2.1 Styrings- og beslutningsmodell for departementene

Alle departementene og Statsministerens kontor «eier» strategien sammen og har formelt sett likt ansvar for å følge opp tiltakene som er etablert for å nå strategiens mål. Kommunal- og distriktsdepartementet har imidlertid et særskilt ansvar for å koordinere arbeidet i kraft av deres overordnete ansvar for forvaltningspolitikken. Siden departementene er likestilte organisatoriske enheter og ikke har noen form for konsernorganisering for gjennomføring av felles tiltak, må også oppfølgingsarbeidet baseres på konsensusprinsippet. KDD har derfor laget dokumentet «Styrings- og beslutningsmodell for departementene» som beskriver prosessene for å følge opp departementsstrategien.

«Styrings- og beslutningsmodellen for departementene» omtaler rollene til departementene/regjeringen, KDDs koordineringsrolle, Strategisk forum, tjenesteforumene og Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) sin rolle som sekretariat. Den sier litt om tiltakene og hvilke rutiner for styring og beslutninger som er knyttet til oppfølging av strategien. Prinsippet er imidlertid at ordinære beslutningskanaler benyttes, og endrer ikke den enkelte statsråds konstitusjonelle ansvar. Figuren under beskriver hvordan oppfølgingen av strategien er organisert.

Under utdyper vi kort de mest sentrale foraene som benyttes for å følge opp målene i strategien. Som figuren viser, er imidlertid tiltakene og foraene også koblet til departementenes ordinære system for fora og beslutningsprosesser. Departementene kan også ved behov drøfte aktuelle saker i departementsrådsgruppen og/eller løfte saker til politisk nivå.

DSS har også en sentral og utøvende rolle i flere av tiltakene. I tillegg til å være sekretariat for tjenesteforaene er de også tjenesteleverandører på både IKT-tjenester, sak-arkiv, flere HR-tjenester og fra høsten 2023 også Departementsakademiet. DSS styres av Kommunal- og distriktsdepartementet. Fra 2024 vil imidlertid IKT-tjenestene for departementene overføres til en egen og ny felles IKT-organisasjon som KDD skal ha ansvar for.

2.2 Strategisk forum

Strategisk forum består av departementenes ledere av administrasjonsavdelingene.² Forumet beskrives slik: «Strategisk forum er KDDs viktigste rådgivningsorgan i gjennomføringen av strategien og styringen og utviklingen av fellestjenestene. Strategisk forum er opprettet for å ivareta ansvar og medvirkning på et strategisk nivå. Det er et mål å etablere tilslutning til felles prioriteringer. Overordnede problemstillinger omkring drift og utvikling av fellestjenestene drøftes i forumet, herunder spørsmål om finansiering av disse. Konklusjoner og anbefalinger i møtet føres til referat. Strategisk forum er sammensatt av ekspedisjonssjefene i alle administrasjonsavdelingene i departementene/SMK og ledes av KDD v/ekspedisjonssjefen i Statsforvaltningsavdelingen. Gruppen møtes i utgangspunktet fem ganger i året – se vedlagte årshjul. Det er utarbeidet mandat for Strategisk forum.» (Styrings- og beslutningsmodell for departementene, s. 1)

2.3 Tiltak og tjenestefora

Som figur 1 over viser, er det samlet syv ulike tiltak for å følge opp målområdene i strategien. Dette er en samling av både nye tiltak og en videreføring av allerede pågående prosjekter/tiltak. Noen av disse tiltakene har også sin opprinnelse fra arbeidet med den forrige departementsstrategien Helhet, kvalitet og effektivitet – Strategi for bedre og mer effektive administrative tjenester i departements-fellesskapet (2016–2020), som i hovedsak handlet om administrative fellestjenester for departementsfellesskapet. En del av tiltakene ble utredet og omtalt i notatet Underlagsnotater for strategien Gode hver for oss. Best sammen (Strøm-rapporten) fra 2020.

