Litteraturoversikt

Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) (2019). På toppen av styringssystemet. Om samordning i de Skandinaviske regjeringsapparatene. Difi-notat 2019:6

Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (2021). Dokumentasjons- og arkivfunksjonen i statlige virksomheter. DFØ-rapport 2021:7

Jacobsson, Bengt m.fl. (2001). Hur styrs regeringskansliet? Om procedurer, prat och politik. SCORE (Stockholms centrum för forskning om offentlig sektor), Stockholm. Score Rapportserie 2001:8

Kommunal- og distriktsdepartementet (2023). Tildelingsbrev 2023 – Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon. Regjeringen.no

Kommunal- og distriktsdepartementet (2023). Supplerende tildelingsbrev nr. 7 for 2023 – DSS – Etablering av departementsakademiet. Regjeringen.no

Kommunal- og distriktsdepartementet (2022). Styrings- og beslutningsmodell for departementene fastsatt 280322

Kommunal- og distriktsdepartementet (2021). Gode hver for oss. Best sammen. Overordnet strategi for departementsfellesskapet 2021–2025

Kommunal- og distriktsdepartementet (2020). Gode hver for oss. Best sammen. Strategi for utvikling av departementsfellesskapet 2021−2025. Arbeidsgruppens forslag 13.3.2020

Kommunal- og distriktsdepartementet (2020). Underlagsnotater for strategien Gode hver for oss. Best sammen. 2021−2025

Kommunal- og moderniseringsdepartementet (2016). Helhet, kvalitet og effektivitet. Strategi for bedre og mer effektive administrative tjenester i departementsfellesskapet (2016–2020)

Vedlegg 1: Aktuelle intervjuguider

Stategisk forum

1. Hva mener du om at departementene har en felles strategi som skal bidra til bedre samordning, styrket departementsfellesskap og bedre kunnskapsutvikling?
2. Beskriv hvordan departementet har jobbet med å gjøre strategien og tilhørende tiltak kjent i departementet?
3. I hvilken grad er ditt departement involvert i tiltakene og hvordan vurderer du disse opp mot målene i strategien?
   • Kjernegrupper:
   • Departementsakademiet:
   • Helhetlig etatsstyring:
   • Felles IKT:
   • Felles sak-arkiv:
   • Felles anskaffelsesstrategi:
   • Felles HR:
4. I hvilken grad mener du strategien bidrar til å oppfylle følgende ambisjon: «Departementene samarbeider godt om kunnskapsgrunnlag og reformer når det er nødvendig for å lykkes»?
5. I hvilken grad mener du strategien bidrar til å oppfylle følgende ambisjon: «Departementene er et fellesskap med sterk ’vi’-følelse, som har gode og effektive fellestjenester og er innrettet for å samarbeide og bruke ressurser effektivt»?
6. I hvilken grad mener du strategien bidrar til å oppfylle følgende ambisjon: «Departementene er en attraktiv og effektiv arbeidsplass som tiltrekker, utvikler og beholder riktig fagkompetanse, og som legger til rette for mobilitet mellom sektorene»?
7. Hva er din vurdering av styrings- og beslutningsmodellen for oppfølging av strategien?
   • Hvordan fungerer modellen generelt?
   • Hvordan fungerer rolle- og ansvarsdelingen beskrevet i modellen?
   • Hvordan fungerer Strategisk forum og møtestrukturen generelt?
   • Hvordan har prosedyre for prioritering og gjennomføring av tiltak fungert?
8. Har det skjedd endringer i departementene eller i omgivelsene som tilsier at det er behov for justeringer i oppfølgingen av strategien eller i selve strategien?
9. Er det noe du ønsker i tilføye/som vi også burde ha snakket om?

Tiltaksledere

1. Hva er bakgrunnen for at tiltaket ble besluttet og når skjedde det?
2. Hvordan er arbeidet med tiltaket du leder organisert, og hvilke aktører er involvert i arbeidet?
3. Hva er status for arbeidet med tiltaket?
4. Er det noen spesielle hindringer eller muligheter for utviklingen av dette tiltaket du vil fremheve?
5. Hvordan fungerer styrings- og beslutningsmodellen (tjenestefora, strategisk forum m.m.) for oppfølging av tiltaket?
6. Hva er din vurdering av KDD og DSS’ roller generelt i arbeidet med å drive og utvikle fellestiltakene?
7. Hvordan vurderer du de andre departementenes rolle i arbeidet med å drive og utvikle fellestiltakene?
8. Hvordan tenker du at tiltaket kan bidra til å oppfylle målene i departementsstrategien?
9. Er det noe du ønsker i tilføye/som vi også burde ha snakket om?
   

