1.1 Bakgrunn

Departementsstrategien Gode hver for oss. Best sammen (2021-2025) ble lansert i mai 2021. Den avløste departementsstrategien Helhet, kvalitet og effektivitet. Strategi for bedre og mer effektive administrative tjenester i departementsfellesskapet (2016–2020).

Strategien er et administrativt dokument av og for departmentsfellesskapet, og har ikke vært gjenstand for politisk behandling.

Det overordnete målet for strategien er:
«Vi legger til rette for at prioriterte samfunnsutfordringer kan løses»

Det skal oppnås gjennom:

• «Flerfaglighet: Vi samarbeider på tvers for å utvikle det faglige grunnlaget for politiske beslutninger og i oppfølgingen av vedtatt politikk.
• Samordning: Vi følger felles mål og utnytter de samlede ressursene bedre.
• Attraktivitet: Vi tiltrekker oss, utvikler og beholder den beste fagkompetansen.»

Målområdene for strategien som følger av dette, er:

• Mer samordnet utvikling og gjennomføring av politikk
• Et sterkere departementsfellesskap
• Styrket faglighet og en mer attraktiv arbeidsplass med mange muligheter

1.2 Oppdraget

I tildelingsbrevet for 2023, fikk DFØ følgende oppdrag fra Kommunal- og distriktsdepartementet (KDD) (s. 7):

"Bistand i oppfølgingen av strategien for departementsfellesskapet 2021–2025
DFØ skal i 2023 bistå KDD i oppfølgingen av strategien for departementsfellesskapet, «Gode hver for oss. Best sammen.» Bistanden gjelder følgende områder:

• DFØ skal dokumentere og oppsummere erfaringer med det pågående kjernegruppeforsøket i en rapport til departementet innen 31. mai 2024.
• DFØ skal senest 31. oktober 2023 oversende en midveisevaluering av strategien,
  jf. Brev av 15. september 2022."

Denne rapporten omhandler midtveisevalueringen av strategien Gode hver for oss. Best sammen. 2021-2025. Oppdraget er en fortsettelse av et oppdrag gitt i 2022. I brev fra Kommunal- og distriktsdepartementet 15. september 2022 ble det gjort noen innholds-
og tidsmessige justeringer av oppdraget som er retningsgivende:

«… DFØ forventes å se på om prosessene for å følge opp strategien generelt er effektive og fornuftige, og ikke kun for målområde 1, slik ordlyden er i tildelingsbrevet.

KDD forventer ellers at DFØ benytter tilgjengelige kunnskapskilder og eventuelle tilleggsundersøkelser som kan si noe om dette:

• I hvilken grad strategien og tilhørende tiltak er kjent i departementene. Det legges særlig vekt på målområde 1, som er nytt som felles definert utviklingsområde for departementene.
• Om det er etablert et fungerende system og egnede prosesser for å sette i gang og gjennomføre tiltak som følger opp strategien.
• Om tiltak som er i gang framstår som relevante gitt definerte prioriteringskriterier.
  Jf. Revidert styrings- og beslutningsmodell for oppfølging av strategien.
• Om det har skjedd endringer i departementene eller deres omgivelser som tilsier justeringer i oppfølgingen av strategien.

KDD forventer ikke at DFØ evaluerer effekter og resultater. Det legges til grunn at bidraget til midtveisevalueringen foreligger oktober 2023.»

1.3 Problemstillinger og avgrensninger

Oppdraget er belyst gjennom følgende problemstillinger:

1. I hvilken grad er strategien og tilhørende tiltak kjent i departementene?
2. Hvordan følges strategien opp?
   • I hvilken grad er det etablert fungerende systemer for å følge opp strategien?
   • I hvilken grad er det satt i gang egnede prosesser for å følge opp strategien?
3. I hvilken grad framstår tiltak som er i gang som relevante?
4. I hvilken grad har det skjedd endringer i departementene eller deres omgivelser som tilsier justeringer i oppfølgingen av strategien?

1.3.1 Avgrensninger

Som det går fram av oppdragsbeskrivelsen fra KDD, er dette oppdraget avgrenset til å primært handle om strategiens målområde 1: Mer samordnet utvikling og gjennomføring av politikk når det gjelder vurderinger knyttet til enkelttiltak.

I denne midtveisevalueringen omtaler vi bare kort hvordan kjernegruppearbeidet oppfattes blant informantene. Dette er fordi DFØ også gjennomfører en egen evaluering av kjernegruppeforsøket på oppdrag fra KDD. Rapporten skal være ferdig våren 2024.

Vi har ikke tatt sikte på å evaluere effekter og resultater av tiltakene som sådan, men vil kort omtale våre vurderinger av arbeidet så langt.

