Manuell matching

Du må ha rollen fakturaadministrator for å kunne utføre denne oppgaven.  Mer informasjon om roller i innkjøps- og fakturaløsningen finner du her.

En innkjøpsfaktura stopper i brukertrinnet Manuell matching ordrelinjer/fakturalinjer når systemet ikke får til å matche ordrelinjer mot fakturalinjer. Det kan for eksempel skje dersom mva eller artikkelnummer på faktura er avvikende fra innkjøpsordren.

Når systemet skal matche fakturaen, leses netto beløpet inn og merverdiavgift legges på for å balansere brutto beløpet på fakturaen. Det dere skal betale er det oppgitte beløpet inklusive merverdiavgift. For at du skal ha kontroll på om leverandør fakturerer til avtalt pris, må du se på netto sum per linje. Endringer i pris gjelder alltid netto. Dette er grunnen til at nettokoder benyttes.

Du finner oppgaven i oppgavelisten din i Unit 4 ERP.

Åpne oppgaven og gå til fane Regnskap for å finne konteringslinjen(e). I eksemplet under ser vi at linje 1 på faktura (kr 2 200,09) er avstemt mot konteringslinje 1.

Konteringslinje 2 ligger med konto 9992 fordi de to andre artikkellinjene på faktura ikke er blitt avstemt mot innkjøpsordre. Dette må gjøres manuelt.

Gå til fane Detaljer innkjøpsordre.

Her ligger innkjøpsordrelinjen(e) klar for avstemming.

Under Levert finner du ordrelinjer hvor varemottak er utført. Detaljer innkjøpsordre viser alle ordrelinjene som ligger på innkjøpsordren. Avstemte linjer viser hvilke ordrelinjer som allerede er avstemt mot faktura.

Hak av for de ordrelinjene som skal avstemmes mot faktura og velg Avstem til faktura. Dersom ordrelinjene som skal avstemmes ligger under Levert skal disse ordrelinjene velges fremfor ordrelinjene som ligger under Detaljer innkjøpsordre.

Disse linjene vil nå flytte seg ned til Avstemte linjer.

Kontroller at beløpene i felt(ene) for Fakturabeløp stemmer overens med faktura. Se eksempelet over markert i rødt, hvor nettobeløpet fra fakturalinje 3 fylles inn i felt for Fakturabeløp.

Når beløpene stemmer overens med faktura, går du tilbake til fane Regnskap.

Etter avstemming mot innkjøpsordre, oppdateres konteringslinjene. Se konteringslinjene markert i gul.

Hak av for konteringslinjen kontert på konto 9992 og velg Slett.

Nå ligger konteringen kun med linjer fra innkjøpsordren hvor nettobeløpene stemmer overens med faktura.

Dersom det er et gjenstående beløp som i eksempelet under, må mva sjekkes. Her ser vi at konteringslinje 1 ligger med mva kode X3 (12 %), mens fakturalinjen er uten mva. Dette må korrigeres.

I dette eksemplet ble mva koden endret til 0, slik at gjenstående beløp er lik null.

Faktura er nå avstemt mot innkjøpsordre og konteringen er korrigert. Påse alltid at gjenstående beløp er lik null slik at bilaget balanserer.

Dersom det er fakturert for en vare som ikke ligger på innkjøpsordre vil den ekstra konteringslinjen ligge med konto 9992. Denne kontoen må endres til korrekt konto og du må legge inn øvrig kontering.

Velg Lagre for å sende faktura videre i flyten for innkjøpsfaktura.

Dersom det er registrert prisavvik eller ekstra linjer mellom faktura og innkjøpsordre vil faktura gå til Priskontroll. Se brukerveiledning for Priskontroll.