Ledere av kjernegruppene

Departementsstrategien «Gode hver for oss. Best sammen»

1. I hvilken grad tror du strategien og tilhørende tiltak er kjent i departementet?
2. I hvilken grad fremstår tiltakene som relevante og egnede for å nå målene for strategien?
   • Felles IKT:
   • Felles sak-arkiv:
   • Felles anskaffelsesstrategi:
   • Helhetlig etatsstyring og FINs rolle:
   • Departementsakademiet:
   • Felles HR:
3. I hvilken grad opplever du at det er etablert fungerende systemer og satt i gang egnede prosesser for å følge opp tiltakene i strategien?
4. Har det skjedd endringer i departementene eller omgivelsene som tilsier justeringer i hvordan strategien følges opp?
5. Hva er eventuelle fordeler og ulemper knyttet til gjeldende praksis for finansiering av tiltakene?
   

Kjernegruppene

6. Ser du noen resultater av arbeidet i kjernegruppene så langt med hensyn til
   • Tverrfaglige kunnskapsgrunnlag?
   • Tverrdepartementale arbeidsprosesser?
   • Involvering/samarbeid med underliggende etater og/eller kommuner/kommunalt nivå?
   • Forankring i politiske prosesser og tverrdepartementalt samarbeid?
7. Hvordan vurderer du kjernegruppenes potensial for å styrke de samlede resultatene framover?
8. Har du vurdert om arbeidet som gjøres i kjernegruppene kan ivaretas like godt eller bedre på «gamlemåten» eller andre alternative måter? I tilfelle hvordan?
9. Basert på erfaringene så langt, ser du noe som bør gjøres annerledes eller justeres?
10. Er det noen temaer som ikke er belyst her om departementsstrategien eller kjernegruppene som du vil trekke fram spesielt?

Vedlegg 2: Spørreundersøkelsen

Om spørreundersøkelsen

I perioden 24. april til 11. mai , gjennomførte vi en spørreundersøkelse i Questback blant alle ansatte i departementene unntatt de politisk ansatte. Hensikten var i hovedsak å kartlegge deres kjennskap til departementsstrategien. Vi ønsket også å kartlegge i hvilken grad ansatte opplevde tilhørighet til departementsstrategien. Vi sendte spørreundersøkelsen til ca. 4700 (4702 personer) og mottok svar fra 42 prosent.

Vi mottok svar fra alle departementene og andelen svar fra hvert departement samstemmer i all hovedsak med størrelsen på det enkelte departement. Av de som svarte var 14 prosent ledere med personalansvar mens 86 prosent var saksbehandlere.

KDD bisto DFØ med å skaffe e-postadresser. DFØ har behandlet både mottatte
e-postadresser og data fra undersøkelsen etter retningslinjene for GDPR, som å oppbevare
e-postadresser på et sikret område, slette dem når undersøkelsen er avsluttet , og slette alle data fra undersøkelsen når data er ferdig behandlet og prosjektet er avsluttet. Vi har også sikret at alle besvarelser er anonyme.

KDD bisto også DFØ med å sende ut informasjon til alle departementsansattes postmottak om at departementene om kort tid ville motta en spørreundersøkelse fra DFØ om departementsstrategien «Gode hver for oss. Best sammen. 2021-2025». Dette var viktig for forankringen av undersøkelsen i departementene.

Undersøkelsen bestod av spørsmål om temaene kjennskap til strategien, viktighet av strategien, vurdering av samarbeid mellom departementene generelt og om tilhørighet til departementsfellesskapet.

Vi sendte ut to påminnelser i løpet av undersøkelsesperioden, og sluttresultatet ble at
42 prosent besvarte undersøkelsen, eller 1969 av 4691 personer.

