5.1 KDDs rolle som samordner for administrative fellestjenester kan styrkes

KDDs rolle som samordner og ansvarlig departement for administrative fellestjenester kan med fordel styrkes. Det kan dels gjøres gjennom å styrke intern organisering, kapasitet og kompetanse, og dels gjennom samarbeid og utvikling i DSS. Et grep kan også være å tilføre ressurser fra andre departementer i en periode for å øke kapasitet og kompetanse til oppfølging av tiltakene der det er et behov.

5.2 Godt forankrete kunnskapsgrunnlag er viktige inn i beslutningsprosessene

Noen innspill fra informantene kan tolkes som en generell motstand mot å etablere fellestjenester i departementsfellesskapet, fordi den skreddersømmen enkeltdepartementer har opparbeidet seg kan gå tapt dersom tjenester overføres til DSS. Slike utfordringer er det imidlertid vanlig å møte i overganger til større fellestjenester. Derfor bør det også tas høyde for at det er behov for kulturendringer i departementene. Det er viktig å skape forståelse og aksept for at de nye fellestjenestene skal bli like bra eller bedre, og at endringene i det lange løp er for fellesskapets beste.

All den tid felles beslutninger må baseres på konsensusprinsippet, blir det også svært viktig med godt forarbeid, dokumentasjon, god forankring og brukerinvolvering i planleggingen av fellesløsninger. Departementer vil naturlig nok være motvillig til å gi fra seg løsninger som fungerer greit når det er usikkert hva de kan få i et nytt system. Dermed er det sentralt å sannsynliggjøre viktige gevinster som økt informasjonssikkerhet, økt beredskap, tilgang til høy kompetanse, innsparinger i det enkelte departement mv. Som pådriver for mer fellestjenester, vil det være viktig for KDD fremover å sikre gode beslutningsgrunnlag som kan benyttes for å overbevise de som er mest kritiske. Godt forarbeid og grundige analyser handler også om å prøve og feile gjennom trinnvis (smidig) utvikling og brukerinvolvering.

Erfaringer fra Sverige og andre større virksomheter, tyder på at det er betydelige fordeler med mer felles administrasjon. Det har å gjøre med ressursbruk, kompetanse, utvikling, fleksibilitet og sikkerhet. Samtidig stiller det store krav til prosess for å få til gode fellestjenester. Mangelfullt forarbeid øker risikoen for feilinvesteringer.

Uklare prosesser og manglende involvering øker også risikoen for stor motstand underveis. Samtidig vil det alltid være en del støy og motstand i det en sammenslåing eller ny organisering trer i kraft. Slike motforestillinger kan også fort kan gi seg når nye modeller har fått virke en liten stund og viser seg å fungere.

For tiltak som møter stor motstand og hvor stordriftsfordelene ikke er åpenbare, kan det hende at man bør nedjustere ambisjonsnivået eller begynne i det små for å skaffe erfaringer.

5.3 Styrings- og beslutningsmodellen bør tilpasses det enkelte tiltak

Styrings- og beslutningsmodellen er preget av å først og fremst være en modell for administrative tiltak. Samtidig blir ikke alle tiltak som omhandler administrasjon fulgt opp gjennom denne modellen. De største tiltakene er organisert som egne prosjekter med egne styringsgrupper. For disse tiltakene er vårt inntrykk at modellen fungerer først og fremst som en informasjonskanal. Men det er også en viktig funksjon.

Vår vurdering er at det kan gjøres tydeligere hvilken funksjon styrings- og beslutningsmodellen skal ha mot de ulike tiltakene. Dette vil bidra til klarere forventninger hos deltakerne i tjenesteforaene og i Strategisk forum.

De administrative rutinene mellom de ulike organene som er knyttet til beslutnings- og styringsmodellen, bør også gjennomgås kontinuerlig for å nyttiggjøre seg sentral informasjon i og mellom de ulike foraene som tjenesteforumene, strategisk forum og oppfølgingstiltakene.

5.4 Oppsummering av våre anbefalinger

Vi vurderer de igangsatte tiltakene som relevante samlet sett. Men for å få et sterkere departementsfellesskap gjennom bedre samordning i politikkutviklingen og bedre administrative tjenester, vil det i fortsettelsen være viktig å jobbe med kulturendring for å skape forståelse for hva som er til departementsfellesskapets beste på sikt.

Alle departementene og Statsministerens kontor «eier» strategien sammen og har formelt sett likt ansvar for å følge opp tiltakene som er etablert for å nå strategiens mål. For å lykkes med å nå målene i strategien er det viktig at alle departementene tar dette ansvaret. Det er også et felles ansvar å nå målene for departementsstrategien.

KDD har imidlertid et særskilt ansvar for å koordinere arbeidet i kraft av deres overordnete ansvar for forvaltningspolitikken. I lys av denne rollen bør KDDs rolle som samordner for administrative tjenester styrkes.

Som pådriver for flere fellestjenester, vil det være viktig for KDD fremover å sikre gode beslutningsgrunnlag som også er godt forankret i departementsfellesskapet. Det vil også være viktig å tilpasse styrings- og beslutningsmodellen til enkelte tiltak. Dette vil bidra til klarere forventninger hos deltakerne i tjenesteforaene og i Strategisk forum.