De syv tiltakene for å følge opp departmentsstrategien er:

• Forsøk med kjernegrupper/kjernegruppeforsøket (ledes av KDD) har følgende kjernegrupper:
  • Utsatte barn og unge
  • Klima og omstilling
  • Kunnskap i kriser
  • Vann og avløp
  • Kompetanse i staten og departementene
• Felles HR (ledes av KDD)
• Departementsakademiet (ledes av KDD)
• Helhetlig etatsstyring (ledes av FIN)
• Felles IKT (ledes av KDD)
• Felles sak-arkiv (ledes av KDD)
• Felles anskaffelsesstrategi (ledes av KDD)

I Styrings- og beslutningsmodellen for departementene beskrives rammer og ambisjoner for tiltakene slik: «Tiltakene som skal sikre gjennomføringen av strategien og utviklingen av fellestjenestene utgjør en portefølje, og vil fremgå av en tiltaksoversikt som utvikles trinnvis. I arbeidet defineres, balanseres, prioriteres og styres tiltakene på en slik måte at disse støtter opp om det overordnede målet og de tre målområdene i strategien, samt at departementsfellesskapets ressurser utnyttes best mulig. Et tiltak skal:

A) være nyttig
B) bidra til en balansert portefølje
C) kunne gjennomføres» (Styrings- og beslutningsmodell for departementene, s. 4)

KDD og DSS har i mange år også hatt ulike tjenestefora for sine fellestjenester som skal ivareta brukermedvirkning i utvikling og videreutvikling av fellestjenestene fra DSS. Per i dag benyttes følgende tjenestefora i strategiarbeidet:

• Digitale tjenester (dekker tiltakene Felles IKT og Felles sak-arkiv)
• HR-tjenester (dekker Felles HR)
• Fasilitetstjenester (Felles anskaffelsesstrategi)

Tjenesteforaene er først og fremst til for å sikre brukerinvolvering og samle innspill, og er ikke beslutningsorganer. Det er KDD som leder foraene og DSS er sekretariat.

Fakta om de ulike tiltakene og tjenesteforumene beskrives også nærmere i kapittel 3 Funn.

2.4 Tilnærming til oppfølging av strategien

I juni 2021 ga Strategisk forum tilslutning til at oppfølgingsregimet for departementsstrategien skulle være i form av porteføljestyring. Det skulle ikke etableres et eget program for å følge opp strategien slik det ble foreslått i Strøm-rapporten.

Argumentene i notatet³ som Strategisk forum ga tilslutning til, var blant annet følgende:

«Mens programmer har en klar start og slutt, omfatter porteføljer de prosjektene, programmene og aktivitetene som trengs for å oppnå strategiske mål, dette kan også være tiltak som ligger i linja. Ved en stegvis utvikling av porteføljen vil den over tid bidra til mer relevans og redusere risiko for irrelevante eller lite gjennomførbare tiltak.

Erfaringene fra forrige strategiperiode tilsier at oppfølgingen av tiltak går utover strategiperioden og at nye tiltak kommer til etter hvert. Bredden i ny strategi tilsier også at det er krevende å lage et stringent og sammenhengende program for oppfølging av strategien.

Å trekke veksler på porteføljestyring i oppfølgingen innebærer at vi vil definere, balansere, prioritere og styre tiltakene/prosjektene på en slik måte at disse støtter opp om det overordnede målet og de tre målområdene i strategien samt at departementsfellesskapets ressurser utnyttes best mulig.»

Fotnoter

²Strategisk forum ble etablert i forrige strategiperiode (2016-2020) under arbeidet med strategien Helhet, kvalitet og effektivitet. Strategi for bedre og mer effektive administrative tjenester i departementsfellesskapet

³Notat om oppfølging av ny strategi for departementsfellesskapet til Strategisk forum 9. juni 2021,
sak 1.