Spørreskjema

Departementsstrategien – midtveisevaluering

1. Hvilket departement jobber du i?
• Arbeids- og inkluderingsdepartementet
• Barne- og familiedepartementet
• Finansdepartementet
• Forsvarsdepartementet
• Helse- og omsorgsdepartementet
• Justis- og beredskapsdepartementet
• Klima- og miljødepartementet
• Kommunal- og distriktsdepartementet
• Kultur- og likestillingsdepartementet
• Kunnskapsdepartementet
• Landbruks- og matdepartementet
• Nærings- og fiskeridepartementet
• Olje- og energidepartementet
• Samferdselsdepartementet
• Utenriksdepartementet
• Statsministerens kontor

2. Hvilken type avdeling/seksjon jobber du i?

• Administrasjonsavdeling
• Fagavdeling
• Annet

3. Er du leder med personalansvar (seksjonsleder, avdelingsdirektør, ekspedisjonssjef, departementsråd etc.)?

• Ja
• Nei

Et sentralt målområde for departementsstrategien er mer samordnet utvikling og gjennomføring av politikk.

4. I hvilken grad opplever du at departementene jobber godt sammen der dette er hensiktsmessig?

• Ikke i det hele tatt
• I liten grad
• Verken stor eller liten grad
• I noen grad
• I stor grad
• Vet ikke

5. I hvilken grad opplever du tilhørighet til departementsfellesskapet?

• Ikke i det hele tatt
• I liten grad
• Verken stor eller liten grad
• I noen grad
• I stor grad
• Vet ikke

6. Hvor viktig synes du det er at departementene jobber mot følgende mål?

• Mer samordnet utvikling og gjennomføring av politikk
• Et sterkere departementsfellesskap
• Styrket faglighet og en mer attraktiv arbeidsplass med mange muligheter

7. Er du kjent med departementsstrategien "Gode hver oss, best sammen?

• Ja, jeg kjenner innholdet
• Jeg har hørt om den, men er ikke kjent med innholdet
• Nei

8. Hvor viktig eller uviktig synes du at det er at departementene har laget strategien «Gode hver for oss. Best sammen»?

• Svært uviktig
• Ganske uviktig
• Verken viktig eller uviktig
• Ganske viktig
• Svært viktig
• Vet ikke

9. Har du jobbet med ett eller flere av tiltakene som er etablert for å følge opp strategien? Kryss av hvilke tiltak du har arbeidet med.

• Forsøk med kjernegrupper
• Helhetlig etatsstyring
• Felles IKT
• Felles sak-arkiv
• Felles anskaffelsesstrategi
• Felles HR
• Departementsakademiet

Vedlegg 3: Beskrivelse av dybdeintervjuer

Innledningsvis gjennomførte vi to intervjuer med nøkkelpersoner i KDD og DSS som er sentrale for implementeringen av strategien. Formålet var å få en bedre forståelse av konteksten rundt og innholdet i strategien og få innspill til aktuelle temaer til intervjuene og aktuelle informantgrupper.

I neste fase gjennomførte vi intervjuer i departementene med nesten alle medlemmene av strategisk forum (16 intervjuer). Dette er et forum for departementenes administrasjonssjefer på ekspedisjonssjefnivå. Formålet med disse intervjuene var å få en oversikt over deres vurdering av hvordan prosessene rundt strategioppfølgingen og tiltakene fungerer og om strategiens styrings- og beslutningsmodell spesielt.

For å følge opp målområdene i strategien er det etablert/reetablert syv ulike tiltak som både representerer nye tiltak (Kjernegruppeforsøket, Departementsakademiet) og der det er hektet på noen allerede etablerte tiltak (Felles sak-arkiv, Felles IKT, Felles anskaffelsesstrategi og til dels Felles HR og Helhetlig etatsstyring). For å få innsikt i status for tiltakene og hva som eventuelt oppleves utfordrende, intervjuet vi ledere av de fleste tiltakene (7 intervjuer).

I tillegg intervjuet vi de departementsrådene som leder kjernegrupper, som Barn og unge/KUBU, Klima i omstilling, Kunnskap i kriser og Kompetanse. (4 intervjuer).

