1.1 Bakgrunn

Valgdirektoratet ble etablert 1.1.2016 etter et vedtak i regjeringen i 2014 og er i dag et forvaltningsorgan under Kommunal- og distriktsdepartementet (KDD).

Før 2016 ble oppgavene som nå tilligger Valgdirektoratet, ivaretatt i daværende Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Dette ble vurdert som problematisk, og departementet ga daværende Difi i oppdrag å utrede etablering av en egen enhet (eventuelt et direktorat) som kunne overta oppgavene med forberedelse og gjennomføring av valg (Difi 2010).  

Å flytte ut oppgaver knyttet til valg fra departementet til et eget direktorat var begrunnet med to hovedformål. For det første behov for avlastning: Departementets oppgaver på valgområdet hadde økt vesentlig i omfang, og disse oppgavene var av operativ karakter, eksempelvis utvikling og drift av it-system, brukerstøtte, trykking av materiell med mer. Særlig it-systemet forutsatte også en utstrakt bruk av innleide konsulenter.   

For det andre var det et ønske å skape mer avstand mellom politisk ledelse og den mest operative gjennomføringen av valg. Dette handler blant annet om utbetaling av tilskudd til informasjonsarbeid, egne informasjonskampanjer rettet mot velgerne, direkte veiledning til kommunene om hvordan de skal bruke det valgadministrative systemet EVA, formidling av valgresultater mv. 

Direktoratet har nå snart vært operativt i 10 år, og departementet mener det vil være nyttig å evaluere virksomheten. DFØ har derfor fått i oppdrag å gjøre dette.  Arbeidet med oppdraget startet i september 2024.

1.2 Formål og problemstillinger

Formålet med evalueringen er å vurdere om målene med opprettelsen av direktoratet er nådd. Som del av dette ønskes en vurdering av hvordan virksomheten ivaretar sine oppgaver, hvordan den leverer på samfunnsoppdraget, samt om virksomheten har hensiktsmessige rammer. Departementet konkretiserte formålet i følgende fire problemstillinger:

1 Hvordan ivaretar direktoratet sine oppgaver?  

Her er det ønskelig at alle direktoratets oppgaver vurderes, både de kommunerettede oppgavene og oppgaver knyttet til rollen som faglig rådgiver overfor departementet. Det bør sees både på oppgaveløsning på kort sikt og på organisasjonens evne til strategisk planlegging for å ivareta oppgaver på lang sikt. Vurderingen bør se hen til bakgrunnen for og målsettingen med opprettelsen av direktoratet. 

 2 Har direktoratet egnede rammer og forutsetninger for sine oppgaver? 

Her bør det vurderes om direktoratet har riktig kompetanse til å løse oppgavene sine, om denne brukes på en hensiktsmessig måte, og om direktoratet har realistiske og riktige økonomiske rammer. Det bør også vurderes om dagens organisering og samlokalisering er hensiktsmessig ut fra et faglig og et praktisk perspektiv. Sentralt i dette punktet er en vurdering av konsekvensene av at virksomheten er syklisk, størrelsen på direktoratet og at oppdraget er begrenset til én samfunnsviktig oppgave. 

 3 Er styringen av direktoratet hensiktsmessig?   

Det er tett faglig dialog mellom KDD og direktoratet, og den formelle styringen suppleres av en rekke arbeidsmøter med faglige diskusjoner. Styringen er tilpasset direktoratets egenart og oppgaver, og det skilles mellom styringen i valgår og mellomvalgår. Det bør vurderes om styringen er effektiv og godt nok tilpasset virksomheten. 

4 Hvordan sikre at direktoratet er faglig og organisatorisk robust og en attraktiv arbeidsplass?  

På bakgrunn av de vurderinger som gjøres under de øvrige problemstillingene, skal evalueringen også peke på mulige tiltak som kan gjøres for å sikre at virksomheten er faglig og organisatorisk robust fremover, har god oppgaveløsning og en effektiv ressursutnyttelse. Evalueringen bør blant annet vurdere om det vil være en fordel at virksomheten får flere oppgaver. 

1.4 Metode og datagrunnlag

Problemstillingene vil bli belyst ved at vi benytter en kjent analysemodell. Modellen er utviklet av Statskontoret i Sverige og benyttes i deres analyser av statlige virksomheter. Modellen består av fire analysemomenter, jf. Figur 1.  

1) Hva er direktoratets oppgaver, ressurser og mål?  

Her kartlegges direktoratets ulike mål og oppgaver og prioriteringen mellom dem, blant annet i form av ressurser tilgjengelig for ulike oppgaver. 

 2) Hvilke resultater oppnår direktoratet?  

Dette dreier seg om hva som kommer ut av de ressursene direktoratet tildeles og innsatsen til de ansatte. 

3) Hvordan påvirker interne og eksterne faktorer resultatene? 

Interne faktorer omfatter bl.a. organisering, arbeidsformer, ledelse, kompetanse, styring, utviklingsarbeid, strategisk planlegging og kommunikasjon. Eksterne faktorer omfatter blant annet teknologiutvikling, eksterne samarbeidspartnere, forholdet til overordnet departement, forholdet til kommunene. 

4) Hvilke utfordringer og utviklingsbehov ser vi for direktoratet?  

I denne delen av analysen gjøres en sammenfattende vurdering ut fra de funn og vurderinger som er gjort under de foregående tre momentene i analysemodellen. Analysen munner ut i anbefalinger som fanger opp de viktigste utviklingsbehovene.  

