DFØ har på oppdrag fra Kommunal- og distriktsdepartementet (KDD) gjennomført en midtveisevaluering av Strategi for departementsfellesskapet.
Undersøkelsen belyser hvordan strategien følges opp, og om tiltakene som er satt i gang fremstår som relevante for å nå målene som handler om flerfaglighet, samordning og attraktivitet. Undersøkelsen viser også i hvilken grad strategien er kjent i departementene og om det er behov for justeringer i det videre arbeidet.

DFØ har gjennomført undersøkelsen ved å intervjue nøkkelpersoner som arbeider med å følge opp tiltakene for strategien og med enkelte andre aktører som representerer andre administrative fellestjenester i Sverige, Danmark og Norge. Vi har også gjennomført en spørreundersøkelse blant alle ansatte i departementene.

Sentrale observasjoner i undersøkelsen:

Departementsstrategien er ganske godt kjent og departementsansatte synes det er viktig at strategien er laget.

Spørreundersøkelsen viser at om lag syv av ti departementsansatte har hørt om strategien, mens om lag en av tre er kjent med innholdet. Hovedinntrykket er at strategien først og fremst er godt kjent blant administrasjonsavdelingene, ledere og medarbeidere som er involvert i saker som er direkte knyttet til strategien. Øvrige departmentsansatte har i mindre grad kjennskap til strategien. En av tre departmentsansatte har ikke hørt om den.

Undersøkelsen viser at det er stor oppslutning om å ha en egen strategi for departementsfellesskapet, samtidig som det vanskelig å si noe om hvilken betydning strategien har. I spørreundersøkelsen kommer det fram at om lag seks av ti synes det er viktig at strategien er laget. Intervjuene bekrefter dette.

Det er viktig at departementene jobber sammen for målene i strategien

Det er stor oppslutning om målene i strategien blant ansatte. Undersøkelsen viser at 8 av 10 synes det er viktig at departementene jobber for målet om et sterkere departmentsfellesskap og hele ni av ti støtter opp under målene om mer samordnet utvikling og gjennomføring av politikk og styrket faglighet med mer attraktiv arbeidsplass med mange muligheter.

Departementsansatte kan bli bedre på å jobbe sammen der det er hensiktsmessig

Spørreundersøkelsen avdekker at mer en halvparten av de ansatte opplever at departementene bare i noen grad jobber sammen der det er hensiktsmessig. For alle oppfølgingstiltakene i strategien er formålet å jobbe sammen der det kan gi en gevinst, men det er kanskje først og fremst gjennom arbeidet i kjernegruppeforsøket vi ser hvordan departementene faktisk jobber sammen.

Ledere er tettere på strategien enn andre

Et gjennomgående funn i spørreundersøkelsen er at ledere skiller seg ut. De føler større tilhørighet, har bedre kjennskap til og større tro på strategien enn andre departmentsansatte. Det er for eksempel 1 av 3 departementsansatte som ikke har hørt om strategien. For ledere gjelder dette bare 1 av 10. Dette inntrykket underbygges av de gjennomførte intervjuene.

Tiltakene i strategien fremstår som relevante, men gjennomføringen halter til dels
Undersøkelsen viser at alle tiltakene fremstår som relevante opp mot ett eller flere av målområdene for strategien. Et sentralt inntrykk er likevel at prosessesene for oppfølging og gjennomføring kan bli bedre for noen av tiltakene.

Oppsummert kan vi si at strategien og de tilhørende tiltakene har svært ulik karakter og er uttrykk for ulike samordningsroller. Samordning av politikkinnhold er ulikt samordning av administrative støttefunksjoner. Videre er kompetanseutvikling i forvaltningen forskjellig fra tekniske støttefunksjoner som IKT og arkiv. Dette er etter vår vurdering en vesentlig observasjon fordi det gjør både den praktiske oppfølgingen og evalueringen mer komplisert.

De nyeste tiltakene som er etablert, ser også ut til å være de tiltakene som både er mest i rute, har god oppslutning blant våre informanter og er i godt driv. Disse tiltakene, Kjernegruppeforsøket og Departementsakademiet, er rettet mot bedre samordning og kunnskapsutvikling på tvers i departementsfellesskapet.

De administrative tiltakene framstår som mer utfordrende å gjennomføre. Felles for de administrative fellestjenestene og oppfølgingstiltakene Felles IKT og Felles sak-arkiv, er at de er videreført fra den forrige departementsstrategien. Det er det også gode grunner til. Kompleksiteten i disse tiltakene er høy, de krever store investeringer og vil potensielt føre til store endringer i dagens oppgaveløsing. Når det gjelder Felles HR, er vårt inntrykk at utfordringene først og fremst handler om at det er ulike syn på hvilke HR- tjenester som skal ligge hvor og hvordan de skal finansieres. Helhetlig etatsstyring har ikke etablert noen nye samarbeidsfora som følge av departmentsstrategien, men viderefører de som allerede eksisterer.

Varierende bruk av Styrings- og beslutningsmodellen

Styrings- og beslutningsmodellen for departementene beskriver prosessene for å følge opp departementsstrategien. Vårt inntrykk er at modellen fungerer ulikt for de ulike tiltakene. Noen tiltak er i liten grad gjenstand for behandling i styrings- og beslutningsmodellen. Dette ser ut til å variere med tiltakenes størrelse og kompleksitet, og hvorvidt de har andre strukturer de følges opp i.

Det er derfor vanskelig å gi en entydig vurdering av hvordan styrings- og beslutningsmodellen fungerer som en støtte for oppfølging og gjennomføring av tiltakene. Ettersom tiltakene er svært ulike, vil det heller ikke være hensiktsmessig å lage en modell som passer for alle tiltakene.

Våre anbefalinger

Samlet sett fremstår de igangsatte tiltakene som relevante. For å få et sterkere departementsfellesskap vil det i fortsettelsen også være viktig å jobbe med kulturendring for å skape forståelse for hva som er til departementsfellesskapets beste på sikt.

Alle departementene og Statsministerens kontor «eier» strategien sammen. De har formelt sett likt ansvar for å følge opp tiltakene som er etablert for å nå strategiens mål. For å lykkes med å nå målene i strategien er det viktig at alle departementene tar dette ansvaret.

KDD har imidlertid et særskilt ansvar for å koordinere arbeidet i kraft av deres overordnete ansvar for forvaltningspolitikken. I lys av denne rollen bør KDDs rolle som samordner for administrative tjenester styrkes.

Som pådriver for flere fellestjenester, vil det være viktig for KDD å sikre gode beslutningsgrunnlag som er godt forankret i departementsfellesskapet. Det vil også være viktig å tilpasse styrings- og beslutningsmodellen til det enkelte tiltak. Dette vil bidra til klarere forventninger hos deltakerne i tjenesteforaene og i Strategisk forum.