DSS og KDD har også ulike tjenesteforum som skal bl.a. ivareta brukermedvirkning i utvikling og videreutvikling av tjenester. Det er KDD som leder disse foraene, og DSS som har sekretariatsansvaret. Vi gjennomførte derfor intervjuer med ledere og sekretariat for HR-tjenester og sekretariat for Digitale tjenester som representerer både IKT og sak-arkiv. (3 intervjuer).

For å få noe bedre innsikt i hvordan arbeidet i tjenesteforum oppfattes av ledere andre involverte ledere i departementene, intervjuet vi også enkelte avdelingsdirektører i utvalgte administrasjonsavdelinger som arbeider med HR i departementene (2 intervjuer).

Avslutningsvis gjennomførte vi også noen oppsummerende intervjuer med aktuelle nøkkelpersoner i KDD og SMK (2 intervjuer).

For å se på erfaringer med organiseringen av administrative fellesfunksjoner i andre skandinaviske lands departementer, har vi også gjennomført intervjuer med nøkkelpersoner og ledere med ansvar for denne typen oppgaver i Sverige og Danmark (2 intervjuer).

Vi har også intervjuet en fellestjeneste i Norge (1 intervju).

Vedlegg 4: Vurdering av kjernegruppene midtveis

Utsatte barn og unge

Startet opp i februar 2021, og består av departementsråder fra BFD (leder), AID, JD, HOD, KUD og KDD. Temaet for denne kjernegruppen, har sitt utspring i «0-24-samarbeidet» som pågikk i perioden 2017-2021, men i 2020 ble det også foreslått å etablere en kjernegruppe om dette både i Strøm-rapporten og i DFØs rapport «Fra program til varig struktur» . Kjernegruppens arbeid handler i store trekk om å få til bedre kunnskapsgrunnlag, styring og samordning rundt utsatte barn og unge på tvers av både ansvarlige departementer og statlige og kommunale virksomheter.

Foreløpige observasjoner: Temaet til denne kjernegruppen kjennetegnes av at det er mange aktører både i statlig og kommunal forvaltning som har ansvar for oppfølging av utsatte barn og unge, og at det er et svært sammensatt og gjenstridig problem der løsninger og problemforståelse enten er uklare eller krever felles problemforståelse for å kunne løses. Det er krevende å få til med såpass mange aktører. Vi oppfatter ikke at det er store politiske interessekonflikter på dette feltet, men at det først og fremst samordningen og sammenhengene mellom de ulike ansvarsområdene som er krevende å få til. Vi ser at 024-arbeidet nok har dannet et godt grunnlag for arbeidet i denne kjernegruppen, og at et velfungerende og aktivt sekretariat gjør at både tilrettelegging og oppfølging av saker flyter godt både til kjernegruppen og til videre oppfølging. Vi har imidlertid så langt ikke sett nærmere på hvordan arbeidet fungerer og oppfattes på direktoratsnivå og i kommunene. Til nå ser vi imidlertid eksempler på at de har fått til konkrete resultater på alle deler av samordningstrappen, som for eksempel:

• Trinn 1: Dele informasjon: De er gode på informasjonsutveksling, mye takket være et godt sekretariat
• Trinn 2: Utvikle felles problemforståelse: Pilot for Programfinansiering handler om samordning av statlige tilskudd rettet mot målgruppen
• Trinn 3: Unngå å svekke hverandres måloppnåelse: Jobber f.eks. aktivt med likelydende oppdrag i tildelingsbrev. Informasjonsutvekslingen i kjernegruppemøter bidrar også til dette
• Trinn 4: Utvikle felles plan/tiltak: Det arbeides med en felles stortingsmelding.

Kunnskap i kriser

Startet opp i august 2021, og består KD (leder), JD, FIN, AID, BFD, HOD, NFD og KDD deltar, sammen med direktører for SSB, Forskningsrådet, Folkehelseinstituttet, Direktoratet for
e-helse, og etter hvert også Datatilsynet. Utfordringen som er utgangpunktet for denne kjernegruppen, er å tilrettelegge for nødvendig informasjons- og kunnskapsdeling mellom virksomheter i krisetider. Her handler det i hovedsak om å sikre at midlertidige tilpasninger i regelverk gjør dette mulig i framtidige krisesituasjoner.

