Priskontroll av faktura

Se instruksjonsfilm om priskontroll av faktura.

Kriterier til priskontroll

Når varemottaket er utført og faktura er matchet mot innkjøpsordren, går faktura på flyt og det utføres en kontroll mot gitte kriterier og toleransegrenser. Dersom det gis utslag på et kriterie sendes faktura til priskontroll for en ekstra kontroll, deretter til ny godkjenning av bruker med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM).

Kriterier til priskontroll:

• Ekstra fakturalinjer
  • Faktura inneholder ekstra fakturalinjer iht innkjøpsordre.
  • Det er lagt til artikkellinjer i varemottaket
• Beløp >= 2,5 %
  • Beløpet mellom innkjøpsordre og faktura avviker med mer enn 2,5%
• Beløp >= 200 kr
  • Beløpet mellom innkjøpsordre og faktura avviker med mer enn 200 kr
• Innkjøpsordre er endret etter bestilling
  • Fullmaktsbegrep på innkjøpsordre er endret og krever ny godkjenning av bruker med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM)
• Avgiftsbeløpet avviker mellom innkjøpsordre og faktura
  • Avgiftsbeløpet generert fra konteringen på ordre mot avgiftsbeløpet på faktura avviker
• Avgiftskoden er endret i varemottaket
  • Avgiftskoden er korrigert i varemottaket, slik at avviksbeløp stemmer mellom innkjøpsordre/varemottak og faktura

Kriteriene sjekkes sekvensielt. Det første kriteriet det gis utslag på sender faktura til priskontroll.

Behandle faktura i priskontroll

Faktura i priskontroll stopper basert på kriteriene som er satt i løsningen. I dette trinnet skal du kontrollere at avviket mellom innkjøpsordre er korrekt og attestere avviket. Du skal også kontrollere og eventuelt korrigere konteringen på ekstra fakturalinjer som lagt til. Dersom det er lagt til ekstra fakturalinjer i henhold til ordre vil du få beskjed om dette når oppgaven åpnes.

Hent opp oppgaven Priskontroll fra oppgavebehandleren.

I boksen for innkjøpsfakturainformasjon finner du informasjon som ligger på hodenivå på fakturaen. Blant annet leverandør, fakturanummer, ordrenummer, bilagsnummer, beløp og valuta.

Under finner du arbeidsflytloggen. Denne loggen viser hvilke handlinger som er utført tidligere på konteringslinjen som er valgt og eventuelle kommentarer som er lagt inn. Du kan selv legge inn en kommentar her som blir lagret når fakturaen behandles. Dersom du legger inn en kommentar og velger Kopi kopieres kommentaren din til alle konteringslinjene du har til behandling.

Dersom du har en SRS-virksomhet vil du ha mulighet til å velge periodisering. Her kan du legge inn periodiseringsnøkkel og startperiode for fakturaen. Det er kun mulig å periodisere frem i tid. Periodiseringsnøkkel og startperiode velges per konteringslinje. Dersom du har flere konteringslinjer må nøkkel og startperiode velges for hver linje.

Transaksjonstekst er en informasjonstekst som følger fakturaen gjennom flyten, men vil ikke bli med etter bokføring av fakturaen eller loggføres. For å legge inn kommentar til godkjenner anbefales det å benytte arbeidsflytloggen.

Under fakturakontroll ser du hvilken prosentsats avvik som er satt som toleransegrensene for din virksomhet. Dersom det er gitt utslag på disse vil fargen endres til rød.

Tekst til hovedbok vises kun dersom din virksomhet benytter dette. Dette er tekst som er angitt på innkjøpsordren og legger seg på AP-linjen (konto 24*) i hovedboka. Denne er kun til informasjon og kan ikke endres.

Detaljene på ordrelinjene viser hvilke ordrelinjer det ligger prisavvik på. Avvikene er markert med uthevet skrift. Ordrelinjene som har prisavvik vises i tillegg med en trekant for å tydeliggjøre hvilke ordrelinjer som inneholder avvik.

I eksempelet over ser vi at den linjen med avvik er lagt til i varemottaket da ordrepris er 0. I kolonnen for Beløpsdiff ser vi med uthevet skrift at beløpsdifferansen er 50 kr. Kolonnen for Beskrivelse leverandørartikkel viser beskrivelsen som ble lagt til i varemottaket, i enkelte tilfeller kan denne også hentes fra fakturaen.

Innkjøpsfakturadetaljer viser konteringsinformasjonen på fakturaen. Dersom fakturaen inneholder ekstra fakturalinjer i henhold til ordre hvor artikkelen er ukjent, vil nye artikkellinjer ligge med konto 999* avhengig av avgiftssatsen på fakturaen. Disse linjene må konteres med korrekte verdier før fakturaen kan attesteres. Ved hjelp av kontokontroll er det kun et utvalg konti som er tilgjengelig for kontering på innkjøpsfaktura. Dette for å forenkle konteringen av fakturaen. I feltet konto vil du derfor kun få opp gyldige konti som tilgjengelige verdier.

Avgiftskoden kan i enkelte tilfeller avvike fra innkjøpsordren. Dette gjelder tilfeller hvor innkjøpsordren er bestilt med feil avgiftskode i henhold til avgiftssatsen på faktura. I slike tilfeller vil avgiftskode settes etter hvilken avgiftssats fakturaen har på den enkelte artikkellinjen. Avgiftskoden vil også avvike fra innkjøpsordre dersom den korrigeres i varemottaket. Når avgiftskoden endres, vil fakturaen alltid gå til priskontroll for en ekstra kontroll og ny godkjenning av BDM. Kontroller derfor at korrekte avgiftskoder ligger på konteringsradene, om dere har fradrag eller ikke fradrag.

Kontroll av avgiftsbeløp

I priskontrollen er det lagt inn en kontroll på avgiftsbeløp for å sikre at korrekt avgiftskode er valgt. Dersom du forsøker å attestere fakturaer hvor det er avvik mellom avgiftsbeløpet fra fakturaen og avgiftsbeløpet fra konteringslinjene vil du motta varsel om dette. Du må da kontrollere avgiftskodene og endre til korrekte koder før du attesterer på nytt.

Som standard vil ikke denne kontrollen slå inn dersom fakturaen er skannet eller leverandøren er registrert i leverandørgruppe for utenlandske leverandører. Siden dette er kundespesifikt kan det forekomme avvik her, avhengig av oppsettet hos din virksomhet.

Attestere faktura

Når fakturaen er kontrollert og avviket er korrekt, kan du Attestere faktura.

Fakturaen sendes videre på flyt og går til godkjenner med budsjettdisponeringsmyndighet.