1.4 Metode

Oppdraget for denne evalueringen er å vurdere oppfølgingen av strategien midtveis i strategiperioden. Formålet er å kunne gjøre justeringer i oppfølgingsarbeidet. Samlet sett er det først og fremst prosessene knyttet til oppfølgingen av tiltakene vi ser nærmere på i denne evalueringen.

Det benyttes flere ulike tiltak og fora for å følge opp strategien (nærmere omtalt i kap. 3). Alle oppfølgingstiltakene er svært ulike av karakter, i organisering og med varierende kompleksitet.

For å svare ut problemstillingene har vi:

• Gjort dokumentgjennomganger
• Gjennomført dybdeintervjuer av personer som er involvert i arbeidet med oppfølging av strategien fra ulike ståsted.
• Gjennomført en spørreundersøkelse blant alle ansatte i departementene.

1.4.1 Dokumentgjennomgang

Vi har gått gjennom ulike dokumenter som er relevante for arbeidet med departementsstrategien, som strategidokumenter, «Styrings- og beslutningsmodell for departementene», ulike mandater og annen relevant informasjon.

1.4.2 Dybdeintervjuer

Vi har gjennomført til sammen 38 dybdeintervjuer i ulike grupper som er tilknyttet arbeidet med strategien. Intervjuene er gjennomført i perioden 1. februar til 12. september 2023. Intervjuene ble gjennomført digitalt eller som fysiske møter.

Informantene fikk tilsendt en intervjuguide i forkant av intervjuet (se eksempler i vedlegg 1), og ble i intervjuet eller i e-post før intervjuet orientert om hvordan vi behandler data fra intervjuene, som at

• DFØ sletter referatene etter prosjektavslutning
• vi sikrer at det som sies i intervjuene ikke kan spores tilbake til enkeltpersoner eller
  virksomheter i vår rapport og ikke deles med andre enn de som er involvert i DFØs prosjektgruppe for midtveisevalueringen
• referatene lagres på en sikker måte.

Figuren over viser hvilke grupper vi har gjennomført intervjuer med; KDD som er koordineringsansvarlig for strategien, Strategisk forum som består av administrasjonssjefene i departementene på ekspedisjonssjefnivå, de syv ulike oppfølgingstiltakene og tjenesteforum som er brukerinvolveringsarenaer. Vi har også gjennomført intervjuer med relevante fagmiljøer med ansvar for fellestjenester i Sverige og Danmark, og en fellestjeneste i Norge.

For enkelte av tiltakene, som f.eks. Felles anskaffelsesstrategi og Felles HR, foregår det også andre aktiviteter i departementsfellesskapet som ikke er en del av oppfølgingen av strategien. Vi utelukker ikke at enkelte av våre informanter kan ha uttalt seg om mer generelle aktiviteter på områdene og utover det som følger av strategien.

I Vedlegg 3: Beskrivelse av dybdeintervjuer, beskriver vi nærmere hvilke grupper som er intervjuet.

1.4.3 Spørreundersøkelse til departementsansatte

I perioden 24. april til 11. mai¹ , gjennomførte vi en spørreundersøkelse i Questback blant alle ansatte i departementene, unntatt de politisk ansatte. Hensikten var i hovedsak å kartlegge deres kjennskap til departementsstrategien. Vi ønsket også å kartlegge i hvilken grad ansatte opplevde tilhørighet til departementsstrategien og departementsfellesskapet.

Vi mottok svar fra ansatte i alle departementene og andelen svar fra hvert departement samstemmer i all hovedsak med størrelsen på det enkelte departement. Av de som svarte var 14 prosent ledere med personalansvar, mens 86 prosent var saksbehandlere. Undersøkelsen bestod av syv spørsmål om temaene kjennskap til strategien, viktighet av strategien, vurdering av samarbeid mellom departementene generelt og om tilhørighet til departementsfellesskapet.

Vi sendte ut to påminnelser i løpet av undersøkelsesperioden, og sluttresultatet ble at
42 prosent besvarte undersøkelsen, eller 1969 av 4691 personer. Se nærmere beskrivelse om spørreundersøkelsen og spørreskjemaet i vedlegg 2.

1.5 Oppbygging av rapporten

I kapittel 2 fremstilles departementsstrategiens organisering for å følge opp målene i strategien. I kapittel 3 gjengir vi våre hovedfunn fra undersøkelsene, og fakta om de ulike tiltakene. I kapittel 4 presenterer vi våre vurderinger av dataene, og i kapittel 5 våre anbefalinger. Eksempler på intervjuguider og spørreskjemaet til departements-undersøkelsen ligger som vedlegg 1 og 2. Nærmere beskrivelser av dybdeintervjuene ligger i vedlegg 3 og vurdering av kjernegrupper midtveis i vedlegg 4.

Fotnoter

¹ Undersøkelsen ble lukket/avsluttet 14. juni 2023