På denne siden forklarer vi hvordan du skal fylle ut og sende inn bekreftelse av foreløpig regnskap.
Bekreftelse av foreløpig regnskap for 2023
Departementene vil motta en e-post fra Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) med foreløpig regnskap. Her vil det bl.a. være vedlagt to regneark. Det ene er foreløpig statsregnskap og vil hete ”Fagdep_nn_202312.xls” (der nn er departementsnummeret). Dette arket vil inneholde en fane for inntekter og en for utgifter. Det andre arket er bekreftelse av mellomværende og vil hete ”Bekreftelse av mellomværende_nn.xls” (der nn er departementsnummer).
De to regnearkene skal benyttes i arbeidet med å bekrefte statsregnskapet for 2023. Dette innebærer at departementet, for egne regnskapsposter (kapittel/post/underpost og mellomværende), kontrollerer og bekrefter regnskapstall slik de skal fremstå i det endelige statsregnskapet. I tilfeller hvor kontrollen avdekker avvik må departementet anmode om ompostering i statsregnskapet.
I tillegg er det i rundskriv R-8/2023 beskrevet hvordan mellomværende i statsregnskapet for 2023 skal håndteres. Mellomværende skal presenteres per virksomhet, og årets endring skal forklares når denne anses å være vesentlig.
Nærmere beskrivelse av kontroller, eventuell anmodning om ompostering, forklaring av mellomværende og bekreftelse av regnskapet finnes nedenfor.
Kontroll av statsregnskap for 2023
Kontroll av foreløpig bevilgningsregnskap for periode 01.01–31.12.2023
Departementet skal kontrollere alle regnskapsposter (inntekter og utgifter) i rapporten Departementet skal kontrollere alle regnskapsposter (inntekter og utgifter) i rapporten ”Fagdep_nn_202312.xls” opp mot respektive regnskapsposter slik de skal fremstå i endelig bevilgningsregnskap. Dersom kontrollen avdekker feil eller mangler i det foreløpige bevilgningsregnskapet, skal departementet anmode om ompostering i statsregnskapet, jf. punkt 3 nedenfor.
Kontroll av regnskapsførernes mellomværende per 31.12.2023
Hvert departement skal innhente utgående saldo for mellomværende med statskassen per 31.12.2023 fra sine underliggende virksomheter. Utgående saldo registreres på egen linje for respektive virksomheter i kolonnen Bekreftet mellomværende i dokumentet ”Bekreftelse av mellomværende_nn.xls”. Bekreftet mellomværende skal samsvare med beløpet i kolonne Utgående saldo 202312 for aktuell virksomhet. Dersom det er avvik mellom disse beløpene, må DFØ kontaktes slik at videre framdrift kan avklares. Vi viser for øvrig til rundskriv R-107 for nærmere beskrivelse av uoppklarte differanser som gjelder tidligere års regnskap.
Anmodning om ompostering i statsregnskapet
Hvis ovennevnte kontroller avdekker feil eller mangler i foreløpig statsregnskap, skal departementet anmode om ompostering i statsregnskapet. Se skjema 2:
For å lette utfyllingen av skjemaet er det lagt til merknader/beskrivelser på cellene som skal fylles ut. Skjemaet lagres før utfylling (kun de lyseblå feltene fylles ut av departementene, øvrige felt er til bruk for DFØ og vil delvis fylles ut automatisk) og returneres som Excel-fil, jf. punkt 5 nedenfor.
Anmodning om ompostering skal inneholde omtale av posteringen. Det er et eget tekstfelt for dette i skjemaet. Omtale av ompostering skal være kort, men beskrivende, se egne eksempler i eksempelfil. Merk også at omposteringer skal skje på virksomhetsnivå (der bilaget opprinnelig er ført i kontospesifikasjon).
Hvilke regnskapsposter som er berørt, saldo for den enkelte post slik den fremkommer i foreløpig regnskap, endringen slik den fremkommer i anmodning om ompostering og den korrekte saldoen slik den skal være i det endelige årsregnskapet skal i tillegg synliggjøres i Tabell 1 i bekreftelsesbrevet, jf. punkt 5 nedenfor om bekreftelse av statsregnskapet.
Ved anmodning om ompostering som har til hensikt å korrigere uoppklarte differanser mellom virksomhetens kontantregnskap og statsregnskapet som gjelder tidligere års regnskap henviser vi til rundskriv R-107.
Forklaring av mellomværende med statskassen
DFØ fastsetter om årets endring i en virksomhets mellomværende skal betegnes som vesentlig, og derfor må forklares. Virksomheter med endring i mellomværende som skal forklares er markert med teksten Forklares i kolonnen Endring i mellomværende i dokumentet ”Bekreftelse av mellomværende_nn.xls”. Forklaringen skal bygge på virksomhetens spesifikasjon av interimskontoer, og det skal fremkomme om endringen skyldes spesielle forhold eller om endringen kan anses som normal. Forklaringen gis i bekreftelsesbrevet Tabell 2, jf. punkt 5 nedenfor om bekreftelse av statsregnskapet.
Bekreftelse av statsregnskapet
Det er utarbeidet en mal for bekreftelsesbrev som departementene skal benytte ved bekreftelse av regnskapet (se skjema 1):
- Dersom kontrollene ikke avdekker avvik, bekreftes regnskapet i bekreftelsesbrevet ved at departementet daterer og signerer brevet (av statsansatt med myndighet til dette).
- Dersom kontrollene derimot avdekker avvik skal departementet i tillegg gi en aggregert oppstilling per konto og virksomhet i Tabell 1 i bekreftelsesbrevet. Anmodning om omposteringer skal utgjøre grunnlaget for dette.
Skjema for anmodning om ompostering (jf. punkt 3 ovenfor) vedlegges bekreftelsesbrevet.
- Dersom DFØ har bedt om forklaring på vesentlige endringer i mellomværende med statskassen, fylles i tillegg Tabell 2 i bekreftelsesbrevet ut (jf. punkt 4 ovenfor) før regnskapet bekreftes.
Signert, skannet bekreftelsesbrev, sammen med eventuell anmodning om ompostering (i Excelformat) sendes senest innen 9.2.2024 til statsregnskap@dfo.no. Vi minner om at det i tillegg skal sendes kopi per e-post til Riksrevisjonen.
På bakgrunn av mottatte omposteringer vil DFØ ferdigstille bevilgningsregnskapet som deretter sendes departementene for endelig bekreftelse. DFØ fastsetter frist for returnering når ferdigstilt bevilgningsregnskap oversendes til departementene. Endelig bekreftelse fra departementene skal oversendes til DFØ innen fastsatt frist, med underskrift av statsansatt med myndighet til dette, i PDF-format.