Foreløpige observasjoner: Behovet for en mer effektiv og sikker infrastruktur for deling av data på tvers i forvaltningen, ble tydelig under koronakrisen. Problemet kjernegruppen skal løse kan sies å være komplisert, men ikke et gjenstridig problem. Hovedutfordringene er i hovedsak å finne løsninger gjennom endringer i dagens regelverk, eventuelt opprette nye regler. Dette er også både komplekst og tidkrevende. Gruppen har et sekretariat som fungerer godt, men som nok er sårbart fordi det er nøkkelpersoner i sekretariatet som drar mye av lasset av alene. Gruppen har så langt hatt god framdrift, og relevante data innhentes gjennom både ekspertgrupper og utredninger. Dette er også den eneste kjernegruppen som har åpnet for å ha med ledere av nøkkeldirektorater for å få til bedre kunnskapsdeling i kriser.

Klima og omstilling

Startet opp i oktober 2021, og består av KLD (leder), FIN, KDD, NFD, OED, SD og LMD. Kjernegruppens arbeid handler mye om utveksling og samordning av informasjon på klimaområdet.

Foreløpige observasjoner: Dette er muligens den kjernegruppen som er mest gjenstridig av karakter, og der hovedårsaken til det trolig ligger vel så mye i politiske interesseavveininger og sektorinteresser som faglig kompleksitet. Forvaltningen skal uansett være lojal til politiske beslutninger, så det faglige og sektorvise vil uansett farges av gjeldende politiske føringer. Arbeidet i kjernegruppen kan også så langt sies å preges noe av dette, og man har brukt tid på å få til felles problemforståelse på en del områder. Det arbeides også med en felles strategi omkring de administrative prosessene rundt klimaarbeidet i departementene. Det synes å være enighet om bedre samarbeid mellom departementene knyttet til de ulike politiske beslutningsprosessene. Sekretariatet består av to nøkkelpersoner fra KLD som koordinerer seg med aktuelle fagpersoner i de andre departementene.

Vann og avløp

Dette er den nyeste kjernegruppen og ble startet opp i 2022. Gruppen ledes av HOD, og har deltakere fra KDD, KLD, JD, OED. Formålet med gruppen er å oppnå bedre robusthet, beredskap og sikkerhet i vannforsyningen ved å sikre helhetlig forvaltning der vann, avløp og annet som kan påvirke drikkevann eller er viktig for samfunnssikkerheten, ses i sammenheng. Kjernegruppen skal arbeide for at nødvendige tiltak blir iverksatt for å håndtere det voksende vedlikeholdsetterslepet som foreligger i sektoren.

Foreløpige observasjoner: Dette er den «yngste» kjernegruppen, og det er derfor vanskelig å si noe konkret om status. Problemet karakteriseres ved at det er kjent, men løsningen er det ikke. Forvaltingen av vann er imidlertid komplekst, og likeså oppgavene de skal bidra til å løse. Så langt ser arbeidet ut til å ha kommet godt i gang. De har et lite sekretariat som er plassert i HOD.

Kompetanse i staten og departementene

Startet opp i februar 2021 og består av departementsråder fra KDD (leder), KLD, UD, KD og JD. Gruppen arbeider i hovedsak med å utvikle et bedre tilpasset kompetansetilbud for ansatte i departementene. De har også i stor grad fungert som «styringsgruppe» for tiltaket Departementsakademiet og for etableringen av en egen masterutdanning for primært departementsansatte.

Foreløpige observasjoner: Dette er den første kjernegruppen som selv har vurdert at de i realiteten er mer av en styringsgruppe enn en kjernegruppe ut fra de kriteriene som er satt for det. Det som kjennetegner problemet for denne gruppen er at det hverken er et gjenstridig eller et komplisert problem, men mer et sterkt ønske om å få til gode og felles kompetansetilbud for ansatte i departementene. Departementsrådene i kjernegruppen ses som katalysatorer for kompetansetilbudenes innhold og framdrift. Kjernegruppen kan allerede vise til en del konkrete resultater, som utviklingen av Departementsakademiet og masterprogrammet for departementsansatte. Departementsakademiet er jo også et av tiltakene i oppfølgingen av departementsstrategien, mens masterprogrammet har vært prosjektorganisert og ledet fra KD. Kjernegruppen har et lite sekretariat med to nøkkelpersoner fra KDD.