DFØ har på oppdrag for Kommunal- og distriktsdepartementet (KDD) evaluert Valgdirektoratet. Formålet med evalueringen er å vurdere om målene ved opprettelsen av direktoratet er nådd, hvordan direktoratet ivaretar sine oppgaver, og om det har hensiktsmessige rammer.

Våre funn og vurderinger

Et smalt, men krevende samfunnsoppdrag

Valgdirektoratet har i praksis én hovedoppgave. Det er å sikre korrekt og sikker gjennomføring av valg i Norge. Oppdraget kan oppfattes som smalt, men er av stor samfunnsmessig betydning: frie og hemmelige valg kan sies å være en bærebjelke i vårt demokrati. I en tid som preges av økende internasjonal uro, mange alternative flater for å hente og spre informasjon, og en rask utvikling av kunstig intelligens med nye muligheter for manipulering, blir oppdraget ekstra krevende.  

Valgdirektoratet opererer også under noen særskilte rammebetingelser. Ansvaret for å gjennomføre valg er lagt til kommunene og direktoratet skal treffe behovet til 357 svært forskjellige kommuner. Et ytterligere kompliserende forhold er at valg bare gjennomføres en gang hvert andre år. Det begrenser mulighetene til å lære av erfaring og til å oppdage feil gjennom reell bruk. I tillegg må alt være på plass valgdagen. Her er det ingen muligheter til å fire på krav eller skyve på frister. 

Et ungt direktorat med gode resultater

Valgdirektoratet har oppnådd mye på få år. Valg har vært gjennomført uten vesentlige problemer.  Kommunene er i hovedsak fornøyd med bistanden de får fra Valgdirektoratet, og tilfredsheten har bedret seg over tid. Valgdirektoratet har systematisk fått evaluert sine tjenester, og inntrykket er at direktoratet har brukt disse evalueringene til å gjøre nødvendige endringer i sine tjenester og systemer fra valg til valg.

Det kortsiktige trumfer det langsiktige

Direktoratet har levert godt inn mot det enkelte valg, men det er behov for at både departement og direktorat har et mer langsiktig blikk. Selv om det har vært gjort tilpasninger i det elektroniske valgadministrative systemet (EVA), har systemet høy teknisk gjeld. En mer langsiktig modernisering av EVA har ikke fått tilstrekkelig oppmerksomhet. Selv om departementets faglige styring av valgområdet har hatt et langsiktig perspektiv, har heller ikke departementets etatsstyring siktet lengre enn til neste valg. Verken målformuleringer eller bevilgningsmønster har bygget opp under et mer langsiktig perspektiv.

En uutviklet faglig rolle

Valgdirektoratet har primært fylt en operativ rolle – å bistå kommunene i gjennomføringen av valg.  Men et direktorat har også en faglig rolle, dels ved å være rådgiver for eget departement, dels ved å forvalte og formidle kunnskap ut mot samfunnet for øvrig. På begge områder har direktoratet et utviklingspotensial.  

For mindre enn 10 år siden lå direktoratets oppgaver i departementet. Departementet framstår fortsatt som den primære faginstansen på området. En tydeligere faglig rolle utad for direktoratet er avhengig av at departementet legger til rette for en slik utvikling. Det har i noen grad vært forsøkt å involvere direktoratet mer i faglige oppgaver, men uten at direktoratet har klart å gjøre seg nytte av det med tanke på å spille en tydeligere faglig rolle. Vi mener derfor at utvikling av en faglig rolle bør være blant temaene i en bredere diskusjon om rollefordeling mellom departement og direktorat, jf. neste punkt.

Behov for mer omforent rolleforståelse

Styringsrelasjonen er preget av ulike forståelser i departement og direktorat. Det er ulike vurderinger av i hvilken grad departementet styrer mer detaljert enn nødvendig, og det er ulike opplevelser av direktoratets faglige rådgivning og departementets tilbakemeldinger.

Departementet har holdt styringen av direktoratets operative oppgaver på et overordnet nivå, men har sett behov for å styre direktoratet tett på fagområder som berører risiko og sårbarhet og håndtering av hendelser samt mediehenvendelser.

