Denne avstemmingen skal dokumentere gjenstående andel av forskuddsbetalte kostnader og mottatte forskudd.
Bakgrunn
Fane S09 i avstemmingsmappen sammen med reklassifiseringsrapporten APK01, inklusiv fane S09B skal dokumentere gjenstående andel av forskuddsbetalte kostnader og mottatte forskudd. Avstemmingen er begrenset til konti for forskuddsbetalte kostnader og mottatte tilskudd der man benytter Unit4 ERPs periodiseringsnøkler.
Tilsvarende manuelle periodiseringer avstemmes i fane S08.
Aktuelle konti i henhold til føringskontoplan:
- 1700 Forskuddsbetalt leie
- 1790 Forskuddsbetalte kostnader
- 2900 Mottatt forskuddsbetaling
Framgangsmåte
Browserrapport S09 kjøres i Unit4 ERP og beløpene overføres til avstemmingsmappen.
Informasjon i reklassifiseringsrapporten APK01 kan innarbeides i fanen S09B Fakturagrunnlag. Sum per konto på denne kan med fordel linkes opp i fane S09 med tilhørende kommentar for å sikre kontrollsporet til underliggende spesifikasjon av hvilke poster saldo per konto består av. Rapporten må ryddes slik at man sitter igjen med kun reelle åpne poster. Opprett eventuelt ytterligere hjelpefaner eller egne vedlegg for å løse disse avstemmingene. Resultatfør eventuelle fakturaer under virksomhetens beløpsgrenser som det er benyttet periodiseringsnøkler på. Dokumentasjon per konto skal blant annet sikre at alle poster:
- er reelle åpne poster
- er reelle forskuddsbetalte kostnader / mottatte forskudd
- blir periodisert på riktig periode, inklusivt at det ikke gjenstår restbeløp i balansen når perioden fakturaen gjelder har passert.
Vær oppmerksom på at alle historiske poster inngår ved uttak av reklassifiseringsrapporten, også de som går i null. Det anbefales at det foretas en rydding slik at man har en oversikt over kun reelle åpne poster og at man senere kompletterer denne med kun nyere poster fra rapporten, samt sletting av de som er ferdig periodisert, det vil si går i null.
Bekreft at spesifikasjon av åpne poster i reklassifiseringsrapporten er kontrollert. Bekreft også at reklassifisering er gjennomført.
Dokumentasjon
- Avstemmingsmappe SRS
- Reklassifiseringsrapport