1.3.1 Datagrunnlag

Det viktigste datagrunnlaget for evalueringen har vært gjennomgang av dokumenter og gjennomføring av intervjuer. Etter hvert valg blir det gjort evalueringer av Valgdirektoratets tjenester overfor kommuner og fylkeskommuner. Det skjer i form av en spørreundersøkelse som sendes til alle kommuner og fylkeskommuner supplert med dybdeintervjuer av utvalgte kommuner og fylkeskommuner. Disse evalueringene utgjør et viktig tilfang til datagrunnlaget for vår undersøkelse, og det har derfor ikke vært nødvendig med en egen spørreundersøkelse til kommunene. 

Dokumentgjennomgang

Styringsdokumenter, som budsjettproposisjoner, tildelingsbrev, referater fra etatsstyringsmøter, instruks og årsrapporter¹, har vært et viktig informasjonsgrunnlag. Spesielt har gjennomgangen av Valgdirektoratets årsrapporter gitt oss nyttig informasjon om direktoratets utvikling over tid, både når det gjelder produksjon og prioritering av oppgaver, samt utvikling i budsjett, antall ansatte og bruk av konsulenter.

Vi har også hatt stor nytte av tidligere evalueringer, kartlegginger og prosjektrapporter. Her står evalueringene som gjennomføres etter hvert valg i en særstilling. Disse er gjennomført av Oslo Economics etter de tre seneste valgene.  Vi vil også trekke fram Oppmerksomhets-målingen fra Ipsos etter kommunestyre- og fylkestingsvalget i 2023 og en utredning fra PWC om valg av driftsløsning. I tillegg gir Valglovutvalgets utredning «Frie og hemmelige valg» et viktig grunnlag for å forstå den konteksten Valgdirektoratet inngår i (NOU 2020:6).

Valgdirektoratet har også gitt oss tilgang til en lang rekke interne styringsdokumenter. I tillegg har direktoratet også utarbeidet egne oversikter for oss om blant annet utviklingen i oppgaveporteføljen og konsulentbruk.

Se også referanseliste bak i rapporten.

Intervjuer 

Intervjuer har vært en viktig kilde til informasjon om hvordan Valgdirektoratet fungerer og aktuelle endringsbehov. De aller fleste intervjuene ble foretatt i oktober/november 2024.

Siden Valgdirektoratet har så få ansatte, ønsket vi å intervjue samtlige medarbeidere. Vi har hatt fysiske gruppeintervjuer med medarbeiderne (inndelt etter fagområder) og individuelle intervjuer med lederne. Det betyr 7 gruppeintervjuer med medarbeiderne og individuelle intervjuer med de fire lederne. Disse intervjuene fant sted i Valgdirektoratets kontorer i Tønsberg. I tillegg har vi hatt digitale oppfølgingsintervjuer med lederne. Vi har også hatt intervju med en av de innleide konsulentene. Totalt betyr dette 7 gruppeintervjuer og 9 individuelle intervjuer, totalt 30 personer.

Når det gjelder erfaringene fra valgansvarlige i kommunene, har hovedkilden vår vært undersøkelsene fra Oslo Economics. I tillegg har vi intervjuet valgansvarlige i fem kommuner (Oslo, Bergen, Lyngen, Tønsberg, Sandefjord) og en tidligere fylkeskommune (Viken). Disse intervjuene hadde primært som formål å sette oss bedre inn i kommunens behov, men er et for lite utvalg til at vi kan generalisere ut fra dem. Med unntak av valgansvarlige i én kommune hadde alle informantene lang fartstid som valgansvarlige.

Departementets styring av direktoratet har vært en av prosjektets problemstillinger. I tillegg har det også vært viktig å innhente departementets syn på hvordan direktoratet ivaretar sine oppgaver. I den forbindelse har vi hatt intervjuer i departementet med fem personer i ulike posisjoner og med ulikt fagansvar.

For å se på erfaringer med andre måter å organisere administrative tjenester på, har vi intervjuet leder for Medietilsynet. Dette er en virksomhet på omtrent samme størrelse som Valgdirektoratet og som ikke lenger utfører noen internadministrative oppgaver selv.

Vi har også hatt samtaler med Oslo Economics og Institutt for samfunnsforskning om evalueringene av gjennomføring av valg og om deres inntrykk av Valgdirektoratet.  

1.4 Avgrensning

Evalueringen har ikke gått inn på oppgavefordelingene mellom statlig og kommunalt nivå og heller ikke på oppgavedelingen mellom departementet og direktoratet. Valglovutvalget (NOU 2020:6) har nylig hatt en grundig gjennomgang av roller og ansvar på valgområdet, noe som er reflektert i ny valglov (Prop. 45 L (2022-2023).

Evalueringen har heller ikke vurdert teknisk sikkerhet av driften eller EVA.

1.5 Leseveiledning

Kap. 2 er en summarisk oversikt over aktører, oppgaver og ansvarsforhold i norsk valgadministrasjon. I kap. 3 redegjør vi for hva Valgdirektoratet har oppnådd i sin gjennomføringsrolle og i sin faglige rolle. 

I kap. 4 omtaler vi en rekke interne faktorer som vi mener har betydning for hvordan Valgdirektoratet fungerer og hvilke resultater de oppnår. Kap. 5 er en tilsvarende omtale av eksterne faktorer med hovedvekt på forholdet til departementet.

Til slutt - i kap. 6 - gir vi våre vurderinger av situasjonen som direktoratet står overfor samt en del anbefalinger til tiltak og arbeid for å videreutvikle direktoratet.  

Fotnoter

¹Siste årsrapport vi har studert, er for året 2023 siden datainnsamlingen foregikk før årsrapport for 2024 forelå.