Vi har ikke grunnlag for å vurdere om det her styres mer detaljert enn nødvendig, eller om direktoratet har urealistiske forventninger til handlingsrom. Men siden det er ulike forståelser av styringsrelasjonen og hvor stort handlingsrom direktoratet har, eller bør ha, mener vi det bør gjøres en ny vurdering av rollefordelingen på de aktuelle fagområdene. Dette bør inngå i en bredere drøfting mellom departement og direktorat med tanke på å komme fram til en mer omforent forståelse av direktoratets rolle, herunder også hvordan departementet kan tilrettelegge for en tydeligere faglig rolle for direktoratet. Slike avklaringer bør foretas jevnlig.

For mye struktur og for lite ledelse

Direktoratet har vært opptatt av struktur, men utøvelse av ledelse synes å ha fått mindre oppmerksomhet. Etter vår vurdering har det vært for lite ledelse både på strategisk og operativt nivå. Det mangler ikke på policydokumenter, teoretiske prosessbeskrivelser og generelle retningslinjer om hvordan organiseringen er tenkt å fungere, men disse synes i mindre grad å ha vært styrende for utøvelse av ledelse i direktoratet.

Mulighetene er til stede for å skape et robust fagmiljø

Direktoratet synes i dag å ha et godt og solid fagmiljø, både valgfaglig og IT-faglig, men med noen utfordringer.  Å legge større vekt på direktoratets faglige rolle vil kunne gi nye faglige utfordringer og større variasjon for medarbeiderne. Valgdirektoratet er i dag et relativt stort IT-faglig miljø og bør kontinuerlig være opptatt av å gjøre det faglig attraktivt. I dette ligger blant annet å utvikle en god balanse mellom konsulenter og fast ansatte, samt å utforske muligheter for faglig samarbeid med andre IT-miljøer.  

For små virksomheter vil internadministrative oppgaver utgjøre en uforholdsmessig stor andel av virksomheten, de opptar lederkapasitet og gir en faglig sårbarhet både med tanke på mulige vakanser og muligheten for å utvikle et godt fagmiljø på administrative spørsmål.

 I Valgdirektoratet har ikke dette blitt opplevd som et problem. Men med de omfattende utviklingsoppgavene for forvaltningen av EVA framover kan det bli behov for strammere prioriteringer. Da er det naturlig at også organiseringen av de administrative støttefunksjonene og potensialet for samarbeid med andre om disse oppgavene, blir tatt opp til vurdering.

DFØ anbefaler:

• Langsiktig utviklingsarbeid, spesielt utviklingen av EVA, bør bli en del av styringsdialogen, og dette bør reflekteres i innholdet i styringsdokumenter og styringsmøter. Det bør også vurderes hvordan de svært ulike budsjettrammene for valgår og mellomvalgår kan jevnes ut.
• Direktoratet bør vurdere forenkling av organiseringen og en klarere ansvarsplassering. Utøvelse av ledelse bør prioriteres både på strategisk og operativt nivå.
• Direktoratet bør ta en tydeligere faglig rolle utad, og departementet bør legge bedre til rette for dette. I den sammenheng bør det vurderes å styrke kapasiteten på kommunikasjonsområdet.
• Departementet og direktoratet bør sammen utvikle en omforent forståelse av rollefordeling og samhandlingsmønster, herunder også spørsmålet om utvikling av direktoratets faglige rolle.
• Direktoratet bør vurdere hvordan de kan opprettholde et godt og robust IT-faglig miljø. I dette inngår blant annet en vurdering av innleie opp mot faste ansettelser og hvilke muligheter som finnes for faglig samarbeid med andre virksomheter.
• Som en liten statlig virksomhet bør direktoratet vurdere om det er hensiktsmessig å utvide samarbeid med andre om administrative oppgaver.
• Direktoratet bør fortsatt spille på kompetansen i kommunene. Tiltak for brukerinvolvering bør kommuniseres bedre og eventuelt styrkes.