I dette notatet beskrives hvilke forvaltningspolitiske informasjonsbehov om organisering, funksjoner og oppgaver som er dekket i dag. Notatet tar utgangspunkt i dagens situasjon og synliggjør hvilke muligheter og begrensninger som ligger i å utnytte dagens data og registerløsninger. Notatet diskuterer også tre mulige løsningsalternativ for veien videre og anbefaler tiltak for å dekke de identifiserte behovene på kort og lang sikt.
Difi har valgt å dele de forvaltningspolitiske informasjonsbehovene inn i fire hovedkategorier; Informasjonsbehov knyttet til statlige virksomheters indre og ytre organisasjonsstruktur, til kjennetegn ved statsansatte, til hvor statlige virksomheter og ansatte er geografisk lokalisert og til hvilke oppgaver og funksjoner statlige virksomheter og ansatte holder på med.
Når det gjelder de tre første kategoriene – organisasjonsstruktur, kjennetegn ved ansatte og lokalisering – er det etter Difis vurdering begrensede informasjonsgap. Eventuelle gap er primært knyttet til at det ikke er mulig å hente ut data maskinelt som fullt ut dekker behovene. Behovene kan likevel dekkes gjennom manuell spørring og innlegging av tilleggsinformasjon.
Når det gjelder det fjerde behovet – informasjon knyttet til oppgaver og funksjoner på tvers av virksomheter – er gapene større. Det er flere årsaker til dette. En viktig årsak er at det ikke er dokumentert eller har vært stor etterspørsel etter denne typen informasjon. Hvilke formål skal dekkes? Hva skal en samlet oversikt over statsansatte fordelt på hovedoppgaver brukes til? En annen viktig årsak til informasjonsgapene innenfor oppgave-/funksjonskategorien er at begrepene «oppgaver» og/eller «funksjoner» ikke er entydig definerte begreper – verken i register- og databasesammenheng, eller i forvaltningspolitisk sammenheng.
Difi er opptatt av at nytten av mer og utvidet informasjon om statsforvaltningen må veies opp mot kostnadene, eksempelvis knyttet til nye løsninger og utvidede rapporteringskrav til statlige virksomheter. Vi anbefaler derfor en gradvis forbedring, utvikling og utnytting av dagens informasjons- og datakilder, kombinert med avgrensede analyser for å svare ut spesifikke informasjonsbehov. Tiltak for å få tilgang til individdata fordelt på virksomhet og lokasjon fra a-ordningen, ut fra klart definerte forvaltningspolitiske behov, bør også vurderes.
På lengre sikt kan det eventuelt være aktuelt å utvikle et informasjonssenter med tilgang på informasjon om kjennetegn ved ansatte samt organisatorisk tilknytning, oppgavemessig tilknytning mv. på individnivå (mikronivå). Det må i så fall utredes nærmere både hva vi kan få ut av det og hva det vil koste. Utredningen må bl.a. omfatte endringer i lov-, regel- og avtaleverk som er nødvendig for at data skal kunne benyttes til flere formål. Et fullt utviklet informasjonssenter med tilgang på informasjon om kjennetegn ved de ansatte på individnivå (mikronivå) og organisatorisk nivå, vil kunne dekke mange av de identifiserte informasjonsbehovene.