFØ kan ta kontakt med DFØs regnskapsdivisjon for mer informasjon om muligheten for bruk av digitale bilag, herunder hvor lang tid det vil ta å få satt opp løsningen. Se introduksjonsfilm og brukerveiledning.